Выдаем работнику дубликат трудовой книжки

"Отдел кадров коммерческой организации", 2009, N 12

ВЫДАЕМ РАБОТНИКУ ДУБЛИКАТ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ

В соответствии со ст. 66 ТК РФ трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и стаже работника. В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и увольнении, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение. А если данный документ утерян или испорчен? Как быть работодателю? Какие записи нужно внести в дубликат трудовой книжки? Кто их должен вносить? На эти и некоторые другие вопросы ответим в данной статье.

Основными нормативными актами, регулирующими заполнение и выдачу трудовых книжек и документов, их заменяющих (дубликатов), являются Правила ведения и хранения трудовых книжек, утвержденные Постановлением Правительства от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках", и Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69. Проанализировав эти документы, можно сделать вывод, что дубликат трудовой книжки выдается только в определенных случаях:

- трудовая книжка утеряна работником;

- трудовая книжка утеряна работодателем;

- имеется запись об увольнении или переводе, признанная в установленном порядке недействительной;

- трудовая книжка не пригодна для дальнейшего использования.

Таким образом, если кадровик выявляет неправильную или неточную запись в трудовой книжке, дубликат выдавать не нужно. В подобных случаях просто исправляют неверную запись по правилам разд. III Правил ведения и хранения трудовых книжек.

Общие правила выдачи дубликата

При оформлении дубликата в соответствии с п. 32 Правил ведения и хранения трудовых книжек в документ вносятся сведения:

- об общем и (или) непрерывном стаже работы до поступления к данному работодателю, подтвержденном соответствующими документами;

- о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.

Сведения о стаже работодатель может учесть, исходя не только из представленных работником документов, но и из документов, подтверждающих страховой стаж работника до регистрации в ПФР в качестве застрахованного лица. Перечень последних содержится в п. 6 Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 24.07.2002 N 555. Это письменные трудовые договоры, справки, выдаваемые работодателями или соответствующими государственными (муниципальными) органами, выписки из приказов, лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы. Кроме того, при восстановлении трудовой книжки можно использовать данные формы N СЗВ-К, которая утверждена Постановлением Правления ПФР от 31.07.2006 N 192п "О формах документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования и Инструкции по их заполнению", поскольку она заполнялась на основании трудовой книжки и других документов, подтверждающих трудовой стаж.

Сведения, содержащиеся в выписке из индивидуального лицевого счета застрахованного лица (форма N СЗИ-5, утверждена Постановлением N 192п), имеют преимущественное значение для установления продолжительности стажа после регистрации гражданина в качестве застрахованного лица (дата регистрации в ПФР будет указана в выписке) и могут лежать в основе оформления дубликата.

В любом случае рекомендуется проконсультироваться у специалистов ПФР о возможности использования таких данных для установления трудового стажа.

Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения работодателя, периодов работы и должностей работника <1>. Для подтверждения стажа работы работник представляет надлежащим образом оформленные или заверенные справки, копии приказов, трудовых договоров, справки из ПФР и иные документы от предыдущих работодателей.

--------------------------------

<1> Такие же требования к записи общего стажа предъявляет и п. 7.2 Инструкции.

Рекомендуем данные сведения вносить в графу 3 "Сведения о работе" в следующем виде: "Общий трудовой стаж составил 5 лет 7 месяцев и 12 дней". Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в этих документах сведения. Образец приведен на с. 56.

Работодатель должен выдать работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления. К сожалению, иногда данного срока не хватает, ведь процесс сбора документов может растянуться на более длительный срок.

Титульный лист дубликата трудовой книжки оформляется по правилам п. 9 Правил ведения и хранения трудовых книжек:

- фамилия, имя, отчество, дата рождения (число, месяц, год) указываются на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;

- образование, профессия, специальность - на основании документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки).

То есть титульный лист оформляется по состоянию на момент выдачи дубликата. Например, при первом трудоустройстве в трудовой книжке в графе "Образование" было написано "среднее профессиональное". Через определенное время работник получил высшее образование и потерял трудовую книжку. При заполнении дубликата следует не писать "среднее профессиональное образование", а сделать запись о высшем образовании (при условии предъявления диплома).

В правом верхнем углу первой страницы дубликата трудовой книжки делается надпись "Дубликат" в силу абз. 4 п. 1.2 Инструкции.

После того как дубликат заполнен, необходимо внести сведения о том, что он выдан, в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, форма которой приведена в Приложении 3 к Постановлению Минтруда России от 10.10.2003 N 69.

