Зачем проводить стратегические сессии?

Что такое стратегическая сессия?

Стратегическая сессия – это совещание, на котором обсуждаются глобальные, стратегические вопросы жизнедеятельности компании.

Это специальный формат совещания. Стратегическая сессия отличается от обычных, текущих повседневных планерок, «летучек», «пятиминуток» серьёзностью вопроса, глубиной подготовки и тщательностью организации.

Чаще всего на сессиях разрабатывается стратегия и перспективный план развития организации.

Но могут рассматриваться и другие вопросы:

  • разработка миссии, видения, ценностей;
  • решение производственных проблем;
  • повышение эффективности и т.п.

Обычно в стратегических сессиях участвуют первые лица компании, ключевые сотрудники, узкие специалисты и эксперты. При этом в зависимости от обсуждаемого вопроса состав участников совещания должен уточняться.

По времени подобные форматы встреч проходят от нескольких часов до 2-3 дней. Может быть запланирована цепочка совещаний.

Как обстоят дела обычно. И в чём проблема

Стратегические сессии в российских компаниях - явление редкое. У нас ещё не сформировалась культура, когда к решению производственных вопросов привлекается широкий круг сотрудников. А разделение труда и специализация лишь усложняют данную ситуацию. Вот пара иллюстраций.

Нет карты, нет компаса

Вопросы стратегии обычно - удел высшего руководства компании. Она вынашивается в кабинете генерального директора и ближайших его заместителей. Остальные руководители и сотрудники не знают, куда движется компания. Они работают и планируют свою деятельность в режиме «здесь и сейчас», не имея планов на перспективу.

По опыту, если попросить руководителей и специалистов показать план на год, то у значительного количества из них плана не окажется. А если попросить составить, то почти все мероприятия будут запланированы на 2-3 месяца вперед, не более.

Это говорит о следующем: а) они не умеют планировать; б) у них нет основы для планирования, нет контекста, ориентиров; в) они настолько погружены в «текучку», что не задумываются о развитии своего подразделения или функции.

Лебедь, рак и щука

Нередко бывает так: руководители и специалисты одного отдела решают свои вопросы без учета мнения других отделов и заинтересованных коллег. А между подразделениями наблюдается конфликт целей и сбой в координации.

Совместного обсуждения «в коридорах на ходу» или на обычных совещаниях - явно недостаточно не по глубине проработки вопроса, не по времени его обсуждения, чтобы повысить согласованность.

Обсуждение в формате «отправил готовый документ на согласование по почте или в системе электронного документооборота», тоже имеет ряд недостатков. Как правило, такое согласование затягивается по времени, понять текст труднее, коммуникация по почте сложнее, автор склонен защищать исходный вариант проекта и сопротивляется вносить в него правки, так как является «родителем» этого документа и укоренился в своей точке зрения при его разработке. В итоге, нередко этот формат согласования происходит поверхностно и «для галочки». 

Преимущества проведения стратегических сессий

Регулярное периодическое проведения стратегических сессий в компании - это принципиально другой подход к управлению нежели был описан выше. И имеет ряд преимуществ.

Одна голова хорошо, а две - лучше

По моему глубокому убеждению, в современном мире всё чаще встречаются ситуации, для решения которой будет недостаточно экспертности одного сотрудника. Перед компаниями встают междисциплинарные проблемы и решать их надо комплексно и совместно. Да и сама компания представляет собой систему, а значит и решать вопросы лучше системно.

Взгляд с высока

Стратегическая сессия - это прекрасная возможность встряхнуться от текучки,  поднять голову и посмотреть на всё с высока, оказаться как бы над ситуацией, задуматься о существующем положении дел, о перспективах, о планах на будущее.

Взгляд в одну сторону

Так как стратегические сессии - это группой формат работы, они позволяют всем участникам сессии выработать общее, согласованное понимание обсуждаемого вопроса, будь то оценка текущего положения дел или выработка плана развития. Это не значит, что участники утратили свою индивидуальность, свой взгляд и отношение к происходящему, но теперь они «смотрят» в одну сторону, в одном направлении и в одном контексте.

Взгляд с «передовой»

На стратегические сессии рекомендуется приглашать широкий круг участников из разных подразделений компании, разных уровней иерархии - всех, кто будет полезен для обсуждения заданного вопроса. Если так, то первые лица компании могут получить информацию с «передовой, с «полей» напрямую без различного рода фильтров, что называется «из первых уст». Кстати, в обратную сторону канал так же работает. Иногда случаются откровения.

Картина будущего - основа для планирования

Разработанные на стратегической сессии видение, миссия, дорожная карта развития кампании, принятые решения по проблемным вопросам - все это становится основой для планирования работы различных подразделений, руководителей и специалистов. Теперь у них есть «картина будущего», «образ будущего», вектор движения. И основываясь на этом, можно декомпозировать общий план компании в планы работ на более низких уровнях иерархии.

Учёт мнения заинтересованных лиц

Приглашая на стратегическую сессию широкий круг заинтересованных лиц, устанавливая атмосферу открытости и равенства, мы тем самы способствуем тому, что на сессии вырабатываются «взаимовключающие» решения. То есть такие решения, которые будут не взаимоисключать, а включать, учитывать мнения других коллег. Это повышает скоординированность работы и реализуемость принятых решений.

Выше осознанность. Выше лояльность

Когда мы размышляем над какой-либо темой или обсуждаем её с кем-то, то осознанность в данной вопросе повышается: мы думаем, следовательно, глубже понимаем. Так и на стратегических сессиях участники осознают свои позиции, понимают точку зрения других, цели компании становятся яснее, принимаемые решения - прозрачнее.

Высокая осознанности в совокупности с участием в разработке решения (а ещё если учтена точка зрения участника) приводят к тому, что лояльность к принятым решениям и плану действий выше. А значит можно ожидать более качественное исполнение работ.

Пример из практики

В начале 2021 года ко мне обратился директор одной компании, мой давний заказчик. Основная идея запроса была следующая: провести стратегическую сессию с отделом продаж, в рамкой которой совместно разработать целевые показатели на 21 год. И при этом, «чтобы менеджеры по продажам понимали откуда появились эти планы, чтобы цифры не были для них «как снег на голову», чтобы они были «заряжены» на их достижение» - сказал он мне.

Мы провели сессию. В результате получили систему целевых показателей: общая выручка по компании, выручка по направлениям, общее количество клиентов, количество клиентов категории А, Б, С, средняя выручка по клиенту, средний чек и др. Так же разработали план мероприятий по подразделениям и по должностям, которые приведут к достижению поставленых целей.

Все довольны. Компания (руководители и сотрудники) получили ясные цели и план действий. Руководители донесли свои ожидания членам команды. Менеджеры по продажам благодарны, что их пригласили к обсуждению и что их мнение было учтено.

Заключение

Стратегическая сессия, фасилитация, модерация - это новые слова для российского бизнеса. А использование этих инструментов - другая культура, другой подход к управлению нежели существующий сейчас во многих компаниях, когда руководитель замыкает все на себе.

Стратегическую сессию следует проводить, если руководитель желает привлекать к разработке решений своих подчиненных и коллег, получая взамен следующие положительные эффекты: глубокую осознанность и ясность целей, учёт мнения всех заинтересованных и лучшую координацию, повышенную лояльность к принятым решениям и приверженность к их исполнению.

Рубрика: 
Ключевые слова: 
+1
0
-1