Как мы решили проблему среднесрочного планирования рекрутеров

Когда наш отдел рекрутеров в STAR staff начал разрастаться, мы столкнулись с проблемой среднесрочного планирования рекрутеров.

Пока вас два-три-четыре человека, все нормально, можно следить за всем, что происходит, координировать планы, делить ответственность. Но стоит количеству людей перевалить за 5-7 человек, начинается «туман войны» — картина происходящего резко становится размытой (простите за каламбур). Хорошо, если удается следить за тем, какое количества резюме уходит клиентам. А что в планах на неделю, какое настроение, какая загрузка и какие есть сложности, уже не улавливливается.

Перед тем, как наше рекрутинговое агентство оказалось на этой стадии, у нас было две точки регулярного взаимодействия:

1) Ежедневные планы: сегодня работаю по таким-то вакансиям, выхлоп планирую такой)

2) Ежемесячная встреча: какое настроение, как с деньгами и прочее.

Расширение отдела быстро дало понять, что при такой схеме всреднесрочное планирование проседает. 

Для решения этой проблемы путем долгих проб и ошибок мы выработали систему еженедельных встреч-спринтов. Раз в неделю рекрутер ставил в календарь встречу своему тим-лиду, на которой мы регулярно проговаривали следующие вопросы:

1. По кандидатам:

  • Разбираем всех кандидатов за неделю;
  • Проверяем, что все прособеседованы;
  • Напоминаем, как правильно холдить кандидатов. Если нужно, учим это делать;
  • Нужна ли помощь с поиском кандидатов?
  • Кто сейчас где актуальный на собеседованиях?
  • Где есть финалисты? Нужна ли помощь с дожимом?

2. По вакансиям:

  • Обсуждаем актуальную информацию по каждому заказчику;
  • Обсуждаем трудности с поиском, автопоиски, количество кандидатов;
  • Сверяемся по Ожидаемым Запланированным Результатам (в конкретных цифрах) - % достижения.

3. Общие вопросы:

  • Проверяем планирование, что не забывает закладывать время на обеды/перерывы (очень важно, что рекрутер не зарабатывается и подпитывает свою энергию), на почту/скайп (выделенное время, чтобы никто не остался неотвеченным), зачистку (отписывание встреч, фидбеки, внесение в планы).
  • Смотрим и обсуждаем статистику. Сколько не дотягивам, сколько надо сделать сегодня/за неделю. Воронка в среднем - соотношение с нормой, соотношение друг с другом показателей. Выдвигаем гипотезы почему разрывы в воронке и находим варианты исправления ситуации. Развернуть по действиям и времени на текущий момент (понять в чем проблема).

4. Проверяем важное:

  • Как рекрутер строит планы по вакансии?
  • Что планирует закрыть до конца месяца?
  • Что у него в этом месяце по деньгам? При необходимости считаем деньги вместе по вакансиям;
  • Что делать, чтобы заработать в этом месяце?
  • Куда дальше двигаемся? Спринт на неделю.

Разбор спринта по блокам

Разбор спринта по блокам

Эти встречи с такой структурой повысили нашу эффективность в целом на 30% и снизили количество ошибок/недоработок.

Были и баги, конечно. Например, поначалу встречи съедали по полтора часа нашего совместного времени. Но постепенно мы нашли золотую середину, привыкли, ввели предварительную подготовку и сократили встречи до 20 минут.

Конечно все это работает в общей хорошо отлаженной системе - ежедневного, еженедельного и ежемесячного взаимодействия. Теперь у нас это крутая отточенная система - САДы, САМы, ДАО, митапы, СМы. Но о всех этих страшных аббревиатурах я расскажу либо в следующих постах.

Рубрика: 
Ключевые слова: 
+1
0
-1