Условия задачи:
Маркетинговое агентство W переезжает в новый офис, более просторный и современный. Во время переезда есть риски нарушения весьма напряженного ритма работы агентства, и, соответственно, сильного недовольства сотрудников. Кроме того, есть часть работников, в принципе с трудом принимающая любые изменения. С точки зрения организации переезда было приложено много усилий, чтобы сделать процесс безболезненным.
Вопрос:
Какой вклад может внести HR-отдел компании, чтобы переезд был воспринят положительно и укрепил лояльность сотрудников?
Сергей Степанов, инициатор движения «Скажем переработкам НЕТ!»:
Участие HR в проектах по смене офиса должно ограничиваться исключительно кадровыми вопросами. Однако в реальности, особенно в небольших компаниях, в которых HR выполняет также и административно-хозяйственную функцию, нередко именно HR контролирует подобные проекты. По этой причине, давайте рассмотрим комплекс мероприятий по устранению всех возможных рисков. Их следует разделить на три группы: до переезда, во время переезда, сразу после переезда.
I — до переезда
1. Позиционирование. Проект по переезду необходимо позиционировать, как заботу работодателя об улучшении условий труда. В идеале, необходимо вызвать в сотрудниках страстное желание поскорее переехать в новый офис. Проект нужно в прямом смысле рекламировать, используя для этой цели все доступные средства. Накануне переезда, когда офис уже почти готов, можно организовать экскурсию, пригласив на нее позитивных, оптимистичных работников. Их рассказ будет более убедительным для коллег, нежели заявление руководства.
2. План рассадки. Это очень щепетильный вопрос. Задача HR определить зоны расположения для каждого подразделения, основываясь на взаимодействии подразделений между собой. Для эффективной работы необходимо посадить отделы, работающие друг с другом часто, как можно ближе. А более детальную рассадку в пределах выделенной зоны лучше отдать на откуп самим отделам. Отделу HR и высшему руководству не стоит заниматься этим вопросом.
3. Питание. Это другой вопрос, очень беспокоящий сотрудников. Хорошо, если поблизости есть столовая или недорогое кафе. Если этого нет, то необходимо найти альтернативные варианты, например доставка обедов в офис. Не стоит надеяться на то, что сотрудники смогут долго протянуть на бутербродах.
4. Парковка. Этот вопрос менее важен, чем остальные, но автовладельцы могут думать иначе. Если есть какие-то возможности обеспечить парковку для личных автомобилей сотрудников, то нужно эти возможности использовать. Если нет, то необходимо управлять ожиданиями, недвусмысленно дав понять, что, к сожалению, этот вопрос вне компетенции работодателя.
5. Предотвращение технических проблем. Ни в коем случае нельзя осуществлять переезд до тех пор, пока все информационные и инженерные системы не проверены в должной степени. Все усилия по позитивному позиционированию проекта могут быть уничтожены в первый же день, если в офисе не будет, скажем, работать компьютерная сеть или вентиляция.
6. Обеспечение доступа. О процессе доступа нужно позаботиться заранее. В первый же день сотрудники должны беспрепятственно попасть в здание и сам офис. Нельзя, чтобы охрана не пустила сотрудников в здание, где расположен новый офис.
7. Коммуникация. Накануне переезда каждый сотрудник должен получить четкую инструкцию о процедуре переезда: схему проезда в новый офис, информацию о системе доступа в новое здание, о расположении своего рабочего места, о парковке, питании и т. п.
II — во время переезда.
1. Ресурсы. Для поддержания должного уровня лояльности сотрудников необходимо привлечь достаточное количество внешних ресурсов. Физическое перемещение вещей, мебели и оргтехники не должно выполняться силами самих работников — они не грузчики. Их работа должна сводиться к упаковке и распаковке своих вещей.
2. Время переезда. Имеет смысл производить переезд на выходных. Сотрудники упакуют вещи в пятницу в конце рабочего дня и в понедельник утром распакуют их уже в новом офисе.
