Номенклатура дел государственных образовательных учреждений среднего профессионального образования

Индекс 
дела

Наименование дела

Срок хранения 
документов

Примечание

1

2

3

4

01. Канцелярия

01.01

Устав образовательного учреждения. 
Свидетельство о государственной 
регистрации

Постоянно 

-

01.02

Лицензия на образовательную 
деятельность

Постоянно

-

01.03

Свидетельство об аккредитации 
образовательного учреждения

Постоянно

-

01.04

Документы, правоподтверждающие владение объектами недвижимости (свидетельство на право оперативного 
управления, документ на право 
пользования земельным участком, договор аренды, договор безвозмездного пользования)

Постоянно

-

01.05

Нормативные правовые акты федеральных исполнительных органов государственной власти, исполнительных органов государственной власти Московской области по основной деятельности

До минования надобности

01.06

Договор с учредителем

Постоянно

01.07

Приказы директора образовательного 
учреждения по основной деятельности и 
основания к ним. Подлинники

75 лет

01.08

Книга регистрации приказов по основной деятельности

75 лет

01.08

Протоколы общих собраний 
(конференций), заседаний совета 
учреждения

Постоянно 

01.09

Правила внутреннего трудового 
распорядка

1 год 

После замены новыми

01.10

Коллективные договоры

Постоянно 

-

01.11

Приемо-сдаточные акты, составленные 
при смене руководства

Постоянно 

01.12

Журналы регистрации входящей корреспонденции

3 года

01.13

Журналы регистрации исходящей корреспонденции 

3 года

01.14

Журнал регистрации телефонограмм

3 года

01.15

Журнал регистрации выданных справок

Учебный год

01.16

Номенклатура дел общеобразовательного 
учреждения

До замены 

01.17

Личные дела обучающихся

3 года 

01.18

Акты, справки и другие документы о 
несчастных случаях с обучающимися

25 лет

01.19

Заявления, жалобы граждан и документы,
связанные с их рассмотрением

5 лет

01.20

План работы образовательного учреждения на год

Постоянно

01.21

План комплектования на год

(Приложение )

Постоянно 

1.22

Показателей отнесения образовательного учреждения к группе по оплате труда руководителей (Приложение )

Постоянно

01.22

Отчет образовательного учреждения по основной деятельности

Постоянно

01.23

Акт приема учреждения к новому учебному году

5 лет

02. Учебно-воспитательная работа

Учебная

02.01

Госстандарт

Постоянно

До введения нового

02.02

Образовательные программы. Учебный план образовательного учреждения

Постоянно

02.03

Журнал учета теоретического обучения

5 лет

После пятилетнего хранения из журнала изымаются страницы со сводными данными успеваемости обучающихся

02.04

Журнал учета пропущенных и замещенных уроков

5 лет

02.05

Протоколы заседаний педагогических советов и документы к ним

Постоянно

02.06

Расписание занятий

1 год

02.07

Статистические отчеты о работе образовательного учреждения 
и описательные отчеты к ним

Постоянно

02.08

Протоколы заседаний экзаменационных комиссий

75 лет

02.09

Протоколы заседаний предметных и цикловых комиссий, методических объединений педагогов

Постоянно

02.10

Семестровые экзаменационные и зачетные листы и ведомости

5 лет

02.11

Семестровые ведомости учета посещаемости занятий студентами

1 год

02.12

Экзаменационные работы студентов

1 год

02.16

Экзаменационные билеты

1 год

02.17

Правила приема студентов в учреждение

3 года

02.18

Положение о приемной комиссии

Постоянно

02.19

Протоколы заседаний приемной комиссии

5 лет

02.20

Книга учета бланков и выдачи дипломов о среднем профессиональном образовании

50 лет

02.21

Книга учета бланков и выдачи дипломов о среднем профессиональном образовании с отличием

50 лет

02.22

Алфавитная книга записи обучающихся

50 лет

02.23

Документы к аттестации педагогических работников (протоколы, планы, характеристики)

75 лет

Спортивная работа

02.24

Перспективный план работы образовательного учреждения на олимпийский цикл

До минования 
надобности

-

02.25

Календарный план спортивно-массовых мероприятий на год (Приложение )

Постоянно

02.26

План проведения тренерских советов

Протоколы заседаний тренерских советов

Постоянно

02.27

Журналы учета работы тренера.

5 лет

02.28

Расписания учебно-тренировочных занятийтий

Постоянно

После замены новыми

02.29

Учебные планы работы на год по видам спорта и по этапам подготовки

Постоянно

02.30

Списков спортсменов, зачисляемых в образовательное учреждение на этапы спортивного совершенствования и высшего спортивного мастерства (Приложение )

Постоянно

02.31

Списки учащихся членов сборных команд Московской области и России по видам спорта

Постоянно

-

02.32

Индивидуальные планы подготовки спортсменов образовательного учреждения

Постоянно

-

02.33

Протоколы контрольных нормативов по ОФП, СФП, для членов сборных команд России (мс, мсмк, змс) только по ОФП

Постоянно

02.33

План проведения УТС и отчет по окончании сбора

Постоянно

02.34

Договора с организациями, предоставляющими свои спортивные базы для проведения учебно-тренировочных занятий и УТС

