Положение о порядке проведения закупок

ПОЛОЖЕНИЕ О ПОРЯДКЕ ПРОВЕДЕНИЯ ЗАКУПОК

I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Данное Положение определяет порядок проведения закупок и организации тендеров на исполнение работ, закупку материалов, основных средств, ТМЦ для удовлетворения потребностей Управляющей компании и бизнес- подразделений Компании.

1.2. Данное Положение является обязательным для выполнения всеми бизнес-подразделениями Компании.       

1.3. Заказчиком выполнения работ или закупок и товаров может выступать любое бизнес - подразделение Компании в лице его руководителя, согласно утвержденному стратегическому плану или при условии утверждения необходимости закупки директором бизнес-подразделения, направления или департамента.       

1.4. Ответственным за закупку является лицо, которое непосредственно провело тендер и составило Протокол выбора поставщика. Лицо, ответственное за закупку, назначается директором бизнес-подразделения. В случае, когда тендер проводится для бизнес-подразделения силами департамента управляющей компании, лицо, ответственное за закупку, назначается директором соответствующего департамента (в этом случае директор департамента выступает экспертом).       

II. ЦЕЛЬ

Данное Положение создано для достижения следующих целей:

2.1. Установление единых правил осуществления закупок в Управляющей компании и бизнес - подразделениях Компании.       

2.2. Создания нормативной базы для контроля закупочной деятельности

III. ПРАВИЛА ПРОВЕДЕНИЯ ЗАКУПОК

3.1. Осуществление закупок в Компании проводится на тендерной основе. К участию в тендере приобщаются отечественные и иностранные предприятия и организации всех форм собственности (кроме физических лиц-предпринимателей, которые являются плательщиками единого налога I категории), которые на момент проведения тендера имеют имеющиеся производственные мощности, имеют все необходимые лицензии, финансовую надежность, опыт выполнения аналогичных заказов, готовность выполнения заказов в пределах установленного Заказчиком срока.       

3.2. При условии, что оплата осуществляется по предоплате и сумма сделки составляет более 50 тыс. грн., Все новые подрядчики и те, с которыми работали более 6 месяцев, должны пройти проверку департамента внутренней безопасности. Для проверки лицо, ответственное за закупки, отправляет заявку, согласованного образца.       

3.3. При получении стандартной заявки, проверка проводится по базовым критериям. При необходимости, Заказчик может указать в заявке дополнительные расширенные критерии для проверки.       

3.4. Срок проверки департаментом внутренней безопасности составляет не более 14 календарных дней. Директор бизнес-подразделения может осуществить оплату без проверки, но в таком случае ответственность за финансовые потери он берет на себя.       

3.5. Виды закупок делятся на разовые и регулярные. Регулярными считаются закупки, осуществляемые на периодической основе, минимум 1 раз в квартал. Остальные закупок считается разовыми. Для регулярных закупок предусмотрена упрощенная процедура проведения тендера (раздел 4.2 данного Положения).       

3.6. Проведение тендеров организовывается следующим образом:       

Сумма закупки (суммарный объем закупок определенной номенклатуры товара / работ за один месяц)

до 100 тыс. руб.

100 - 500 тыс. руб.

более 500 тыс. руб.

проведения тендера не является обязательным

Внутренний тендер по стандартной процедуре (на тех же условиях, но без согласования с департаментом контроля качества). Тендерная документация должна быть имеющейся у ответственного лица.

Тендер по стандартной (или упрощенной) процедуре

3.7. Дробление закупки с целью ее вывода из-под действия условий п.3. 6 настоящего Положения запрещено.       

3.8. По решению директора бизнес-подразделения, проведение закупок возможно без проведения тендера как по стандартной, так и по упрощенной процедуре, но в этом случае обязательно наличие личного письменного согласия директора по развитию соответствующего направления бизнеса Компании. 

IV. ПРОЦЕДУРА ОСУЩЕСТВЛЕНИЯ ЗАКУПОК

4.1. Разовые закупки (стандартная процедура) :       

4.1.1. Лицо, ответственное за закупки в бизнес-подразделении, составляет и согласовывает с директором бизнес-подразделения и экспертом для осуществления закупки / заказа (четко определена марка / модель товара, технические параметры - размер, материал, эскизы, другие требования к товару / работ / услуг / подрядчика). Техническое задание прописывается в Протоколе выбора поставщика.

4.1.2. Лицо, ответственное за закупки в бизнес - подразделениях, собирает от поставщиков минимум 3 коммерческие предложения. Все полученные предложения должны полностью соответствовать техническому заданию и качественным характеристикам, а цена должна быть окончательной, с учетом всех скидок и специальных условий.

4.1.3. На основе этих коммерческих предложений, лицо, ответственное за закупку заполняет Протокол выбора поставщика (вносит окончательные цены от подрядчиков и отмечает избранного поставщика).            

4.1.4. Протокол выбора поставщика согласовывается директором бизнес-подразделения и экспертом в течение 3-х рабочих дней (допускается согласование по e-mail или другим доступным путем). Ответственность за получение согласования Протокола директором бизнес-подразделения и экспертом несет лицо, ответственное за закупки.            