III — сразу после переезда
1. Празднование. Логическим продолжением правильного позиционирования проекта будет торжественное открытие нового офиса. Первому руководителю стоит сказать речь, подчеркнув преимущества нового офиса, и поблагодарив всех участников проекта. После этого возможен небольшой фуршет, пирожные, соки и т. п. В некоторых случаях можно организовать праздничный ужин.
2. Управление жалобами. Как бы хорошо ни был продуман проект, все равно в нем найдутся погрешности. Для того что минимизировать их отрицательный эффект, рекомендую каждому сотруднику выдать форму для жалоб и предложений. Это официальный инструмент, через который можно сообщить о какой-то проблеме, и «выпустить пар». Он как помогает скорейшему решению проблем, так и «охлаждает» эмоции недовольных.
Елена Агафонова, генеральный директор Solution Management Group, руководитель проекта «Центр коучинга SMG»:
Переезд — это всегда болезненно, недаром его сравнивают с двумя пожарами. Люди привыкают к своим местам и с трудом расстаются с привычками. Что можно предпринять, чтобы изменение было воспринято положительно?
* Во-первых, хороши любые способы вовлечения сотрудников в процесс. Возможно, кто-то еще не был в новом офисе, тогда стоит организовать небольшую экскурсию наиболее активных сотрудников, сделать фотографии, инициировать обмен впечатлениями. Многие компании привлекают своих сотрудников к процессу подбора нового места именно с тем, чтобы они стали «проводниками» изменений. Ведь это они сами выбирают свой новый дом.
* Во-вторых, возможно, на время переезда кто-то из сотрудников готов поработать дистанционно из дома.
* Ну, и наконец, с теми, кто сложно воспринимает любые изменения, нужно поговорить и выявить их выгоды от переезда. Эти выгоды могут и не лежать на поверхности, могут быть очень индивидуальными. Потратив час, можно приобрести сверхлояльного сотрудника, который будет помогать, а не мешать.
А вот от чего бы я воздержалась, так это от расхожих рекомендаций, связанных с устрашением сотрудников. Есть такие приемы: снизить ожидания, а потом на контрасте получить эффект «могло бы быть и хуже». Я встречалась с такими советами: покажите на цифрах, сколько будет стоить, скажем, оставаться в более дорогом офисе, и как это может отразиться на снижении заработков сотрудников. Мне кажется, что это чистой воды манипуляция, которая не заставит ждать проявления открытой или, что еще хуже, скрытой нелояльности работников к компании.
Борис Аникеев, руководитель отдела подбора персонала ГК «Связной»:
Из описания получается, что сотрудники работают напряженно и будут крайне недовольны возможной передышке («сынок, это фантастика!»), связанной с переездом и улучшением их условий труда (так как «офис новый, просторный, современный»). По-моему, в данном случае речь может идти о каких-то мифических сотрудниках-альтруистах: компания всячески способствует улучшению условий труда, а они предпочитают безостановочно вкалывать в нечеловеческих условиях... «Не верю!»
Есть и еще одно любопытное дополнение: оказывается, часть сотрудников «в принципе, с трудом принимает любые изменения». Хотелось бы понять подробнее, что имел в виду автор кейса. Такой ригидный сотрудник, выступающий против каких-либо изменений, «привыкший работать по старинке», «едущий по накатанной колее» и т. д., обычно относится к той категории персонала, которая не бьет рекорды эффективности. Обычно их профессиональная деятельность далека от какого-либо креатива и прочих инноваций. Вызывает серьезный вопрос степень вовлеченности таких сотрудников в решение общих задач, если это не ежедневное доение коров или вытачивание подшипников на первом ГПЗ, а, например, как в нашем варианте, работа в маркетинговом агентстве, подразумевающая пребывание в постоянно меняющейся среде, где суть работы — изменения/коммуникации/новые продукты и рынки/оперативная реакция на постоянно меняющиеся внешние факторы и т. д. Таким образом, если речь идет о «Шурочке из бухгалтерии», то компания ничего не потеряет, если при переезде еще и «обновит застоявшуюся кровь», заменив тех, кто пустил корни в свои кресла в старом офисе...
