Юрист, HR, бухгалтер… все вместе?

Введение. Актуальность темы.
В процессе подготовки материала мы задавали вопрос, вынесенный в заголовок статьи, разным людям, так или иначе связанным с управлением персоналом, и сразу выяснилось, что проблема эта касается только малых и средних предприятий. Так, например, директор по персоналу крупной страховой компании сказал, что у них в организации есть человек, который отвечает за систему делопроизводства в целом, в том числе и за кадровое. Более того, этот сотрудник наделен полномочиями в случае необходимости обращаться за помощью к юристам, бухгалтерам и специалистам по управлению персоналом.

В свою очередь, заместитель генерального директора одной из инвестиционных компаний (около 1200 сотрудников), возглавляющий отдел по работе с персоналом из четырех человек, признает проблему актуальной. Так же считают и консультанты по управлению, которые ведут проекты в небольших организациях (до 150 специалистов).
Один из авторов статьи работает в компании, где на данный момент насчитывается около 50 сотрудников. При этом он является единственным специалистом по персоналу с довольно широкими полномочиями. Однако и для него вопрос разделения функций в кадровом делопроизводстве с юристом и бухгалтерами-кадровиками очень актуален.История вопроса.
Выскажем свое мнение по поводу возникновения проблемы взаимоотношений разных людей, участвующих в процессе кадрового делопроизводства.

В доперестроечные времена на каждом предприятии существовал отдел кадров. Документооборот и делопроизводство были в достаточной степени стандартизированными, не требовавшими творческого подхода от сотрудников, вовлеченных в эти процессы. Люди, которые числились как специалисты в отделах кадров, в большинстве своем имели формально-логический склад ума, что и позволяло им успешно справляться со своими обязанностями.

Во время перестройки ветер перемен смел на своем пути не только старую систему и косные взгляды на управление, но и много полезных вещей. Тогда делопроизводство как дисциплина значительно пострадала, поскольку все бросились что-то делать, создавать, а оформить документально свои действия ни у кого не хватало времени, да и желания такого у творцов прогресса не возникало. Однако в той ситуации это был правильный подход, поскольку для создания новой системы требовались быстрые и решительные действия.

Первым вопросом, связанным с управлением персоналом в новое время, стал поиск людей: грамотных специалистов для одних позиций, подходящих в силу своих личных качеств, — для других. Начали появляться кадровые агентства, где успеха добивались сотрудники, умевшие находить контакт и с соискателями, и с работодателями, то есть, неформальные, гуманитарного склада. Со временем эти люди перешли в службы персонала сначала крупных предприятий, а потом в аналогичные подразделения организаций поменьше. Чем более стабильной становилась ситуация в стране, тем острее ощущалась необходимость формализовать процессы документооборота, в том числе и кадрового делопроизводства. Именно в этот момент у многих сотрудников кадровых служб, теперь называющих себя HR-специалистами, появились проблемы. «Формальность», как вы понимаете, не была их сильной стороной. Поэтому многие новые обязанности, связанные с «бумажной» деятельностью, стали для кадровиков камнем преткновения.

Что мы имеем сегодня?

Давайте посмотрим, как на практике обстоят дела с кадровым документооборотом в современной организации. При этом сделаем скидку на то, что процессы все еще не до конца формализованы и взаимоувязаны — соответственно возникают трения в треугольнике «HR-служба – юридический отдел – бухгалтерия».
На плечи бухгалтера-кадровика ложится собственно ведение документооборота, или, лучше сказать, документов, необходимость которых продиктована Трудовым Кодексом РФ.

Данный специалист должен:

  • формировать и вести личные дела сотрудников предприятия;
  • оформлять больничные листы, справки, заявления и другие документы, подтверждающие право отсутствовать на работе.
  • подготавливать кадровые приказы;
  • формировать табель по учету рабочего времени;
  • вести архив;
  • рассчитывать и начислять заработную плату;
  • начислять страховые взносы и перечислять их в социальные внебюджетные фонды;
  • в установленные сроки подготавливать и сдавать периодическую отчетность по единому социальному налогу (ЕСН).

Юрист или юридическая служба организации отвечает, прежде всего, за грамотное составление:

  • договоров (трудовых, ученических, материальной ответственности и др.);
  • должностных инструкций,
  • (желательно) Правил внутреннего распорядка, пожарной безопасности и т.п.

Однако многие юристы не соглашаются выполнять эту обязанность.HR -менеджер разрабатывает и ведет пакет документов, связанных с приемом на работу новых сотрудников. В данных пакет входят:

  • резюме, анкеты, тесты претендентов;
  • результаты мониторинга рынка по заработным платам;
  • списки вакансий и функциональные обязанности;
  • Положение о приеме, испытательном периоде и увольнении работников;
  • договора с кадровыми агентствами на предоставление услуг по подбору персонала;
  • прочие Положения, действующие на предприятии.

HR-менеджер также проектирует и реализует программу внутреннего PR, нацеленную на развитие корпоративной культуры и внутренних коммуникаций. Для этого создается ряд документов:

  • Корпоративный кодекс (базовые принципы и ценности, лежащие в основе деятельности компании; стандарты поведения, принятые в компании).
  • Управленческий кодекс предприятия.
  • Положение о структурных подразделениях.
  • Положение об оплате труда.
  • Положение о премировании, учете дополнительных льгот, компенсаций и поощрений.
  • корпоративные издания (газеты, новостные листки): они выполняют функцию канала внутрикорпоративной коммуникации.
  • документы, связанные с организацией досуга и прочими корпоративными мероприятиями.

Следующая область, где необходимо вести учет документов – оценка и аттестация персонала. Объем работы в этой области зависит от того, какова специализация фирмы. Так, в крупных сетевых холдингах, занимающихся торговлей, в IT-компаниях и иностранных представительствах аттестация действительно является мощным рабочим ресурсом. И количество документов, требующих обработки велико.
Это могут быть:

  • Положение об оценке персонала;
  • оценочные листы для специалистов и руководителей либо бланки оценки;
  • Положение об аттестации персонала;
  • аттестационная характеристика (карта личности);
  • аттестационный лист.

И еще одна область, требующая учета документов – это система обучения персонала. Компании, не имеющие корпоративного университета или внутренних тренеров, обращаются к внешним провайдерам образовательных услуг. В связи с этим оформляются следующие документы:

  • результаты мониторинга рынка провайдеров образовательных услуг;
  • образцы документов, получаемых на выходе (дипломы, сертификаты, удостоверения и т.п.);
  • договоры с обучающими организациями.

Но кого же мы все-таки можем назвать  хозяином процесса? Разумеется, руководителя, отвечающего за управление персоналом (директора по персоналу, заместителя директора, начальник департамента и пр.). Во-первых, потому что кадровое делопроизводство логично отнести к одной из компетенций HR-менеджера. Во-вторых, по роду своей деятельности этому сотруднику проще выступать координатором в решении междисциплинарных проблем, поскольку он, как правило, более открытый и креативный человек по сравнению с юристами и бухгалтерами. Другими словами, именно этот работник внутренне готов к выполнению возникающих нестандартных задач.

Источник : hr-academy.ru

Рубрика: 
Ключевые слова: 
+1
0
-1