Я процессы опишу, пусть меня научат!

Новая статья ( начало в ЭЖ. С-Пб региональный
выпуск №47 за 1996г., №1, 2, 4, 7, 11, 17, 20, 24, 35, 41, 48 за
1997г., №5, 30, 37, 48, 49 за 1998г., № . . . за 1999г.) по
проблемам управления бизнесом на современных российских
предприятиях, подготовленных петербургской ассоциацией “ Бизнес
Сервис
” – региональным представительством консалтинговой
группы БИГ .


Цели описания – зачем это надо?

Эффективность логистической системы при
заданном уровне логистических издержек обычно характеризуется
следующей группой показателей: готовность товара к поставке,
обязательность, гибкость и качество поставок, сокращение времени
выполнения заказа, информационная готовность.
Значения этих
показателей непосредственно зависит от уровня организации
бизнес-процессов в компании. В узком смысле этого термина,
логистика – это и есть организация процессов разного типа. Но
если в иностранных компаниях сейчас все внимание сосредоточено
на задаче их оптимизации, то большая часть российских еще не
решила предыдущую - выстроить процессы в более или менее
приемлемую систему, для чего, прежде всего, необходимо их
формальное описание. Только решив эту задачу и научившись
получать необходимую информацию о материальных потоках, можно
начать целенаправленное управление показателями качества
логистической системы, а также применение известных методов
управления запасами и логистическими издержками

Приступая к построению формальных моделей
бизнес-процессов желательно представить их роль в общем ряду
бизнес-моделей компании. В общем случае, задача структурного
описания процессов может преследовать следующие цели:

  • Стратегический анализ организации процессов
    компании, как следующий шаг за построением
    организационно-функциональной модели. Если последняя только
    определяет и стратегически распределяет функции между
    подразделениями компания, то на уровне бизнес-процессов можно
    промоделировать их взаимодействие.

  • Постановка системы качества, также связанная с
    достижением стратегических целей предприятия. В последней
    редакции стандарта качества ISO-9000 деятельность компании
    рекомендуется описывать, как совокупность бизнес–процессов,
    что позволяет достигнуть ее лучшей прозрачности в части
    обеспечения «гарантированного уровня качества разработок,
    производства и поставок продукции».

  • Организация и оптимизация логистических
    цепочек, упомянутые в начале статьи. Однако только немногие
    компании могут позволить себе иметь полное описание своей
    деятельности с необходимой для управления степенью
    детализации. Поэтому, в качестве объектов для формального
    описания должны быть выбраны «ключевые» процессы компании,
    наиболее сильно отражающиеся на ее конкурентоспособности. А
    начать упорядочение бизнеса следует с выявления таких
    процессов с помощью типовых техник логистического анализа:
    метода АВС и XYZ (см. предыдущую статью).

  • И, наконец, еще один случай, когда формальное
    описание процесса является необходимым - это переход к его
    компьютеризации. Здесь надо еще точнее представить каждый из
    процессов – ресурсы, документы, исполнителей, действия,
    условия ветвления и т.п.

Техники моделирования процессов – основания
выбора

На этапе моделирования бизнес-процессов,
требуется не просто пересчитать и закрепить бизнесы и функции, а
определить взаимодействие между элементами ранее описанной
организационно-функциональной структуры. Если вспомнить, что
даже первое упражнение на подавляющем большинстве компаний не
доведено до конца, то, что говорить о следующем этапе, который
на порядок труднее. При этом, еще надо это сделать на языке
доступном для понимания ВСЕХ участникам взаимодействия.