Выдаем дубликат, если трудовую книжку потерял работник

В соответствии с п. 31 Правил ведения и хранения трудовых книжек работник, потерявший свою трудовую книжку, обязан немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы. Обычно такое заявление делается в письменной форме, причем желательно, чтобы работник указал предыдущие места работы и хотя бы приблизительные периоды работы в них, для исполнения работодателем норм о необходимости оказания содействия работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, предшествующий поступлению на работу к данному работодателю.

Здесь возникает вопрос: какое место работы считать последним - предыдущее или настоящее? Отвечаем. Если работник уволился с одного места работы и заключил трудовой договор с новым работодателем, то последнее место работы будет у нового работодателя. Если же новый трудовой договор не заключен, а утрата книжки произошла, работнику следует обратиться в организацию, из которой он уволился, так как именно она в данном случае будет последним местом работы.

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ Директору ООО "Катод"│

│ Леванскому М. П.│

│ от торгового представителя│

│ Комова Сергея Ивановича│

│ Заявление │

│ │

│ В связи с утратой трудовой книжки прошу выдать мне дубликат.│

│Дополнительно сообщаю о местах работы, предшествующих трудоустройству│

│в ООО "Катод": │

│ - ООО "Диод" - с 03.2008 по 10.11.2009; │

│ - ОАО "Анод" - с 04.2007 по 03.2008; │

│ - ИП Колобанов П. Р. - с 07.2004 по 02.2007. │

│ │

│ 27.11.2009 Комов │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Выдаем дубликат, если трудовую книжку потерял работодатель

Трудовую книжку может потерять не только работник, но и работодатель, а также она может быть утрачена ввиду неправомерных действий третьих лиц, например кражи. В этом случае дубликат оформляется с определенными особенностями. Сложности при оформлении дубликата возникают при массовой утрате трудовых книжек работодателем, например в результате чрезвычайных ситуаций, экологических и техногенных катастроф, стихийных бедствий, массовых беспорядков и др. При таких обстоятельствах достаточно трудно получить документы, подтверждающие стаж работы сотрудников, которым необходимо выдать дубликаты. Пунктом 34 Правил ведения и хранения трудовых книжек предусмотрено создание комиссии по установлению трудового стажа работников, чьи трудовые книжки были утеряны в связи с вышеуказанными обстоятельствами. Комиссия создается органами исполнительной власти субъекта РФ, на территории которого располагается организация, а в ее состав включаются представители работодателей, профсоюзов или иных уполномоченных работниками представительных органов, а также других заинтересованных организаций. Порядок установления стажа работы определен Постановлением Минтруда России от 24.06.1994 N 50.

Факт работы, сведения о профессии (должности) и периодах работы у данного работодателя комиссия устанавливает на основании документов, имеющихся у работника (справка, профсоюзный билет, учетная карточка члена профсоюза и т. п.). Если у него имеются другие документы, например выписки из приказов или заверенные надлежащим образом копии приказов, он может и их предъявить комиссии. При отсутствии документов комиссия основывается на показаниях двух и более свидетелей, знающих работника по совместной с ним деятельности у одного работодателя или в одной системе.

Если работник до поступления к данному работодателю уже работал, комиссия принимает меры к получению документов, подтверждающих данный факт. Для этого она может направлять соответствующие запросы в организации, предприятия, в которых работник трудился ранее, а также архивы и органы управления. Если документы не сохранились, стаж работы, в том числе установленный на основании свидетельских показаний, может быть подтвержден в судебном порядке.

По результатам работы комиссии составляется акт, в котором указываются периоды работы, профессия (должность) и продолжительность трудового стажа работника.

Поскольку комиссия создается органами власти, необходимо к ним письменно обратиться, например, в такой форме.

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ Общество с ограниченной ответственностью "Калита" │

