Положение о начальнике отдела московский склад
1 Общие положения
1.1 Область применения
1.1.1 Настоящий документ является основным нормативным документом, устанавливающим задачи, функции, полномочия и ответственность Начальника Отдела Московский склад, регламентирующим организацию его деятельности, порядок делового взаимодействия с должностными лицами структурных подразделений ООО "ХХХ" и внешних компаний.
1.1.2 Настоящее Положение является документом прямого действия и обязательно для исполнения со дня его утверждения.
1.1.3 Изменения в Положении утверждаются Генеральным директором ООО "ХХХ".
1.2 Нормативные ссылки
В настоящем Положении использованы нормативные ссылки на следующие документы:
1. Устав ООО "ХХХ".
2. Правила внутреннего трудового распорядка для работников ООО "ХХХ" (Рег. N: ПРАВИЛА. HR-1.06 Дата утверждения - 24.02.04).
3. Положение об Отделе Московский склад;
4. Положение о кадровой номенклатуре ООО "ХХХ" (П-HR-445.04 от 28.06.2004 г.);
5. Методические рекомендации руководителям отделов о нормах административного управления подразделением ООО "ХХХ" (М-99 от 08.05. 2003 г.).
1.3 Термины, определения и сокращения
В настоящем Положении использованы следующие термины, определения и сокращения:
ВНД – внутренняя нормативная документация;
ДТО– Департамент Товарных Операций;
ОМС – Отдел Московский склад;
ОЦС – Отдел Центральный склад;
СПО – Служба производственного обучения;
УСО – Управление складских операций.
2 Создание и ликвидация должности. Назначение и освобождение от должности
2.1 Создание, переименование и ликвидация должности Начальника Отдела Московский склад осуществляется по приказу Генерального директора ООО "ХХХ".
2.2 Назначение на должность Начальника Отдела Московский склад и освобождение от занимаемой должности осуществляются по приказу Генерального директора ООО "ХХХ".
3 Место должности в организационной структуре
3.1 Начальник Отдела Московский склад непосредственно подчиняется Начальнику Управления складских операций.
3.2 На время отсутствия Начальник Отдела Московский склад замещается приказом Генерального директора Заместителем Начальника Отдела Московский склад, в его отсутствие Начальником Управления складских операций.
3.3 В непосредственном подчинении у Начальника Отдела Московский склад находятся подразделения:
- Участок Приемки;
- Участок Хранения и комиссионирования;
- Участок Розницы;
- Участок Комплектации.
4 Задачи
Основными задачами Начальника Отдела Московский склад являются:
4.1 Своевременное и качественное обеспечение сбытовых программ Компании (прием, хранение, комиссионирование, комплектация и передача скомплектованного товара) на высоком технологическом и нормативном уровне;
4.2 Обеспечение приема партий лекарственных средств, изделий медицинского назначения и парафармацевтической продукции в соответствии с внутренними регламентирующими документами и ведение первичного учета товара;
4.3 Обеспечение своевременного набора заказов всех типов клиентов и потребителей в соответствии с действующими регламентирующими документами. Организация хранения товара на требуемом нормативном уровне;
4.4 Осуществление количественного и качественного контроля и комплектации сформированных заказов в соответствии с регламентирующими документами. Обеспечение заказов товарно-сопроводительной документацией;
4.5 Выполнение сменного задания по складским операциям грузообработки товара;
4.6 Ресурсное обеспечение ОМС. Набор и обучение сотрудников;
4.7 Обеспечение учета товара на требуемом нормативном уровне;
4.8 Организация контроля за соблюдением технологической дисциплины в ОМС. Выявление организационных и технологических проблем и контроль за их исправлением;
4.9. Развитие внутрискладской логистики ОМС с целью повышения эффективности и результативности операций по складской грузопереработке.
5 Функции
Начальник Отдела Московский склад выполняет следующие функции:
5.1 Организация приема товара по количеству и качеству в соответствии с регламентирующими документами в плановом объеме. Организация приема и оформления возвратов от всех категорий клиентов.
5.2 Организация формирования единиц хранения, отбора образцов на анализ, размещения товара на стеллажах и обеспечения условий хранения в соответствии с требованиями нормативных документов МЗ РФ и внутренних регламентирующих документов Компании.
