Положение о начальнике департамента закупок

Положение о Начальнике Департамента закупок

1 Общие положения

1.1. Область применения

1.1.1 Настоящий документ является основным нормативным документом, устанавливающим задачи, функции, полномочия и ответственность Начальника Департамента закупок, регламентирующим организацию его деятельности, порядок делового взаимодействия с должностными лицами структурных подразделений ООО "ХХХ", Компаниями сегмента «Дистрибуция» и внешними компаниями.

1.1.2 Настоящее Положение является документом прямого действия и обязательно для исполнения со дня его утверждения.

1.1.3 Изменения в Положении утверждаются Заместителем генерального директора по персоналу ООО "ХХХ" и заносятся в Лист изменений, являющийся неотъемлемой частью данного документа (Приложение А).

1.2. Нормативные ссылки

В настоящем Положении использованы нормативные ссылки на следующие документы:

1.  Устав ООО "ХХХ".

2.  Правила внутреннего трудового распорядка для работников ООО "ХХХ" ( Рег. №: ПРАВИЛА. HR-1.07 от 31.07.07).

3.  Положение «О привлечении внешних консультантов для оказания консультативных и информационных услуг». ( Рег. № П. DS-517.07 от 10.01.07)

4.  Положение «О стратегическом планировании ООО "ХХХ" (П-509 от 21.04.07).

5.  Положение «О планировании деятельности отделов» (П-283 от 05.06.01).

6.  Положение «Об отчетах в ООО "ХХХ" (П-250 от 08.09.00).

7.  Принципы управления сегментом «Дистрибуция».

8.  Положение «О работе с персоналом ООО "ХХХ" (Рег. № П. HR-306 от 27.09.01).

9.  Положение «О Департаменте закупок ООО "ХХХ".

10.  Политика работы с поставщиками.

1.3. Сокращения

ДЗ - Департамент Закупок

Поставщик – юридическое лицо или лицо, занимающееся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица (индивидуальный предприниматель), которое имеет лицензию на фармацевтическую деятельность, оптовую торговлю лекарственными средствами и изделиями медицинского назначения и являющееся поставщиком товарной номенклатуры ООО "ХХХ".

БДР – бюджет доходов и расходов;

БДДС – бюджет движения денежных средств;

СБ – Стратегический бюджет;

ФЭП, ДФЭП - финансово-экономический показатель;

ТРК – торговый рабочий капитал.

2. Создание и ликвидация должности. Назначение и освобождение от должности

2.1. Должность Начальника Департамента Закупок создается и ликвидируется по приказу Генерального директора ООО "ХХХ" и согласовывается 1-м Заместителем Генерального Директора.

2.2. Начальник Департамента Закупок назначается на должность и освобождается от должности решением Генерального директора ООО "ХХХ" и согласовывается 1-ым Заместителем Генерального директора.

3. Место должности в организационной структуре

3.1. Начальник Департамента Закупок подчиняется непосредственно 1-му Заместителю Генерального директора.

3.2. Во время отсутствия Начальника Департамента Закупок замещает лицо, назначенное распоряжением по ДЗ.

3.3. В непосредственном подчинение у Начальника Департамента Закупок находятся подразделения:

- Отдел Закупок;

- Отдел Нелекарственных средств;

- Служба планирования и анализа;

- Отдел эксклюзивной дистрибуции;

- Отдел развития дистрибуции;

- Администрация ДЗ.

4. Задачи

Основными задачами Начальника Департамента Закупок являются:

4.1. Оперативное управление Департаментом закупок.

4.2. Контроль наличия товара и требуемого уровня его себестоимости.

4.3. Управление структурой и объемом получения накопительных и дополнительных скидок от поставщиков.

4.4. Организация и координация работы подразделений ООО "ХХХ" по обеспечению выполнения проектов и программ сотрудничества с поставщиками.

4.5. Координация мероприятий по работе с компаниями сегмента «Дистрибуция».

4.6. Контроль организации Взаимодействия с поставщиками, направленное на развитие продаж товара через сбытовую сеть ООО "ХХХ".

4.7. Управление финансированием бизнеса ООО "ХХХ" за счет товарных кредитов поставщиков.

4.8. Создание устойчивой профессиональной командной работы сотрудников ДЗ.

