Внедряем аттестацию

"Кадровик. Кадровое делопроизводство", 2010, N 2

ВНЕДРЯЕМ АТТЕСТАЦИЮ

В статье описывается процесс оформления аттестации персонала в условиях кризиса. Всем известна формула "идеального персонала", когда расходы на персонал стремятся к минимуму, а отдача - к максимуму. Аттестация одновременно воздействует на оба вышеназванных компонента этого соотношения.

Самое популярное слово 2009 г. - "кризис". В сфере управления персоналом это чувствуется особо остро - HR-программы и проекты, как правило, одними из первых попадают под удар. Тем не менее именно в такие смутные времена есть смысл внедрять систему аттестации в организациях - при относительно небольших затратах вы получаете отличный и многофункциональный инструмент.

Почему именно в кризисные периоды как никогда нужна аттестация персонала? Всем известна формула "идеального персонала", когда расходы на него стремятся к минимуму, а отдача - к максимуму. Аттестация одновременно воздействует на оба вышеназванных компонента этого соотношения. После проведения аттестации становится видна целостная картина компетентности персонала, исходя из которой составляются грамотные программы обучения и развития. В итоге средства тратятся только на развитие нужных компетенций у определенных категорий персонала. По результатам аттестации могут приниматься те или иные кадровые решения, направленные на повышение эффективности деятельности работников. Не менее важен и психологический фактор, как правило даже на этапе внедрения аттестации, одно упоминание о ней стимулирует персонал к более серьезному отношению к должностным обязанностям и повышению уровня собственной квалификации. Тут главное не перегнуть палку и не сформировать мнение об аттестации как о карающей функции. В этом поможет внутрикорпоративный PR проекта, когда будут озвучены цели, задачи и последствия аттестации, налажены пути получения обратной связи.

Итак, решение о внедрении аттестации принято. С чего начинать?

Покажем это на примере поэтапной программы аттестации, разработанной для крупного промышленного предприятия (более 10 тыс. работников), которая включает в себя:

- этап подготовки данных;

- создание Положения об аттестации персонала;

- запуск пилотного проекта;

- определение целевых групп;

- формирование графика аттестации;

- определение критериев оценки, ее методов;

- подготовка к проведению аттестации;

- формирование аттестационной комиссии;

- определение порядка прохождения аттестации;

- заседание аттестационной комиссии;

- обработка результатов;

- принятие решения о соответствии должности и выдача рекомендаций;

- регламентация действий по результатам аттестации.

Дадим небольшой комментарий к каждому из этапов.

Этап подготовки данных. На данном этапе рассчитываются затраты на аттестацию, готовится презентация для руководства. Также рассчитываются риски, которые могут возникнуть на этапах разработки, организации и внедрения проекта.

Создание Положения об аттестации персонала. Разработка нормативного документа для определения единых требований к периодичности, процедуре, методике аттестации. Необходимо дать определения специфическим терминам, применяющимся в Положении, во избежание двусмысленных и вольных трактовок. В Положении прописываем все этапы процедуры, все тонкости. Также в Положение включаем все необходимые для процедуры аттестации формы документов. Положение утверждается после завершения пилотного проекта и внесения окончательных корректив.

Запуск пилотного проекта. Для апробирования предложенной процедуры запускаем пилотный проект. Благодаря этому мы имеем возможность проверить, скорректировать, доработать все этапы внедряемой на предприятии аттестации.

Определение целевых групп. На данном этапе мы определяем, кого именно будем аттестовывать на предприятии и какие могут быть исключения. Мы определили, что аттестация проводится для всех специалистов и руководителей. Аттестации не подлежат работники, проработавшие в занимаемой должности менее одного года; молодые специалисты, проработавшие менее двух лет; беременные женщины; находящиеся в отпуске по беременности и родам и в отпуске по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет. Аттестация указанных работников возможна не ранее чем через год после выхода из отпуска. Члены комиссий проходят аттестацию на общих основаниях в срок, предусмотренный для подразделений, работниками которых они являются. На период аттестации работника, являющегося членом комиссии, его членство в этой комиссии приостанавливается.