Какие же варианты техник описания предлагает
нам российская и мировая практика:

  • Словесное описание в произвольной форме. Язык – это
    универсальная моделирующая система и, следовательно, справится
    и с этой задачей. Но, как правило, такое описание настолько
    громоздко, что ошибки и неточности в нем становятся
    неизбежными, а сам документ обречен на забвение.
  • Формальное описание. Это некоторое ограничение языка, при
    котором вводятся специальные внутренние формы или процесс
    описывается через систему частных документов: таблиц
    документооборота, должностных инструкций и т.п.
  • Большим шагом к достижению желаемой ясности и наглядности
    в описании процесса является переход к графическому языку –
    диаграммам процессов, деревьям структур данных и т.п. (В одном
    из руководств по ИТ- консалтингу приводится анализ известного
    рассказа Чехова «Толстый и тонкий», в котором сын последнего,
    Нафанаил, попеременно снимал то шапку, то фуражку. Иллюстрации
    таких неточностей не допускают.) Здесь уже необходим какой-то
    стандарт – универсального графического языка не существует.
  • И опять возможны варианты – собственный стандарт
    предприятия или переход на международные. Что дает последнее
    решение? Во-первых, понимания таких описаний становится
    возможным за пределами предприятия, то есть намечается отход
    от, так называемых, «субъективных систем управления».
    Во–вторых, к стандартно описанным процессам можно применить
    стандартные же техники анализа и оптимизации. По аналогии:
    применяя международные стандарты финансовый отчетности, вы
    получаете в свое распоряжение накопленную мировой практикой
    библиотеку техник финансового анализа.

Рамки статьи не позволяют рассмотреть
несколько формальных техник структурного анализа и
проектирования процессов, поэтому остановимся на хорошо
разработанном семействе методологий IDEF, которое в США является
государственным стандартом

IDEF - ICAM DEFinition, где ICAM, в свою
очередь, обозначает программу «Интеграция компьютерных и
промышленных технологий» разработанную по заказу ВВС США и
получившую международное признание.

После опубликования данного стандарта он был
успешно применен в самых различных областях бизнеса, показав
себя эффективным средством анализа процессов в промышленных и
торговых системах, госструктурах и т.п. (Например, он активно
начал применяться и в отечественной Государственной налоговой
инспекции…). Более того, именно с широким применением IDEF
связано возникновение основных идей популярного ныне BPR (бизнес
– процесс реинжиниринга)

В основе нотации и методологии IDEF0 лежит
графическая визуализация бизнес - процессов в виде блоков, с
различной функциональной ролью сторон

(Рис.1).

Объектами преобразования для бизнес –
процессов могут являться различные виды ресурсов предприятия:
материальные (сырье, материалы, продукция), финансовые,
информационные. В IDEF0-диаграммах обозначения этих ресурсов
располагаются на дугах графа. Как правило, одновременно
описываются материальные (или финансовые) поток и связанные с
ними информационные.

Место соединения дуги с блоком определяет тип
интерфейса. Управляющая информация входит в блок сверху, в то
время как информация или другой ресурс, которые подвергаются
обработке, показаны с левой стороны блока, а результаты (выход)
с правой стороны. Механизм (подразделение, человек или
автоматизированная система), который реализует функцию (
операцию) представлен дугой снизу

Одним из важных моментов при описании
процессов с помощью методологии IDEF0 является точная
спецификация типов связей между функциями:

  • Коммуникационная, при которой функции используют одни и те
    же данные и/или производят одни и те же выходные данные.
  • Последовательная, при которой выход одной функции служит
    входными данными для другой.
  • Функциональная, отражающая полную зависимость одной
    функции от другой (например, управление в ходе решения общей
    задачи)

Кроме правил изображения блоков и потоков,
наиболее существенными в методологии IDEF0 являются принципы
объединения блоков в модель:

  • Принцип функциональной декомпозиции
  • Принцип контекстной диаграммы
  • Принцип ограничения сложности

Принцип «функциональной декомпозиции»
является третьим китом методологии IDEF (наряду с правилами
описания функций-блоков и потоков). Два других конкретизируют
способ его применения.

Этот принцип представляет собой модельную
интерпретацию той практической ситуации, что любая функция (а
функция – это свернутый бизнес-процесс) может быть разбита на
более простые действия (процессы или функции более низкого
уровня, вплоть до элементарных операций). Графически, при
использовании программных средств, принцип декомпозиции
представляет собой возможность, «провалившись» в функциональный
блок, рассмотреть его изнутри, т.е. как бы воспользоваться
увеличительным стеклом.

