Должностная инструкция руководителя группы документооборота

610 Общие положения

610.1 Настоящая должностная инструкция является основным нормативно-организационным документом, устанавливающим функции, права и обязанности, ответственность Руководителя группы документооборота Административного отдела XXX, регламентирующим организацию его деятельности, порядок делового взаимодействия с должностными лицами структурных подразделений XXX и иными организациями.

610.2 Настоящая должностная инструкция является документом прямого действия, вступает в силу со дня утверждения и является обязательной для исполнения работником с момента ознакомления под роспись.

610.3 Переименование, ликвидация должности Руководителя группы, назначение на должность и освобождение от занимаемой должности осуществляются по приказу Генерального директора XXX.

610.4 Руководитель группы непосредственно подчиняется Начальнику

Административного отдела.

610.5 В непосредственном подчинении у Руководителя группы находятся:

- Ведущий специалист по документообороту;

- Специалист по документообороту;

- Старший диспетчер;

- Диспетчер;

- Курьер.

610.6 Руководитель группы может замещать Начальника Административного отдела на время его отсутствия.

610.7 На время отсутствия Руководителя Группы документооборота его замещает Ведущий специалист по документообороту.

611 Цели и должностные обязанности

611.1 Деятельность Руководителя группы направлена на достижение следующих целей:

611.1.1Организация и обеспечение управленческого документооборота Компании.

611.1.2Организация информационного обмена с филиалами, с внешними корреспондентами.

611.1.3Организация административного обеспечения деятельности сотрудников.

611.2 Для достижения установленных целей Руководитель группы исполняет следующие обязанности:

611.2.1Организует непрерывные и устойчивые информационные потоки ГП - Филиалы и XXX; - Внешнее окружение;

611.2.2Организует совершенствование электронного документооборота между ГП и Филиалами;

611.2.3Организует контроль и предоставление рекомендаций по ведению делопроизводства в отделах;

611.2.4Организует получение корреспонденции и документов, приходящих извне;

611.2.5Организует отправку корреспонденции контрагентам;

611.2.6Организует распределение корреспонденции по адресатам внутри Компании;

611.2.7Организует регистрацию и отправку в филиалы распорядительных, нормативных и информационно-справочных документов, а также контроль их получения адресатами;

611.2.8Организует архивное хранение входящей и исходящей корреспонденции и документов;

611.2.9Контролирует оформление, регистрацию и архивирование доверенностей;

611.2.10 Контролирует правильность оформления распорядительных и информационно-справочных документов, ведение переписки в соответствии с нормативными документами и действующим законодательством;

611.2.11 Организует обеспечение проездными документами командируемых сотрудников XXX ;

611.2.12 Организует курьерскую доставку корреспонденции;

611.2.13 Организует обеспечение переводов документации;

611.2.14 Организует подписку на периодические издания;

611.2.15 Организует аренду квартир для сотрудников филиалов, прибывающих в ГП по служебной необходимости на длительный период;

611.2.16 Организует заказ гостиниц для командированных сотрудников филиалов и административное обеспечение;

611.2.17 Организует проведение информационных совещаний начальников структурных подразделений XXX ;

611.2.18 Разрабатывает ВНД, связанные с регламентацией документооборота и делопроизводства в компании, и обеспечивает поддержание их в актуальном состоянии;

611.2.19 Осуществляет оперативное руководство деятельностью группы.

611.3 Для достижения установленных целей Руководитель Группы документооборота осуществляет взаимодействие с иными организациями:

- с бюро переводов по вопросам организации перевода документации и нотариального их заверения;

- с туристическими операторами по вопросам организации бронирования, оформления и получения авиационных и железнодорожных билетов;

- с гостиницами по вопросам бронирования номеров для командированных сотрудников филиалов;

- с курьерскими службами по вопросам организации экспресс-доставки документации;

- с почтовыми отделениями по вопросам организации отправки и получения корреспонденции, приходящей по фактическому и юридическому адресу компании.

612 Показатели оценки деятельности

Деятельность Руководителя группы оценивается на основе следующих показателей:

612.1 Выполнение оперативного плана.

612.2 Выполнение плана по показателям отдела.

612.3 Своевременность обработки поступающей и отправляемой корреспонденции.

612.4 Своевременность доставки поступающей корреспонденции по назначению.

612.5 Оперативность информационно-поисковой работы.

612.6 Правильность и своевременность оформления командировок сотрудников.

613 Общекорпоративные нормы

Деятельность Руководителя Группы документооборота регулируется общекорпоративными нормами, отраженными в следующих документах:

613.1 Правила внутреннего трудового распорядка XXX от ***;

613.2 Стандарт предприятия «Деловой этикет. Корпоративный стандарт формы одежды» ;

613.3 Положение «Курить – себе и фирме вредить» ;

613.5 Положение о защите персональных данных работников XXX ;

613.6 Положение об Административном отделе XXX ;

614 Права

Руководитель Группы документооборота имеет следующие права, необходимые для выполнения своих функциональных обязанностей:

614.1 Получать информацию, необходимую для осуществления своей деятельности, от

Всех структурных подразделений и должностных лиц XXX в пределах своей компетенции.

614.2 Вносить вышестоящему руководству предложения по вопросам, касающимся своей

Компетенции.

614.3 Давать методические указания и разъяснения сотрудникам отделов

«XXX по вопросам документооборота.

614.4 Выступать с инициативами, которые направлены на улучшение качества его работы, работы группы, отдела в целом.

614.5 Обращаться к Начальнику Административного отдела, если предложения по вопросам, касающимся своей деятельности или инициативы Ведущего специалиста по документообороту, не воспринимаются непосредственным начальником.

615 Ответственность

Руководитель Группы документооборота несет персональную ответственность перед Генеральным директором XXX за невыполнение или ненадлежащее выполнение своих функциональных обязанностей в достижении установленных целей, а также ненадлежащее использование предоставленных ему прав:

- в соответствии с действующим трудовым законодательством РФ, внутренними нормативными документами, трудовым договором работник несет дисциплинарную ответственность;

- в соответствии с договором о полной индивидуальной материальной ответственности работник несет материальную ответственность.

616 Требования к работнику при приеме на работу

Общие обязательные требования

7.1

Образование

Высшее

7.2

Опыт работы

От 1 года в области делопроизводства

7.3

Профессиональные навыки

Навыки информационной и аналитической работы, знание документооборота

Специальные требования

7.4

Знание специального ПО, технических систем

Опытный пользователь MS Office.

7.5

Знание нормативной документации

Знание ГОСТов, касающихся делопроизводства и документационного обеспечения управления.

7.6

Владение методиками

Знание основ разработки и формирования нормативных и распорядительных документов.

617 Словарь специальных терминов и сокращений

Термин, сокращение

Определение термина, сокращения

8.1

АдмО

Административный отдел

8.2

ГП

Головное предприятие "XXX "

8.3

ГР ЕСС

Группа развития единой системы справочников

8.4

ВНД

Внутренние нормативные документы

8.5

Компания

XXX

Инструкция полностью отражает содержание и специфику деятельности данного должностного лица.

618 Лист ознакомления

С должностной инструкцией ознакомлен и принимаю на себя обязательства по выполнению установленных в ней норм деятельности. Копию должностной инструкции получил.

Вид документа: 
Ключевые слова: 
Рубрика: 
+1
0
-1