Формирование графика аттестации. Далее мы определяем периодичность плановой, внеочередной и повторной аттестации, формируем график аттестации.

В графике проведения аттестации указываются:

- наименование подразделений, в которых проводится аттестация;

- сроки проведения аттестации;

- дата предоставления в комиссию необходимых документов и списков работников, подлежащих аттестации, с указанием ответственных за их предоставление руководителей соответствующих подразделений.

В зависимости от вида аттестации используются различные критерии и методы оценки работников.

Определение предмета и критериев оценки, ее методов. Исходя из наших целей и задач, определяем, что предметом оценки при проведении аттестации для нас являются:

- эффективность деятельности;

- выполнение должностных обязанностей;

- уровень развития корпоративной и профессиональной компетентности работника.

Корпоративная компетентность включает в себя знание:

- политики в области качества;

- экологической политики;

- организационной структуры;

- документов, регламентирующих деятельность предприятия (правила внутреннего трудового распорядка, стандарты предприятия, основные организационно-распорядительные документы и нормативные акты, коллективный договор);

- функций своего подразделения и основных бизнес-процессов.

Уровень профессиональных компетенций зависит от конкретной должности (профессии) и определяется конкретными методиками.

Проекты методик аттестации деятельности разрабатываются службой персонала в тесном сотрудничестве с линейными руководителями и ведущими специалистами подразделений.

Основные методы проведения аттестации работников, принятые на предприятии, приведены в табл. 1.

Таблица 1

Методы проведения аттестации

руководителей, специалистов и служащих

N
п/п

Название

Краткое описание методов

1

Биографический

Анализ анкетных данных - листка по учету кадров,
автобиографии, документов об образовании,
характеристик

2

Интервьюирование
(собеседование)

Беседа с работником в режиме "вопрос-ответ" по
заранее составленной или произвольной схеме для
получения дополнительных данных

3

Тестирование

Определение профессиональных знаний и умений,
способностей, мотивов, личностных и корпоративных
компетенций с помощью специальных тестов (с
последующей расшифровкой)

4

Анкетирование

Оценочная анкета представляет собой набор вопросов,
на которые должен ответить работник

5

Групповая оценка
личности

Работник оценивается своим руководителем, коллегами
и подчиненными. Конкретные формы оценки могут
варьироваться, но все оценивающие заполняют
одинаковые бланки

6

Ранжирование

Сравнение между собой работников, оцениваемых по
выбранному критерию, их расположение в порядке
убывания или возрастания рангов

7

Анализ конкретных
ситуаций (кейсы)

Моделирование конкретной производственной ситуации.
Задача работника - анализ и подготовка предложений
по ее разрешению

8

Анализ достижения
целей

Сравнение плановых ключевых показателей
деятельности с фактическими показателями

9

Самооценка

Самоанализ работника по заданным критериям

Подготовка к аттестации. Далее необходимо определить и зафиксировать основные "реперные точки" процесса подготовки к проведению аттестации, а также локально-нормативные документы, связанные с подготовкой.

Для проведения аттестации издается приказ, согласованный с выборным профсоюзным органом, содержащий пункты:

- о формировании и составе аттестационной комиссии;

- об утверждении графика проведения аттестации;

- о составлении списков работников, подлежащих аттестации.

Для проведения аттестации председателем утверждается план аттестационных мероприятий.

К заседанию комиссии на каждого аттестуемого должен быть подготовлен аттестационный лист.