Согласно второму принципу, IDEF -
моделирование начинается с контекстной диаграммы, на которой
объект представлен одним-единственным блоком. Все потоки на
данной диаграмме подразумеваются приходящими извне (или
уходящими во вне) к объектам вне компании. Например, при
моделировании компании в целом, таким образом можно графически
изобразить ее «миссию» – что она дает и берет из окружающего ее
мира. Но такой же взгляд допустим и при автономном рассмотрении
любого блока процесса. В ходе моделирования, для каждого блока
надо определить, что нужно сделать для реализации возложенной на
него задачи (миссии).

Последний принцип - это ограничение
сложности. Диаграммы IDEF несут в себе очень концентрированную
информацию, в связи с чем, необходимо применять меры по
повышению их наглядности. Основными являются два приема:

  • Количество блоков на одной диаграмме не более шести
  • Количество интерфейсных дуг, подведенных к одной стороне
    блока – не более четырех

Применение методологий семейства IDEF
(особенно в сочетании с соответствующими программными
средствами) позволяет существенно повысить эффект от
взаимодействия специалистов как внутри предприятия, так и с
внешними консультантами например, на этапе концептуального
проектирования информационной системы. Очень важной является
возможность использования навыков моделирования при разработке
новых расширений бизнеса, как стратегического характера, так и
оперативных (например, начало продаж по предварительным
заказам). Все это можно процедурно увязать с существующими
процессами, т.е. вписать в контекст существующей деятельности и
довести до конкретных исполнителей.

Таким образом, лишь точно построив процессы
(и, конечно, устранив выявленные в результате этого мероприятия
«нестыковки») мы, во многом, можем достичь одной из главных
целей логистики – создания некоего конвейера упорядочивающего
всю работу компании и добиться существенного улучшения по
важнейшим логистическим показателям, характеризующим ее
деятельность.

Дальнейшее движение вперед связано с
реинжинирингом или перестройкой процессов с последующей их
автоматизацией, так как реинжиниринг, по определению, имеет в
виду кардинальное улучшение всех показателей связанных с
деятельностью компании, что становится возможным благодаря
использованию возможностей, предоставляемых компьютерными
технологиями.

Моделирование данных

Это движение, прежде всего, опирается на
умение снимать и пользоваться информацией модели процесса, а
также на выработку количественных оценок показателей
эффективности логистики.

Все логистические контура управления
материальными потоками бизнес-процессов предприятия образуют
единую информационную систему (ИС), в задачи которой входит
предоставление достоверных и надежных данных, позволяющих
подменять реальные физические запасы информацией о них, а также
накапливать массивы этих данных. При этом мы получаем
возможность оценивать такие показатели как оборачиваемость
складов, долю запасов в обороте, затраты на связанный капитал и
т.п. Кроме того, это позволит в полном объеме применять
стандартные методы логистического анализа и иметь объективные
критерии качества процессов, а также оценивать результаты
реинжиниринга и автоматизации.

В состав обрабатываемых данных логистические
системы включают, как минимум, следующие девять основных
элементов, образующих базу информационного контроля над
структурой хранения и перемещения товарно-материальных ценностей
(ТМЦ):

  • Вид ТМЦ
  • Происхождение ТМЦ
  • Количественные характеристики
  • Стоимостные характеристики
  • Месторасположение (размещение)
  • Время поступления в место размещения
  • Время отправки из места размещения
  • Способ транспортировки
  • Время транспортировки

Кроме того, информация о ТМЦ может содержать
любые значимые элементы, отражающие специфику конкретного
производства (торговой деятельности), а также принятую в
компании систему управленческой отчетности.

