Кадровый электронный документооборот: правила перехода

Расскажем, как перевести отдел кадров на электронное делопроизводство, кому это вообще выгодно и почему цифровая подпись не хуже росчерка от руки.

Разбираемся в законодательстве о кадровом электронном документообороте

22 ноября 2021 года в силу вступил закон, изменивший российский Трудовой кодекс.  Федеральный закон N 377-ФЗ ввел понятие электронного документооборота и сформулировал правила, как следует вести КЭДО и взаимодействовать с работниками в цифровом пространстве. 

Переход на электронный кадровый документооборот осуществляется предприятиями на добровольной основе и только с письменного согласия работников. Это значит, что организация имеет право, но не обязана включаться в систему КЭДО.

Какие бумаги можно оформлять в электронном виде, куда их заносить и как подписывать, говорится в ТК РФ Статья 22.1, ТК РФ Статья 22.2. и ТК РФ Статья 22.3. 

Перевести в цифровой формат можно практически все документы и локальные нормативные акты.

Исключения, которые останутся на бумаге: 

• акт о несчастном случае на производстве по установленной форме, 
• приказ (распоряжение) об увольнении сотрудника, 
• журнал инструктажа по охране труда и технике безопасности. 

Эти документы требуют личной подписи, поэтому организация обязана оформлять их на бумаге. Также положения 22-й статьи касаются трудовых книжек. С 2021 года бумажные трудовые даже не заводят, а сразу оформляют в цифровом виде (Федеральный закон N 439-ФЗ).

Организация КЭДО на предприятии: инструкция

1. Опишите структуру компании и действующие кадровые сценарии (подписание трудового договора, отправка заявления на отпуск, уведомление о больничном и так далее). 
2. Определите:

• какое ПО использовать для ЭДО («Работа в России» или другое);

• список сотрудников, которые готовы перевестись на КЭДО;
• перечень документов для цифровизации;
• сроки уведомления работников о переходе и период сбора разрешений;
• дату официального запуска КЭДО.

3. Разработайте проект о переходе на электронный кадровый документооборот. Оформите регламент внедрения как положение или другой нормативный акт. В нем пропишите:

• права и обязанности предприятия и работника;
• правила оформления согласия или отказа от цифровизации;
• порядок инструктажа по работе в новой системе;
• сроки перехода и правила доступа к цифровому архиву;
• как получить и как пользоваться электронной цифровой подписью (ЭЦП).

4. Установите необходимое программное обеспечение.
5. Выберите группу сотрудников для тестирования. Понаблюдайте, все ли работает корректно.
6. Обучите людей, как пользоваться КЭДО, и присоедините их к новой системе учета. Выдайте логины и пароли, выпустите ЭЦП для каждого из работников. Расходы по закупу цифровых подписей предприятие обязано взять на себя.

Преимущества цифрового формата кадровых документов

На каждого действующего сотрудника компания в среднем оформляет до 89 документов ежегодно — приказы, дополнительные соглашения, расчетные листы и так далее. Всякий раз, когда работник выходит в отпуск или направляется в командировку, когда получает повышение по службе или получает взыскание, — оформляется приказ. Кроме регулярной существует документация, касающаяся всего персонала: технические и административные регламенты, инструкции по пожарной безопасности и тому подобное. Всю эту массу бумаг нужно где-то складировать и правильно хранить.

Некоторые документы компания обязана держать в архиве по 50-75 лет (Приказ Росархива от 20.12.2019 N 236). Электронный кадровый документооборот избавляет предприятия от проблем с хранением и накоплением бумаг. А еще он упрощает трудовые отношения с удаленными сотрудниками. Благодаря цифровизации не нужно ехать в офис, чтобы получить расчетный лист или подписать трудовой договор. 

Какие документы лучше перевести в электронный формат 

В обязательном порядке переводятся индивидуальные документы работника — о приеме на работу и увольнении, о больничных, командировках и отпусках. Также оцифровывается нерегулярная документация вроде правил внутреннего распорядка и регулярная — табели учета рабочего времени, графики отпусков и так далее. 

Более подробный список, что стоит оцифровать, смотрите ниже.

Документация о приеме

• Заявление о приеме на работу, если вы — государственная или муниципальная организация.
• Трудовой договор с приложениями и дополнительными соглашениями. Сюда же относятся договора о дистанционной работе.
• Приказ о приеме на работу и личная карточка работника по форме Т-2.

Об отпусках

• График отпусков. С 2013 года его можно оформлять в свободной форме (ч. 4 ст. 9 закона 402-ФЗ).
• Приказ о предоставлении отпуска.
• Заявление на ежегодный оплачиваемый отпуск или отпуск с последующим увольнением.

По командировкам

• Решение о направлении сотрудника в командировку.
• Авансовый отчет.
• Согласие или отказ от командирования. Отказаться от служебной поездки могут женщины с детьми до 3-х лет.

При изменении условий труда

• Уведомление об изменении трудового договора.
• Заявление, доп. соглашение и согласие на перевод. 
• Соглашение к трудовому договору дистанционного работника.

Об учете рабочего времени

Сюда относятся табели учета рабочего времени и графики смен. С документом о сменности лучше ознакомить человека под роспись — пригодится, если возникнет спор об увольнении за прогулы.

