Положение о начальнике управления финансов финансового департамента
1 Общие положения
1.1 Область применения
1.1.1 Настоящий документ является основным нормативным документом, устанавливающим задачи, функции, полномочия и ответственность начальника Управления финансов по дочерним зависимым обществам (далее – «УФ ДЗО»), регламентирующим организацию его деятельности, порядок делового взаимодействия с должностными лицами структурных подразделений ООО "ХХХ" и Компаний сегмента «Дистрибуция».
1.1.2 Настоящее Положение является документом прямого действия и обязательно для исполнения со дня его утверждения.
1.1.3 Изменения в Положении утверждаются Генеральным директором ООО "ХХХ" по согласованию с Заместителем генерального директора по финансам/Финансовым директором ООО "ХХХ" и Вице-президентом по финансам и инвестициям «ООО "ХХХ"» (далее – «управляющая компания») и заносятся в Лист изменений, являющийся неотъемлемой частью данного документа (Приложение А).
1.2 Нормативные ссылки
В настоящем Положении использованы нормативные ссылки на следующие документы:
1.2.1 Устав ООО "ХХХ";
1.2.2 Правила внутреннего трудового распорядка для работников ООО "ХХХ" от 24.02.2004.
1.3 Термины, определения и сокращения
В настоящем Положении использованы следующие термины, определения и сокращения:
Казначейство – осуществление планирования и контроль расчетно-кассовых операций;
Управляющая компания – «ООО "ХХХ"»;
ББЛ – Бюджет по балансовому листу
БДДС-Бюджет движения денежных средств
БДР- Бюджет доходов и расходов
ИБ – Инвестиционный бюджет
ДЗО – Дочерние и зависимые общества;
УФ ДЗО – Управление финансов по Дочерним зависимым обществам;
ФД – Финансовый департамент;
ХХХ – RRR «ООО "ХХХ"»
US GAAP – (United States Generally Accepted Accounting Principles) Общепринятые стандарты бухгалтерского учета США.
2 Создание и ликвидация должности. Назначение и освобождение от должности
2.1 Должность Начальника УФ ДЗО создается и ликвидируется по приказу Генерального директора ООО "ХХХ".
2.2 Начальник УФ ДЗО назначается на должность и освобождается от должности решением Генерального директора ООО "ХХХ" и согласовывается с Вице-президентом по финансам и инвестициям «ООО "ХХХ"». Представление на должность готовится Заместителем генерального директора по финансам/Финансовым директором ООО "ХХХ".
3 Место должности в организационной структуре
3.1 По административным и функциональным вопросам Начальник УФ ДЗО подчиняется непосредственно Заместителю генерального директора по финансам/Финансовому директору ООО "ХХХ".
3.2 На время своего отсутствия Начальник УФ ДЗО никем не замещается. Обязанности Начальника УФ ДЗО на время его отсутствия выполняет Заместитель генерального директора по финансам/Финансовый директор ООО "ХХХ".
3.3В непосредственном подчинении у Начальника УФ ДЗО находится Группа управления финансами по ДЗО.
3.4Структура УФ ДЗО разрабатывается Заместителем генерального директора по финансам/Финансовым директором ООО "ХХХ" и утверждается Генеральным директором ООО "ХХХ". Изменения в структуру и штатную численность УФ ДЗО вносятся на основании приказа Генерального директора ООО "ХХХ" по представлению Заместителя генерального директора по финансам/Финансового директора ООО "ХХХ".
4 Задачи
Основными задачами Начальника УФ ДЗО являются:
4.1 Построение системы финансового управления и оперативного управления финансами входящих в сегмент «Дистрибуция» дочерних и зависимых обществ (далее – «ДЗО») в соответствии со стратегическими целями ООО "ХХХ";
4.2 Максимизация рыночной стоимости ДЗО;
4.3 Своевременное, достоверное и полное информирование менеджмента и акционеров о финансовом состоянии ДЗО и связанных с ними финансовых рисках;
4.4 Интеграция зарубежных ДЗО в сегмент «Дистрибуция» в части финансового управления.
5 Функции
Начальник УФ ДЗО выполняет следующие функции:
5.1 Обоснование необходимости и управление привлечением денежных средств в ДЗО (корпоративные финансы)
5.1.1 Координация и согласование мероприятий и деятельности подразделений Финансового департамента ООО "ХХХ" в части вопросов, относящихся к ДЗО.
