Кадровый аудит своими руками

Кому из нас не знакомо словосочетание «Отдел кадров»? Трудовая деятельность любого работника начинается не иначе как с визита в кадровую службу организации, в которой человек предполагает устроиться на работу.

У многих людей в сознании еще остался стереотип восприятия работы в кадровом подразделении как некой синекуры, где сотрудники только тем и занимаются, что, особо не напрягаясь и не переживая за конечный результат деятельности предприятия, перекладывают бумажки с места на место. В действительности, деятельность кадровой службы любой компании, требует серьезного отношения к себе со стороны руководства, профессионализма, внимательности и дотошности ее сотрудников, а также системного подхода к ее организации.

Кадровый учет – это сложная и многогранная сфера деятельности. Правильность ведения кадрового учета позволяет работодателю избежать штрафов за нарушение трудового законодательства и законодательства об охране труда. Это стало особенно актуально после вступления в силу поправок в кодекс об административных правонарушениях Российской Федерации, привнесших значительное увеличение финансовых санкций за нарушения в данной области. Также необходимо учитывать и позицию Верховного Суда Российской Федерации, высказанную в Постановлении от 15.08.2014 № 60-АД14-16. Смысл указанного акта высшей судебной инстанции заключается в том, что каждый из выявленных фактов нарушения законодательства о труде образует самостоятельный состав административного правонарушения. Это позволяет умножить сумму штрафа, предусмотренную в КоАП РФ, на количество нарушений. Исходя из данных обстоятельств, возникает желание провести ревизию кадровых документов.

Какие же ситуации обуславливают необходимость проведения кадрового аудита? В качестве примера можно привести несколько случаев, когда настоятельно рекомендуется осуществить указанные процедуры.

1. В целях самопроверки – в любое время.

2. При смене лица, ответственного за кадровое делопроизводство - в целях оценки принимаемого массива документов.

3. При смене руководства или учредителей организации - в целях оценки возможных рисков.

4. В ожидании плановой или внеплановой проверки.

5. При проведении аудита дочерних организаций, филиалов, обособленных подразделений или организаций холдинга.

Основная цель кадрового аудита – снижение рисков нарушений трудового законодательства. Кадровый аудит можно проводить в различных вариациях, в зависимости от требований, продиктованных реалиями компаний, например:

  • полный аудит, представляющий собой проверку всего массива кадровой документации за определенный временной период;
  • целевой аудит, который можно характеризовать как проверку конкретных кадровых процедур или в связи с необходимостью выявления или подтверждения отсутствия на предприятии нарушений определенных норм права.
  • выборочный аудит, когда проводится проверка кадровой документации в отношении определенного количества работников организации. Такой вариант подходит для быстрой и примерной оценки рисков организации. Ведь если выявлена критичная масса нарушений в отношении группы работников, то, скорее всего, эти нарушения будут прослеживаться и в отношении всей организации.

Кадровый аудит невозможно провести по какому-то общему плану, ведь компании разные, каждая имеет свою специфику и все это преломляется через призму конкретных ситуаций. Можно выделить несколько срезов проведения такой проверки:

  • проверка наличия и качества документации;
  • проверка по конкретным кадровым процедурам;
  • проверка по определенным нарушениям.

Сочетание нескольких срезов проверки дает возможность максимально выявить недостающие или некорректные документы кадрового делопроизводства.

Если нам предстоит осуществить кадровый аудит, к примеру, в одной из организаций холдинга, а сведений о ней изначально недостаточно, то сначала необходимо собрать предварительную информацию, которая подскажет, какие направления надо проверять. Нам необходимы данные о самой организации, включая название, время создания, вид деятельности, наличие обособленных подразделений, были ли какие-либо изменения; количество и категории сотрудников; режимы рабочего времени, существующие в организации; какие имеются текущие споры с сотрудниками; виды договоров с физическими лицами (ТД и ГПД); существующие системы оплаты труда. Надо внимательно изучить учредительные документы, ведь в уставе может быть прописан порядок и условия назначения генерального директора и ключевых сотрудников организации, а также могут содержаться и иные условия, имеющие прямое отношение к кадровой работе.

На основании этой информации составляем список обязательных для нашей организации документов. В законодательстве нет единого для всех перечня обязательных документов, и его составление зависит от особенностей организации.

Следуя требованиям, содержащимся в различных статьях ТК РФ и иных нормативно-правовых актов, составим примерный перечень необходимых документов:

1 группа – это локально-нормативные акты.

  • Правила внутреннего трудового распорядка – обязательны для всех работодателей. Содержание и порядок утверждения регламентированы ст.ст.189 и 190 ТК РФ.

