Положение о службе бюджетирования финансового департамента
1 Общие положения
1.1 Область применения
1.1.1 Настоящее Положение является основным нормативным документом, устанавливающим цели, задачи, функции, права и ответственность Службы бюджетирования Финансового департамента ООО "ХХХ", регламентирующим организацию ее деятельности, порядок делового взаимодействия с другими структурными подразделениями и должностными лицами ООО "ХХХ", Компаний сегмента «Дистрибуция», «ООО "ХХХ"» и внешних Компаний.
1.1.2 Служба бюджетирования является структурным подразделением в составе Управления экономики и планирования Финансового департамента ООО "ХХХ", выполняющим в Компании функции по координации и регламентации процесса бюджетирования, а также совершенствованию методологии бюджетного процесса.
1.1.3 В своей деятельности Служба бюджетирования Финансового департамента руководствуется:
- законодательством Российской Федерации;
- Уставом ООО "ХХХ";
- Положением о кадровой номенклатуре ООО "ХХХ" (П. HR-445.04 от 28.06.04);
- Методическими рекомендациями руководителям отделов о нормах административного управления подразделением ООО "ХХХ" (М-99 от 08.05.03);
- Положением «Бюджетный Кодекс сегмента Дистрибуция» (П. PF-500.06 от 11.09.06);
- Методикой расчета показателя добавленной экономической прибыли (EVA) в «ООО "ХХХ"» и его ДЗО (М-02 от 06.12.04);
- настоящим Положением.
1.1.4 Настоящее Положение является документом прямого действия и обязательно для исполнения со дня его утверждения.
1.2 Нормативные ссылки
В настоящем Положении использованы нормативные ссылки на следующие документы:
1. Положение о стратегическом планировании ООО "ХХХ" (П-230 от 30.05.00).
2. Положение о планировании деятельности отделов (П-283 от 05.06.01).
3. Положение об отчетах в ООО "ХХХ" (П-250 от 08.09.00).
4. Положение о кадровой номенклатуре ООО "ХХХ" (П. HR-445.04 от 28.06.04).
5. Методические рекомендации руководителям отделов о нормах административного управления подразделением ООО "ХХХ" (М-99 от 08.05.03).
6. Положение «Бюджетный Кодекс сегмента Дистрибуция» (П. PF-500.06 от 11.09.06).
7. Методика расчета показателя добавленной экономической прибыли (EVA) в «ООО "ХХХ"» и его ДЗО (М-02 от 06.12.04).
8. Принципы управления сегментом «Дистрибуция» (проект).
1.3 Сокращения
В настоящем Положении использованы следующие сокращения:
ВНД – внутренние нормативные документы;
ГБ ГФД – Главный бюджет Группы фирм «Дистрибуция»;
ГД – Генеральный директор ООО "ХХХ";
ГП – головное предприятие ООО "ХХХ";
ГФД – Группа фирм «Дистрибуция»;
НД – нормативные документы;
ОЭБПиБД - Отдел эксплуатации бизнес-приложений и баз данных;
ПП – программные продукты;
СБ ГФД – Стратегический бюджет Группы фирм «Дистрибуция»;
СБ ФД – Служба бюджетирования Финансового департамента;
ТЗ - техническое задание;
УЭП ФД – Управление экономики и планирования Финансового департамента;
ЦФО – Центр финансовой ответственности.
2 Создание и ликвидация
2.1 Служба бюджетирования создается и ликвидируется на основании приказа Генерального директора ООО "ХХХ".
2.2 Организационная структура СБ ФД согласовывается с Начальником УЭП ФД, Заместителем ГД по финансам/Финансовым директором, Начальником Департамента персонала и утверждается приказом Генерального директора ООО "ХХХ". Предложения вносятся Начальником СБ ФД или Заместителем ГД по финансам/Финансовым директором.
2.3 Штатное расписание СБ ФД согласовывается с Заместителем ГД по финансам/Финансовым директором, Начальником Департамента персонала ООО "ХХХ" и утверждается приказом Генерального директора ООО "ХХХ". Предложения вносятся Начальником СБ ФД, Начальником УЭП ФД или Заместителем ГД по финансам/Финансовым директором.
