Боремся с офисным хламом

Последние исследования доказывают, что неорганизованность в офисе влечет за собой снижение производительности и способствует непрофессиональному поведению на рабочем месте.

Рано или поздно каждый офисный сотрудник начинает замечать, что вокруг него скапливается слишком много хлама. Большую часть поверхности стола занимают растрепанные кипы бумаг, под которыми гнездятся пустые кофейные чашки… Согласно исследованиям Office Depot, беспорядок на рабочем месте и несоблюдение элементарных правил приличия может нанести серьезный ущерб вашему имиджу и негативно повлиять на результативность вашей деятельности.

В декабре было опрошено 1000 сотрудников различных компаний. 82% утверждает, что организованность способствует продуктивной работе, 32% признались, что на их рабочем месте зачастую царит беспорядок, а 42% занимаются уборкой раз в месяц или реже. Исследование стало частью кампании, организованной розничной сетью канцелярских товаров и Национальной ассоциацией Профессиональных Организаторов (NAPO), некоммерческой группой консультантов по организации рабочего процесса. Результатом кампании стала акция «Месяц организованной работы», прошедшая в январе.

«Мы часто не можем найти время для решения организационных вопросов», - говорит Лора Лейст, президент NAPO. – «Тем не менее, подобные мероприятия должны стать неотъемлемой частью вашего плана, сопоставимой по значимости с совещаниями и бизнес-встречами».

Оставляя бумаги, контейнеры для завтрака или сменную обувь в неположенных местах, вы можете спровоцировать возникновение непредвиденных ситуаций. По мнению респондентов, к негативным последствиям относится потеря времени (47%), опоздания (16%), и нарушение сроков сдачи проектов (14%). Лейст утверждает, что предприятия малого бизнеса уязвимы вдвойне, поскольку их сотрудникам приходится выполнять массу задач различного рода, и они не всегда могут прибегнуть к помощи сторонних консультантов.

"Консультанты обычно хорошо управляются с налаженной системой, однако зачастую они не имеют ни малейшего понятия о том, каким образом эта система может быть создана», - говорит Лейст.

Один из таких консультантов три года посоветовал Марго Стерн, владелице рекламной компании MTS Promotions, сменить обстановку в домашнем нью-йоркском офисе. На тот момент Стерн являлась единственным сотрудником и испытывала затруднения с обработкой заказов, на которые банально не хватало времени.  Он долго смотрел на горы шляп и футболок, макеты из поролона и бутылки с водой, но в конце концов сдался и сказал правду.

«Вам нужна помощь», - произнес он. «Старые и новые вещи напирали со всех сторон, стол был завален барахлом…» - вспоминает Стерн. – «Человек увидел такое впервые и попросту не выдержал».

Именно тогда она решила раз и навсегда покончить с беспорядком. С помощью Шарона Дэнзджера, владельца компании Control Chaos и члена NAPO, Стерн, за две недели смогла реорганизовать свой офис, изменив его до неузнаваемости. Теперь все рекламные образцы упакованы в маркированные коробки, а счета от клиентов разложены по папкам. Кроме того, Стерн не боится избавляться от старых и ненужных вещей.

Стерн настолько привыкла к новой системе организации, что больше не может без нее обходиться. В результате она сэкономила массу времени, что позволило ей обслуживать больше клиентов и даже нанять постоянного ассистента. Она даже начала устраивать приемы, а объем продаж увеличился более чем на 20%.

«Я действительно верю в то, что правильная организация в конечном итоге полностью окупает затраченные средства и усилия», - говорит Стерн. – «Избавившись от ненужных вещей, я осознала, насколько неправильно я работала до этого».

Наряду избавлением от офисного хлама Лейст из NAPO рекомендует позаботиться о назначении лидеров для каждого проекта и приобретении программного обеспечения для облегчения работы с клиентами. Это поможет вам организовать эффективную работу и достичь определенных целей.

«Каждый сам принимает решение о том образе жизни, который ему предстоит вести», - утверждает Лейст. – «Как только вы начнете откладывать на потом важные решения, которые вам необходимо принять, вы не сможете контролировать беспорядок вокруг».

J.J. MCCORVEY, inc.com
Перевод: Айрапетова Ольга

Рубрика: 
Ключевые слова: 
Аватар пользователя Журнал HR-Portal
Аватар пользователя Ирина Родонова

Совсем недавно мы всеми нашими сотрудниками начали борьбу с офисным хламом, скажу правду получается плохо но мы стараемся.