│ │

│Исх. N 97 Начальнику │

│от 16.11.2009 департамента труда и социального│

│ развития Вологодской области │

│ │

│ Заявление о предоставлении государственной услуги │

│ "Создание и организация работы комиссии по установлению │

│ трудового стажа работников в связи с массовой утратой │

│ работодателем трудовых книжек в результате чрезвычайных ситуаций" │

│ │

│ Прошу создать и организовать работу комиссии по установлению│

│трудового стажа работников в связи с массовой утратой трудовых книжек│

│в результате чрезвычайной ситуации - пожара в ООО "Калита", расположенном│

│по адресу: 160001, г. Вологда, ул. Благовещенская, д. 9. │

│ Справку Управления противопожарной службы Вологодской области│

│от 04.11.2009 N 214-52у, подтверждающую произошедшую чрезвычайную│

│ситуацию, прилагаю. │

│ Дата произошедшего пожара - 03.11.2009. │

│ Количество утраченных трудовых книжек - 7. │

│ Прошу установить на комиссии трудовой стаж следующим работникам│

│ООО "Калита": │

│ 1. Иванов Иван Иванович, 1980 г. рождения. │

│ 2. Петров Петр Петрович, 1972 г. рождения. │

│ 3. Николаев Николай Николаевич, 1977 г. рождения. │

│ 4. ....................................... │

│ Прошу включить в состав комиссии: │

│ 1. Кулемину Ирину Станиславовну, менеджера по персоналу ООО "Калита".│

│ 2. Зырянова Игоря Ивановича, заместителя директора ООО "Калита". │

│ Юридический адрес, местонахождение: 160001, г. Вологда,│

│ул. Благовещенская, д. 9 │

│ Адрес электронной почты: kalita@yandex. ru │

│ Тел.: (8172) 64-13-81 │

│ │

│Директор Поляков /П. Н. Поляков/│

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

После исследования всех представленных документов по указанным работникам комиссия составляет акт.

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ АКТ N 4 комиссии │

│ об установлении трудового стажа работников в ООО "Калита" │

│ в связи с массовой утратой трудовых книжек │

│ │

│г. Вологда 7 декабря 2009 г.│

│ │

│ Комиссия в соответствии с Решением Департамента труда и социального│

│развития Вологодской области от 20.11.2009 N 72 и приказом о создании│

│комиссии об установлении трудового стажа работников ООО "Калита"│

│от 24.11.2009 │

│ │

│ ПОСТАНОВЛЯЕТ: │

│ │

│ 1. Установить общий трудовой стаж по состоянию на 07.12.2009│

│работникам ООО "Калита": │

│ - Иванов Иван Иванович, 1980 г. рождения, - общий трудовой стаж│

│7 лет 4 месяца 12 дней; │

│ - Петров Петр Петрович, 1972 г. рождения, - общий трудовой стаж│

│15 лет 8 месяцев 2 дня; │

│ - Николаев Николай Николаевич, 1977 г. рождения, - общий трудовой│

│стаж 11 лет 10 месяцев 22 дня; │

│ - и т. д. │

│ 2. В соответствии с настоящим актом работодателю следует оформить│

│дубликаты трудовых книжек указанным работникам. При оформлении указать│

│общий трудовой стаж работников до поступления в ООО "Калита".│

│ Настоящий акт составлен в двух экземплярах, один из которых хранится│

│в департаменте труда и социального развития области, второй у│

│работодателя - ООО "Калита". │

│ │

│Председатель комиссии: Перекопов /А. В. Перекопов/│

│Члены комиссии: Селезнева /Р. Т. Селезнева/│

│ Кулемина /И. С. Кулемина/ │

│ Зырянов /И. И. Зырянов/ │

│Секретарь комиссии: Крылова /О. Б. Крылова/ │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

На основании надлежащим образом оформленного акта работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки, оформленный с соблюдением изложенных выше требований.

Выдаем дубликат, если в трудовой книжке есть запись,

признанная недействительной

Если работник не требует выдачи дубликата, можно воспользоваться правилами п. 1.2 Инструкции, в соответствии с которыми необходимо сделать следующее: в раздел "Сведения о работе" внести запись "Запись за номером таким-то недействительна, восстановлен на прежней работе". При изменении формулировки причины увольнения делается запись: "Запись за номером таким-то недействительна, уволен (указывается новая формулировка)". В графе 4 дается ссылка на приказ (распоряжение) или иное решение работодателя о восстановлении на работе или изменении формулировки причины увольнения.

Но работник вместо исправления неверной записи может потребовать выдать дубликат без внесения в него записи, признанной недействительной (п. 33 Правил ведения и хранения трудовых книжек). При этом в правом верхнем углу первой страницы дубликата трудовой книжки нужно сделать надпись: "Дубликат", а на первой странице (титульном листе) прежней книжки пишется: "Взамен выдан дубликат", - с указанием его серии и номера.

Для этого с работника необходимо взять письменное заявление.