2.4 Количество и наименование подразделений, входящих в состав СБ ФД, численность работающих в них сотрудников может меняться в зависимости от роста Компании, изменения специфики ее деятельности. Изменения структуры и штатной численности СБ ФД согласовываются с Начальником УЭП ФД, Заместителем ГД по финансам/Финансовым директором, Начальником Департамента персонала и утверждаются приказом Генерального директора ООО "ХХХ". Предложения вносятся Начальником СБ ФД и Начальником УЭП ФД.
3 Организационная структура
3.1 Организационная структура СБ ФД построена по линейно-функциональному принципу.
3.2 Руководит СБ ФД Начальник Службы бюджетирования Финансового департамента, деятельность которого регламентируется Должностной инструкцией Начальника СБ ФД.
3.3 В непосредственном подчинении у Начальника СБ ФД находятся:
- Руководитель группы развития бюджетного процесса;
- Ведущие специалисты по бюджетированию;
- Специалисты по бюджетированию.
3.4 Непосредственный руководитель Начальника СБ ФД - Начальник Управления экономики и планирования ФД.
3.5 Прямой руководитель Начальника СБ ФД – Финансовый директор ООО "ХХХ".
3.6 В случае конфликта приоритетов выполнения указаний непосредственного и прямого руководителей Начальника СБ ФД, Начальник СБ ФД согласует приоритетность указаний со своим непосредственным руководителем.
3.7 Порядок назначения на должность и освобождения от должности, распределение обязанностей внутри СБ ФД определяется должностными инструкциями сотрудников подразделения, утверждаемыми Начальником Департамента персонала ООО "ХХХ".
4 Цель и задачи
4.1 Главная цель СБ ФД - обеспечить возможность создания такой системы финансовых планов, которая позволяет менеджменту Компании:
- осуществлять непрерывный процесс финансового планирования с целью оперативной адаптации к изменяющимся условиям внешней среды;
- своевременно и адекватно оценивать эффективность бизнеса в целом, отдельных его направлений, отдельных подразделений и пр., принимать обоснованные решения по результатам выявленных план/фактных отклонений.
4.2 Задачами СБ ФД являются:
4.2.1 Координация процесса финансового планирования и бюджетирования.
4.2.2 Совершенствование методологии бюджетирования.
4.2.3 Обеспечение поддержки информационных систем, используемых в процессе бюджетирования.
4.2.4 Контроль соответствия организационной и финансовой структуры и существующих ВНД выработанной методологии бюджетирования.
5 Функции
5.1 СБ ФД выполняет следующие функции:
5.1.1 В области бюджетирования:
5.1.1.1 Консолидация СБ и ГБ.
5.1.1.2 Текущий и перспективный управленческий и финансовый анализ бюджетов, в т. ч. стоимостная оценка деятельности ООО "ХХХ" и ГФД (расчет и контроль показателей добавленной экономической прибыли (далее – EVA) на этапе формирования бюджета, проведение факторного анализа EVA).
5.1.1.3 Анализ статистической информации.
5.1.1.4 Обеспечение согласованности и взаимной увязки планов различных подразделений.
5.1.1.5 Рассмотрение обоснований проектов бюджетов ЦФО.
5.1.1.6 Составление пояснительных записок к бюджетам.
5.1.1.7 Предоставление/согласование информации по утвержденным бюджетам.
5.1.1.8 Подготовка предложений для утверждения руководством о порядке, сроках, участниках бюджетного процесса.
5.1.1.9 Доведение годовых и квартальных планов до ЦФО и руководства.
5.1.1.10 Внесение соответствующих корректировок в планы отдельных ЦФО в случае существенных изменений в бизнес-процессах Компании.
5.1.2 В области методологии:
5.1.2.1 Методическое руководство, разработка форм и документации, порядка и сроков проведения работ по бюджетированию.
