Введение в организацию

"Кадровик. Кадровое делопроизводство", 2008, N 2

Введение в организацию

Общеизвестно, что пока человек не адаптируется в коллективе, производительность его труда ниже, чем могла бы быть. Поэтому работодатели уделяют особое внимание именно врабатываемости новых сотрудников в коллектив.

Специалисты считают, что люди постоянно находятся в состоянии адаптации. Мир настолько динамичен, и изменения каждого дня могут быть значительны. Поэтому работники постоянно находятся в состоянии приспособления к изменяющимся условиям труда. Но не секрет, что работодателей чаще всего интересует адаптация новых членов коллектива.

Давно замечено, что работники чаще всего увольняются в течение первых месяцев после приема на работу именно по причине неспособности адаптироваться к условиям труда и коллективу. При этом затраты работодателя на наем нового работника, обучение, дополнительный контроль, исправление ошибок и т.п. остаются без отдачи, не окупаются. Уход не сумевшего адаптироваться сотрудника - прямые убытки для работодателя. И затраты эти могут быть весьма существенны.

На сегодняшний день стандартных процедур и образцов документов для оформления проведения программы адаптации новых сотрудников не существует. Тем не менее есть несколько рекомендаций, которые можно учесть, регламентируя такое неоднозначное явление, как адаптация новичка и коллектива.

Для скорейшей адаптации вновь принятые сотрудники должны быть ознакомлены с организацией и рядом локальных документов: организационной структурой компании; расположением основных помещений; правилами внутреннего трудового распорядка организации; иными локальными нормативными актами, имеющими отношение к трудовым функциям работника; порядком оплаты и стимулирования труда; порядком оплаты отпуска и больничных листов; с краткой историей; основными положениями корпоративной культуры; правилами пользования офисными коммуникациями и т.д. В различных компаниях и организациях эта задача решается различными способами и оформляется различными документами: новичку может вручаться информационный буклет, книга работника организации, указанные вопросы могут быть регламентированы в положении об адаптации или в положении о наставничестве.

В положении об адаптации работников можно предусмотреть следующие разделы.

Общие положения

В этом разделе можно обозначить назначение положения (например, для введения единой процедуры адаптации в структурных подразделениях организации) и самой процедуры адаптации (например, для обеспечения скорейшего вхождения в должность нового сотрудника, формирования позитивного образа компании, уменьшения дискомфорта первых дней работы, снижения стартовых издержек, оценки уровня квалификации и потенциала сотрудника во время прохождения им испытательного срока).

В случае необходимости в данном разделе может указываться продолжительность прохождения программы адаптации. Например, в случае если новичку согласно ст. 70 Трудового кодекса Российской Федерации устанавливается испытательный срок при заключении трудового договора или новичок прикрепляется к наставнику, срок прохождения программы адаптации может быть приравнен к испытательному сроку или регламентирован другим образом.

Кроме того, в разделе может быть обозначен круг лиц, которые используют в своей работе данное положение (например, ответственные за адаптацию сотрудники компании). Можно также отметить закрепление соответствующих функций за определенным структурным подразделением организации, например за службой управления персоналом, отделом обучения.

Порядок проведения адаптации

Программа адаптации сотрудников может состоять из нескольких частей (например, общей, специальной, технической, индивидуальной). В силу различия выполняемых функций для различных категорий персонала необходим различный набор программ адаптации. В данном разделе может быть предусмотрено разделение сотрудников структурных подразделений и формирование для них персональных (необходимых для данного подразделения) программ адаптации.

Кроме того, данный раздел может предусматривать основные этапы программы адаптации.

Например, после оформления всех необходимых формальностей при приеме на работу и ознакомления с информацией об организации, а также необходимыми локальными нормативными актами новичок может быть представлен коллективу компании. Данный раздел положения об адаптации может предусматривать процедуру представления работника, показа основных помещений офиса.

Ознакомление сотрудника с функциями и структурой отдела, порядком взаимодействия отдела с другими подразделениями компании, должностными обязанностями вновь принятого сотрудника, как правило, возлагается на руководителя структурного подразделения, принимающего новичка.

Если в компании есть дополнительные обслуживающие подразделения, в данном разделе положения об адаптации может быть рассмотрена процедура знакомства нового сотрудника с условиями взаимодействия с такими подразделениями. Например, регистрация отделом информационного обеспечения нового сотрудника в качестве пользователя сети компании, определение внутреннего номера, ограничения по пользованию Интернетом и междугородними звонками и звонками на мобильные телефоны. При необходимости обучение, например работе с электронными или информационными системами, может включать в себя теоретическую часть и работу с демонстрационной версией программы.

