Положение о службе контроллинга финансового департамента

Положение о службе контроллинга финансового департамента

1  Общие положения

1.1  Область применения

1.1.1 Настоящий документ является основным нормативным документом, устанавливающим цели, задачи, функции, права и ответственность Службы контроллинга Финансового департамента ООО "ХХХ", регламентирующим организацию ее деятельности, порядок делового взаимодействия с другими структурными подразделениями и должностными лицами ООО "ХХХ", компаний сегмента «Дистрибуция», «ООО "ХХХ"» и внешних Компаний.

1.1.2 Служба контроллинга является структурным подразделением в составе Финансового департамента ООО "ХХХ", выполняющим в Компании функции по бюджетному контролю, контролю за эффективностью использования бюджетных средств, предоставлению информации учетному подразделению для повышения качества финансовой отчетности и формированию прогнозных значений исполнения бюджета.

1.1.3 В своей деятельности Служба контроллинга Финансового департамента руководствуется:

- законодательством Российской Федерации;

- Трудовым кодексом РФ;

- Уставом ООО "ХХХ";

- Положением о кадровой номенклатуре ООО "ХХХ" (П-HR-445.04 от 28.06.2004г.);

- настоящим Положением.

1.1.4 Настоящее Положение является документом прямого действия и обязательно для исполнения со дня его утверждения.

1.1.5 Изменения в Положении утверждаются Генеральным директором ООО "ХХХ" и заносятся в Лист изменений, являющийся неотъемлемой частью данного документа. (Приложение А).

1.2  Нормативные ссылки

В настоящем Положении использованы нормативные ссылки на следующие документы:

1. Положение о стратегическом планировании ООО "ХХХ" (П-230 от 30.05.00);

2. Положение о планировании деятельности отделов (П-283 от 05.06.01);

3. Положение об отчетах в ООО "ХХХ" (П-250 от 08.09.00);

4. Принципы управления сегментом «Дистрибуция» (проект).

1.3  Сокращения

В настоящем Положении использованы следующие сокращения:

СК ФД – Служба контроллинга финансового департамента.

2  Создание и ликвидация

2.1 Служба контроллинга Финансового департамента создается и ликвидируется на основании приказа Генерального директора ООО "ХХХ".

2.2 Организационная структура СК ФД согласовывается с Заместителем генерального директора по финансам, Заместителем генерального директора по персоналу и утверждается приказом Генерального директора ООО "ХХХ". Предложения вносятся Начальником СК ФД или Заместителем генерального директора по финансам.

2.3 Штатное расписание СК ФД согласовывается с Заместителем генерального директора по финансам, Заместителем генерального директора по персоналу ООО "ХХХ" и утверждается приказом Генерального директора ООО "ХХХ". Предложения вносятся Начальником СК ФД или Заместителем генерального директора по финансам.

2.4 Численность работающих в СК ФД сотрудников может меняться в зависимости от роста Компании, изменения специфики ее деятельности. Изменения структуры и штатной численности СК ФД согласовывается с Заместителем генерального директора по финансам, Заместителем генерального директора по персоналу и утверждается приказом Генерального директора ООО "ХХХ". Предложения вносятся Начальником СК ФД или Заместителем генерального директора по финансам.

3 Организационная структура

3.1 Организационная структура СК ФД построена по линейному принципу.

3.2 Руководит СК ФД Начальник службы, деятельность которого регламентируется Должностной инструкцией Начальника СК ФД.

3.3 В непосредственном подчинении у Начальника СК ФД находятся:

- ведущие специалисты по контроллингу;

- специалисты по контроллингу.

3.4 Порядок назначения на должность и освобождения от должности, распределение обязанностей внутри СК ФД определяется Должностными инструкциями сотрудников подразделения, утверждаемыми Заместителем генерального директора по персоналу ООО "ХХХ".

4 Цель и задачи

4.1 Главная цель Службы контроллинга Финансового департамента исходит из главной цели ООО "ХХХ" - «Достижение запланированных показателей по обороту и чистой прибыли» и заключается в содействии ЗАО Фирме ООО "ХХХ" и другим компаниям сегмента «Дистрибуция» в достижении целевых показателей по чистой прибыли путем создания и поддержания эффективности системы бюджетного контроля, обеспечивающей адекватный контроль над доходами и расходами данных компаний.

4.2 Задачами Службы контроллинга являются:

1 Организация и осуществление контроля за эффективностью использования бюджетных средств компаний сегмента «Дистрибуция» в части исполнения расходных статей бюджета по объему и целевому назначению.