О выплатах

Минтруд признает электронные документы, связанные с больничным, зарплатой и премиями:

• Листок нетрудоспособности. Бумажные больничные отменили еще в апреле 2021 года.
• Заявление на соц. выплаты по НДФЛ.
• Расчетные листы. 
• Приказ о дисциплинарном взыскании. А вот о премировании сотрудника уведомлять не нужно — достаточно отразить начисление в расчетном листе.

Об увольнении

Приказ об увольнении в цифровом виде можно оформлять только для удаленных сотрудников. С офисными этот документ придется готовить обычным способом. В цифровом виде разрешены:

• Заявление об увольнении.
• Отзыв заявления об увольнении.
• Соглашение о расторжении трудового договора с удаленным сотрудником по соглашению сторон.

Инструменты для работы с кадровыми документами в электронном формате

Ниже мы подготовили подборку полезных для ЭДО приложений. Большинство их них работают только в браузере, но у некоторых есть мобильные версии. Также в списке будет компьютерная программа — для тех, кто работает с PDF-документами. 

PDF Commander

Неформализованные документы — договора, приказы, графики отпусков и так далее — можно отправлять по старинке в формате PDF. PDF-cканы не занимают много места, открываются в любом браузере и могут быть дополнительно защищены паролем. В редакторе PDF Commander такие документы можно не только открывать, но и редактировать, конвертировать, а также объединять с другими типами файлов. 

С его помощью вы можете скрывать данные на странице, накладывать текст, добавлять подписи сразу на все листы или ставить штампы — из встроенного каталога или с ПК. Для защиты конфиденциальных бумаг доступна установка пароля.

Контур Диадок

Облачный сервис с доступом через интернет или с мобильного приложения. Подходит для отправки и получения, согласования и хранения любых формализованных и неформализованных документов. Работники могут дистанционно присылать и подписывать заявления, знакомиться с инструкциями, приказами и другими ЛНА. 

СБИС

Интернет-сервис по управлению персоналом с модулем СЭД. Упрощает и ускоряет внутренний кадровый электронный документооборот, сокращает расходы компании на кадровые процессы. Сервис выгружает данные на платформу «Работа в России», поэтому гарантирует полную конфиденциальность и надежность хранения документации. Доступ к системе возможен через интернет, соцсети или из Госуслуг.

Астрал iКЭДО

Веб-платформа для организации кадрового делопроизводства. С ее помощью можно подготавливать, выпускать и подписывать более 160 типов документов — трудовые договоры и ГПХ, расчетные и обходные листы, заявления, приказы и так далее. Сервис интегрирован с удостоверяющим центром ООО «Астрал-М», поэтому выпускать ЭЦП можно прямо в программе. Права доступа к кабинету организации для каждого кадрового сотрудника настраиваются.

Такском Файлер

Сервис для электронного документооборота с ПФР и ФСС. Цифровую подпись в Такском можно получить удаленно — представители сервиса сами приезжают и оформляют выпуск ЭП. Чтобы упростить работу кадровой службе, в сервис встроен «Календарь кадровика» и шаблоны отчетов. Перед отправкой система проверяет документацию на ошибки в автоматическом режиме.

Особенности обмена электронными документами

Чтобы запустить ЭДО, предприятие может разработать собственную информационную систему (ИС) или пользоваться ЕЦП «Работа в России». 

Если работодатель выбирает негосударственную ИС, все расходы по ее организации и эксплуатации ложатся на него. Использование ЕЦП «Работа в России» при этом бесплатно как для организаций, так и для сотрудников. 

На дату написания статьи нет строгих требований к тому, как должны выглядеть приказы, положения и другие бумаги кадровых служб. Форматы и состав документов, коды, структурные элементы, особенности электронных подписей хотя и разработаны Минтрудом России, но вступят в силу только с 1 марта 2023 года. 

Что нужно учитывать при работе с электронными подписями

В системе КЭДО существует три вида ЭЦП. Они имеют ту же юридическую значимость, что и рукописные, но различаются по сфере применения. Выбор зависит от того, какую задачу в организации нужно решить:

Для заверения внутренних ЭД достаточно простой электронной подписи (ПЭП). ПЭП состоит из комбинации цифр и похожа на коды, которыми мы подтверждаем банковские операции.

Для внутреннего и внешнего ЭДО может использоваться усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП). Она позволяет установить личность пользователя и создавать дополнительные подписи, которыми заверяют договоры и акты. Чтобы НЭП имела юридическую силу, стороны должны договориться об этом и заключить соглашение.

Для отчетности в ФСС и обмена формализованными документами используют усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП). В отличие от УНЭП она имеет бумажный или цифровой сертификат подлинности и выдается в центрах, аккредитованных Минкомсвязи.

Заключение

Вот краткий чек-лист, как перейти на кадровый электронный документооборот в 2023 году:

1. Чтобы разбираться в понятиях КЭДО и все сделать по закону, изучите 22 статью Трудового кодекса Российской Федерации.
2. Соберите с персонала письменные согласия на переход, установите необходимое ПО и обучите людей, как им пользоваться. Выпустите цифровые подписи для каждого из работников.
3. В первую очередь переведите в цифровой формат индивидуальные документы сотрудников — трудовые договоры, больничные листы, приказы о предоставлении отпуска и так далее. Инструкции, графики и табели оцифруйте на втором этапе.
4. Закажите УНЭП и УКЭП для руководителей и тех, кто занимается отчетностью в ФСС. Рядовым сотрудникам выпустите ПЭП.

Подготовьтесь к тому, чтобы 1 марта этого года формализованные документы по формату и составу соответствовали требованиям законодательства.