Когда вы проходите собеседование на должность помощника по административным вопросам, интервьюер захочет узнать, насколько ваша квалификация соответствует должности и как вы впишетесь в команду.
Поскольку эта работа требует как административных навыков, так и навыков межличностного общения, менеджеры по найму часто спрашивают о конкретных качествах, которые позволят вам преуспеть, а также о навыках работы с людьми.
Подготовка к интервью
Один из способов подготовиться - это проанализировать описание должности, чтобы понять, есть ли определенный набор навыков, которыми необходимо обладать.
Например, делается ли упор на планирование поездок, координацию проектов, планирование ежедневных встреч, личную помощь или что-то еще?
Составьте список навыков, упомянутых в описании вакансии, и не стесняйтесь добавлять некоторые другие, которые, по вашему мнению, также будут применимы. Затем посмотрите на свои административные и офисные навыки и сопоставьте свою квалификацию с позицией. Это поможет вам адаптировать ваши ответы наиболее подходящим образом к конкретной должности.
Советы по прохождению интервью
Важно понимать, что обсуждение выйдет за рамки обсуждения ваших навыков общения и организационных навыков. Вы также должны быть готовы говорить о технических, профессиональных навыках.
Будьте готовы к разговору о программном обеспечении
Поскольку многие должности помощника администратора требуют использования определенного программного обеспечения, вам придется обсудить различные программы, с которыми вы работали, как вы их использовали и свой уровень знаний.
Пример: «Я люблю использовать технологии и узнавать о новых программах. Я также хорошо умею объяснять коллегам как ими пользоваться. На моей последней работе я предложил провести обзор систем управления проектами. Мой руководитель счел мои рекомендации полезными и мы ввели в эксплуатацию веб-систему Х, которая помогает нам отслеживать проекты и обмениваться информацией на веб-платформе»
Ваши ответы будут более впечатляющими, если вы предоставите конкретные примеры, иллюстрирующие ваше владение административными инструментами и процессами.
Будьте готовы обсуждать административные процессы
Как административный специалист, не должно возникать сомнений, относительно вашей организованности и внимательности к деталям. Рекрутер захочет узнать, как проявляются эти ваши качества в повседневном рабочем процессе.
Пример: «Организационные способности и внимание к деталям - мои сильные стороны. Например, ранее я оказывал поддержку восьми специалистам, которые планировали рекламные мероприятия для клиентов. Я разработал шаблон для отслеживания целей и прогресса для каждого проекта и установил его на общем диске, чтобы все участвующие сотрудники могли отслеживать свой прогресс в отношении проектов и мероприятий команды.»
Всегда отвечайте положительно
Следите за своим поведением на протяжении всего интервью. Улыбайтесь, поддерживайте зрительный контакт с интервьюером и говорите доброжелательным тоном.
Поскольку помощники по административным вопросам тесно взаимодействуют с людьми, на которых они работают, важно всегда быть позитивным, профессиональным и вежливым. Вы хотите, чтобы интервьюер не сомневался, что работать с вами будет приятно.
Пример: «Я работала на стойке регистрации в нашем агентстве, и было очень важно произвести положительное первое впечатление как на нынешних, так и на потенциальных клиентов. Я от природы легко нахожу выход из непростых ситуаций, и регулярно получаю похвалу за свою ориентированность на удовлетворённость клиентов.»
Административный помощник Вопросы и ответы на собеседовании
- Во время подготовки может быть полезно просмотреть вопросы, которые вам могут задать. Подумайте, как сформулировать ответ, выделив конкретный опыт и успехи на предыдущей работе.
- Какие у вас навыки работы с компьютером и какими программами вам удобно пользоваться?
- Комфортно ли вам пользоваться телефоном с несколькими линиями и обрабатывать большое количество телефонных звонков?
- Как вы относитесь к работе в команде?
- Как бы вы себя чувствовали, руководя двумя или тремя другими сотрудниками?
- В чем ваша самая сильная сторона и как она может помочь вашей работе на этой должности?
- Какая ваша самая большая слабость?
- Как вы справляетесь со стрессом и давлением?
- Каково было работать с вашим руководителем?
- Чего вы ждете от руководителя?
- Вы предпочитаете работать самостоятельно или в команде?
- Вы хорошо работаете с людьми?
- Приведите несколько личных примеров командной работы.
Вопросы, которые следует задать интервьюеру
Вам также следует изучить компанию и быть готовым задавать уместные вопросы, когда появится возможность, обычно это происходит к концу собеседования. Отличный способ сделать это - проявить интерес и подготовиться к собеседованию, связав вопросы, которые вам задали, с некоторыми собственными вопросами.
- Каковы обязанности этой должности?
- Можете ли вы описать типичный день на этой должности?
- Какие сильные стороны у этого отдела? Какие слабые места?
- В каком направлении вы видите компанию в ближайшие пять лет?
- Почему ваш последний помощник ушел с должности? В чем были его/ее сильные стороны? В чем были его/ее слабые стороны? Что он/она сейчас делает?
- Какие качества были у вашего лучшего помощника?
- Как часто проводятся проверки производительности? Кто их проводит?
- Какие навыки для вас наиболее важны в работе помощника администратора?
- Как вы поощряете и поощряете людей, которые работают в вашем отделе?
- Есть ли в этом отделе текущие производственные проблемы?
- Как вы справлялись с кадровыми проблемами в прошлом?
- Какие самые большие проблемы для сотрудника на этой должности?
- Ожидаются сверхурочные или выходные часы?
- Что вам больше всего нравится в работе в этой компании? Вы бы что-нибудь изменили?
- Что вам меньше всего нравится в работе здесь?
- Вы поощряете работу отдела в команде или больше концентрируетесь на индивидуальном вкладе?
Помимо вопросов на собеседовании, связанных с конкретной работой, вам также будут заданы более общие вопросы о вашей истории занятости, образовании, сильных и слабых сторонах, достижениях, целях и планах.
По материалам thebalancecareers.com
Поделиться
