Положение о группе координации и планирования финансового департамента

Положение о группе координации и планирования финансового департамента

1  Общие положения

1.1  Область применения

1.1.1  Настоящий документ является основным нормативным документом, устанавливающим цели, задачи, функции, права и ответственность Группы координации и планирования ООО "ХХХ", регламентирующим организацию ее деятельности, порядок делового взаимодействия с другими структурными подразделениями и должностными лицами ООО "ХХХ", внешних компаний.

1.1.2  Группа координации и планирования является структурным подразделением в составе Финансового департамента ООО "ХХХ", выполняющим в Компании функции по координации деятельности подразделений департамента в области планирования и отчетности, координации взаимодействия подразделений и синхронизации деятельности департамента, управлению входящими и исходящими информационными потоками.

1.1.3  В своей деятельности Группа координации и планирования руководствуется:

-  законодательством Российской Федерации,

-  Трудовым Кодексом РФ,

-  Уставом ООО "ХХХ",

-  Положением о кадровой номенклатуре ООО "ХХХ" (П-HR-445.04 от 28.06.2004 г.),

-  Методическими рекомендациями руководителям отделов о нормах административного управления подразделением ООО "ХХХ" (М-99 от 08.05. 2003 г.)

-  настоящим Положением.

1.1.4  Настоящее Положение является документом прямого действия и обязательно для исполнения со дня его утверждения.

1.1.5  Изменения в Положении утверждаются Генеральным директором ООО "ХХХ".

1.2  Нормативные ссылки

В настоящем Положении использованы нормативные ссылки на следующие документы:

1.  Положение о стратегическом планировании ООО "ХХХ" (П-230 от 30.05.2000);

2.  Положение о планировании деятельности отделов (П-283 от 05.06.01);

3.  Положение об отчетах в ООО "ХХХ" (П-250 от 08.09.00);

4.  Принципы управления сегментом «Дистрибуция»;

5.  Положение о привлечении внешних консультантов для оказания консультационных и информационных услуг;

1.3  Термины, определения и сокращения

В настоящем Положении использованы следующие сокращения:

ГКП – Группа координации и планирования

ФД – Финансовый департамент

ГД – Генеральный директор

ВРГ – Временная рабочая группа

2  Создание и ликвидация

2.1  ГКП создается и ликвидируется на основании приказа Генерального Директора ООО "ХХХ".

2.2  Организационная структура ГКП согласовывается с Заместителем Генерального директора по финансам/Финансовым директором, Начальником Департамента персонала, Начальником Управления корпоративного развития и утверждается приказом Генерального Директора ООО "ХХХ". Предложения по изменению организационной структуры вносятся Руководителем ГКП или Заместителем Генерального директора по финансам/Финансовым директором.

2.3  Штатное расписание ГКП согласовывается с Заместителем Генерального директора по финансам/Финансовым директором, Начальником Департамента персонала и утверждается приказом Генерального Директора ООО "ХХХ". Предложения по изменению штатного расписания вносятся Руководителем ГКП или Заместителем Генерального директора по финансам/Финансовым директором.

2.4  Количество и наименование подразделений, входящих в ГКП, численность работающих в них сотрудников может меняться в зависимости от организационно-функциональных и структурных изменений Компании, изменения специфики ее деятельности. Изменения Целей и Организационно-функциональной структуры ГКП согласовываются с Заместителем Генерального директора по финансам/Финансовым директором, Начальником Департамента персонала, Начальником Управления корпоративного развития и утверждаются приказом Генерального Директора ООО "ХХХ". Предложения вносятся Руководителем ГКП.

3  Организационная структура

3.1  Организационная структура ГКП построена по линейному принципу.

3.2  Организационно-функциональная структура ГКП приведена в Приложении N1 «Организационно-функциональная структура ГКП Финансового департамента».

3.3  Руководит ГКП Руководитель группы, деятельность которого регламентируется Должностной инструкцией Руководителя ГКП.

3.4  В непосредственном подчинении у Руководителя ГКП находятся:

-  администратор офиса;

-  секретари;

-  архивариусы;

-  курьер.

3.5  Порядок назначения на должность и освобождения от должности, распределение обязанностей внутри ГКП определяется должностными инструкциями сотрудников подразделения, утверждаемыми Начальником Департамента персонала ООО "ХХХ".

