Должностная инструкция специалиста по административной работе

662 Общие положения

662.1 Настоящая должностная инструкция является основным нормативно-организационным документом, устанавливающим функции, права и обязанности, ответственность Специалиста по административной работе, регламентирующим организацию его деятельности, порядок делового взаимодействия с должностными лицами структурных подразделений XXX.

662.2 Настоящая должностная инструкция является документом прямого действия, вступает в силу со дня утверждения и является обязательной для исполнения работником с момента ознакомления под роспись.

662.3 Переименование, ликвидация должности Специалиста по административной работе, назначение на должность и освобождение от занимаемой должности осуществляются по приказу Генерального директора XXX.

662.4 Специалист по административной работе непосредственно подчиняется Руководителю группы административного обеспечения Службы обеспечения региональной деятельности.

662.5 У Специалиста по административной работе подчиненных нет.

1.6 Специалист по административной работе может замещать Руководителя ГАО СОРД на время его отсутствия.

1.7 На время отсутствия Специалиста по административной работе его замещает Руководитель ГАО СОРД.

663 Цели и должностные обязанности

663.1 Деятельность Специалиста по административной работе направлена на достижение следующих целей:

663.1.1Документационное обеспечение, контроль ведения делопроизводства СОРД;

663.1.2Организация системных и периодических мероприятий СОРД с участием ДРУ и филиалов.

663.2 Для достижения установленных целей Специалист по административной работе исполняет следующие обязанности:

663.2.1Готовит распорядительные документы СОРД, ДРУ и филиалам и контролирует их выполнение;

663.2.2Готовит информационные материалы по СОРД, ДРУ и филиалам и организует их доведение;

663.2.3Осуществляет ведение административного контроля СОРД и клиентов службы;

663.2.4Разрабатывает нормативные документы, регламентирующие вопросы администрирования деятельности СОРД, ДРУ и филиалов, обеспечивает своевременную актуализацию существующих нормативных документов;

663.2.5Оформляет финансовые формы документов, производит отчеты СОРД;

663.2.6 Формирует и контролирует выполнение распорядительных и внутренних нормативных документов ГП в филиалах;

663.2.7 Производит сбор информации по сотрудникам СОРД и ДРУ участвующим в программе «добровольного медицинского страхования»;

663.2.8 Организовывает системные мероприятия СОРД с участием ДРУ и филиалов (Телеконференции, Конференции и совещания филиалов, Конференции с производителями, аттестации, тренинги, прочие общефирменные мероприятия);

663.2.9 Контролирует выполнение пунктов Протоколов Телеконференции с руководителями филиалов, Конференции и совещаний филиалов, Конференций с производителями исполнителями, предоставляет информацию 1-му Зам. Генерального директора;

663.2.10 Ведет мониторинги по вопросам региональной деятельности ДРУ и филиалов;

663.2.11 Администрирует деятельность Рабочих групп;

663.2.12 Оформляет документы на получение корпоративной банковской карты Директорам и Зам. директоров РУ.

664 Показатели оценки деятельности

Деятельность Специалиста по административной работе оценивается на основе следующих показателей:

3.1 Качество оформления документации СОРД;

3.2 Качество организации и проведения системных мероприятий;

3.3 Качество и своевременность выполнения возложенных настоящей должностной инструкцией обязанностей.

665 Общекорпоративные нормы

Деятельность Специалиста по административной работе регулируется общекорпоративными нормами, отраженными в следующих документах:

665.10 Положение о Службе обеспечения региональной деятельности XXX ;

665.11 Настоящая должностная инструкция.

666 Права

Специалист по административной работе имеет следующие права, необходимые для выполнения своих функциональных обязанностей:

5.1 Получать информацию, необходимую для осуществления своей деятельности, от всех структурных подразделений и должностных лиц XXX в пределах своей компетенции;

5.2 Вносить вышестоящему руководству предложения по вопросам, касающимся своей компетенции.

667 Ответственность

Специалист по административной работе несет персональную ответственность перед Генеральным директором XXX за невыполнение или ненадлежащее выполнение своих функциональных обязанностей в достижении установленных целей, а также ненадлежащее использование предоставленных ему прав:

- в соответствии с действующим трудовым законодательством РФ, внутренними нормативными документами, трудовым договором работник несет дисциплинарную ответственность;

- в соответствии с договором о полной индивидуальной материальной ответственности работник несет материальную ответственность.

668 Требования к работнику при приеме на работу

Общие обязательные требования

7.1

Образование

Высшее

7.2

Опыт работы

От 1-го года (в сфере документооборота)

7.3

Профессиональные навыки

Опытный пользователь ПК;

Знание делопроизводства;

Знание оргтехники;

Деловой этикет

Специальные требования

7.4

Знание специального ПО, технических систем

MS Office (Word, Excel, PowerPoint), электронная почта, Internet

7.5

Знание нормативной документации

В рамках своей компетенции

7.6

Владение методиками

Владение навыками разработки нормативной и организационно-распорядительной документации, ведения телефонных переговоров, получения и анализа информации

669 Словарь специальных терминов и сокращений

Термин, сокращение

Определение термина, сокращения

8.1

ГАО

Группа административного обеспечения

8.2

ГП

Головное предприятие XXX

8.3

ДРУ

Департамент регионального управления

8.4

ОДР

Отдел документооборота и регламентации

8.5

РУ

Региональное управление

8.6

СОРД

Служба обеспечения региональной деятельности

Инструкция полностью отражает содержание и специфику деятельности данного должностного лица.

670 Лист ознакомления

С должностной инструкцией ознакомлен и принимаю на себя обязательства по выполнению установленных в ней норм деятельности. Копию должностной инструкции получил.

Вид документа: 
Ключевые слова: 
Рубрика: 
+1
0
-1