4.9. Разработка и формализация бизнес-процессов и технологий работы ДЗ.

4.10 Мотивирование персонала ДЗ на выполнение ФЭП и ДФЭП

4.11. Контроль выполнения ФЭП и ДФЭП Главного бюджета ООО "ХХХ"

5. Функции

Начальник Департамента Закупок выполняет следующие функции:

5.1. Прогнозирование, планирование обеспечение и контроль выполнения планов по получению дополнительных скидок от поставщиков.

5.2. Управление получением товарных кредитов на условиях, определенных ФД исходя из текущей ситуации ТРК.

5.3.Планирование и развитие сотрудничества с поставщиками лекарственных средств. Разработка совместных проектов и программ.

5.4 Организация регулярной отчетности о выполнении планов проектов и программ с поставщиками лекарственных средств, контроль реализации планов.

5.5. Разработка предложений по условиям и формам сотрудничества с поставщиками.

5.6. Организация и руководство переговорным процессом, поддержание контактов с поставщиками.

5.7. Подписание договоров, спецификаций к договорам и дополнительных соглашений с поставщиками (в рамках делегированных полномочий), ведение деловой переписки.

5.8. Управление изменением контрактных условий работы с поставщиками.

5.9. Исследование и анализ внешнего конкурентного окружения (условий сотрудничества конкурентов с Поставщиками).

5.10. Организация взаимодействия с руководителями других подразделений ООО "ХХХ" по вопросам работы с поставщиками.

5.11. Организация и управление работой сотрудников ДЗ.

5.12. Контроль доходности по поставщику, совместное планирование валового дохода по поставщикам с ДКП и ДБП.

6. Взаимодействие

6.1. Взаимодействие со структурными подразделениями ООО "ХХХ".

6.1.1. Начальник Департамента Закупок осуществляет взаимодействия со всеми структурными подразделениями ЗАО Фирмы «ООО "ХХХ", в рамках имеющихся у него полномочий по вопросам сотрудничества с поставщиками.

6.2. Взаимодействие с внешними компаниями.

6.2.1. Начальник Департамента Закупок осуществляет взаимодействия с «ООО "ХХХ"», ООО «Промофарма», ЗАО «ФармФирмы» «VVV», ООО «YYY» по вопросам обеспечения ООО "ХХХ" необходимым ассортиментом товара и конкурентными коммерческими условиями поставки, а так же предоставлением накопительных и дополнительных скидок, выгодных условий товарного кредитования.

6.2.2. При выполнении задач и функций, указанных в разделах 4,5 настоящего Положения,

Связанных с вопросами следующего характера:

1. Стратегические вопросы;

2. Вопросы методологического характера;

3. Вопросы межфирменного характера (т. е. затрагивающие интересы разных компаний группы);

4. Существенные вопросы по сумме (цена вопроса – более 5 млн. руб.);

5. Вопросы долгосрочного влияния на деятельность Компании;

6. Вопросы, с которыми сотрудники подразделения в своей практике встречается впервые;

7. Другие вопросы, которые сотрудники подразделения не могут решить по причине

Нехватки рабочего и временного ресурса, или указанные вопросы не могут быть эффективно решены. Начальник Департамента закупок имеет право инициировать перед Генеральным директором ООО "ХХХ" привлечение специалистов – внешних консультантов для консультаций по данным вопросам, в соответствии с Положением ООО "ХХХ"

« О привлечении внешних консультантов для оказания консультационных и информационных услуг».

В компетенцию Начальника Департамента закупок входит принятие управленческих решений по рекомендациям, представленным внешними консультантами, а также внедрение их в практику деятельности подразделения.

7. Показатели оценки деятельности

Результаты деятельности Начальника Департамента Закупок оцениваются на основе следующих показателей:

7.1. Выполнение плановых показателей по поставщикам лекарственных и нелекарственных средств:

-  ФЭП по величине и структуре бонусов и дополнительных скидок;

-  ФЭП по выручке от реализации товара по отгрузке;

-  ФЭП по компенсации ИСГ;

-  ДФЭП доля ООО "ХХХ" у поставщика ТОП 50

7.2. Достижение плановых значений Чистой прибыли и сегмента Дистрибуции.