Если подводить итог, то мне кажется, что основная проблема всего лишь в том, что сотрудников никто не потрудился проинформировать должным образом о деталях переезда (несмотря на последнюю фразу кейса), о тех преимуществах, которые они в связи с этим получат, об улучшении организации рабочего процесса, вследствие чего могла возникнуть благодатная почва для различных слухов и домыслов, порождающих тревожность в коллективе. Основная задача HR-специалиста — рассказать, объяснить, ответить на вопросы, дать исчерпывающую информацию о грядущих планах и сроках их реализации, подкрепив их формализованным планом мероприятий по переезду с указанием конкретных дат и этапов, согласованных со всеми службами компании (в т. ч. с каждым из подразделений с точки зрения планирующейся рассадки), чтобы каждый специалист заранее имел четкое представление о своем новом рабочем месте и мог спланировать рабочий процесс с учетом переезда.
Юлия Котова, наставник по поиску работы и консультант по карьере, компания Job Search Coach:
Недовольство сотрудников переездом может быть вызвано несколькими типами причин. Давайте их выделим.
* Сотрудники могут быть недовольны самим фактом переезда компании.
Им не нравится новое месторасположение офиса по причине того, что туда долго добираться или прежний офис находится рядом с домом.
Результат — сотрудник начинает задумываться о смене места работы. И такое бывает очень часто. Примерно 30% клиентов JobSearchCoach в процессе интервью признаются, что причиной смены работы является переезд компании (на другой конец города, за МКАД, в Московскую область и даже в другой город).
Среди тех, кто сохраняет лояльность компании и продолжает работать на новом месте, больше мужчин и сотрудников, занимающих руководящие посты.
* Другой момент — это временные неудобства, всегда сопровождающие переезд и нарушающие рабочий процесс.
В этом случае вместо выполнения своих прямых обязанностей сотрудники вынуждены решать вопросы обустройства своего нового рабочего места. Иногда на несколько дней компания может просто «выпасть» из рабочего процесса.
В данном случае налицо проявление лояльности сотрудников к работодателю, демонстрация желания качественно и в срок выполнять рабочие задания и в конечном итоге способствовать росту прибыли компании.
Такие сотрудники проявляют беспокойство, связанное именно с нарушением рабочего процесса, и заботу о результате работы.
Именно об этом варианте недовольства переездом и пойдет речь ниже.
Переезд в новый офис воспринимается многими сотрудниками как смена работы. Ничего странного. Ведь нарушается ритм привычной рабочей жизни:
* время начала и окончания работы;
* запланированные рабочие перерывы;
* устоявшиеся схемы взаимодействия с партнерами и клиентами;
* возникает временное отсутствие обратной связи со стороны коллег и руководства;
* появляется новая «навязчивая» тема для обсуждения.
Если сравнивать эти изменения с жизнью человека вне работы, то аналогом может стать, например, отпуск, когда человек так же резко меняет свои привычки и ритм жизни:
o позже встает,
o отключается от рабочих проблем,
o на время «теряет» деловые контакты.
Когда после отпуска сотрудник возвращается в родной офис, то он не всегда сразу реагирует на имена/фамилии партнеров, временно «забывает» детали договоренностей и планируемые активности, достигнутые перед отпуском. Что называется, хорошо отдохнул. Рекомендации психологов и специалистов по охране труда содержат совет о постепенном вхождении в рабочий процесс после перерыва.
В отношении организации переезда и сохранения привычного рабочего ритма, помощь сотрудников HR-отдела может быть сродни психологической, позволяющей обеспечить планомерность перевода рабочих активностей сотрудников при переезде в новый офис.