5.1.2 Разработка и согласование финансовых стратегий ДЗО, согласование их в ЗАО Фирме ООО "ХХХ" и управляющей компании.
5.1.3 Разработка и согласование принципов управления структурой активов и пассивов ДЗО.
5.1.4 Разработка и согласование стандартов ликвидности ДЗО, согласование их в ЗАО Фирме ООО "ХХХ" и управляющей компании, контроль над их исполнением.
5.1.5 Согласование привлечения и размещения денежных средств, согласование используемых банковских лимитов и стратегии управления ими, участие в разработке и согласование в ХХХ и Управляющая компания схем финансирования.
5.1.6 Участие в разработке и согласование инвестиционных и бизнес-планов развития ДЗО.
5.1.7 Анализ и выработка предложений по управлению финансовыми рисками ДЗО.
5.2 Корпоративная отчетность и бюджетирование в ДЗО
5.2.1 Координация и согласование мероприятий и деятельности подразделений Финансового департамента ООО "ХХХ" в части вопросов, относящихся к ДЗО.
5.2.2 Участие в разработке Учетной политики корпоративной отчетности ООО "ХХХ" и согласование изменений в Учетной политике корпоративной отчетности в ДЗО.
5.2.3 Контроль соблюдения стандарта и временного графика составления корпоративной отчетности и бюджета ДЗО.
5.2.4 Участие в формировании и согласование главных и стратегического бюджетов ДЗО (ББЛ, БДДС, БДР, ИБ).
5.2.5 Контроль исполнения бюджетов в ДЗО.
5.2.6 Контроль организации работы по составлению и своевременному представлению в финансовый департамент ООО "ХХХ" и управляющую компанию финансовой отчетности по стандартам US GAAP.
5.2.7 Организация своевременного проведения внутреннего аудита отчетности, контроль внесения исправлений и проведения других мероприятий для минимизации рисков.
5.3 Бухгалтерская и налоговая отчетность по национальным стандартам в ДЗО;
5.3.1 Контроль своевременного предоставления бухгалтерской и налоговой отчетности ДЗО по национальным стандартам в государственные органы.
5.3.2 Организация мероприятий по контролю качества отчетности ДЗО по национальным стандартам (внутренний аудит).
5.3.3 Участие в формировании и согласовании налоговых стратегий зарубежных ДЗО в ЗАО Фирме ООО "ХХХ" и управляющей компании.
5.3.4 Анализ результатов внешних аудиторских проверок отчетности ДЗО по национальным стандартам, организация проведения мероприятий по минимизации рисков.
5.3.5 Участие в выработке рекомендаций по выбору, продолжению сотрудничества или замене внешних аудиторов бухгалтерской и финансовой отчетности ДЗО.
5.4 Дополнительная управленческая информация о деятельности ДЗО
5.4.1 Регулярное информирование Заместителя генерального директора по финансам/Финансового директора ООО "ХХХ" и Вице-президента по финансам и инвестициям «ООО "ХХХ"» о деятельности и наиболее существенных результатах работы, влияющих на финансовое положение ДЗО.
5.4.2 Регулярное информирование Президента «ООО "ХХХ"» об основных показателях финансового положения ДЗО и тенденциях в их изменении, подготовка справок.
5.4.3 Участие в выработке рекомендаций по выбору, продолжению сотрудничества или замене внешних аудиторов бухгалтерской и финансовой отчетности и информационных систем ДЗО.
5.5 Развитие учетно-информационных систем ДЗО
5.5.1 Организация контроля корректности работы и адекватности информационных систем, организация своевременного развития учетно-информационных систем ДЗО.
5.5.2 Участие в выработке рекомендаций по выбору при замене информационных систем ДЗО.
5.6 Другие функции:
5.6.1 Утверждение и контроль исполнения планов деятельности финансовых директоров и финансовых департаментов ДЗО.
5.6.2 Участие в подборе кандидатов на вакансии финансовых директоров ДЗО и их заместителей.
5.6.3 Участие в разработке и согласовании ключевых показателей деятельности и мотивационных схем финансовых директоров ДЗО и их заместителей, а также ключевых сотрудников финансового блока.
6 Взаимодействия
6.1 Взаимодействие со структурными подразделениями ООО "ХХХ"
Начальник УФ ДЗО, осуществляет регламентированное информационное взаимодействие со всеми должностными лицами и подразделениями компании напрямую, а по нерегламентированным вопросам - непосредственно через руководителя соответствующего подразделения или Заместителя генерального директора по финансам/Финансового директора ООО "ХХХ".
