Положение о службе финансов
1 Общие положения
1.1 Область применения
1.1.1 Настоящее Положение является основным нормативным документом, устанавливающим цели, задачи, функции, права и ответственность Службы финансов по ННН Финансового департамента ООО "ХХХ", регламентирующим организацию ее деятельности, порядок делового взаимодействия с другими структурными подразделениями и должностными лицами ООО "ХХХ", компаний сегмента «Дистрибуция», «ООО "ХХХ"» и внешних Компаний.
1.1.2 Служба финансов по ННН является структурным подразделением в составе Управления учета и отчетности Финансового департамента ООО "ХХХ", выполняющим в Компании функции по определению методологии отражения операций по ФП ННН в учете, а также управлению процессом учета операций в рамках ФП ННН в учетных системах.
1.1.3 В своей деятельности Служба финансов по ННН Финансового департамента руководствуется:
- Законодательством Российской Федерации;
- Трудовым кодексом РФ;
- Уставом ООО "ХХХ";
- Положением о кадровой номенклатуре ООО "ХХХ" (П-HR-445.04 от 28.06.2004г.);
- настоящим Положением.
1.1.4 Настоящее Положение является документом прямого действия и обязательно для исполнения со дня его утверждения.
1.2 Нормативные ссылки
В настоящем Положении использованы нормативные ссылки на следующие документы:
1. Положение о стратегическом планировании ООО "ХХХ" (П-230 от 30.05.00);
2. Положение о планировании деятельности отделов (П-283 от 05.06.01);
3. Положение об отчетах в ООО "ХХХ" (П-250 от 08.09.00);
4. Принципы управления сегментом «Дистрибуция» (проект).
1.3 Сокращения
В настоящем Положении использованы следующие сокращения:
МинФин – Министерство финансов Российской Федерации;
СФ по ННН – Служба финансов по ННН Управления учета и отчетности Финансового департамента;
ТФОМС – Территориальный фонд обязательного медицинского страхования;
УУО – Управление учета и отчетности;
ФП ННН – Федеральная программа Дополнительного лекарственного обеспечения;
ФФОМС – Федеральный фонд обязательного медицинского страхования.
2 Создание и ликвидация
2.1 СФ по ННН создается и ликвидируется на основании приказа Генерального директора ООО "ХХХ", согласованного с Начальником Департамента персонала.
2.2 Организационная структура СФ по ННН согласовывается с Начальником УУО, Финансовым директором, Начальником Департамента персонала и утверждается приказом Генерального директора ООО "ХХХ". Предложения вносятся Начальником СФ по ННН или Начальником УУО.
2.3 Штатное расписание СФ по ННН согласовывается с Начальником УУО, Начальником Департамента персонала и утверждается приказом Генерального директора ООО "ХХХ". Предложения вносятся Начальником СФ по ННН или Начальником УУО.
2.4 Численность работающих в СФ по ННН сотрудников может меняться в зависимости от роста Компании, изменения специфики ее деятельности. Изменения структуры и штатной численности СФ по ННН согласовывается с Финансовым директором, Начальником Департамента персонала и утверждается приказом Генерального директора ООО "ХХХ". Предложения вносятся Начальником СФ по ННН или Начальником УУО.
3 Организационная структура
3.1 Организационная структура СФ по ННН построена по линейному принципу.
3.2 В состав СФ по ННН входят:
- Администрация;
- ГУО ННН.
3.3 Руководит СФ по ННН Начальник службы, деятельность которого регламентируется должностной инструкцией Начальника СФ по ННН.
3.4 В непосредственном подчинении у Начальника СФ по ННН находятся:
- Руководитель Группы учета операций ННН;
- Ведущий специалист СФ по ННН.
3.5 Порядок назначения на должность и освобождения от должности, распределение обязанностей внутри СФ по ННН определяется Должностными инструкциями сотрудников подразделения, утверждаемыми Начальником Департамента персонала ООО "ХХХ".
4 Цель и задачи
4.1 Главная цель СФ по ННН - определение методологии учета операций по ННН, внедрение единой методологии учета по системе филиалов, обеспечение качественной и эффективной обработки учетной информации на базе первичной документации и данных о хозяйственных операциях по ФП ННН в информационной системе в соответствии с принятой методологией, а также утвержденной учетной политикой.
4.2 Задачами Службы финансов по ННН являются:
1. Методологическое сопровождение учета операций по ФП ННН в ЗАО Фирме ООО "ХХХ" (включая филиалы).