Кроме того, если в организации не разработано специальное положение о наставничестве, в данном разделе может быть рассмотрен вопрос о назначении вновь принятому работнику наставника. Как правило, наставник назначается по представлению руководителя структурного подразделения. В этом разделе можно предусмотреть процедуру назначения наставника.

Аттестация по результатам испытательного срока

Если в организации не проводится периодическая аттестация и не существует специального положения об аттестации, вопросы аттестации по истечении испытательного срока можно предусмотреть в положении об адаптации. В данном разделе может быть описана сама процедура проведения аттестации, а также регламентирована необходимая документация для проведения такой аттестации.

Данный раздел может также содержать рекомендации о порядке действий в зависимости от успешности прохождения сотрудником испытательного срока, повышении заработной платы, продлении испытательного срока без увеличения оплаты труда. Если работник не выдерживает испытания, то согласно ст. 71 Трудового кодекса Российской Федерации он может быть уволен до истечения испытательного срока как не выдержавший испытания. Процедура увольнения также может быть рассмотрена в данном разделе положения об адаптации.

Наставничество можно считать лучшим способом приобретения навыков и знаний для новых сотрудников организации. В организации может действовать положение о наставничестве, детально регламентирующее вопросы взаимодействия ученика и наставника, их права и обязанности, вопросы оплаты и пр. Положение о наставничестве может содержать следующие разделы.

Общие положения

В данном разделе целесообразно определить область применения положения, основные понятия, используемые при осуществлении наставничества в организации, цели осуществления наставничества и др. Например:

Наставничество - форма адаптации и профессиональной подготовки новых сотрудников в компании, это выполнение деловых функций под наблюдением наставника.

Наставник - опытный сотрудник компании, осуществляющий наставничество.

Стажер - лицо, поступившее на работу в компанию, осуществляющее свою деятельность под наблюдением наставника в течение определенного срока, отведенного для оценки его способностей.

Оценка - это определение уровня эффективности выполнения работы сотрудником (стажером), измерение его достижений.

Порядок организации наставничества

Этот раздел устанавливает требования к организации наставничества:

- может содержать перечень лиц, нуждающихся в наставнике (например, для практикантов, стажеров, новых сотрудников, в исключительных случаях для сотрудников, не справляющихся со своими должностными обязанностями, до улучшения показателей работы);

- может предъявлять профессионально-квалификационные требования к наставнику (специалист, обладающий высокими профессиональными качествами, имеющий стабильные показатели в работе, располагающий способностью и готовностью делиться опытом, имеющий системное представление о своей работе);

- может определять порядок назначения наставника (например, утверждение сотрудника (специалиста) в качестве наставника может осуществляться приказом руководителя, основанием может являться представление руководителя соответствующего подразделения, представление заместителя директора);

- может устанавливать порядок контроля и систему отчетности;

- может устанавливать срок (период) наставничества.

Требования Конституции Российской Федерации и Трудового кодекса Российской Федерации определяют необходимость наличия в положении о наставничестве пункта о предварительном добровольном согласии предполагаемого наставника с закреплением за ним ученика.

Целесообразно было бы увязать дополнительные обязанности по обучению, выполняемые наиболее опытными сотрудниками организации, с материальным стимулированием таких работников. В данном случае или в случае, когда в силу сложности выполняемой работы требуется значительное время наставника, в данном разделе может быть предусмотрен пункт об ограничении числа учеников, которые могут быть закреплены за одним наставником.

Кроме того, в данном разделе может содержаться программа ознакомления ученика с организацией и работой в ней, а также с нормативными документами организации, основные этапы и сроки ознакомления. Обязанность ознакомить с ними новичка может быть возложена на наставника и детально регламентирована в положении о наставничестве. В обязанность наставника может быть вменено составление индивидуального плана адаптации нового работника, в котором можно отразить следующие ключевые позиции: основные компетенции по должности; знания, навыки, способности, обеспечивающие приобретение основных компетенций; мероприятия по повышению квалификации; сроки исполнения; оценки наставника; поручения наставника, отчетность и пр.

В данном разделе может быть описана процедура прохождения аттестации по завершении срока наставничества.

Права и обязанности наставника

Данный раздел детально регламентирует деятельность наставника, обязанности, возложенные на него в связи с осуществлением наставничества, а также права наставника.

Наставник имеет право:

1. Принимать решение об участии сотрудника (стажера) в деятельности компании.

2. С согласия непосредственного руководителя подключать для дополнительного обучения сотрудника (стажера) других сотрудников.

3. Запрашивать отчеты о проделанной работе сотрудника (стажера) как в устной, так и в письменной форме.

4. Запрашивать информацию о работе сотрудника (стажера) у непосредственного руководителя сотрудника либо у руководителя работы, в которой принимает участие сотрудник.