5.3 Организация перемещения товара между стеллажами с целью оптимизации его размещения на хранение.
5.4 Организация обеспечения достаточным товарным запасом линий коробочного и розничного комиссионирования (перемещение и подвоз товара).
5.5 Организация обеспечения набора заказов всех типов клиентов с линий паллетного хранения, коробочного и розничного комиссионирования в соответствии с действующим регламентом и в плановом объеме.
5.6 Организация количественного и качественного контроля сформированных заказов в соответствии с действующим регламентом и в плановом объеме. Упаковка розничных заказов. Комплектация заказов с линий комиссионирования по клиентам. Выдача готовых заказов клиентам типа «самовывоз».
5.7 Обеспечение товара сопроводительной документацией и комплектом копий сертификатов, в том числе на CD-ROM.
5.8 Обеспечение своевременной отгрузки заказов в соответствии с действующим регламентом и в плановом объеме.
5.9 Организация подготовки заказов к транспортировке: сортировка, упаковка, пластификация и размещение в зонах доставки на стеллажах.
5.10 Своевременное и точное отражение данных о движении товара в учетных системах в соответствии с регламентирующими документами. Контроль соответствия движения товара первичным документам.
5.11 Организация, проведение оперативных и плановых инвентаризаций товара на складах. Приведение в соответствие данных электронного учета товара.
5.12 Организация разбора претензий всех типов клиентов с целью разработки комплекса профилактических мероприятий и осуществление контроля за их исполнением.
5.13 Разработка и осуществление мероприятий по уменьшению количества ошибок в работе склада, по улучшению качества обслуживания клиентов и увеличению объема оказываемых услуг.
5.14 Проведение контрольных проверок исполнения регламентирующих документов.
5.15 Перспективное и оперативное планирование, организация, управление и контроль мероприятий по оптимизации существующих технологий. Внедрение передовых технологий в складской логистике.
5.16 Формирование показателей товародвижения и разработка форм отчетности. Подготовка плановых и оперативных отчетов о результатах работы отдела.
5.17 Планирование расходов и формирование бюджета отдела. Определение плановой потребности в средствах на расходные материалы для обеспечения складских технологий.
5.18 Совместно с СПО ДТО организация обучения и повышения квалификации персонала складов Компании на базе складского комплекса «Медведково».
5.19 Реализация требований по противопожарной безопасности, охране труда и гражданской обороне в подведомственных помещениях.
6 Взаимодействие
6.1 Взаимодействие со структурными подразделениями ООО "ХХХ"
Начальник Отдела Московский склад, выполняя свои функции, осуществляет регламентированное информационное взаимодействие с функциональными директорами, начальниками департаментов, отделов, групп по операционным вопросам деятельности ОМС.
6.2 Взаимодействие с внешними компаниями
Начальник ОМС, выполняя свои функции, осуществляет взаимодействия со структурными подразделениями «ООО "ХХХ"» через Начальника Департамента товарных операций ООО "ХХХ".
7 Показатели оценки деятельности
Деятельность Начальника ОМС оценивается на основе следующих показателей:
7.1 Достижение целей и решение задач в рамках сферы ответственности ОМС в сроки, установленные планами стратегических мероприятий, планами развития ОМС и оперативными планами подразделений ОМС;
7.2 Отчетность ведется в соответствии с «Положением об отчетах в ООО "ХХХ" (П-250 от 08.09.00).
7.3 По итогам исполнения Стратегического плана за год Начальник ОМС представляет Первому Заместителю генерального директора и Генеральному директору ООО "ХХХ" Годовой отчет о деятельности Отдела Московский склад и достижении стратегических целей.
7.4 По результатам выполнения оперативного (ежемесячного) плана работы Отдела Московский склад Начальник ОМС предоставляет отчет Начальнику ДТО.
7.5 Отчетные и аналитические материалы Отдела Московский склад могут предоставляться другим подразделениям и сотрудникам Компании по согласованию с Начальником УСО / Начальником ДТО / Заместителем генерального директора по операциям или Генеральным директором ООО "ХХХ".