5.1.2.2 Изучение и распространение новых техник и методик бюджетирования, опыта других предприятий и подразделений по постановке и развитию системы бюджетирования.
5.1.2.3 Консультации подразделений по вопросам финансового планирования и бюджетирования.
5.1.3 В области поддержки информационных систем:
5.1.3.1 Организация и проведение совместно с ОЭБПиБД обучения работе с ПП, используемыми в процессе бюджетирования, для сотрудников экономических служб прочих подразделений ООО "ХХХ".
5.1.3.2 Контроль изменений в бизнес-процессе бюджетирования и постановка ТЗ на модификацию системы "Cognos e. Planning" в рамках бюджетирования в соответствии с изменившимся бизнес-процессом.
5.1.3.3 Разработка бизнес-логики и создание новых объектов в модуле Cognos e. Planning Analyst.
5.1.3.4 Анализ и обработка данных системы в рамках бюджетирования.
5.1.3.5 Построение и модификация интернет-отчетов в системе "Cognos e. Planning".
5.1.3.6 Интеграция систем бюджетного моделирования с существующей системой бюджетного планирования.
6 Взаимодействия
6.1 Взаимодействие со структурными подразделениями ООО "ХХХ"
6.1.1 Взаимодействие основано на принципах, закрепленных в следующих документах:
6.1.1.1 Положении «Бюджетный Кодекс сегмента Дистрибуция» (П. PF-500.06 от 11.09.06);
6.1.1.2 Настоящем Положении.
6.1.2 Взаимодействие основано на принципах, закрепленных в документах, регламентирующих взаимоотношения с функциональными подразделениями по всем вопросам операционной деятельности.
6.1.3 Взаимодействие с руководителями подразделений ООО "ХХХ" осуществляется в рамках информационного обмена в целях эффективного обеспечения операционной деятельности Службы бюджетирования Финансового департамента (в пределах своих функций).
6.2 Взаимодействие с компаниями сегмента «Дистрибуция»
6.2.1 Взаимодействие основано на принципах управления сегментом «Дистрибуция», закрепленных в следующих документах:
6.2.1.1 Принципы управления сегментом «Дистрибуция» (проект);
6.2.1.2 Положение «Бюджетный Кодекс сегмента Дистрибуция» (П. PF-500.06 от 11.09.06).
6.2.2 Взаимодействие с компаниями сегмента «Дистрибуция» в рамках информационного обмена осуществляется в целях эффективного обеспечения операционной деятельности Финансового департамента в рамках совместных проектов (в пределах своих функций).
6.3 Взаимодействие со структурными подразделениями «ООО "ХХХ"»
6.3.1 Взаимодействие основано на принципах, закрепленных в следующих документах:
6.3.1.1 «Исходные принципы информационного взаимодействия «ООО "ХХХ"» и ЗАО «Фирма ООО "ХХХ" (ПРН-01/01, 29.10.03).
6.3.2 Взаимодействие со структурными подразделениями «ООО "ХХХ"» осуществляется в рамках информационного обмена в целях эффективного обеспечения операционной деятельности Финансового департамента.
6.4 Взаимодействие с внешними компаниями
6.4.1 Взаимодействие основано на принципах, закрепленных в следующих документах:
6.4.1.1 «Порядок информационного обмена с контрагентами» (ПР-502 от 24.07.02).
6.4.1.2 «Порядок участия сотрудников фирмы во внешних проверках» (ПР-606 от 17.04.03).
6.4.1.3 «Порядок работы с личными обращениями сотрудников ООО "ХХХ" и внешних контрагентов» (ПР-636 от 31.12.03).
6.4.2 Взаимодействие с внешними компаниями по вопросам получения:
6.4.2.1 Информации и документации с целью эффективного обеспечения операционной деятельности Финансового департамента (в части обслуживающих организаций).
