Заправляемся по топливным картам

"Отдел кадров коммерческой организации", 2012, N 10

ЗАПРАВЛЯЕМСЯ ПО ТОПЛИВНЫМ КАРТАМ

Предприятия, а также многие организации используют в своей деятельности транспорт. Соответственно, у них возникают расходы, связанные с приобретением и списанием ГСМ. Напомним, что приобретение ГСМ может производиться как по наличному, так и по безналичному расчету. В статье расскажем об основах приобретения ГСМ с применением топливных карт.

При приобретении топлива за наличный расчет приказом руководителя организации (учреждения) должны быть утверждены, в частности:

1) лица (водители), имеющие право получать денежные средства под отчет;

2) сумма денежных средств, выдаваемая для приобретения топлива на определенный период;

3) сроки, на которые могут выдаваться подотчетные суммы.

Документальным подтверждением поступления ГСМ в данном случае будут чеки ККМ, приложенные к авансовому отчету.

К безналичному способу расчетов по ГСМ относится приобретение талонов или топливных карт. Расчеты по картам и талонам ведутся либо на условиях предоплаты, либо по фактически израсходованному топливу. Такое приобретение ГСМ для служебного автотранспорта более выгодно и экономически обоснованно (в частности, чем больше объем, тем ниже цена).

По сравнению с приобретением ГСМ за наличный расчет либо по талонам топливные карты имеют ряд преимуществ. Так, отпадают необходимость выдавать наличные денежные средства под отчет водителям предприятия и необходимость вести учет талонов. Дело в том, что при отпуске ГСМ по пластиковым картам работники АЗС выдают водителю документ (терминальный чек), подтверждающий оплату топлива, который водитель передает в бухгалтерию. Держатель топливной карты освобождается от необходимости составлять и представлять в бухгалтерию авансовый отчет о стоимости заправленного топлива. То есть использование топливных карт существенно сокращает документооборот предприятия.

Наличные денежные средства и топливные талоны могут быть утрачены, потеряны или похищены у подотчетного лица. Такого рода происшествия также ведут к усложнению документооборота. Утрата топливной карты не повлечет за собой никаких неблагоприятных последствий, поскольку ее можно незамедлительно заблокировать, тогда отпуск по ней ГСМ будет невозможен.

Топливные карты более удобны и надежны в эксплуатации, позволяя проконтролировать, когда, сколько, на какую сумму, по какой цене, на какой АЗС и какой марки были приобретены ГСМ. Также использование топливных карт предполагает, что организация заключает с поставщиком бензина договор на обслуживание своих автомобилей на заправках данного поставщика. Это сводит к минимуму риск заправки некачественным бензином.

Кроме того, топливные карты используются как средство строгой отчетности, позволяя их держателю получить от имени лица покупателя определенное количество товара. Подобные выводы содержатся в Постановлениях ФАС ПО от 05.06.2008 N А12-987/08-С22 и от 03.04.2008 N А12-16953/07-С22, Письме УФНС по г. Москве от 30.06.2010 N 16-15/068679@.

Также отметим, что топливная карта не является платежным средством, ее можно использовать только для оплаты ГСМ и только на заправках конкретного поставщика. Причем в момент оплаты при заправке происходит зачет внесенного ранее аванса в счет полученных ГСМ.

Уточним, что в части оплаты приобретаемых с использованием топливных карт ГСМ договор, как правило, предполагает их предварительную оплату покупателем. Однако в договоре может быть прописано условие об оплате по факту поставки топлива.

Приобретение ГСМ с использованием топливных карт, как правило, предполагает безналичную форму расчетов между организацией - покупателем ГСМ и поставщиком. В то же время не стоит забывать, что оплата возможна и наличными деньгами - при условии, что по одному договору она не превышает 100 000 руб. (п. 1 Указания Банка России от 20.06.2007 N 1843-У "О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя").

Обратите внимание! Документ, полученный водителем на АЗС, не является кассовым чеком, так как деньги уже перечислены на счет топливной компании и при предъявлении топливной карты оплаты не происходит.

Топливная карта может быть лимитированной или нелимитированной.

На нелимитированную топливную карту вносится количество литров необходимого вида топлива, приобретенного организацией-покупателем у поставщика нефтепродуктов. Это количество может быть получено покупателем в полном объеме остатка на карте без суточных ограничений, то есть организация может единоразово слить все топливо с карты. Отметим, что получение топлива по нелимитированной карте приостанавливается в том случае, если на ней исчерпан объем топлива. Однако даже при использовании нелимитированной карты у покупателя есть возможность ограничить слив с нее топлива: для этого на основе заявки устанавливается суточный или месячный лимит.

