Принимая сотрудника в штат, работодатель подписывает с ним ряд документов, а также просит предъявить персональную информацию. Эти данные хранятся в личном деле, пока он работает и могут оставаться на хранении даже после увольнения: копия паспорта, ИНН, СНИЛС, диплом об образовании и др. Но как быть с персональными данными, ведь компания по сути нарушает закон, храня информацию уже постороннего человека?
Да, включение в состав личных дел некоторых документов возможно только после получение от работника согласия на обработку его данных. Об этом говорит ст.6, 11 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных». При этом в одном из докладов Роструда за 2017 г. сказано, что работодатель может хранить копии документов (паспорт, трудовая книжка) в личном деле при получении от человека соответствующего согласия на обработку данных. Таким образом, если получить такое разрешение, хранить информацию, которая относится к трудовой деятельности работника, вы имеете право. К таким данным относятся:
- копия паспорта,
- копия свидетельства ИНН, СНИЛС,
- копии документов об образовании.
Однако одним их принципов обработки данных является то, что их содержание и объем должны соответствовать заявленным целям обработки. То есть обрабатываемые данные не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям. Так гласит ст. 5 Закона №152-ФЗ.
В связи с этим суды часто признают избыточным хранение копий некоторых документов после увольнения сотрудника. Действительно, какую цель преследует работодатель и для чего он хранит конкретные документы после увольнения? Соответственно, даже при получении согласия на обработку хранение копии паспорта, свидетельства о браке, рождении ребенка или военного билета могут не признать законным. Как мы уже сказали, наличие таких данных может говорить об избыточности информации о работнике по сравнению с тем, что требует закон. Так что для закрытия рисков хранить такие копии нежелательно.
Однако если вы все же решили хранить копии, необходимо получить от работника надлежащим образом оформленное согласие на хранение и обработку данных. Согласие должно носить целевой характер. Это значит, обработка должна ограничиться достижением конкретной цели. И все ваши действия с данными должны быть связаны с той целью, с которой вы их получили. Иначе компанию могут привлечь к ответственности по ст. 13.11 КоАП РФ за обработку, не совместимую с целями сбора.
Другими словами, надо четко определить и придерживаться целей. Цель должна быть законной, конкретной и заранее определенной. При этом работодатель обязан издавать документы, определяющие политику в отношении обработки персданных. Таким образом, Положение об обработке персональных данных и Политика по персональным данным должны определять для каждой цели обработки данных категории и перечень обрабатываемых данных, категории субъектов, персональные данные которых обрабатываются, способы, сроки их обработки и хранения, порядок уничтожения при достижении целей обработки или иных законных оснований.
Поделиться
