Как избавить HR от рутины

Все процессы компании, связанные с управлением человеческими ресурсами, сопровождаются большим потоком документов. За каждым сотрудником – вереница приказов, расчетов, отчетов. Уже давно на вооружении у кадровых, расчетных и HR служб имеются заточенные под них программные продукты. В идеале эти программы гладко встроены в общую информационную среду компании и помогают заниматься такой важной задачей, как управление персоналом. Как бы то ни было, рутины в этой работе остается много, процессов, которые можно оптимизировать тоже. И эта задача уже имеет решение – технологии RPA (Robotic process automation, программные роботы).

Практика подтверждает, что роботизация многих рутинных повторяющихся задач, которые выполняет человек за компьютером,

  • высвобождает время сотрудника для более полезных и интеллектуальных дел,

  • экономит деньги компании,

  • ускоряет документооборот,

  • повышает точность и надежность информации.

Приведем некоторые примеры использования технологии RPA в процессах управления персоналом. Функции, выполняемые, роботами настраиваемые и зависят от того, какие информационные системы обслуживают кадровые, расчетные и HR службы компании.

  • Личный кабинет сотрудника. Легкая интеграция с информационными системами компании, облачная ЭЦП, защищенный доступ. Робот оперативно формирует по запросу в личном кабинете необходимую информацию – справки, отчеты, выписки. Сотрудники могут подавать с помощью этого сервиса различные заявления. Все документы подтверждаются ЭЦП, автоматически попадают в информационную систему компании и имеют юридическую силу.  При электронном подписании, не требуется отправлять документы почтой или курьером, что позволяет экономить ресурсы компании и упрощать процессы получения  сотрудниками необходимых документов и сведений.

  • Подбор персонала. Робот подбирает целевых кандидатов по заданным параметрам. Матрица критериев для поиска нужных сотрудников может быть получена из информационной системы компании или в виде файла от HR-специалиста. Чат-бот оценивает кандидатов и проводит первичное интервью, отвечает на стандартные вопросы.  Таким образом, HR-специалист получает хорошо отфильтрованный список претендентов на замещение вакансий. Процесс подбора линейного персонала значительно ускоряется и удешевляется.

  • Прием на работу. Роботизация этого процесса может стать логичным продолжением предыдущего. Робот на основании электронной анкеты, сканов всех необходимых документов, отправленных на определенный адрес электронной почты, создает в информационной системе личную карточку, служебную записку, приказ о приеме на работу.

  • Проверка данных при приеме на работу. Робот может быстро проверить достоверность предоставляемой кандидатом информации по различным базам данных и сайтам. Например, подлинность паспорта, диплома об образовании, реальное существование указанных предыдущих мест работы.

  • Табельный учет. Робот заполняет табель, самостоятельно забирая информацию откуда потребуется - из таблиц, программ, электронной почты. Также на него можно возложить задачу проверки табеля и информирования нужных сотрудников об обнаруженных ошибках.

  • Индивидуальный график работы. Программный робот забирает информацию из структурированных служебных записок и формируют индивидуальные графики работы.

  • Наряд-заказы. Робот переносит информацию из нарядов в кадровую систему, сопоставляет плановые и фактические работы.

  • Командировки. Чат-бот узнает у сотрудников детали командировки (цель, город, даты и т.д.). Робот согласно этой информации подбирает билеты, бронирует жилье, учитывая лимиты, различные варианты размещения, удаленность от цели назначения и т.д.  Робот формирует в  документообороте служебную записку на командировку, отправляет её на согласование, отслеживает согласованные заявки и создает на их основе необходимые документы в информационной системе компании: Служебное задание, Приказ на командировку, Расчет суточных расходов, Авансовый отчет. 

  • Сопоставление данных системы контроля и предоставления доступа (СКУД) и табеля. Если в компании установлена СКУД на проходных, то робот может искать расхождения между данными из этой системы и табеля. Таким образом оперативно ведется учет фактических трудозатрат.

  • Отчетность. Робот может по расписанию или по требованию формировать и выгружать в любом формате всю необходимую отчетность.

  • Электронные больничные.  Робот считывает информацию с присланных на определенный адрес электронной почты больничных, загружает данные из ФСС в информационную систему компании, оповещает об этом кадровую службу. После расчета больничного, робот выгружает информацию в ФСС.

  • KPI. Как правило, для расчёта премии по KPI используются дополнительные файлы/документы. Робот обрабатывает данные из дополнительных источников и вносит их в информационную систему.

  • Корпоративный чат-бот. На него можно возложить информирование сотрудников, ответы на распространенные вопросы, за которыми обычно обращаются в отделы управления персоналом.

Программные роботы очень хорошо приживаются в службах управления персоналом, быстро становятся незаменимыми помощниками, берут на себя самые скучные задачи отделов и делают их быстро и качественно. Вследствие этого рабочее время расходуется рациональнее, а сотрудники, освобожденные от монотонной неинтересной работы, эффективнее решают задачи компании.

Рубрика: 
Ключевые слова: 
+1
0
-1