Должностная инструкция секретаря группы административного обеспечения

56 Общие положения

56.1 Настоящая должностная инструкция является основным нормативно-организационным документом, устанавливающим функции, права и обязанности, ответственность Секретаря, регламентирующим организацию его деятельности, порядок делового взаимодействия с должностными лицами структурных подразделений XXX.

56.2 Настоящая должностная инструкция является документом прямого действия, вступает в силу со дня утверждения и является обязательной для исполнения работником с момента ознакомления под роспись.

56.3 Переименование, ликвидация должности Секретаря, назначение на должность и освобождение от занимаемой должности осуществляются по приказу Генерального директора XXX.

56.4 Секретарь непосредственно подчиняется Руководителю ГАО СОРД.

1.5 У Секретаря подчиненных нет.

1.6 На время отсутствия Секретаря его замещает Специалист по административной работе.

57 Цели и должностные обязанности

2.1 Деятельность секретаря направлена на достижение следующих целей:

2.1.1 Ведение документооборота СОРД и ДРУ;

2.1.2 Осуществление оперативной телефонной связи;

2.1.3 Информационное обеспечение сотрудников СОРД;

2.1.4 Обеспечение деятельности сотрудников СОРД.

2.2 Для достижения установленных целей Секретарь выполняет следующие обязанности:

2.2.1 Ведет бумажный и электронный архив входящей, исходящей и внутренней документации СОРД и ДРУ (Распоряжения, СЗ);

2.2.2 Готовит документацию, связанную с административной поддержкой СОРД;

2.2.3 Ведет прием и переадресацию телефонных звонков;

2.2.4 Участвует в организации системных мероприятий СОРД, ДРУ и филиалов;

2.2.5 Распределяет входящую документацию по лоткам СОРД и ДРУ;

2.2.6 Распределяет исходящую документацию по лоткам функциональных подразделений;

2.2.7 Обеспечивает сотрудников службы лекарственными средствами (сбор, подача заявок и получение заказов);

2.2.8 Осуществляет заказ бумаги для СОРД и ДРУ;

2.2.9 Обеспечивает работоспособность офисной техники (своевременная подача заявок диспетчеру ООС на ремонт и техническое обслуживание) и проведение ремонтных работ в помещении (стулья, двери, свет, мебель и т. п.);

2.2.10 Обеспечивает сотрудников СОРД и ДРУ необходимыми канцелярскими товарами (заказ и выдача);

2.2.11 Подготавливает необходимые документы для командировок Директоров и Заместителей директоров РУ (согласно правилам оформления командировок сотрудников);

2.2.12 Оформляет заказ ж/д и авиа билетов для Директоров и Заместителей директоров РУ;

2.2.13 Оформляет заказ визитных карточек для Директоров и Заместителей директоров РУ;

2.2.14 Составляет и передает в Департамент персонала XXX табели учета рабочего времени сотрудников СОРД и ДРУ;

2.2.15 Контролирует состояние рабочих мест (комнат), находящихся в ведении СОРД, осуществляет оптимизацию и подготовку рабочих мест сотрудников СОРД;

2.2.16 Контролирует поддержание и развитие материально-технической базы СОРД и ДРУ, отслеживание состояния материально-технических ценностей СОРД и ДРУ (сохранность, исправность), своевременное обновление;

2.2.17 Оформляет и согласует финансовые СЗ (Б-1/2);

2.2.18 Осуществляет ведение кадрового архива сотрудников СОРД и ДРУ;

2.2.19 Ведет прием и переадресацию телефонных звонков;

2.2.20 Оформляет заказ медикаментов для аптечки СОРД;

2.2.21 Организует заказ переговорных комнат для клиентов СОРД и обеспечивает необходимыми материалами для проведения переговоров;

2.2.22 Оформляет документы и выполняет поручения руководителя, касающиеся административно-хозяйственной деятельности СОРД;

2.2.23 Контролирует и участвует в проведении инвентаризации в СОРД и ДРУ.

3 Показатели оценки деятельности

Деятельность секретаря оценивается на основе следующих показателей:

3.1 Качественное ведение документооборота;

3.2 Оперативное и точное исполнение текущих поручений ;

3.3 Качественное и своевременное выполнение возложенных настоящей должностной инструкцией обязанностей.

4 Общекорпоративные нормы

Деятельность секретаря регулируется общекорпоративными нормами, отраженными в следующих документах:

4.6 Положение о Службе обеспечения региональной деятельности УКР Фирмы XXX ;

4.7 Настоящая должностная инструкция.

5 Права

Секретарь имеет следующие права, необходимые для выполнения своих функциональных обязанностей:

5.1 Вносить вышестоящему руководству предложения в рамках своей компетенции;

5.2 Получать необходимую информацию для осуществления своей деятельности.

6 Ответственность

Секретарь несет персональную ответственность перед Генеральным директором XXX за невыполнение или ненадлежащее выполнение своих функциональных обязанностей в достижении установленных целей, а также ненадлежащее использование предоставленных ему прав:

- в соответствии с действующим трудовым законодательством РФ, внутренними нормативными документами, трудовым договором работник несет дисциплинарную ответственность;

- в соответствии с договором о полной индивидуальной материальной ответственности работник несет материальную ответственность.

7 Требования к работнику при приеме на работу

8 Словарь специальных терминов и сокращений

Инструкция полностью отражает содержание и специфику деятельности данного должностного лица.

9 Лист ознакомления

С должностной инструкцией ознакомлен и принимаю на себя обязательства по выполнению установленных в ней норм деятельности. Копию должностной инструкции получил.