Больше года назад в жизни каждого человека появилось понятие «удаленка». Логично, что одним из самых больших опасений каждого работодателя стал контроль удаленных сотрудников.
Одним из самых популярных программных решений, чьи продажи взметнулись вверх с началом пандемии, стали системы учета рабочего времени. Это вполне объяснимо: новые витки развития такое ПО получает в те моменты, бизнес ищет способны высвободить временные резервы, повысить собственную эффективность, сэкономить и отладить работу с сотрудниками.
Такие системы востребованы в средних и крупных компаниях, однако и малый бизнес находит свои преимущества в использовании подобного ПО:
- контролировать работу удаленных сотрудников;
- определять загруженность персонала;
- выявлять сотрудников, которым требуется обучение;
- повышать навыки планирования и распределения рабочих задач;
- находить самые затратные по времени процессы
На первую тему у нас есть любопытный кейс: клиент — небольшая питерская веб-студия, подавляющее большинство сотрудников которой работают дистанционно. Одним из инструментов работы выступал тайм-трекинг — специализированное ПО, где сотрудники самостоятельно фиксируют время, потраченное на выполнение тех или иных задач. И все было ровно до тех пор, пока технический руководитель не заметил странного разброса задач у одного из разработчиков. Де-юре — он всегда занят, де-факто — постоянно горели сроки сдачи, их приходилось многократно переносить. Беспокоясь насчет потенциальных репутационных и финансовых угроз, руководство студии обратилось к нам. Основная цель — понять общий уровень загруженности персонала, и в частности этого специалиста.
Три недели сбора статистики, и тайное стало явным: самый «интересный» сотрудник оказался загружен меньше всех своих коллег. Очень сильно меньше - практически на 50%. Причина такой разницы — выполнение «левых» задач в рабочее время. С разработчиком провели беседу, он отказался от такой практики и, насколько я знаю, до сих пор часть команды.
Следить нельзя помиловать
В первое время учет рабочего времени рассматривался в большей мере как инструмент контроля персонала, нежели что-то другое. Отношение к подобным системам поменялось со временем. На сегодняшний момент в подобном программном обеспечении больше видят союзника. Изменилось само направление: сейчас думают на перспективу и ищут способы повысить собственную эффективность. Работодатели спокойно говорят персоналу о том, что используют системы учета рабочего времени в качестве одного из методов мотивации.
Другая интересная история связана с финансовой структурой, где хотели решить проблему потери производительности и повысить эффективность работы. Сотрудники бэк-офиса жаловались на растущий объем задач, из-за чего пришлось увеличивать штат и, соответственно, фонд оплаты труда.
Бэк-офис насчитывал 20 человек, их основная задача — обработка входящих заявок на выдачу кредитов и внесение данных в общую базу. 15 сотрудников работали по стандартному графику с 9 до 18, остальные — дежурные, их смена длилась с 12 до 21. Дежурными выступают все сотрудники по очереди.
Прежде всего мы решили составить реальную картину дел и определить КПД каждого специалиста. Собранная за две недели статистика оказалась крайне любопытной: дежурная смена оказалась загруженной всего на 40% в то время, когда основная на 120%. Копились стресс, усталость, нервозность, что приводило к снижению эффективности, падению мотивации, упадку корпоративной культуры и недовольству из-за недостаточного, на взгляд сотрудников, уровня заработной платы. Выходом из сложившейся ситуации стала реорганизация работы бэк-офиса — два сотрудника были переведены в основную смену на стандартный график. Это позволило:
- на 20% увеличить количество принятых заявок и оформленных документов;
- повысить эффективность на 28%.
Кроме того, отмечено снижение уровня стресса, наладились отношения в команде.
Учет на удаленке
Любой владелец хочет понимать, как реализуются процессы в его компании. Это логично. В любом процессе задействованы люди, и чем крупнее организация, тем их больше. Сложить пазл из результатов работы каждого отдела по бумажным отчетам возможно, но получится ли сделать объективные выводы об эффективности деятельности? Проблема не в отсутствии желания делегировать, а в стремлении видеть и понимать, как строится работа на самом деле, есть ли сложности в коммуникациях между подразделениями, какие проблемы возникают при работе как над крупными проектами, так и рутинными задачами.
Мониторинг — для людей. Сотрудники могут искать и находить новые подходы к решению задач, проявлять себя и развиваться тогда, когда им понятно — чем они занимаются, какую пользу приносят компании и конечному потребителю.
Мы проводили опрос среди своих клиентов. Интересно, что сотрудники ряда компаний, в том числе и малого бизнеса, отметили, что учет времени помог победить прокрастинацию и снизить уровень отвлечений на домашние дела (ожидаемый эффект удаленки). В каждом ответственном человеке просыпается чувство элементарного стыда, если после анализа статистики он увидит, что час рабочего времени провел за подбором новой мебели или подарков для близких. Для тех, кто считает такое поведение нормой, стоит или пересмотреть свои подход или иметь в будущем неприятный разговор с руководством.
По нашим наблюдением, увольнения в коронакризис были связаны с ситуацией, когда у компаний реально больше не было возможностей оплачивать труд сотрудников. Влияние систем мониторинга на сокращение штата минимально. Если компания действительно работает в сфере, где коммерческая тайна и работа с секретными данными на первом месте, то применение систем, которые помогают жестко мониторить рабочее время и блокировать действия, оправданы. Обычно об использовании подобных IT-решений сотрудников уведомляют заранее с подписанием дополнительного соглашения к договору, т.е. человек морально готов быть “под надзором” в рабочее время.
Во всех остальных случаях внедрять мониторинг важно аккуратно, проводить работу с сотрудниками, заручаться их поддержкой и вместе выстраивать процессы, иначе контроль демотивирует и сыграет в минус.
На что чаще всего отвлекаются сотрудники
Стандартная рабочая неделя офисного сотрудника составляет 40 часов. Около четверти времени он тратит бесцельно. Время уходит на:
- интернет-серфинг и новостные ленты;
- социальные сети и мессенджеры;
- онлайн-шопинг;
- электронную почту
Совместно с нашими клиентами до удаленки мы провели небольшое исследование: в крупных компаниях с численностью выше 500 человек, ежедневно (!) опаздывает почти 13% сотрудников. В компаниях до 100 человек этот показатель равен 11,4%. В среднем 18,6% сотрудников, независимо от сферы и масштаба бизнеса, уходят с работы раньше, а 29,4% — прекращают выполнение рабочих задач за 20 минут до конца рабочего дня.
Важно отметить, что работа с персоналом не должна вестись хаотично или по настроению. Перед внедрением любых инструментов, которые направлены на мониторинг, необходимо провести работу с сотрудниками, подготовить их, поработать над уровнем вовлеченности, понять настроения. Просто внедрить какую-либо систему и думать, что вот сейчас наступит профессиональное счастье, недальновидно. Требуются системный подход и поддержка со стороны персонала, потому что нарушения дисциплины и игнорирование регламентов иногда бывают реакцией на политику компании, несправедливое отношение к людям, необоснованно высокие KPI.
Поделиться
Слежку за сотрудниками назвать "учетом рабочего времени", это неоригинально