Для любого работника отпуск – долгожданное и радостное событие. Однако для специалиста, отвечающего в компании за документооборот, составление графика отпусков – непростая и трудоёмкая задача. Требуется учесть множество факторов, начиная с требований Трудового кодекса и пожеланий работников, заканчивая спецификой бизнеса. Работу по составлению графика отпусков лучше всего алгоритмизировать, разбив ее на ряд последовательных шагов: это значительно упростит задачу и поможет избежать ошибок.
Внимание! За отсутствие в организации своевременно и корректно составленного графика отпусков трудовая инспекция может наложить штраф до 50 тысяч рублей. Кроме того, директору организации может быть вынесено предупреждение либо наложен штраф до 5 тысяч рублей согласно ч. 1 ст. 5.27 КоАП.
Помните о сроках! График отпусков нужно подготовить не позднее чем за 2 недели до окончания календарного года.
Этап 1. Сбор пожеланий работников по срокам отпусков.
В первую очередь заблаговременно уведомите руководителей структурных подразделений, к какой дате должны быть предоставлены данные о пожеланиях сотрудников. Это залог того, что график будет составлен вовремя и с учётом всех пожеланий (конечно, настолько, насколько это возможно). Не всегда пожелания работников могут быть удовлетворены полностью, т.к. у бизнеса есть свои интересы (например, сезонность). Однако важно помнить, что определенная категория сотрудников имеет льготы на предоставление отпуска в любое удобное время. К льготным категориям, например, относятся ветераны боевых действий, лица до 18 лет, почетные доноры и др. Обратите внимание, что с недавнего времени в этот список также входят работники, имеющие трех и более детей до 12 лет, при условии, что к моменту утверждения графика отпусков они работают в компании не менее полугода.
Внимание! За отказ предоставить отпуск в любое удобное время работнику, имеющему право на соответствующую льготу, организации грозит штраф от 30 до 50 тысяч рублей согласно ч. 1 ст. 5.27. КоАП.
При сборе пожеланий важно донести до сотрудников правила деления отпуска на части. Законодательно работник может делить свой отпуск на части по согласованию с работодателем. При этом хотя бы одна из частей этого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней.
Этап 2. Составление и утверждение графика отпусков.
Для составления графика отпусков можно воспользоваться как унифицированной формой №Т-7, так и внутренней формой организации, если таковая была разработана.
Форма должна содержать следующие реквизиты:
- Название организации;
- Номер документа, дата его составления и год, на который составляется график;
- Сроки утверждения графика руководителем организации (Ф.И.О., должность, дата, подпись).
Основная таблица содержит:
- Название структурного подразделения;
- Данные работника (Ф.И.О., должность, табельный номер);
- Количество дней основного и дополнительного отпусков;
- Предполагаемая дата начала отпуска;
- Фактическая дата начала отпуска (эти данные вносятся в течение года);
- В случае возникновения необходимости - дата и основание для переноса отпуска. Основанием может служить заявление работника или приказ об отзыве из отпуска по производственной необходимости).
В график отпусков необходимо включать всех сотрудников, с которыми у организации заключены действующие трудовые договоры. Обратите внимание, что это относится ко внутренним и внешним совместителям, а также к женщинам, находящимся в отпуске по беременности и родам, отпуске по уходу за ребенком до трёх лет. Если отпуск по уходу за ребенком приходится на полный календарный год, на который составляется график, в том числе если работницы работают на условиях неполного рабочего времени или на дому, в график не включаются.
В график включаются следующие виды отпусков: основные ежегодные оплачиваемые, дополнительные, а также те, которые сотрудник не использовал в текущем году и ранее. Однако лучше не допускать значительного накопления неиспользованных отпусков – за этим могут последовать санкции от трудовой инспекции. По закону, работодатель должен предоставить сотруднику не менее 28 дней отпуска, за исключением случаев, когда работник брал отпуск авансом.
Если в организации действует профсоюз, вначале составляется и предоставляется на рассмотрение проект графика отпусков. Профсоюзный орган проверяет документ на наличие нарушений прав сотрудников, гарантированных Трудовым кодексом. После согласования документ утверждается приказом руководителя организации.
Этап 3. Ознакомление сотрудников с графиком отпусков.
В настоящее время в законодательстве нет четкого указания на то, что работодатель обязан знакомить сотрудников с графиком отпусков. Однако на практике лучше это всё-таки сделать, это следует из ч. 2 ст. 22, ч. 1 ст. 123 ТК РФ. Как правило, такое ознакомление происходит под роспись. Расписаться работник может как в предусмотренной графе графика, так и в отдельном ознакомительном листе.
Если сотрудник по какой-либо причине отказывается ставить подпись, об этом следует составить соответствующий акт с указанием причин. В дальнейшем отсутствие подписи не снимает с работника обязанности соблюдения графика.
Даже если сотрудники заблаговременно ознакомлены с графиком отпусков, работодатель обязан уведомить их о датах отпуска за две недели до его начала.
Поделиться