Постоянно

02.35

Личные карточки спортсменов

3 года

02.36

Итоговые протоколы, таблицы результатов спортивных соревнований

Постоянно

02.37

Технические и судейские протоколы, таблицы результатов спортивных соревнований

3 года

02.38

Документы (протоколы, ведомости, сведения, сводки) о сдаче спортивных норм и разрядов

5 лет

02.39

Списки обучающихся по группам для определения размера оплаты труда тренерам-преподавателям, а также надбавки административному составу и специалистам за подготовку высококвалифицированных спортсменов

Постоянно

03. Кадры

03.01

Приказы директора образовательного
учреждения о личном составе работников
и документы к ним

75 лет

-

03.02

Приказы об отпусках, командировках, 
поощрениях, наложении взысканий и др.

3 года

-

03.03

Правила внутреннего трудового 
распорядка

1 год 

После замены новыми

03.04

Личные дела работников школы

75 лет

-

03.05

Личные карточки рабочих и служащих (ф.
Т-2)

75 лет

-

03.06

Книга учета личного состава 
педагогических работников

75 лет

-

03.07

Трудовые книжки

До востребования 
или 50 лет после 
ухода с работы

-

03.08

Книга учета движения трудовых книжек и
вкладышей к ним

Постоянно 

-

03.09

Документы (представления, характеристики, выписки из решений, наградные, наградные листы) о представлении к награждению почетными грамотами, почетными званиями

75 лет

03.10

Должностные инструкции

3 года 

03.11

График отпусков сотрудников школы

Постоянно

03.12

Журнал учета выдачи командировочных удостоверений

5 лет

03.13

Договора о материальной ответственности

3года

03.14

Трудовые договоры (контракты)

Постоянно

04. Охрана Труда

04-01

Должностные инструкции по охране труда

Постоянно

04-02

Акты органов государственного надзора

5 лет

04-03

Планы мероприятий по охране труда и технике безопасности

5 лет

04-04

Журнал инструктажа по технике безопасности и охране труда

10 лет

04-05

Журнал вводного инструктажа по технике безопасности и охране труда

10 лет

04-06

Положение об охране труда в образовательном учреждении

Постоянно

04-07

Инструкции и правила по технике безопасности и охране труда

Постоянно

04-08

Документы по гражданской обороне и чрезвычайным ситуациям

Постоянно

05. Бухгалтерия

05.01

Указания, инструкции и распоряжения федеральных исполнительными органов государственной власти, исполнительными органов государственной власти Московской области по бухгалтерскому учету

Постоянно

05.02

Штатное расписание образовательного учреждения

1 год

05.03

Табели учета рабочего времени

1 год

05.04

Журнал операций

3 года

05.05

Смета расходов на год

Постоянно

05.06

Лицевые счета по начислению зарплаты

75 лет 

05.07

Хозяйственные договоры

5 лет

После истечения срока
договора

05.08

Главная книга

5 лет

При условии 
завершения ревизий. В
случае возникновения 
споров, разногласий, 
следственных и 
судебных дел - 
сохраняются до 
вынесения 
окончательного 
решения

05.09

Кассовая книга и оборотные ведомости

5 лет

То же

05.10

Документы финансово-бухгалтерской 
отчетности

5 лет 

То же

05.11

Документы кассово-мемориального 
характера со всеми приложениями к ним

5 лет

То же

05.12

Акты документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности учреждения

5 лет

То же

05.13

Отчеты по финансированию

Постоянно 

-

05.14

Документы о переоценке основных фондов

Постоянно 

05.15

Листки нетрудоспособности

3 года

05.16

Документы об оплате листков 
нетрудоспособности

5 лет

-

05.17

Доверенности на получение денежных 
сумм и товарно-материальных ценностей 
(в т. ч. аннулированные доверенности)

3 года

05.18

Справки, представляемые в бухгалтерию 
на оплату учебных отпусков, получение 
льгот по налогам и др.

До минования надобности 

-

05.19

Тарификационные списки 
работников образовательного учреждения

(Приложение )

25 лет

Не менее 3 лет

05.20

Табели рабочего времени

1 год

-

05.21

План и отчет по штатам и контингенту

Номенклатура дел бухгалтерии составляется на основе Учетной политики, утвержденной в образовательном учреждении

06. Хозяйственная часть

06.01

Инвентарные описи, сличительные 
ведомости учета имущества 
образовательного учреждения

3 года

При завершении 
ревизии

06.02

Книга учета хозяйственного имущества и
материалов

3 года

При завершении 
ревизии

06.03

Акты приема, сдачи и списания 
имущества

3 года

При завершении 
ревизии

06.04

Технические паспорта на приборы и 
оборудование

10 лет

07. Медицинская часть

07.01

Документы (докладные записки, справки, сведения, информации) о состоянии здоровья обучающихся

До минования надобности

Документы (справки, сведения, графики) о проведении медицинских осмотров обучающихся

До минования надобности

07.02

Требования на медикаменты

До минования надобности

07.03

Документы о получении и расходовании медикаментов

До минования надобности

07.04

Заявки на медикаменты от тренеров

До минования надобности

07.05

Медицинские книжки работников

До минования надобности