Эксперт по продуктивности рассказал о 5 ошибках, которые вы, вероятнее всего, совершаете во время совещаний, даже не осознавая этого

  • Эдриан Шеперд – британский консультант по продуктивности, который живёт и работает в Японии последние 24 года.
  • Он утверждает, что совещания могут обходиться бизнесу в копеечку – примерно в 37 миллиардов долларов в год, как утверждает издание The Muse.
  • К сожалению, время, которое тратится на совещания, стало лишь увеличиваться с 2000 года. Шеперд утверждает, что это число необходимо снижать до как можно меньшего показателя.
  • Совещания должны быть максимально краткими, а сами они должны быть сконцентрированы вокруг дискуссий, а не на простом предоставлении информации.

Совещания – это моя больная точка.

Зачастую именно они являются главным источником снижения продуктивности для многих корпораций. В 20 веке, когда мир начал активно разрастаться, совещания были критически важными. Они были ключевым способом донесения информации.

Сегодня нам доступно гораздо больше вариантов. Естественно, нам нужны совещания, чтобы убедиться в том, что всё идёт по плану, но слишком многие компании проводят их вне традиционных методов. Исследования продемонстрировали, что многие компании проводят неэффективные совещания, которые скорее вредят организации, чем помогают ей.

Эдриан Шеперд

Правильно устроенные совещания усилят вашу продуктивность. Давайте взглянем на пять основных ошибок, которые вы можете совершать, даже не отдавая себе в этом отчёта.

1. Ваши затраты слишком высоки

Во сколько вам обходятся совещания? Мой ответ: слишком много. Ответ большинства людей: мы не знаем (и это нехорошо). По данным опроса, проведённого The Muse, каждый год на совещания тратится примерно 37 миллиардов долларов. Хуже того, как обнаружили сотрудники Highfive, с 2000 года каждый год время, затраченное на совещания, увеличивается на 10%.

Однажды я находился на совещании персонала, в котором участвовало более 100 людей, длившееся два часа. Просто поражает, как много потенциальной энергии продуктивности было потрачено впустую.

В материале издания Harvard Business Review Стивен Роджелберг из Университета Северной Каролины и его коллеги побеседовали с 182 менеджерами высшего звена. Шестьдесят пять процентов из них заявили, что совещания отвлекают их от завершения индивидуальной работы, а 71% признали совещания непродуктивными и неэффективными. Это соотносится и с результатами моего собственного исследования, в котором менеджеры заявили о своей вере в то, что они способны сократить свои совещания как минимум 80%, причем это скажется минимальными, если вообще не нулевыми, негативными последствиями для компании.

Исправление: постарайтесь снизить или устранить число совещаний, насколько это возможно. Вы и сами удивитесь тому, насколько мало совещаний вам в действительности необходимо.

2. Вы приглашаете не тех людей

Недавно мне попался один старый эпизод «Кошмары на кухне» с Гордоном Рамзи. В этом эпизоде рестораном руководили три разных владельца, что приводило к хаосу. Рамзи сказал, что это напомнило ему об одной старой поговорке из Англии: «Семь кухарок портят бульон». То же самое касается и зала совещаний; вовлечение слишком большого числа людей может разрушить его.

Из бесед с клиентами и из собственного опыта я могу сделать вывод, что на совещаниях часто находятся люди, которым там быть не обязательно. Я верю в «правило двух пицц», которое озвучил Джефф Безос. Если вы не можете накормить всех участников совещания двумя пиццами, значит вы позвали слишком много людей.

Исправление: Зовите на совещания лишь необходимых людей.

3. Вы недостаточно концентрируетесь на повестке дня

Брайан Трейси любит говорить: «Каждая минута, которую вы тратите на планирование сохраняет вам 10 минут работы». То же самое касается и совещаний. Плохо спланированные совещания могут оказаться даже хуже, чем полное отсутствие совещаний. Повестка дня с ясными целями и результатами – вот что способно изменить ваши совещания.

И дело здесь вовсе не в длительности совещания, а в том, что в процессе должны быть решены все вопросы. Когда у вас есть повестка дня под рукой, вы обрабатываете пункт за пунктом и постепенно вычёркиваете их. Когда вы закончите с этой повесткой, совещание можно считать оконченным. Не совершайте ошибку, пытаясь заполнить оставшееся время. Если ваше часовое совещание заканчивается за 21 минуту, значит так тому и быть. Совещание должно занимать ровно столько времени, сколько оно занимает – ни минутой больше.

Исправление: проработайте повестку дня.

4. Вы слишком доверяете своей памяти

Давайте признаем очевидные факты: слишком многие из нас обладают забывчивой памятью. Чтобы быть справедливым, стоит также признать, что в сегодняшнем мире мы страдаем от информационной перегрузки, той, которую эксперт по продуктивности Даррен Харди называет «информационным ожирением». Просто невозможно запомнить всё и сразу.

Исследование, проведённое двумя психологами из Британии – Дж. Блекберном и И. Линдгреном – продемонстрировало интересую статистику касаемо совещаний. Они записали дискуссию в конце совещания Кэмбриджского Психологического Сообщества.

Две недели спустя они попросили участников этого совещания записать всё, что они смогут вспомнить об этой дискуссии. И результаты были красноречивыми:

  • В среднем участники вспоминали лишь 8.4% обсуждаемых моментов.
  • 42% запомненных обсуждений были запомнены неправильно – причём значительно.
  • Многие из «запомненных» вещей были вовсе не сказаны или сказаны по другому поводу.

Если всё это не демонстрирует вам необходимости вести письменные итоги, то я не знаю, что тогда вообще сможет вас в этом убедить.

Исправление: уделите несколько минут в ходе совещания, уделив их обсуждению важных дат, чисел и составлению общего плана действий.

5. Вы не используете совещания для обсуждений

Совещания можно разбить на две категории: те, в которых доносится информация, и те, которые собираются для обсуждений. Ограничьте совещания первой категории. Есть куда лучшие способы донесения информации в сегодняшнем мире, начиная с видео и заканчивая онлайн-системами, которые позволяют вам отслеживать любые массивы информации.

Что касается совещаний для обсуждений, важно помнить о законе Паркинсона: «Работа занимает ровно столько времени, сколько выделено на её завершение». Это касается и совещаний. Сохраняйте лаконичность своих совещаний. Не тратьте время попусту. Вам нужно сделать так, чтобы совещания стали простыми процедурами «ввода-вывода» информации.

Мне очень нравится, как к этому вопросу подошёл японский производитель чипов – компания Disco Corp. Они берут со своих сотрудников 100$ за использование зала совещаний. Обсудите вопрос того, как сократить ненужные совещания.

Исправление: найдите другие, более эффективные способы донесения информации. Постарайтесь проводить совещания лишь для обсуждений.

Рубрика: 
Ключевые слова: 
Источник: 
  • Businessinsider.com
Автор перевода: 
  • Артемий Кайдаш
+1
0
-1