По лимитированной топливной карте устанавливается единый суточный или месячный лимит количества литров. То есть по этой карте покупатель может получить топливо, общее количество которого за сутки или за месяц не должно превышать установленный лимит независимо от того, сколько литров топлива было получено по карте в предыдущие дни. Оплаченный объем топлива уменьшается на сумму заправленных литров.

Например, лимит бензина марки Аи-92 в сутки - 30 л. Держатель карты за сутки (с 00.00 до 24.00) может израсходовать не более 30 л единовременно или за несколько заправок. Если покупатель израсходовал за сутки всего 20 л, то оставшиеся 10 л на следующие сутки не переходят, оплаченный объем топлива спишется только на стоимость 20 л.

При использовании лимитированной топливной карты операции по списанию ГСМ могут быть приостановлены по следующим основаниям:

- величина запрашиваемого объема топлива превышает остаток на карте или суточный лимит;

- карта заблокирована.

Итак, использование топливных карт предполагает, что организация заключает с поставщиком бензина договор на обслуживание своих автомобилей на заправках данного поставщика. На топливной карте фиксируется объем приобретенного топлива в литрах. Она позволяет ее держателю заправлять бензин в топливный бак в пределах расходного лимита, установленного в заявке организации-покупателя.

Если в организации работает несколько водителей, то целесообразно выдать каждому из них топливную карту, использование одной общей неудобно. Кроме того, если организация приобретает сразу несколько топливных карт, то плата вносится за общее количество заявленного бензина по всем топливным картам в совокупности.

Порядок расчетов с поставщиками ГСМ по топливным картам устанавливается в договоре. В нем стороны определяют лимит топлива, который может быть отпущен ежедневно (за месяц), размер предоплаты за бензин и обслуживание карты, а также иные условия, в частности предоставление скидки, порядок сверки расчетов.

Поставщик топлива ежемесячно представляет организации-покупателю счет-фактуру, акт приема-передачи на проданное топливо, а также отчет (реестр) операций по картам. В последнем документе указываются данные с заправок: количество, марка, стоимость отпущенного бензина, а также дата, время, место заправки и остаток средств на карте.

Данные отчета поставщика ГСМ сверяются с путевыми листами, представленными водителями с приложением чеков заправочных станций (терминальных чеков), подтверждающих количество, вид топлива, стоимость полученных по конкретной топливной карте ГСМ, а также дату и время заправки.

В случае несоответствия отчета держателя топливной карты и акта, представленного поставщиком, составляется акт сверки взаиморасчетов между организациями. И если в результате сверки поставщик должен вернуть денежные средства за недопоставленное топливо, указанный возврат будет производиться на условиях, предусмотренных договором поставки. Наличные денежные средства будут возвращены в порядке, предусмотренном для возврата денежных средств по неиспользованным чекам. Если выявленное отклонение возникло по вине держателя топливной карты, предприятие вправе потребовать от водителя возмещения стоимости ГСМ в сумме выявленного расхождения.

Есть и еще один плюс применения топливных карт для организаций - плательщиков НДС. На основании полученных документов организация приходует приобретенные ГСМ и предъявляет "входной" НДС к вычету.

Однако обратите внимание на то, что затраты на приобретение бензина по топливным картам для целей налогового учета не признаются в полном размере ни в момент уплаты суммы авансовых платежей в счет предстоящей поставки ГСМ, ни в момент отгрузки ГСМ и списания с топливных карт количества и стоимости проданного бензина. Заправка бензина в автомобильный бак на основании чека терминала АЗС подтверждает только факт приобретения ГСМ, но не факт их использования для определенного автомобиля.

В завершение назовем еще раз преимущества, которыми обладают топливные карты:

- дают возможность возмещения НДС по счетам-фактурам за истекший отчетный период;

- избавляют клиента от расчетов наличными деньгами;

- позволяют устанавливать ограничения на определенный вид топлива и суточный лимит отпуска по заявкам предприятий;

- вся информация по топливным картам обрабатывается электронным способом, что упрощает бухгалтерский учет предприятия по расходу ГСМ за счет представления ежемесячного отчета, содержащего подробную информацию о виде, количестве и стоимости товара, полученного на АЗС;

- отпадает необходимость физически пополнять карту денежными средствами, лимит карты автоматически активируется при поступлении средств от предприятия;

- при утере топливной карты существует возможность ее блокировки, что нельзя было сделать при использовании талонов по ГСМ;

- предусмотрена система скидок с розничной цены нефтепродуктов.

В. Д.Тарасов

Эксперт журнала

"Отдел кадров

коммерческой организации"

Подписано в печать

01.10.2012

Рубрика: 
+1
0
-1