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ Директору ОАО "Светлояр"│

│ Кузнецову А. В.│

│ от Комарова Андрея Васильевича│

│ │

│ В связи с признанием недействительной записи об увольнении в│

│трудовой книжке от 17.09.2009 N 12 (Решение Автозаводского районного суда│

│г. Нижнего Новгорода от 13.11.2009 N 456-78/09) прошу выдать дубликат│

│трудовой книжки без внесения в него записи, признанной недействительной.│

│Копия решения суда прилагается. │

│ │

│ Комаров, 24.11.2009 │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

После проставления руководителем организации резолюции о выдаче оформляется дубликат. Обычно этим занимается кадровый работник или иное уполномоченное лицо. Оформление дубликата производится по общим правилам, рассмотренным в начале статьи, но требовать от работника документы, подтверждающие стаж работы, не нужно, так как на руках оригинал трудовой книжки. Надо просто перенести в новый бланк записи из старой трудовой книжки.

Оформленная надлежащим образом трудовая книжка должна быть возвращена ее владельцу.

Выдаем дубликат, если трудовая книжка не пригодна

для использования

Пункт 33 Правил ведения и хранения трудовых книжек предусматривает выдачу дубликата и в случае, если трудовая книжка (вкладыш) пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и т. п.). Порядок выдачи дубликата практически не отличается от рассмотренного в предыдущем разделе, но следует иметь в виду, что из-за обгорания, обрыва страниц и т. д. некоторые записи могут быть утрачены, и нужно будет потребовать от работника документы, подтверждающие стаж работы в конкретном месте.

Итак, в графе 3 "Сведения о работе" производится запись об общем трудовом стаже без расшифровки, у какого работодателя трудился работник. Затем этот стаж необходимо записать отдельными периодами, которые подтверждены документами, представленными работником:

- в графе 1 указывается порядковый номер записи;

- в графе 2 - дата приема на работу;

- в графе 3 - наименование работодателя, у которого работал работник, а также структурное подразделение и работа (должность), специальность, профессия с указанием квалификации, на которую работник был принят. Если представленными документами подтверждается, что работник переводился на другую постоянную работу у того же работодателя, об этом также делается соответствующая запись.

После оформления записи о приеме на работу в конкретную организацию производится запись об увольнении из нее:

- в графе 1 указывается порядковый номер записи;

- в графе 2 - дата увольнения (прекращения трудового договора);

- в графе 3 - причина (основание) увольнения (при условии, что в представленном работником документе имеются такие данные);

- в графе 4 - наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате.

Оригиналы документов, подтверждающие стаж работы, после снятия с них копий и надлежащего заверения работодателем возвращаются работнику (п. 7.2 Инструкции). В случае предъявления работником справки о периоде работы в организации ее дата и номер записываются один раз напротив записи об увольнении (то же с трудовым договором при работе у индивидуального предпринимателя до 2006 г.). Если же представлены копии приказов о приеме и увольнении, заверенные надлежащим образом, реквизиты каждого из них вносятся напротив соответствующей записи.

В завершение статьи приведем для наглядности пример оформления дубликата трудовой книжки.

N
записи

Дата

Сведения о приеме на работу,
переводе на другую постоянную
работу, квалификации, увольнении
(с указанием причин и ссылкой на
статью, пункт закона)

Наименование,
дата и номер
документа, на
основании
которого внесена
запись

число

месяц

год

1

2

3

4

Общий трудовой стаж составляет 7

лет 3 месяца 22 дня.

12

10

2002

Принята в Общество с

ограниченной ответственность

"КарТек" (ООО "КарТек")

диспетчером.

23

11

2006

Уволена по собственному желанию,

Справка от

пункт 3 части первой статьи 77

07.10.2009 б/н

Трудового кодекса Российской

Федерации.

24

11

2006

Принята в Открытое акционерное

Копия приказа от

общество "Мир Дверей"

24.11.2006 N 93-к

консультантом.

05

07

2007

Трудовой договор расторгнут по

Копия приказа от

соглашению сторон, пункт 1 части

05.07.2007 N 67-к

первой статьи 77 Трудового

кодекса Российской Федерации.

Общество с ограниченной

ответственностью "Ривьера"

(ООО "Ривьера")

1

10

07

2007

Принята на должность

Приказ от

менеджера по продажам фурнитуры.

10.07.2007 N 26-к

2

09

11

2009

Трудовой договор расторгнут в

Приказ от

связи с переводом по просьбе

09.11.2009 N 67-к

работника на работу в Общество с

ограниченной ответсвенностью

"Кислород", пункт 5 части первой

статьи 77 Трудового кодекса

Российской Федерации.

Менеджер по персоналу Кошкина

Ознакомлена. Зайцева

МП

В. П.Ющин

Эксперт журнала

"Отдел кадров коммерческой организации"

Подписано в печать

26.11.2009

Рубрика: 
Ключевые слова: 
+1
0
-1