2. Качественная обработка учетной информации согласно первичных документов и ее отражение в учетных системах.
3. Обеспечение соблюдения методологии отражения операций по ННН в филиалах и учетных системах филиалов.
5 Функции
Функции и процессы СФ по ННН направлены на достижение основной цели (см. раздел 4).
Функции СФ по ННН подразделяются на функции методологического сопровождения учета операций и текущей обработки учетной информации.
5.1 Функции методологического сопровождения учета операций:
5.1.1 Подготовка разъяснительных документов для подразделений ООО "ХХХ" и филиалов по ФП ННН.
5.1.2 Выездные проверки финансового блока филиалов по ФП ННН. Подготовка отчетов по проверкам. Дистанционная проверка соблюдения единой методологии отражения операций по ННН в филиалах с использованием распределенной базы данных.
5.1.3 Подготовка документов для внесения исправлений в учетные системы по результатам проверок. Контроль внесения изменений.
5.1.4 Подготовка решений по отражению отдельных операций по ННН. (Закрытие учетных систем за период, отражение невведенных рецептов, решение других нестандартных вопросов).
5.1.5 Участие в подготовке и согласование процедур по ННН.
5.1.6 Разработка типовых договоров с участниками программы, согласование нестандартных (индивидуальных) договорных условий на территориях.
5.1.7 Оперативное консультирование филиалов и подразделений ООО "ХХХ" по вопросам, связанным с учетом операций в рамках ФП ННН.
5.1.8 Подготовка писем и запросов в ТФОМС и ФФОМС, МинФин, внешние аудиторские компании и иные организации, с которыми ООО "ХХХ" осуществляет взаимодействие в рамках ФП ННН.
5.1.9 Участие в переговорах со вторыми поставщиками и ТФОМС, с целью решения вопросов по документообороту и расчетам.
5.2 Функции текущей обработки учетной информации:
5.2.1 Сверка взаиморасчетов с ТФОМС.
5.2.2 Мониторинг предоставления информации и выполнения распоряжений по филиалам.
5.2.3 Проверка пакетов документов, выставляемых в ТФОМС на оплату.
5.2.4 Проверка актов экспертизы счетов с ТФОМС.
5.2.5 Контроль соответствия первичных и электронных документов при трансформации в конечные разделы согласно утвержденным процедурам.
5.2.6 Подготовка документов для передачи в архив.
5.2.7 Проверка и согласование документов на оплату услуг и стоимости товара, отпущенного в рамках ФП ННН.
5.2.8 Подготовка информации по запросам руководства ООО "ХХХ".
5.2.9 Подготовка мониторингов о предоставлении первичных документов.
6 Взаимодействия
6.1 Взаимодействие со структурными подразделениями ООО "ХХХ"
6.1.1 Взаимодействие основано на принципах, закрепленных в документах, регламентирующих взаимоотношения с функциональными подразделениями по всем вопросам операционной деятельности.
6.1.2 Взаимодействие с функционалами Заместителя генерального директора по бюджетным продажам, Заместителя генерального директора по операциям, Департамента продаж, Департамента маркетинга, Департамента персонала, Департамента инфраструктуры, Департамента информационных технологий, Департамента закупок, Департамента товарных операций осуществляется в рамках информационного обмена в целях эффективного обеспечения операционной деятельности Финансового департамента (в пределах своих функций).
6.1.3 По нестандартным и нерегламентированным вопросам взаимодействие осуществляется посредством согласования с Начальником Управления учета и отчетности.
6.2 Взаимодействие с компаниями сегмента «Дистрибуция»
6.2.1 Взаимодействие основано на принципах управления сегментом «Дистрибуция», закрепленных в следующем документе: «Принципы управления сегментом «Дистрибуция».
6.2.2 Взаимодействие с компаниями сегмента «Дистрибуция» в рамках информационного обмена осуществляется в целях эффективного обеспечения операционной деятельности Финансового департамента в рамках совместных проектов (в пределах своих функций).
6.3 Взаимодействие со структурными подразделениями «ООО "ХХХ"»
6.3.1 Взаимодействие основано на принципах, закрепленных в следующем документе: «Исходные принципы информационного взаимодействия «ООО "ХХХ"» и ЗАО «Фирма ООО "ХХХ" (ПРН-01/01, 29.10.2003).
6.3.2 Взаимодействие со структурными подразделениями «ООО "ХХХ"» осуществляется в рамках информационного обмена в целях эффективного обеспечения операционной деятельности Финансового департамента.