2 Повышение качества финансовой отчетности посредством проведения контрольных процедур, осуществляемых при бюджетном контроле.

3 Подготовка и предоставление Топ-менеджменту прогнозных данных отчетности для принятия своевременных управленческих решений.

4 Текущий управленческий анализ отчетности с точки зрения бюджетного контроля. Анализ выявленных отклонений от запланированных показателей бюджета и подготовка предложений, направленных на их устранение, а также на совершенствование процесса бюджетирования операций и соответствия их отражению в финансовой отчетности.

5 Организация и осуществление контроля за эффективностью использования бюджетных средств в части коммерческих проектов и проектов развития по объему и целевому назначению.

6 Финансовая экспертиза проектов нормативных документов, Приказов, Распоряжений и др., предусматривающих расходы, покрываемые за счет средств бюджета, или влияющих на его исполнение.

7 Разработка и реализация антикризисных мер финансового контроля в части управления затратами.

8 Предоставление Генеральному директору ООО "ХХХ", Топ-менеджменту, Бюджетному и Инвестиционному Комитету информации о ходе исполнения бюджета, результатах анализа и проведенных контрольных процедур.

5 Функции

5.1 В процессе реализации задач, изложенных в п.4 настоящего Положения, Служба контроллинга Финансового департамента осуществляет экспертно-аналитическую, информационную, контрольно-ревизионную и иную деятельность, обеспечивает единую систему контроля за исполнением бюджета, использованием резервных средств и инвестиций, что предусматривает:

1 Организацию и проведение оперативного контроля за надлежащим исполнением бюджета в текущем периоде.

2 Предоставление информации учетному подразделению для повышения качества финансовой отчетности.

3 Формирование прогнозных значений отчетности для принятия своевременных управленческих решений.

4 Проведение контроля за обоснованностью расходов в части отдельных статей по решению Заместителя генерального директора по финансам или Генерального директора.

5 Осуществление процедур финансового контроля при проведении тендеров на закупку товаров, работ, услуг для нужд Компаний сегмента «Дистрибуция».

6 Проведение комплексных и тематических проверок и обследований по отдельным разделам и статьям бюджета и резервных средств.

7 Анализ и исследование нарушений и отклонений в бюджетном процессе, подготовку и внесение на Бюджетный и Инвестиционный комитеты предложений по их устранению, а также по совершенствованию бюджетного процесса в целом.

8 Подготовку и представление отчетов по исполнению бюджета, использованию резервных средств и инвестиций.

9 Подготовку и представление заключений и ответов на запросы функциональных подразделений Компаний сегмента «Дистрибуция» и «ООО "ХХХ"».

10 Экспертизу нормативно-правовых актов, договоров и соглашений и иных документов, затрагивающих вопросы бюджета и финансовых ресурсов компаний, входящих в сегмент «Дистрибуция».

6 Взаимодействия

6.1 Взаимодействие со структурными подразделениями ООО "ХХХ"

6.1.1 Взаимодействие основано на принципах, закрепленных в документах, регламентирующих взаимоотношения с функциональными подразделениями по всем вопросам операционной деятельности.

6.1.2 Взаимодействие с функционалами Заместителя генерального директора по внутреннему контролю, Заместителя генерального директора по экономике, Департаментом продаж, Департаментом маркетинга, Департаментом персонала, Департаментом инфраструктуры, Департаментом информационных технологий, Департаментом закупок, Департаментом товарных операций осуществляется в рамках информационного обмена в целях эффективного обеспечения операционной деятельности Финансового департамента (в пределах своих функций).

6.2 Взаимодействие с компаниями сегмента «Дистрибуция»

6.2.1 Взаимодействие основано на принципах управления сегментом «Дистрибуция», закрепленных в следующем документе: «Принципы управления сегментом «Дистрибуция» (проект).

6.2.2. Взаимодействие с компаниями сегмента «Дистрибуция» в рамках информационного обмена осуществляется в целях эффективного обеспечения операционной деятельности Финансового департамента в рамках совместных проектов (в пределах своих функций).

6.3 Взаимодействие со структурными подразделениями «ООО "ХХХ"»

6.3.1. Взаимодействие основано на принципах, закрепленных в следующем документе: «Исходные принципы информационного взаимодействия «ООО "ХХХ"» и ЗАО «Фирма ООО "ХХХ" (ПРН-01/01, 29.10.2003).