В этой связи опытные HR-менеджеры составляют план, позволяющий сотрудникам воспринять переезд как грамотно организованное событие в минимальной степени нарушающее их работу. Они стараются помочь работникам избежать стресса, связанного с нарушением привычного жизненного уклада, и минимизировать эмоциональную составляющую, влияющую на рабочий процесс.
* Именно так поступали некоторые клиенты JobSearchCoach. Например, Жанна, начальник отдела по управлению персоналом и трудовым отношениям дочерней структуры крупного инжинирингового холдинга, при организации переезда компании в новый офис заранее решала все вопросы, касающиеся человеческого фактора:
* добилась включения HR-департамента в проектный комитет, который занимался переездом; получила от административного департамента план размещения сотрудников в новом офисе и сделала так, что все руководители департаментов были с ним заранее ознакомлены;
* способствовала оперативному обсуждению всех возникающих вопросов с административным департаментом;
* согласовала даты переезда отдельно для каждого подразделения, чтобы не нарушать бизнес-процессы компании;
* познакомила всех сотрудников компании с информацией о новом месте работы — местонахождении близлежащих станций метро, магазинов, аптек, кафе;
* получила подтверждение со стороны ИТ-департамента о том, что Сеть, телефоны заработают в оговоренные сроки.
Таким образом, еще на этапе планирования переезда каждый сотрудник каждого департамента четко представлял, где (этаж, офис, стол) он будет работать и в какой день и время будет переезжать.
Также сложно переоценить роль службы внутренних коммуникаций и PR. Посредством организации встреч, интранета, корпоративных изданий важно донести до каждого сотрудника компании причины смены офиса.
Ими могут быть: теснота, некомфортные для многих сотрудников условия работы, приближение к другим офисам компании, развитие бизнеса, расширение компании. Важно объяснить сотрудникам плюсы, которые появятся в связи с переездом и максимально тактично коснуться временных неудобств, связанных с переездом.
Для тех, кто не захочет переезжать, компания может организовать процесс аутплейсмента собственными силами или с привлечением квалифицированной консалтинговой компании. Такими действиями работодатель даст понять, что ему не безразлична судьба собственных сотрудников, и даже если приходится расстаться, то компания поможет им сориентироваться на рынке труда.
Если же речь идет об особо ценном специалисте, которого компания заинтересована удержать, то здесь нужно обсудить планируемый переезд лично с каждым таким сотрудником.
Важно сориентировать людей в отношении возможностей развития в связи с переездом: повышение по должности в связи с расширением штата, появление новых клиентов за счет более удобного расположения офиса. Появление премий, связанных с ожидаемым увеличением прибыли компании также поможет сотрудникам «пережить» неудобства переезда.
В качестве приятного бонуса, связанного с переездом, компания может подумать об оптимизации компенсационного пакета: бесплатные микроавтобусы от метро, бесплатные обеды, дополнительные дни к ближайшему отпуску, служебные автомобили для категорий сотрудников, которым ранее они не были положены по грейду. Здесь есть простор для творчества отдела C&B.
Есть и менее приятные моменты, когда в связи с переездом у сотрудников может возникнуть цепочка необоснованных ожиданий, связанных с увеличением зарплаты, повышением в должности, появлением отдельного кабинета и т. д. Именно поэтому так важно планировать переезд, а вопросы, касающиеся карьерного роста, решать заблаговременно.
Переезд — это испытание на лояльность к компании. Поэтому сразу после окончания переезда имеет смысл поддержать всех сотрудников.
Например, клиент JobSearchCoach Вера, директор по персоналу и социальным вопросам крупного производственного предприятия с количеством сотрудников 2600 человек, после переезда управляющей компании опубликовала на официальном сайте небольшие заметки работников, которые поделились своими впечатлениями об организации переезда и его влиянии на их текущую работу. Таким образом, напряжение, связанное с переездом, было снято, и сотрудники быстрее и легче освоились в новом офисе.
