Должностная инструкция администратора офиса управления обеспечения операционной деятельности

194 Общие положения

194.1 Настоящая должностная инструкция является основным нормативно-организационным документом, устанавливающим функции, права и обязанности, ответственность Администратора офиса, регламентирующим организацию его деятельности, порядок делового взаимодействия с должностными лицами структурных подразделений XXX.

194.2 Настоящая должностная инструкция является документом прямого действия, вступает в силу со дня утверждения и является обязательной для исполнения работником с момента ознакомления под роспись.

194.3 Переименование, ликвидация должности Администратора офиса, назначение на должность и освобождение от занимаемой должности осуществляются по приказу Генерального директора XXX.

194.4 Администратор офиса непосредственно подчиняется Руководителю Административной группы УООД Департамента продаж.

194.5 У Администратора офиса подчиненных нет.

194.6 Администратор офиса может замещать Секретаря АГ УООД Департамента продаж на время его отсутствия.

На время отсутствия Администратора офиса его замещает Секретарь АГ УООД.

195 Цели и должностные обязанности

195.1 Деятельность Администратора офиса направлена на достижение следующих целей:

195.1.1Обеспечение внутреннего распорядка Управления обеспечения операционной деятельности, поддержание функций, необходимых для обеспечения работы сотрудников УООД;

195.1.2Планирование и контроль деятельности подразделений ДП;

195.1.3Техническое и хозяйственное обеспечение подразделений, входящих в структуру Департамента продаж.

195.2 Для достижения установленных целей Администратор офиса исполняет следующие обязанности:

195.2.1Обеспечивает работоспособность офисной техники (своевременная подача заявок диспетчеру ОСТО на ремонт и техническое обслуживание) и проведение ремонтных работ в помещении (стулья, двери, свет, мебель и т. п.);

195.2.2Обеспечивает сотрудников Департамента продаж необходимыми канцелярскими товарами (заказ и выдача);

195.2.3Подготавливает необходимые документы для командировок сотрудников Департамента продаж (согласно правилам оформления командировок сотрудников);

195.2.4Оформляет заказ визитных карточек для сотрудников Департамента продаж;

195.2.5Составляет и передает в отдел персонала XXX табеля учета рабочего времени сотрудников ДП;

195.2.6Осуществляет хранение и отслеживание форм УРВ, контроль за опозданиями без уважительных причин сотрудников ДП, предоставление ежемесячного сводного отчета по опозданиям;

195.2.7Контролирует состояние рабочих мест (комнат), находящихся в ведении подразделений ДП, осуществляет оптимизацию и подготовку рабочих мест сотрудников подразделений;

195.2.8Осуществляет контроль за резервированием переговорных комнат ОСК «Газон» для совещаний/заседаний/переговоров;

195.2.9Контролирует поддержание и развитие материально-технической базы ДП: отслеживание состояния материально-технических ценностей ДП (сохранность, исправность), своевременное обновление;

195.2.10 Оформляет и согласует финансовые СЗ;

195.2.11 Осуществляет ведение кадрового архива;

195.2.12 Ведет прием и переадресацию телефонных звонков;

195.2.13 Оформляет заказ медикаментов для аптечки ДП;

195.2.14 Осуществляет организацию переговоров;

195.2.15 Оформляет документы и выполняет поручения, касающиеся административно-хозяйственной деятельности ДП.

196 Показатели оценки деятельности

Деятельность Администратора офиса оценивается на основе следующих показателей:

3.1 Качество и достоверность отчетных документов (отчетов по выполненной работе);

3.2 Качество и своевременность выполнения возложенных настоящей должностной инструкцией обязанностей.

197 Общекорпоративные нормы

Деятельность Администратора офиса регулируется общекорпоративными нормами, отраженными в следующих документах:

197.1 Правила внутреннего трудового распорядка;

197.2 Стандарт предприятия «Деловой этикет. Корпоративный стандарт формы одежды»

197.3 DDD;

197.6 Положение о защите персональных данных работников XXX ;

197.7 Положение об Административной группе Управления обеспечения операционной деятельности XXX ;

197.8 Настоящая должностная инструкция.

198 Права

Администратор офиса имеет следующие права, необходимые для выполнения своих функциональных обязанностей:

198.1 Получать информацию, необходимую для осуществления своей деятельности, от всех структурных подразделений и должностных лиц XXX в пределах своей компетенции;

198.2 Вносить вышестоящему руководству предложения по вопросам, касающимся своей компетенции.

199 Ответственность

Администратор офиса несет персональную ответственность перед Генеральным директором XXX за невыполнение или ненадлежащее выполнение своих функциональных обязанностей в достижении установленных целей, а также ненадлежащее использование предоставленных ему прав:

- в соответствии с действующим трудовым законодательством РФ, внутренними нормативными документами, трудовым договором работник несет дисциплинарную ответственность;

- в соответствии с договором о полной индивидуальной материальной ответственности работник несет материальную ответственность.

200 Требования к работнику при приеме на работу

201 Словарь специальных терминов и сокращений

Инструкция полностью отражает содержание и специфику деятельности данного должностного лица.

202 Лист ознакомления

С должностной инструкцией ознакомлен и принимаю на себя обязательства по выполнению установленных в ней норм деятельности. Копию должностной инструкции получил.