6.3.2 Взаимодействие со структурными подразделениями «ООО "ХХХ"» осуществляется в рамках информационного обмена в целях эффективного обеспечения операционной деятельности Финансового департамента.

6.4 Взаимодействие с внешними компаниями

6.4.1 Взаимодействие основано на принципах, закрепленных в следующих документах:

6.4.1.1 «Порядок информационного обмена с контрагентами» (ПР-502, 24.07.2002);

6.4.1.2 «Порядок участия сотрудников фирмы во внешних проверках» (ПР-606, 17.04.2003);

6.4.1.3 «Порядок работы с личными обращениями сотрудников ООО "ХХХ" и внешних контрагентов» (ПР-636, 31.12.2003).

6.4.2 Взаимодействие с внешними компаниями по вопросам получения информации и документации с целью эффективного обеспечения операционной деятельности Финансового департамента (в части обслуживающих организаций).

7 Планирование деятельности подразделения

7.1 Деятельность Службы контроллинга осуществляется на основании «Положения о стратегическом планировании ООО "ХХХ" (П-230 от 30.05.00), «Положении о планировании деятельности отделов» (П-283 от 05.06.01), Плана мероприятий по достижению Стратегических целей компании на год, ежемесячных оперативных планов и бюджетов, Приказов и Распоряжений Генерального директора ООО "ХХХ".

8 Отчетность по работе подразделения

8.1 Отчетность Службы контроллинга ведется в соответствии с «Положением об отчетах в ООО "ХХХ" (П-250 от 08.09.00).

8.2 По результатам выполнения оперативного (ежемесячного) плана работы Службы контроллинга Начальник службы предоставляет отчет Заместителю генерального директора по финансам.

8.3 Отчетные и аналитические материалы Службы контроллинга могут предоставляться другим подразделениям и сотрудникам Компании по согласованию с Заместителем генерального директора по финансам или с Генеральным директором ООО "ХХХ".

9 Ключевые показатели деятельности

9.1 В качестве ключевых показателей деятельности Службы контроллинга, на основе которых оцениваются результаты ее деятельности, принимаются:

9.1.1 Процент выполнения оперативных планов ФД;

9.1.2 Своевременность подготовки отчетов по бюджетному контролю.

10 Права

Служба контроллинга наделяется всеми правами и полномочиями, необходимыми для выполнения своих функций. Права и полномочия Службы контроллинга осуществляет Начальник службы:

10.1 Вносит на рассмотрение Генерального директора и Правления ООО "ХХХ" предложения по совершенствованию деятельности Компании и ее структурных подразделений.

10.2 Участвует в подготовке перспективных планов развития Компании, составлении бюджета.

10.3 Знакомится с проектами решений руководства Компании, касающимися деятельности Службы контроллинга, а также оценкой эффективности работы Службы контроллинга.

10.4 Получает от Заместителя генерального директора по финансам информацию, касающуюся деятельности Службы контроллинга, и любую другую информацию, необходимую для полноценной работы СК ФД.

10.5 Направляет в структурные подразделения ООО "ХХХ" и фирмы, входящие в сегмент «Дистрибуция», методические рекомендации, дает экспертные советы в вопросах, отнесенных к компетенции Службы контроллинга.

10.6 Дает заключения, в рамках своей компетенции, по проектам нормативных документов, предоставляемых на согласование.

10.7 Направляет в структурные подразделения ООО "ХХХ" и фирмы, входящие в сегмент «Дистрибуция», для доработки нормативные документы (в рамках своей компетенции), подготовленные с нарушением существующих требований.

10.8 Запрашивает и получает из структурных подразделений ООО "ХХХ" необходимую информацию в пределах, необходимых для решения задач Службы контроллинга.

10.9 Вносит на рассмотрение Заместителя генерального директора по финансам предложения о поощрении сотрудников и применении в установленном порядке предусмотренных законом и внутренними нормативными документами дисциплинарных мер к сотрудникам, виновным в нарушениях законодательства, Правил внутреннего распорядка и других нормативных документов Компании.

10.10 Запрашивает и получает все необходимые для работы товарно-материальные ресурсы.

11 Ответственность

11.1 Начальник службы несет ответственность перед Генеральным директором ООО "ХХХ" в части выполнения функций Службы контроллинга в соответствии с Трудовым Кодексом и законодательством РФ.

11.2 Начальник службы несет ответственность за риски, возникающие в сфере компетенции Службы контроллинга.

Вид документа: 
Ключевые слова: 
Рубрика: 
+1
0
-1