6.4 Взаимодействие с внешними компаниями
6.4.1 Взаимодействие основано на принципах, закрепленных в следующих документах:
6.4.1.1 «Порядок информационного обмена с контрагентами» (ПР-502, 24.07.2002);
6.4.1.2 «Порядок участия сотрудников фирмы во внешних проверках» (ПР-606, 17.04.2003);
6.4.1.3 «Порядок работы с личными обращениями сотрудников ООО "ХХХ" и внешних контрагентов» (ПР-636, 31.12.2003).
6.4.2 Взаимодействие с внешними компаниями по вопросам получения информации и документации с целью эффективного обеспечения операционной деятельности Финансового департамента (в части обслуживающих организаций).
7 Планирование деятельности подразделения
7.1 Деятельность СФ по ННН осуществляется на основании «Положения о стратегическом планировании ООО "ХХХ" (П-230 от 30.05.00), «Положении о планировании деятельности отделов» (П-283 от 05.06.01), Плана мероприятий по достижению Стратегических целей компании на год, ежемесячных оперативных планов и бюджетов, Приказов и Распоряжений Генерального директора ООО "ХХХ".
8 Отчетность по работе подразделения
8.1 Отчетность СФ по ННН ведется в соответствии с «Положением об отчетах в ООО "ХХХ" (П-250 от 08.09.00).
8.2 По результатам выполнения оперативного (ежемесячного) плана работы СФ по ННН Начальник службы предоставляет отчет Начальнику управления учета и отчетности.
8.3 Отчетные и аналитические материалы СФ по ННН могут предоставляться другим подразделениям и сотрудникам ООО "ХХХ" по согласованию с Заместителем генерального директора по финансам/Финансовым директором.
9 Ключевые показатели деятельности
В качестве ключевых показателей деятельности СФ по ННН, на основе которых оцениваются результаты ее деятельности, принимаются:
9.1 Процент выполнения оперативных планов ФД;
9.2 Качество и эффективность обработки учетной информации в рамках ФП ННН;
9.3 Оперативность подготовки информации по запросам филиалов и подразделений;
9.4 Оперативность предоставления документов по запросам аудиторов.
10 Права
СФ по ННН наделяется всеми правами и полномочиями, необходимыми для выполнения своих функций. Права и полномочия СФ по ННН осуществляет Начальник службы:
10.1Вносит на рассмотрение Заместителя генерального директора по финансам/Финансового директора предложения по совершенствованию деятельности финансового департамента и его структурных подразделений.
10.2 Участвует в подготовке перспективных планов развития ООО "ХХХ".
10.3 Знакомится с проектами решений руководства ООО "ХХХ", связанными с деятельностью СФ по ННН, а также оценкой эффективности работы Службы финансов по ННН.
10.4 Получает от Начальника управления учета и отчетности информацию, касающуюся деятельности СФ по ННН, и любую другую информацию, необходимую для полноценной работы службы.
10.5 Направляет в структурные подразделения ООО "ХХХ", методические рекомендации, дает экспертные советы в вопросах, отнесенных к компетенции СФ по ННН.
10.6 Дает заключения, в рамках своей компетенции, по проектам нормативных документов, предоставляемых на согласование.
10.7 Направляет в структурные подразделения ООО "ХХХ", для доработки нормативные документы (в рамках своей компетенции), подготовленные с нарушением существующих требований.
10.8 Запрашивает и получает из структурных подразделений ООО "ХХХ" необходимую информацию в пределах, необходимых для решения задач СФ по ННН.
10.9 Вносит на рассмотрение Начальника управления учета и отчетности предложения о поощрении сотрудников и применении в установленном порядке предусмотренных законом и внутренними нормативными документами дисциплинарных мер к сотрудникам, виновным в нарушениях законодательства, Правил внутреннего распорядка и других нормативных документов Компании.
10.10 Выступает с инициативой по разработке новых и доработки существующих бизнес-процессов.
10.11 Инициирует внесение изменений в учетные системы.
10.12 Запрашивает и получает все необходимые для работы товарно-материальные ресурсы.
11 Ответственность
11.1 Начальник Службы несет ответственность перед Генеральным директором ООО "ХХХ" в части выполнения функций СФ по ННН в соответствии с Трудовым Кодексом и законодательством РФ.
11.2 Начальник службы несет ответственность за риски, возникающие в сфере компетенции СФ по ННН.
Поделиться