- Положение о персональных данных – обязательно для всех работодателей, на что указывают ст.ст. 86, 87, 88 ТК РФ и Федеральный закон от 27.07.2006г. №152-ФЗ "О персональных данных"

  • Штатное расписание. Роструд в издаваемых им циркулярах неоднократно относил штатное расписание именно к этой категории актов, поэтому, следуя его позиции, также отнесем его к локально-нормативным актам. То, что это - обязательный документ, указано в ст. ст.15, 57 ТК РФ.
  • Положение об оплате труда, премировании или иной локально-нормативный акт, регулирующий эти вопросы. Ст.135 ТК РФ говорит о том, что система труда устанавливается коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами. Если речь идет о чистом окладе, часовых или иных тарифных ставках, то естественно, мы не можем говорить ни о какой системе, но как только появляются премиальная часть или какие-то надбавки, то мы уже имеем систему оплату труда, которую необходимо прописать в локально-нормативном акте работодателя, например, это может быть Положение об оплате труда.
  • Положение об аттестации – ст. 81 ТК РФ, в случаях, если организация ее проводит.

Положение о коммерческой тайне - если в трудовых договорах установлена необходимость сохранять коммерческую тайну, то такой локально-нормативный акт должен быть в организации (Федеральный закон №98-ФЗ от 29.07.2004 "О коммерческой тайне")

2 группа – это организационно- распорядительные документы, включая книги учета и журналы.

  • Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них – обязательна для всех работодателей (пункт 40 «Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей" утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках", а также Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек")
  • Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним - обязательна для всех работодателей (пункт 40 «Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей" утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках", а также Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек")
  • График отпусков - обязателен. Утверждается за 2 недели до конца года (ст.123 ТК РФ)
  • Табель учета рабочего времени – обязателен для всех работодателей (ст. 91, 99 ТК РФ)
  • График сменности – обязателен, если есть такой режим работы ( ст.103 ТК РФ)
  • Должностные инструкции - важные документы, применяемые в случаях, если должностные обязанности работников не урегулированы в трудовых договорах. Эти документы принимаются по решению работодателя (письмо Роструда от 31.10.2007 № 4412-6, письмо Роструда от 09.08.2007 г. № 3042-6-0), то есть за их отсутствие организацию не оштрафуют, но наказать работника за невыполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей вы не сможете, если они не закреплены, и работник с ними не ознакомлен под роспись.
  • приказы по основной деятельности, в том числе приказы по вопросам оплаты труда, о поощрениях и награждениях, об аттестации, повышению квалификации, об изменении ФИО, о назначении генерального директора, главного бухгалтера (при необходимости), о назначении ответственного за учет, ведение и хранение трудовых книжек, при необходимости приказ о назначении ответственного за ведение учета рабочего времени, об утверждении формы расчетного листка, об утверждении форм первичной документации, приказы связанные с вопросами по штатному расписанию, о направлении работников в командировки и др.
  • Перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем - если есть работники, трудящиеся в данном режиме (ст.101 ТК РФ)

3 группа – это индивидуальные документы.

  • Трудовой договор (на всех сотрудников) и дополнительные соглашения при необходимости – обязательны для всех работодателей ст.ст. 16, 56, 57, 67 ТК РФ
  • Приказы по личному составу и о предоставлении отпусков (включая приказы о приеме, переводе, увольнении, предоставлении отпусков за ребенком, отпусков без сохранения з/п, ежегодных отпусков)
  • Заявления об увольнении по собственном желанию, и другие документы, являющиеся основанием для увольнения, а также иные документы, являющиеся основаниями для издания приказов по личному составу
  • Приказы и иные документы, связанные с наложением дисциплинарных взысканий (докладные записки, объяснительные записки, иные документы, касающиеся проведения дисциплинарного расследования)
  • Личные карточки Т-2 на всех работающих и уволенных сотрудников – обязательны для всех работодателей
  • Трудовые книжки, оформленные на всех сотрудников, работающих в организации свыше 5 дней, кроме совместителей; трудовые книжки уволенных сотрудников, не получивших трудовую книжку на день увольнения; «Чистые», незаполненные бланки трудовых книжек и вкладышей – обязательны для всех работодателей - ст. 66 ТК РФ, Правила №225, Инструкция №69
  • Договора о полной материальной ответственности – обязательны при наличии, ст. 243, 244 ТК РФ

4 группа – это документы по охране труда.

Правила и инструкции по охране труда, комплект всех нормативных правовых актов по охране труда, положение об организации работы по охране труда, журналы инструктажей, программы и график проведения инструктажей, результаты специальной оценки условий труда или аттестации рабочих мест, предварительные и периодические медосмотры работников согласно Приказа Минздравсоцразвития России от 12.04.2011 N 302н "Об утверждении перечней вредных и (или) опасных производственных факторов и работ, при выполнении которых проводятся обязательные предварительные и периодические медицинские осмотры (обследования), и Порядка проведения обязательных предварительных и периодических медицинских осмотров (обследований) работников, занятых на тяжелых работах и на работах с вредными и (или) опасными условиями труда"

  • - работодатель обязан обеспечить безопасные условия и охрану труда, правила и инструкции по охране труда должны быть составлены и доведены под роспись до сведения работников (статья 212 ТК РФ, раздел X ТК РФ).

Повторюсь, это лишь примерный перечень обязательных документов, в каждой организации он может быть уменьшен или дополнен в зависимости от конкретных ситуаций.