Таким образом, то все потоки все потоки в
системе должны быть выявлены и описаны достаточно
детализировано. Для решения этой задачи разработана методология
информационного моделирования IDEF1, целью которой является
определить - «какая информация требуется для реализации функций,
описанных диаграммой IDEF0». Эта технология моделирования,
существующая в рамках единого подхода, является двойственной к
IDEF0: первая детализирует функциональные блоки («функции»),
вторая информационное содержание «потоков», взаимодействующих с
функциями. В качестве изобразительных средств методология IDEF1
использует особые ER-диаграммы (Entity-Relationship -
сущность-связь), определяющих взаимную входимость и связи
информационных объектов (сущностей).

В этой технологии заложен ряд мер
обеспечивающих возможность непосредственного переноса модели
данных в специальные средства проектирования программных систем.
Поэтому, при отсутствии этой необходимости, строгое применение
этой технологии является избыточным и целесообразно
воспользоваться другими средствами детализации потоков
IDEF0–диаграмм и информационных объектов создаваемой программной
системы. Тем более, что задача такого описания существенно
упрощается в случае ориентации на достаточно узкую предметную
область и, следовательно, конкретный класс информационных
логистических систем.

Надо иметь в виду, что описанные ранее модели
процессов гораздо ближе к непосредственной деятельности
пользователя, чем формальные модели данных, которые
ориентированы, главным образом, на разработчика ИС. С точки
зрения пользователя, в логистической информационной системе
могут быть описаны только три класса объектов, с которыми
происходит его общение с системой:

  • «Документы», в которых должны быть сгруппированы все
    документы, являющиеся входными или выходными для основных
    бизнес–процессов: договора, акты, счета, платежные поручения,
    накладные, и т.п. Причем, как имеющие твердую копию, так и
    электронные формы ввода информации (в том числе сообщений).
    Информационное содержание документов задается с помощью самого
    нижнего уровня описания – «полей».
  • «Справочники», в которых происходит накопление данных по
    наиболее существенным и устойчивым объектам рассматриваемой
    предметной области (например: товары, виды сырья и материалов,
    контрагенты, склады, подразделения, сотрудники и т.п.) В
    составе «Справочников» могут быть выделены особые динамические
    объекты - «регистры», являющиеся накопителями наиболее важных
    данных, полученных в результате обработки документов
  • «Отчеты», порождаемые информационной системой. Отчеты
    являются средством структурированного вывода управленческой
    информации и используются в качестве входов при организации
    процессов управления, задачей которых является обработка
    информации с целью формирования корректирующих воздействий на
    основные бизнес–процессы.

Общая схема модели данных системы
предназначенной для накопления и обработки логистической
информации приведена на Рис.2. Эта модель является достаточно
простой и опирается на возможности наиболее распространенных в
России инструментальных средств разработки информационных систем
в этой области (например, «1С:Предприятие»).

В заключение о грустном…

Что же мешает российским компаниям
воспользоваться этими достижениями мировой управленческой мысли
и внедрить их в свою повседневную деятельность?

По мнению ряда отечественных консультантов -
прежде всего, это деньги. Стоимость средств программной
поддержки и консалтинга в ходе внедрения пока не по карману
многим российских компаниям. Хотя в последнее время были созданы
российские средства бизнес- моделирования, существенно менее
дорогие, чем западные аналоги. На втором месте, отмечается
отсутствие должной корпоративной культуры – привычки как
руководства, так и персонала работать в жестко заданном
функциональном, временном, информационном и прочих регламентах
(По мнению, одного из консультантов, мы отличаемся от англичан и
американцев тем, что в каждом деле находим тот вариант, который
невозможно было запланировать!)

И, наконец, непостоянство внешней среды –
тонкие инструменты требуют стационарных условий работы с точки
зрения законодательства, контрагентов и т.п. По крайней мере,
скорость внедрения технологии должна превышать скорость
изменений условий бизнеса.

Однако если компании удается преодолеть все
эти препоны и добиться внедрения, то скорость реакции на
изменения станет существенно выше и это, возможно, создаст ей
решающие конкурентные преимущества!!!

Рубрика: 
Ключевые слова: 
+1
0
-1