8.  Полномочия

Начальник Департамента Закупок наделяется следующими полномочиями, необходимыми для решения закрепленных задач и выполнения своих функций:

8.1. Принимать решение о взысканиях и поощрениях сотрудников линейно подчиненных подразделений в рамках, определенных утвержденными нормативными документами ООО "ХХХ", Таблицей делегирования полномочий.

8.2. Инициировать взыскания и поощрения сотрудников линейно и функционально подчиненных подразделений в рамках внутренних корпоративных стандартов и правил.

8.3. Получать информацию, необходимую для осуществления своей деятельности, от всех структурных подразделений и должностных лиц ООО "ХХХ" в пределах своей компетенции.

8.4. Вносить вышестоящему руководству предложения по вопросам, касающимся своей компетенции.

8.5. Использовать все технические средства организации труда и связи для исполнения своих обязанностей.

8.6. Получать и передавать разрешенную информацию поставщику.

8.7. Вести переговоры и переписку с поставщиками.

8.8. Отдавать распоряжения сотрудникам, подчиненных подразделений.

8.9. Формировать схемы мотивации подчиненных сотрудников.

8.10. Управлять персоналом, вовлеченным в проекты по развитию взаимоотношений с поставщиками (включая назначение сверхурочных работ, мотивацию).

8.11. Инициировать управляющие воздействия для выполнения ФЭП и ДФЭП.

8.12. Осуществлять другие полномочия для достижения задач, в соответствии с настоящим Положением.

8.13. Выполнять иные функции в рамках Таблицы делегирования полномочий

9.  Права

Начальник Департамента Закупок имеет право:

9.1. Давать обязательные для подразделений, являющихся объектами его управления, распоряжения и указания. Поручать сотрудникам этих подразделений выполнение отдельных заданий и поручений по вопросам их основной деятельности.

9.2. По вопросам, перечисленным в разделе 5 настоящего Положения, действовать от имени ООО "ХХХ", представлять ее в других учреждениях и организациях.

9.3. Контролировать и координировать деятельность функционально подчиненных подразделений и сотрудников.

9.4. Заслушивать отчеты руководителей структурных подразделений ООО "ХХХ" по вопросам их участия в выполнении планов и заданий согласно сфере деятельности Начальника Департамента Закупок.

9.5. Требовать от руководителей структурных подразделений представления сведений и материалов, необходимых для работы Начальника Департамента Закупок.

9.6. Издавать за своей подписью распорядительные документы по вопросам своей сферы деятельности.

9.7. Согласовывать концепции, планы, внутренние нормативные документы, а также другие организационные и технологические документы в области своей сферы деятельности.

9.8. Участвовать в работе заседаний, совещаний, советов, коллегиальных органов по вопросам сферы ответственности Начальника Департамента Закупок.

9.9. Инициировать привлечение к ответственности сотрудников ООО "ХХХ"

Нарушающих технологическую и трудовую дисциплину, а также не выполняющих или срывающих сроки выполнения распоряжений и поручений.

9.10. Участвовать в подборе персонала на должности своего непосредственного подчинения. Рекомендовать Генеральному директору ООО "ХХХ" кандидатов на все должности, имеющиеся в штате Департамента Закупок.

9.11. Осуществлять согласование расходования денежных средств ООО "ХХХ" в рамках бюджета Департамента Закупок по закрепленным статьям.

9.12. Получать информацию, касающуюся показателей деятельности ООО "ХХХ" и любую другую информацию, необходимую для полноценного выполнения своих обязанностей.

9.13. Быть обеспеченным необходимыми для работы товарно-материальными ресурсами.

9.14. Делегировать часть своих прав и функций другим должностным лицам, осуществлять деятельность в рамках делегированных полномочий Начальнику ДЗ.

9.15. Исполнять другие функции, необходимые для достижения целей деятельности ООО "ХХХ" и обеспечения ее нормальной работы.

10. Ответственность

Начальник Департамента Закупок несет персональную ответственность перед Генеральным директором ООО "ХХХ" и 1-м Заместителем ГД ООО "ХХХ" за выполнение своих функциональных обязанностей и достижение поставленных целей (ФЭП и ДФЭП) в соответствии с условиями заключенного с ним Трудового договора и законодательством РФ.

Вид документа: 
Ключевые слова: 
+1
0
-1