Также следует отметить, что с января 2017 года вступают в силу поправки в Трудовой кодекс РФ (вносимые законом от 03.07.2016 N 348-ФЗ), которые корректируют перечень обязательных кадровых документов для микропредприятий. Согласно ст.309.2 Трудового кодекса РФ работодатели, относящиеся к микропредприятиям вправе будут отказаться полностью или частично от принятия локальных нормативных актов, содержащих нормы трудового права (правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, положение о премировании, график сменности и другие). Вопросы же регламентирующие трудовые правоотношения, в таких случаях, должны будут включены в трудовые договоры, типовая форма которых утверждается Правительством Российской Федерации с учетом мнения Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений.

Проверив наличие необходимой документации, следует оценить её содержание: наличие необходимых реквизитов, соответствие положений текста конкретной норме права, правильность внесения и достоверность подписей об утверждении, согласовании, ознакомления и т.п.

На что нужно обратить внимание:

  • трудовые книжки: проверяем на актуальность сами трудовые книжки (соответствие бланкам действующих на момент заведения трудовой книжки), правильность заполнения титульного листа и юридически грамотное заполнение самой трудовой книжки в соответствии с Инструкцией №69; где они хранятся; приказ о назначении ответственного с подписью об ознакомлении; регистрация трудовых книжек в книге учета и наличие подписей уволенных в получении трудовых книжек; наличие чистых бланков и регистрация их прихода и расхода в приходно-расходной книге; наличие заявлений работников об оформлении новых трудовых книжек в случае утери.
  • трудовые договоры: наличие всех обязательных сведений и условий, указанных в ст.57 Трудового кодекса РФ; указание дат выдачи заработной платы согласно ст.136 ТК РФ, (с 03 октября 2016 года вступят в силу поправки в ст.136 ТК РФ, позволяющие работодателям указывать дни выплаты зарплаты в правилах внутреннего распорядка, коллективном договоре ИЛИ в трудовом договоре) договор не должен содержать незаконных условий; условие об испытании должно соответствовать законодательству; если трудовой договор срочный, то основание срочности должно также соответствовать законодательству; наличие отметки работника о получении второго экземпляра трудового договора; оформление дополнительных соглашений.
  • у приказов мы проверим формы, реквизиты, ознакомление
  • личные карточки Т2: оформление (унифицированная форма Т2, бумажный носитель, плотная бумага), заполнение, наличие подписей
  • книга учета движения трудовых книжек и приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены сургучной печатью
  • локально-нормативные акты – проверяем способ утверждения, содержание и ознакомление с работниками.

Наиболее продуктивно будет по окончании первой проверки посмотреть на кадровый учет с другой стороны и сделать сверку по основным кадровым процедурам. Например, проверяя документы, фиксирующие процедуру приема на работу, мы изучаем документы в отношении следующих аспектов:

  • получение согласия на обработку персональных данных
  • в случае необходимости соискатель должен пройти предварительный медосмотр, если это предусмотрено законодательством
  • ознакомление с локально-нормативными актами до подписания трудового договора
  • проведение инструктажей по охране труда
  • подписание трудового договора
  • оформление приказа о приеме и ознакомление с ним
  • заполнение личной карточки Т2
  • прием трудовой книжки (регистрация в книге учета и внесение записи о приеме) или оформление новой трудовой книжки.
  • в установленных ст.64.1 ТК РФ и п. 4 ст. 12 Федерального закона от 25.12.2008 N 273-ФЗ "О противодействии коррупции" случаях работодатель, заключивший трудовой (гражданско-правовой) договор с лицом, ранее замещавшим должность государственной или муниципальной службы, обязан уведомить об этом представителя нанимателя (работодателя) бывшего служащего по последнему месту его работы.
  • если мы принимаем на работу гражданина, подлежащего воинскому учету, то работодатель в течении 2х недель должен уведомить об этом военный комисариат (п.29 "Методические рекомендации по ведению воинского учета в организациях"утв. Генштабом Вооруженных Сил РФ 11.04.2008)

Таким образом, проверив пошагово основные кадровые процедуры, которые выполняются в нашей организации, мы можем выявить документы, которые необходимо дополнительно проработать.

Конечно, в одной статье невозможно охватить все моменты проведения кадрового аудита и подробно разобрать все его «подводные камни». Но именно четкое понимание структуры, соблюдение трудового законодательства с учетом специфики конкретной организации позволят подтвердить расходы на оплату труда для бухгалтерского и налогового учета, подтвердить трудовой стаж для получения работниками пенсии и пособий, представлять точные сведения в государственные органы и избегать как конфликтных ситуаций с работниками, так и серьезных штрафных санкций со стороны органов государственного надзора и контроля.

Рубрика: 
Ключевые слова: 
+1
0
-1
Аватар пользователя NYa

"локально-нормативные акты – проверяем способ утверждения, содержание и ознакомление с работниками".   По-моему, с локально-нормативными актами ознакамливают работников, а не наоборот.