4  Цели

4.1 Главная цель ГКП – повышение эффективности координации деятельности Финансового департамента по вопросам:

- планирования и отчетности, контроля исполнения планов;

- взаимодействия подразделений Финансового департамента между собой и с другими структурными подразделениями ООО "ХХХ" и синхронизации деятельности;

- управления, учета и перераспределения информационных потоков;

- стандартов делопроизводства.

4.2 Задачами ГКП являются:

4.2.1 Координация системы разработки, утверждения и исполнения стратегических, календарных, оперативных планов, планов развития подразделений Финансового департамента, мониторинг предоставления отчетности;

4.2.2 Совершенствование системы административного контроля в Финансовом департаменте;

4.2.3 Делопроизводство нормативных документов;

4.2.4 Централизованное администрирование системы документооборота;

4.2.5 Участие в решении кадровых вопросов Финансового департамента;

4.2.6 Осуществление сервис-функций и функции управления инфраструктурой в Финансовом департаменте.

5  Функции

Функции, выполняемые ГКП приведены в Приложении N1 «Организационно-функциональная структура ГКП Финансового департамента».

6  Взаимодействия

6.1  Взаимодействие со структурными подразделениями ООО "ХХХ"

6.1.1 Взаимодействие основано на принципах, закрепленных в документах, регламентирующих взаимоотношения с функциональными подразделениями по всем вопросам операционной деятельности.

6.1.2 Взаимодействие с функционалами Заместителей Генерального директора и Департаментами ООО "ХХХ" осуществляется в рамках информационного обмена в целях эффективного обеспечения операционной деятельности Финансового департамента (в пределах своих функций).

6.2  Взаимодействие с внешними компаниями

6.2.1  Взаимодействие ГКП с внешними компаниями осуществляется на договорной основе и основано на принципах, закрепленных в следующих документах:

6.2.1.1 «Порядок информационного обмена с контрагентами» (ПР-502, 24.07.2002);

6.2.1.2 «Порядок участия сотрудников фирмы во внешних проверках» (ПР-606, 17.04.2003);

6.2.1.3 «Порядок работы с личными обращениями сотрудников ООО "ХХХ" и внешних контрагентов» (ПР-636, 31.12.2003).

6.2.2 Взаимодействие с внешними компаниями по вопросам получения:

6.2.2.1 Информации и документации с целью эффективного обеспечения операционной деятельности Финансового департамента (в части обслуживающих организаций).

7  Планирование деятельности Подразделения

7.1  Планирование деятельности ГКП осуществляется на основании «Положения о стратегическом планировании ООО "ХХХ" (П-509 от 21.04.07), «Положения о планировании деятельности отделов» (П-283 от 05.06.01), Плана мероприятий по достижению Стратегических целей компании на год, ежемесячных оперативных планов и бюджетов, Приказов и Распоряжений Генерального Директора ООО "ХХХ".

8  Отчетность по работе Подразделения

8.1  Отчетность ГКП ведется в соответствии с «Положением об отчетах в ООО "ХХХ" (П-250 от 08.09.00).

8.2  По результатам выполнения оперативного (ежемесячного) плана работы ГКП Руководитель группы предоставляет отчет Заместителю Генерального директора по финансам/Финансовому директору.

8.3  Отчетные и аналитические материалы ГКП могут предоставляться другим подразделениям и сотрудникам Компании по согласованию с Заместителем Генерального директора по финансам/Финансовым директором или с Генеральным Директором ООО "ХХХ".

9  Ключевые показатели деятельности

9.1  В качестве ключевых показателей деятельности ГКП, на основе которых оцениваются результаты его деятельности, принимаются:

9.1.1 Процент выполнения оперативных планов ФД;

9.1.2 Качество административной поддержки бизнес-процессов Финансового департамента (документооборот, актуальность ВНД).

10  Права и полномочия

ГКП наделяется всеми правами и полномочиями, необходимыми для выполнения своих функций. Права и полномочия ГКП осуществляет Руководитель группы.

Функции, права и полномочия Руководителя группы приведены в Должностной инструкции Руководителя ГКП.

11  Ответственность

11.1  Руководитель группы несет ответственность перед Генеральным Директором ООО "ХХХ" за достижение поставленных целей и выполнение Плана стратегического развития в части административного обеспечения операционной деятельности Финансового департамента в соответствии с Трудовым Кодексом и законодательством РФ.

11.2  Руководитель группы несет ответственность за риски, возникающие в сфере компетенции ГКП.

Вид документа: 
Ключевые слова: 
Рубрика: 
+1
0
-1