7.6 В качестве ключевых показателей деятельности Начальника Отдела Московский склад, на основе которых оцениваются результаты его деятельности, принимаются показатели:
7.6.1 Производительность труда (количество позиций на одного человека);
7.6.2 Время обработки партий;
7.6.3 Состояние учета товара;
7.6.4 Грузопоток на одного сотрудника в месяц (м3);
7.6.5 Количество набираемых позиций на одного сотрудника (в сутки);
7.6.6 Количество набираемых упаковок на розничной линии набора на одного сотрудника (в сутки);
7.6.7 Коэффициент заполнения объема склада «Медведково»;
7.6.8 Коэффициент заполнения объема арендуемых складов ГП;
7.6.9 Оборачиваемость товара на 1 м2 складской площади по ОМС;
7.6.10 Доля заказов без рекламаций;
7.6.11 Эффективность использования складских помещений;
7.6.12 Абсолютные и относительные значения ключевых показателей деятельности в рамках стратегического планирования на год вперед и зафиксированные в стратегических планах Компании. Фиксация фактических значений показателей происходит в рамках отчетов об исполнении стратегических планов.
8 Полномочия
Начальник ОМС наделяется всеми полномочиями, необходимыми для выполнения своих функций:
8.1 Принимает решения о взысканиях и поощрениях сотрудников линейно подчиненных подразделений в рамках, определенных нормативными документами ООО "ХХХ";
8.2 Принимает решения о взысканиях и поощрениях сотрудников функционально подчиненных подразделений в рамках, определенных утвержденными нормативными документами ООО "ХХХ";
8.3 Принимает решения о взысканиях и поощрениях сотрудников линейно и функционально подчиненных подразделений в рамках внутренних корпоративных стандартов и правил, определенных утвержденными нормативными документами ООО "ХХХ";
8.4 Осуществляет другие полномочия в соответствии с настоящим Положением.
Начальнику Отдела Московский склад могут быть делегированы полномочия Генеральным директором ООО "ХХХ", Начальником ДТО в сфере подписания товаросопроводительных документов на товары отгружаемые со склада.
9 Права
Начальник Отдела Московский склад имеет право:
9.1 Давать обязательные для подразделений, являющихся субъектами его управления, распоряжения и указания. Поручать сотрудникам этих подразделений выполнение отдельных заданий и поручений по вопросам их основной деятельности;
9.2 По вопросам, перечисленным в разделе 6 настоящего Положения, действовать от имени Компании, представлять ее в других учреждениях и организациях;
9.3 Контролировать и координировать деятельность функционально подчиненных подразделений и сотрудников;
9.4 Заслушивать отчеты руководителей структурных подразделений Компании по вопросам их участия в выполнении планов и заданий согласно сфере деятельности Начальника ОМС;
9.5 Требовать от руководителей структурных подразделений представления сведений и материалов, необходимых для работы Начальника ОМС;
9.6 Издавать за своей подписью распорядительные документы по вопросам своей сферы деятельности;
9.7 Согласовывать концепции, планы, внутренние нормативные документы, а также другие организационные и технологические документы в области своей сферы деятельности;
9.8 Участвовать в работе заседаний, совещаний, советов, коллегиальных органов по вопросам сферы ответственности Начальника ОМС;
9.9 Инициировать привлечение к ответственности сотрудников фирмы до уровня Руководителя группы, нарушающих технологическую и трудовую дисциплину, а также не выполняющих или срывающих сроки выполнения распоряжений и поручений;
9.10 Участвовать в подборе персонала на должности своего непосредственного подчинения. Рекомендовать Начальнику УСО ООО "ХХХ" кандидатов на руководителей групп, ведущих специалистов и специалистов;
9.11 Получать любую информацию, касающуюся деятельности Компании, и любую другую информацию, необходимую для полноценного выполнения своих обязанностей;
9.12 Быть обеспеченным необходимыми для работы товарно-материальными ресурсами;
9.13 Делегировать по предварительному согласованию с Начальником Департамента Товарных Операций часть своих прав и функций другим должностным лицам, осуществлять деятельность в рамках делегированных Начальником Департамента Товарных Операций полномочий;
9.14 Исполнять другие функции, необходимые для достижения целей деятельности Компании и обеспечения ее нормальной работы.
10 Ответственность
Начальник Отдела Московский склад несет персональную ответственность перед Генеральным директором ООО "ХХХ", за выполнение своих функциональных обязанностей и решение закрепленных задач в соответствии с условиями заключенного с ним Трудового договора и законодательством РФ.