Павел Цыпин, независимый консультант в сфере управления персоналом:
Не думаю, что «напряженно работающие» сотрудники будут против денек-другой отдохнуть за счет компании во время переезда. Смена обстановки также еще никому не вредила — это довольно веселый, интересный период. Ориентироваться на сотрудников, с трудом принимающих перемены, вряд ли разумно, поскольку они консервативны и скептичны по своей природе, а в организации всё равно всегда происходят те или иные перемены. Скептики же будут ворчать в любом случае.
Что же может и должен предпринять отдел персонала, чтобы переезд был воспринят позитивно?
* Это, конечно, широкая разъяснительная кампания: зачем нужен переезд, где именно расположен новый офис и т. д. Такую кампанию лучше проводить одному из первых лиц фирмы.
* Проектирование рассадки сотрудников на новом месте, составление планов помещения. Здесь требуется индивидуальная работа с каждым работником: нужно доходчиво объяснить, где и с кем рядом он будет располагаться на новом месте. Важно довести до сведения сотрудников, что никто в новом просторном помещении не проиграет, что «хуже не будет», а, напротив, ситуация улучшится.
* HR-отделу нужно предусмотреть альтернативные варианты рассадки внутри отделов, чтобы была возможность учесть пожелания сотрудников. Отсутствие насилия и «единственно правильных» решений — залог психологического комфорта при переезде. Многие смогут улучшить своё местоположение в новом офисе, занять место поудобнее. Понимание этого факта увеличивает лояльность.
* Лояльность работников также существенно усиливает более мощное техническое оснащение нового офиса. Следует подробно описать возможности закупаемой для нового помещения техники.
* Рекомендуется организовать праздничную корпоративную вечеринку в новом офисе. Это, несомненно, укрепит лояльность персонала и позволит быстрее привыкнуть к новому помещению, а также свяжет с переездом приятные воспоминания.
Юлия Губанова, руководитель департамента по работе с персоналом Представительства в России и СНГ компании BBK Electronics Corp., LTD.:
Обычно процесс организации переезда возлагается на секретарей или сотрудников АХО. В данном проекте важно наличие ответственных лиц, четко проработанного плана переезда по этапам, плана по расстановке мебели, оргтехники и рабочих мест в новом помещении. Необходимо также проконтролировать информирование клиентов и партнеров о новом адресе и телефонах компании.
От службы персонала может потребоваться детальное информирование сотрудников о механизме переезда, а также внутреннее положительное освещение данного мероприятия: например, вывесить на корпоративном портале фотографии нового офиса, указать его положительные отличия от старого и т. п. Тот факт, что компания переезжает в более просторный офис, означает, прежде всего, что организация растет и развивается, а это ведь повод для гордости. HR-служба может провести опрос персонала относительно пожеланий по организации рабочих мест в новом офисе и учесть их при переезде. План расстановки рабочих мест в новом помещении лучше заранее довести до сведения всех сотрудников. По окончании переезда можно устроить небольшое корпоративное мероприятие и отпраздновать это событие — пусть оно ассоциируется у персонала только с положительными эмоциями.
Надежда Боброва, директор отделения управления персоналом холдинга «Атлант-М» в СЗФО:
В первую очередь, необходимо объяснить сотрудникам, что новый и современный офис только улучшит рабочую атмосферу. После чего надо грамотно организовать сам процесс переезда, с учетом минимальных потерь рабочего времени. Для решения данной задачи нужно составить подробный график данного мероприятия и довести его до персонала. Это позволит людям спланировать свой рабочий день, сделать важные дела, провести необходимые встречи и переговоры. Можно также подойти к этому проекту и творчески. К примеру, организовать для сотрудников квест или какую-либо другую игру, в которой одной из номинаций на победу могла бы стать номинация «самый организованный». Или можно вручить победителю квеста какой-нибудь смешной приз. Таким образом, сотрудники будут воспринимать процесс переезда совершенно по-другому, не как мероприятие, нарушающее весь рабочий график, а как веселую и забавную игру.
Поделиться
