Электронные трудовые книжки: Что нужно знать работнику и работодателю

В 2020 году запланирован переход на принципиально новый формат трудовой книжки – цифровой. Основанием является Федеральный закон от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде». Это по-настоящему масштабное нововведение, касающееся всех официально работающих граждан и их работодателей, включая индивидуальных предпринимателей. По замыслу, электронные трудовые книжки должны облегчить процесс кадрового учета и упростить все процедуры, связанные с данным документом. Однако на данный момент как работники, так и работодатели воспринимают грядущие перемены настороженно. Действительно, практика показывает, что даже самые многообещающие реформы не обходятся без сбоев и подводных камней. Как будет происходить столь масштабный переход? Какие неприятные сюрпризы нас могут ожидать? Что нужно знать о функционировании новой системы, как подготовить к ней своих сотрудников и ответственных лиц? Разберем подробно.

Зачем нужны электронные трудовые книжки

На самом деле, привычная система бумажного документооборота по трудовым книжкам действительно имеет много недостатков:

  • Некорректное ведение трудовой книжки работодателем может повлечь за собой серьезные проблемы;
  • Бумажный носитель может быть испорчен или утерян, что чревато утратой важной информации;
  • Нередки случаи, когда недобросовестный работодатель в случае конфликта с работником «берет в заложники» его трудовую книжку, искусственно создавая препятствия к ее выдаче;
  • Необходимость организовать передачу трудовой книжки при географически удаленном расположении работодателя. Отправлять почтой – риск, курьерская служба или личная поездка – дополнительные расходы;
  • Возможность махинаций: более одной трудовой книжки у человека, подделка записей и т.д.

Электронный формат трудовой книжки имеет целью устранение всех этих недостатков. С переходом на новую версию нам обещают следующие преимущества:

  • Минимизация ошибок в записях о трудовой деятельности;
  • Точное и корректное ведение трудовой книжки;
  • Удобный дистанционный доступ ко всем нужным сведениям;
  • Прозрачность: обладая возможностью доступа к базе в любое время и в любом месте, человек может лично контролировать корректность вносимых сведений;
  • Высокая безопасность хранения личных данных;
  • Упрощение процесса дистанционного трудоустройства;
  • Возможность удаленного оформления пенсий;
  • Снижение издержек, связанных с бумажным документооборотом.

Что представляет из себя электронная трудовая книжка

Из названия «электронная трудовая книжка» может сложиться ошибочное мнение, что это будет прежний документ на некоем электронном носителе. На самом деле новая система трудовых книжек представляет собой единую цифровую информационную базу Пенсионного Фонда РФ. Доступ к личной информации сотрудника будет только у самого сотрудника, его работодателя и, собственно, ПФР. Получить доступ можно через Личный кабинет гражданина, сайт Госуслуг или даже специальное приложение в телефоне. При этом содержание документа останется практически неизменным: в базе будут фиксироваться все сведения о приеме, увольнении, переводе, получении квалификации и т.д.

Как будет осуществляться переход

Введение цифровой системы учета данных о трудовой деятельности стартовало 1 января 2020 года. До 31 декабря 2020 каждый сотрудник должен подать своему работодателю заявление о выборе формата ведения его трудовой книжки. Работники, выбравшие электронный вариант, получат бумажные трудовые книжки на руки для последующего самостоятельного хранения. Если же сотрудник сделает выбор в пользу привычного варианта, работодатель будет вынужден делать двойную работу: по-прежнему вести бумажную трудовую книжку и предоставлять данные в ПФР в электронном виде (о соответствующем отчете поговорим отдельно). А вот лица, начинающие трудовую деятельность в 2020 году, выбирать не смогут: для них предусмотрены только электронные трудовые книжки.

Примечание. Введение любых новшеств часто сопровождается недопониманием, людям бывает трудно адаптироваться к новым реалиям, поэтому работодателю необходимо внимательно отнестись к информированию своих сотрудников. Особенно важно разъяснить необходимость бережного хранения полученных на руки бумажных трудовых книжек, ведь в электронную базу не будут вноситься сведения о трудовой деятельности сотрудника до 2020 года, основанием для подтверждения стажа для этого периода останется именно бумажная трудовая книжка!

Обязанности работодателя

Помимо продолжения ведения бумажных трудовых книжек для написавших соответствующее заявление сотрудников, у работодателей появится дополнительная обязанность – новый отчет в ПФР. Отчет СЗВ-ТД, полное название которого – «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица», должен быть предоставлен не позднее 15 числа месяца, следующего за отчётным. Отчет подается в случае, если хотя бы для одного сотрудника организации наступили соответствующие основания. Работодатель обязан фиксировать в отчете любое из следующих событий:

  • прием на работу;
  • перевод на другую работу;
  • изменение наименования работодателя;
  • присвоение сотруднику второй и последующей профессии, специальности или квалификации;
  • увольнение;
  • запрет занимать должность или заниматься определенным видом деятельности на основании постановления суда.

Вероятные минусы и подводные камни новой системы

Пожалуй, самое распространенное опасение – надежность сохранности персональных данных, содержащихся в электронной базе ПФР. С одной стороны, ПФР заявляет об исключительной надежности их систем безопасности, с другой – за последние годы имели место случаи взлома и утечки информации из мест, считавшихся эталоном информационной безопасности.

Еще один весомый минус – возможные сбои электронной системы. Практически любая система такого масштаба периодически сбоит, особенно вначале. Отличным примером является недавний переход на электронную запись на медицинские услуги муниципальных поликлиник. Сбои в работе единой базы чреваты утратой или искажением персональных данных, что потенциально может иметь для человека крайне неприятные последствия.

В перечне плюсов, приведенных в начале нашего материала, есть пункт «минимизация ошибок в информации о трудовой деятельности». Внимательный читатель, возможно, уже обратил внимание, что в нем использовано расплывчатое слово «минимизация», а не «абсолютное исключение». Это означает, что возможность попадания в информационную базу ошибки при перенесении сведений от работодателя в ПФР всё-таки сохраняется. Предполагается возможность урегулирования таких случаев через суд, но вряд ли кому-то данная перспектива покажется заманчивой.

Целью реформы, среди прочего, является снижение связанной с кадровой отчетностью нагрузки на работодателя. Возможно, в отдаленной перспективе так и будет. Однако в первое время, скорее всего, эффект будет прямо противоположным: пока новая система не доказала свою надежность, многие работники не собираются отказываться от бумажных трудовых книжек, а значит – кадровикам придется выполнять двойную работу. Кроме того, пока что по очевидным причинам нет ни одного специалиста, съевшего собаку на подаче новой отчетности в ПФР. Поначалу это будет непростой задачей даже для опытных кадровиков.

Рубрика: 
Ключевые слова: 
+1
0
-1