Наставник обязан:

1. Знать требования локальных нормативных актов, определяющих права и обязанности сотрудника (стажера) по занимаемой должности.

2. Разрабатывать совместно с сотрудником (стажером) индивидуальный план повышения квалификации.

3. Передавать свои знания и опыт при осуществлении своих обязанностей.

4. Всесторонне изучать деловые и нравственные качества сотрудника (стажера), его отношение к работе, коллективу.

5. Личным примером развивать положительные качества сотрудника (стажера), привлекать к участию в общественной жизни коллектива, содействовать развитию общекультурного и профессионального кругозора.

6. Составлять отчет о результатах деятельности сотрудника по завершении срока наставничества.

Права и обязанности ученика

Сотрудник (стажер) имеет право:

1. Участвовать в разработке индивидуального плана повышения квалификации.

2. Обращаться за помощью к своему наставнику в любое удобное время.

Сотрудник (стажер) обязан:

1. Реализовывать индивидуальный план повышения квалификации.

2. Следовать рекомендациям наставника при выполнении заданий.

3. Стремиться к повышению уровня своей профессиональной компетенции, развитию навыков и способностей, получению знаний.

4. Представлять отчеты о проделанной работе как в устной, так и в письменной форме.

5. По завершении срока наставничества проходить аттестацию.

Многие компании вручают своим новичкам специальные информационные буклеты, содержащие всю необходимую информацию для новичка. Иногда эти буклеты представляют собой целые книги. В них может содержаться следующая информация:

1. Введение.

1.1. Цель книги сотрудника компании:

- Познакомить с историей создания компании, определить место организации в современном бизнесе.

- Обозначить цель и основные ценности компании.

- Рассказать о профессиональных и этических пожеланиях и требованиях, которые предъявляет к своим сотрудникам компания.

- Дать информацию, которая поможет быстрее сориентироваться на новом рабочем месте.

2. Информация о компании.

Создание и краткая история компании.

3. Цель и ценности компании.

4. Кодекс корпоративного поведения.

5. Путеводитель по компании.

5.1. Оформление на работу.

5.2. Введение в компанию.

5.3. Введение в должность.

5.4. Пропуск.

5.5. Питание.

5.6. Интернет.

5.8. Внешний вид работника компании.

6. Правила внутреннего трудового распорядка.

6.1. Рабочее время.

6.2. Праздничные дни.

7. Отпуск.

7.1. Ежегодный оплачиваемый отпуск.

7.2. Планирование отпуска.

7.3. Отпуск без сохранения заработной платы.

7.4. Реализация права на отпуск в случае прекращения трудовых отношений.

8. Больничный лист.

Оформление больничного листа.

9. Командировка.

Оформление командировки.

10. Обучение.

Оформление обучения.

11. Пенсия.

Оформление пенсии.

12. Оплата труда.

12.1. Порядок, место и сроки выплаты заработной платы.

12.2. Порядок открытия счетов и банковских карт работникам.

13. Персональные данные работника.

"Личное дело" работника.

Некоторые компании активно используют анкетирование при приеме на работу или некоторое время спустя для выявления затруднений, возникающих у новичков, узких мест в программах адаптации, пробелов в организации обучения новых сотрудников на рабочих местах. Как правило, в анкетах необходимо выяснить следующие позиции:

Факторы, влияющие на эффективность работы

Оценка

Организация рабочего места

Четкое понимание должностных обязанностей и зоны ответственности

Благоприятный психологический климат в коллективе

Информированность работников о происходящих в компании событиях

Возможность профессионального (горизонтального) роста

Способность всех членов коллектива работать совместно (работа
в команде)

Перспективы карьерного роста

Признание успеха, достижений со стороны непосредственного
руководителя

Ясность процедур в компании, обязанностей сотрудников, схем
взаимодействия между подразделениями

Наличие обратной связи о результатах работы со стороны
непосредственного руководителя

Понимание целей и задач компании

Ясность критериев оценки деятельности

Доступность и полнота информации, необходимой для выполнения
работы

Предоставление возможностей для самостоятельной и творческой
работы

Система социальных льгот и пособий

Наличие отлаженной системы обучения и развития персонала

Оптимальный объем работы, позволяющий качественно ее выполнять

Дополнительные поощрения сотрудников в зависимости от результатов
работы (премии и т.д.)

Четкость постановки задач непосредственным руководителем

Возможность каждого сотрудника влиять на общий ход работы
подразделения

Е.Галкина

К. э. н.,

доцент,

директор

Учебного центра

ДПО "Управление персоналом"

Государственного университета управления

Подписано в печать

25.01.2008

Рубрика: 
Ключевые слова: 
+1
0
-1