6.2 Взаимодействие с Компаниями сегмента «Дистрибуция»
Начальник УФ ДЗО, выполняя свои функции, осуществляет взаимодействия с Генеральными и финансовыми директорами, руководителями финансовых служб и Главными бухгалтерами компаний сегмента «Дистрибуция».
6.3 Взаимодействие со структурными подразделениями «ООО "ХХХ"»
Начальник УФ ДЗО, выполняя свои функции, осуществляет согласование стратегических и текущих планов своей деятельности с Вице-президентом по финансам и инвестициям «ООО "ХХХ"».
6.4 Взаимодействие с внешними компаниями
Начальник УФ ДЗО, выполняя свои функции, осуществляет следующие взаимодействия:
6.4.1 Работает с внешними аудиторами при проведении аудита компаний сегмента «Дистрибуция»;
6.4.2 Работает с представителями налоговых органов при проведении налоговых проверок в компаниях сегмента «Дистрибуция».
6.4.3 Работает с представителями банков и финансовых организаций в рамках осуществления расчетно-кассового обслуживания, получения заемных средств и других форм финансирования;
6.4.4 Осуществляет взаимодействие с другими представителями внешнего окружения в рамках задач, поставленных Генеральным директором ООО "ХХХ".
7 Показатели оценки деятельности
Деятельность начальника УФ ДЗО оценивается на основе следующих показателей:
7.1 Достоверность финансовой отчетности ДЗО по стандартам US GAAP в пределах уровня существенности (по результатам внутреннего аудита);
7.2 Выполнение планов Финансовых департаментов ДЗО и достижение ими поставленных стратегических целей в области финансов.
8 Общекорпоративные нормы
Деятельность Начальника УФ ДЗО регулируется общекорпоративными нормами, отраженными в следующих документах:
8.1 Устав ООО "ХХХ";
8.2 Правила внутреннего трудового распорядка для работников ООО "ХХХ" от 24.02.2004 г.;
8.3 Настоящее Положение;
8.4 Другие нормативные документы ООО "ХХХ".
9 Полномочия
Начальник УФ ДЗО наделяется всеми полномочиями, необходимыми для выполнения своих функций:
9.1Принимает решения о взысканиях и поощрениях сотрудников линейно подчиненных подразделений в рамках, определенных нормативными документами ООО "ХХХ", Таблицей делегирования полномочий.
9.2Принимает решения о взысканиях и поощрениях сотрудников функционально подчиненных подразделений в рамках внутренних корпоративных стандартов и правил.
9.3 Для исполнения поставленных перед ним задач Начальник УФ ДЗО в части управления финансами наделяется следующими полномочиями:
9.3.1 согласование планов на год зарубежных ДЗО и ежемесячных отчетов по ним;
9.3.2 организацией отдельных рабочих групп для исполнения функций, указанных в разделе 5 настоящего положения.
9.4 Для исполнения поставленных перед ним задач Начальник УФ ДЗО в части корпоративных финансов и управления инвестициями наделяется следующими полномочиями:
9.4.1 Согласование финансовых стратегий ДЗО и их изменений;
9.4.2 Согласование схем финансирования ДЗО и их изменений;
9.4.3 Согласование банков-кредиторов ДЗО, сумм, стоимостей и целей получения кредитов и банковских гарантий;
9.4.4 Согласование размеров лимитов денежных потоков ДЗО по банкам и их изменений;
9.4.5 Согласование инвестиционных бюджетов ДЗО и их изменений;
9.4.6 Согласование в Стратегическом бюджете компании объёмов и целевого использования инвестиций ДЗО, включая инвестиции в рабочий капитал и нетоварную дебиторскую и кредиторскую задолженности;
9.5 Для исполнения своих функций Начальник УФ ДЗО в части корпоративной отчетности и бюджета наделяется следующими полномочиями:
9.5.1 Согласование Учетных политик всех видов учета ДЗО и их изменений;
9.5.2 Согласование временного графика управленческой и финансовой (по стандартам US GAAP) отчетности ДЗО и его изменений;
9.5.3 Согласование Стратегических бюджетов ДЗО и их изменений;
9.5.4 Согласование месячных и квартальных отчетов ДЗО;
9.5.5 Согласование налоговой стратегии ДЗО и ее изменений.