7 Планирование деятельности Подразделения
7.1 Планирование деятельности СБ ФД осуществляется на основании «Положения о стратегическом планировании ООО "ХХХ" (П-230 от 30.05.00), «Положения о планировании деятельности отделов» (П-283 от 05.06.01), Плана мероприятий по достижению Стратегических целей компании на год, ежемесячных оперативных планов и бюджетов, Приказов и Распоряжений Генерального директора ООО "ХХХ".
8 Отчетность по работе Подразделения
8.1 Отчетность СБ ФД ведется в соответствии с «Положением об отчетах в ООО "ХХХ" (П-250 от 08.09.00).
8.2 По результатам выполнения оперативного (ежемесячного) плана работы СБ ФД Начальник Службы бюджетирования предоставляет отчет Начальнику УЭП ФД.
8.3 Отчетные и аналитические материалы СБ ФД могут предоставляться другим подразделениям и сотрудникам Компании по согласованию с Начальником УЭП ФД, Заместителем генерального директора по финансам/Финансовым директором или с Генеральным директором ООО "ХХХ".
9 Ключевые показатели деятельности
9.1 В качестве ключевых показателей деятельности СБ ФД, на основе которых оцениваются результаты ее деятельности, принимаются:
9.1.1 Процент выполнения оперативных планов.
9.1.2 Выполнение регламента по предоставлению бюджетов в «ООО "ХХХ"».
9.1.3 Выполнение регламента по доведению бюджетов до подразделений (ЦФО ГП, филиалы)
9.1.4 Своевременность подготовки Стратегических и Главных бюджетов, Комплекта С.
10 Права
Служба бюджетирования наделяется всеми правами и полномочиями, необходимыми для выполнения своих функций. Права и полномочия СБ ФД осуществляет Начальник СБ ФД:
10.1 Вносит на рассмотрение Генерального директора и Правления ООО "ХХХ" предложения по совершенствованию деятельности Компании и ее структурных подразделений.
10.2 Участвует в подготовке перспективных планов развития Компании, составлении бюджета.
10.3 Знакомится с проектами решений руководства Компании, касающимися деятельности СБ ФД, а также оценкой эффективности работы СБ ФД.
10.4 Получает от руководства ООО "ХХХ" информацию, касающуюся СБ ФД деятельности Компании, и любую другую информацию, необходимую для полноценной работы СБ ФД.
10.5 Привлекает к работе в пределах утвержденного бюджета консультантов, физических и юридических лиц, с заключением соответствующих договоров.
10.6 Направляет в структурные подразделения ООО "ХХХ" методические рекомендации, дает экспертные советы в вопросах, отнесенных к компетенции СБ ФД.
10.7 Дает заключения, в рамках своей компетенции, по проектам нормативных документов, предоставляемых на согласование.
10.8 Направляет в структурные подразделения ООО "ХХХ" для доработки нормативные документы (в рамках своей компетенции), подготовленные с нарушением существующих требований.
10.9 Запрашивает и получает из структурных подразделений ООО "ХХХ" необходимую информацию в пределах, необходимых для решения задач СБ ФД.
10.10 Контролирует вопросы администрирования и информационного обмена по обеспечению процесса бюджетирования, относящиеся к сфере компетенции СБ ФД.
10.11 Вносит на рассмотрение Генерального директора и Правления предложения о поощрении отличившихся сотрудников и применении в установленном порядке предусмотренных законом и внутренними нормативными документами дисциплинарных мер к сотрудникам, виновным в нарушениях законодательства, Правил внутреннего распорядка и других нормативных документов Компании.
10.12 Визирует все документы, связанные с деятельностью Компании по вопросам, относящимся к сфере компетенции СБ ФД.
10.13 Запрашивает и получает все необходимые для работы товарно-материальные ресурсы.
11 Ответственность
11.1 Начальник Службы бюджетирования несет ответственность перед Генеральным директором ООО "ХХХ" за достижение поставленных целей и выполнение Плана стратегического развития в части бюджетирования в соответствии с Трудовым Кодексом и законодательством РФ.
11.2 Начальник Службы бюджетирования несет ответственность за риски, возникающие в сфере компетенции Службы бюджетирования.
Поделиться