4.1.5. После согласования директором бизнес-подразделения и экспертом, Протокол, вместе с полученными от поставщиков предложениями, передается в Департамент контроля качества на e-mail ваша_почта в электронном виде (бумажные документы и факсы должны быть отсканированы).            

4.1.6. Департамент контроля качества совершает проверку предоставленной информации на предмет соответствия рыночной цене в течение 2 рабочих дней.            

4.1.7. Срок проверки может быть продлен директором департамента контроля качества, но только по согласованию с Заказчиком (в случае сложных расчетов с стороны подрядчиков, поэтапных переговоров по понижению цены и других причин).            

4.1.8. После проверки департамент контроля качества отправляет резолюцию на Протокол (согласование / снижена цена / рекомендация другого подрядчика) по e-mail всем лицам, указанным в Протоколе, а именно: всем лицам, ответственным за закупки, директору бизнес-подразделения и эксперту.            

4.1.9. После получения резолюции департамента контроля качества, решение о закупке принимает директор бизнес-подразделения. Если данное решение не совпадает с вышеуказанной резолюцией - директор бизнес-подразделения обязательно согласовывает выбор с директором по развитию соответствующего направления бизнеса, и сообщает об этом директора департамента контроля качества по e - mail.            

4.1.10. По результатам проведенного тендера и / или в случае понижения цены сотрудниками Департамента контроля качества, Директор бизнес-подразделения в течение 5-ти рабочих дней согласовывает или не согласовывает (предоставляет обоснование) сумму экономии, о чем сообщает электронным письмом на электронный адрес ваша_почта. В случае не поступления такого письма в течение 5-ти рабочих дней, экономия считается согласованной         

4.1.11. В случае получения резолюции Департаментом контроля качества о понижении цены, дальнейшее оформление необходимой документации осуществляет лицо, ответственное за закупку, а именно: получает у поставщика конечное Коммерческое предложение (детальную смету, счет) и направляет ее на e-mail ваша_почта.         

4.1.12. Документация по тендеру (в т.ч. e-mail - резолюция Департамента контроля качества) сохраняется в электронном виде у ответственных за закупки лиц бизнес-подразделений / Управляющей компании в течение 18 месяцев с момента утверждения протокола выбора поставщика, после чего может быть уничтожена.         

4.1.13. По результатам проведенного тендера, лицо, ответственное за закупки, в течение 3 рабочих дней рассылает стандартизированные письма участникам тендера, которые не прошли конкурсный отбор.         

4.2. Регулярные закупки (упрощенная процедура):                  

4.2.1. По регулярным закупкам в Протоколе выбора поставщика утверждается один или несколько контрагентов на определенный период времени (от 3 до 6 месяцев).            

4.2.2. В течение данного срока допускается проведения упрощенной процедуры тендера, а именно: вместо трех предложений в данном случае может быть только одно (счет -фактуры), но при условии не повышение цены на товар / услугу.            

4.2.3. Остальные необходимые действия по процедуре остаются неизменными, в соответствии со стандартной процедурой.            

4.2.4. В случае увеличения цены по сравнению с утвержденной в Протоколе на данный период времени - необходимо проводить тендер по стандартной процедуре, то есть получать минимум три коммерческие предложения.

V. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

5.1 Ответственность за неисполнение настоящего Положения несут директора бизнес - подразделений Компании и департаментов Управляющей Компании.               

5.2 В случае, если в Департамент контроля качества был предоставлен Протокол выбора поставщика без его согласования с директором бизнес-подразделения и эксперта - к лицам, ответственным за закупки, применяются депремирование.               

5.3 В случае, если департамент контроля качества снизил цену закупки на сумму, равную или превышающую 20% от начальной цены, к лицу, ответственному за осуществление данной закупки, за некачественный подбор подрядчиков и завышение цены используются штрафные санкции в размере 100% от разницы между ценой указанной в протоколе выбора поставщика и ценой департамента контроля качества. Решение о применении штрафных санкций принимает Генеральный директор на основании служебной записки от соответствующего департамента.               

5.4 Запрещается вносить изменения в выбор подрядчика, техническое задание или отменять тендер после понижения цены сотрудниками Департамента контроля качества. При необходимости внесения изменений в выбор подрядчика и / или техническое задание предоставлять служебную записку Генеральному директору Компании.               

5.5 В случае, если сотрудники Департамента контроля качества занизил цены у одного из выбранных подрядчиков / поставщиков, принимавших участие в тендере , но Директор бизнес-подразделения принял решение закупать товар / услугу у другого подрядчика который не участвовал в тендере, по более низкой цене, Директор бизнес-подразделения не обязан согласовывать данную сумму экономии.               

5.6 В случае, если сотрудники Департамента контроля качества снизили цену у одного из предоставленных подрядчиков / поставщиков, принимавших участие в тендере, но Директор бизнес-подразделения принял решение закупать товар / услугу в другого подрядчика, цена у которого выше, Директор бизнес-подразделения обязан обосновать такое решения путем предоставления служебной записки директору направления или Генеральному директору Компании.               

5.7 Контроль за соблюдением требований настоящего положения проводится департаментом внутреннего аудита. 

Директор департамента контроля качества _____________ / И.М. Дуков / « __ » ________ 202_ г.             

Вид документа: 
Ключевые слова: 
Рубрика: 
+1
0
-1