9.6 Для исполнения своих функций Начальник УФ ДЗО в части внутреннего и внешнего аудита наделяется следующими полномочиями:
9.6.1 Получение любой информации, требующейся для выполнения функций в части внешнего и внутреннего аудита, от руководства, сотрудников ДЗО, внешних организаций на основании действующего законодательства;
9.6.2 Согласование планов деятельности подразделений внутреннего контроля ДЗО и оценка результатов и эффективности их работы по согласованию с Заместителем генерального директора ХХХ по внутреннему контролю;
9.6.3 Согласование нормативных документов в части деятельности подразделений внутреннего аудита ДЗО, а также описания, процедур и отчетов по ним по системе внутреннего контроля финансовой, управленческой, бухгалтерской и налоговой отчетностей компании и их изменений, включая вопросы проведения инвентаризации товарного запаса, имущества, выверки товарной и нетоварной дебиторской и кредиторской задолженностей, по согласованию с Заместителем генерального директора ХХХ по внутреннему контролю;
9.6.4 Внесение предложений по вопросам целей аудиторских проверок, аудиторских заданий, программ проверок, стоимости услуг и аудиторских компаний по внешнему и внутреннему аудиту всех видов финансовой, управленческой, бухгалтерской и налоговой отчетностей и информационных систем ДЗО по согласованию с Заместителем генерального директора ХХХ по внутреннему контролю.
9.7 Во всех указанных случаях под согласованием понимается параллельное согласование, т. е. вид согласования, при котором ответственный руководитель принимает решение только при наличии согласования начальника УФ ДЗО, а в случае отрицательной позиции последнего, окончательное решение принимает Генеральный директор ООО "ХХХ" по согласованию с Заместителем генерального директора по финансам/Финансовым директором ООО "ХХХ". Ответственный руководитель ДЗО или сегмента «Дистрибуция» не может принять положительное решение по указанным вопросам самостоятельно
10 Права
Начальник УФ ДЗО имеет право:
10.1 Давать обязательные для подразделений, являющихся субъектами его линейного и функционального управления, распоряжения и указания. Поручать сотрудникам этих подразделений выполнение отдельных заданий и поручений по вопросам их основной деятельности.
10.2 По вопросам, перечисленным в разделе 5 настоящего Положения, действовать от имени Компании, представлять ее в других учреждениях и организациях.
10.3 Контролировать и координировать деятельность функционально подчиненных подразделений.
10.4 Заслушивать отчеты руководителей структурных подразделений Компании по вопросам их участия в выполнении планов и заданий согласно сфере деятельности Начальника УФ ДЗО.
10.5 Требовать от руководителей структурных подразделений представления сведений и материалов, необходимых для работы Начальника УФ ДЗО.
10.6 Утверждать планы, а также другие организационные и технологические документы в области своей сферы деятельности.
10.7 Руководить работой заседаний, совещаний, советов, коллегиальных органов по вопросам сферы ответственности Начальника УФ ДЗО.
10.8 Инициировать привлечение к ответственности сотрудников фирмы, нарушающих технологическую и трудовую дисциплину, а также не выполняющих или срывающих сроки выполнения распоряжений и поручений.
10.9 Участвовать в подборе персонала на должности своего непосредственного подчинения. Рекомендовать Генеральному директору ООО "ХХХ" кандидатов на должность руководителя Группы управления финансов по ДЗО.
10.10 Получать информацию, касающуюся деятельности ДЗО и любую другую информацию, необходимую для полноценного выполнения своих обязанностей.
10.11 Быть обеспеченным необходимыми для работы товарно-материальными ресурсами.
10.12 Делегировать по предварительному согласованию с Заместителем генерального директора по финансам/Финансовым директором ООО "ХХХ" часть своих прав и функций другим должностным лицам, осуществлять деятельность в рамках делегированных Заместителем генерального директора по финансам/Финансовым директором ООО "ХХХ"полномочий.
10.13 Исполнять другие функции, необходимые для достижения целей деятельности Компании и обеспечения ее нормальной работы.
11 Ответственность
Начальник УФ ДЗО несет персональную ответственность перед Генеральным директором ООО "ХХХ" за невыполнение своих функциональных обязанностей и не достижение поставленных целей в соответствии с условиями заключенного с ним Трудового договора и законодательством РФ, в том числе за:
11.1 Достоверность корпоративной управленческой отчетности, а также отчетности по стандартам US GAAP в пределах уровня существенности;
11.3 Своевременность и полноту информирования о финансовых рисках в деятельности ДЗО и способов управления ими.
Поделиться