Формирование аттестационной комиссии. Регламентируем порядок формирования и функционирования аттестационной комиссии. Минимальные требования, предъявляемые к членам комиссии: высшее образование и стаж работы по профилю должности не менее пяти лет. В состав комиссии могут входить приглашенные эксперты. В состав комиссии обязательно входит представитель службы персонала. Комиссия состоит из председателя, заместителя председателя, секретаря и членов комиссии. Все члены комиссии при принятии решений обладают равными правами. В состав комиссии не входят, но присутствуют обязательно руководители подразделений, чьи работники аттестуются согласно графику.

Важно провести инструктаж экспертов и членов аттестационной комиссии, убедиться, что они одинаково интерпретируют оценки, понимают критерии, находятся в общем информационном поле.

Определение порядка прохождения аттестации. Далее необходима детальная проработка процедуры прохождения аттестации. Отзывы, списки аттестуемых работников, ознакомления с ними, дополнения - все должно быть четко регламентировано по срокам.

Заседание аттестационной комиссии. Комиссия рассматривает представленные документы, заслушивает сообщения аттестуемого, а в случае необходимости - его непосредственного руководителя о профессиональной деятельности.

Профессиональная деятельность аттестуемого оценивается на основе определения его соответствия квалификационным требованиям занимаемой должности, его участия в решении поставленных перед соответствующим подразделением задач, сложности выполняемой им работы, ее эффективности и результативности. При этом должны учитываться профессиональные знания, опыт работы и соблюдение трудовой дисциплины.

Решение комиссии принимается в отсутствие аттестуемого и его непосредственного руководителя открытым голосованием. Результаты аттестации заносятся в аттестационный лист. Работник знакомится с аттестационным листом под роспись. В протоколе заседания аттестационной комиссии фиксируются решения комиссии и результаты голосования. Аттестационный лист и отзыв об исполнении должностных обязанностей хранятся в личном деле прошедшего аттестацию работника.

Обработка результатов и принятие решений. Не менее важным этапом является регламент в отношении результатов аттестации и их трактовки.

Результаты аттестации являются конфиденциальной информацией и не могут быть использованы в иных направлениях, кроме как для решения конкретных целей и задач.

По результатам аттестации работника комиссией принимается одно из следующих решений:

- соответствует занимаемой должности;

- не соответствует занимаемой должности.

На основании этого решения принимаются кадровые решения.

Комиссия может давать рекомендации о продвижении отдельных работников или поощрениях за достигнутые ими успехи, о переводе на другую работу, определять корректирующие мероприятия.

Регламентация действий по результатам аттестации. После проведения аттестации издается приказ, в котором фиксируются результаты проведения аттестации и утверждается план мероприятий согласно рекомендации комиссии. Кадровой службой предприятия подводятся итоги, определяется число работников, признанных соответствующими и не соответствующими занимаемым должностям, выявляются работники, не прошедшие аттестацию по различным причинам, а также работники, у которых истекает срок освобождения от очередной аттестации.

Руководители подразделений и кадровая служба следят за правильностью и своевременностью выполнения замечаний и рекомендаций, данных аттестационной комиссией. Также кадровой службой по результатам аттестации разрабатываются различные мероприятия: формируются резерв развития, программы обучения, корректируется система мотивации, принимаются те или иные кадровые решения.

Итак, аттестация успешно внедрена, появляются первые результаты. На этом этапе следует еще раз вспомнить, что организация проведения аттестации - ответственная, трудоемкая, регулярная работа. И важно не допустить ее превращение в "процесс ради процесса", в формальную, рутинную и бессмысленную деятельность. Ведь аттестация имеет смысл лишь тогда, когда ее результаты находят практическое применение и воплощаются в конкретных действиях (программах, решениях, проектах), направленных на достижение стратегических целей и задач предприятия. Аттестация - это универсальный инструмент. И только от мастерства, намерений и разумности использования этого инструмента зависит, что будет в итоге - созидание или разрушение.

Примерный образец

График

проведения аттестации

руководителей, специалистов и служащих

N
п/п

Подразделение

Дата
начала и
окончания
аттестации

Ответственный
за проведение
аттестации
(руководитель
подразделения)

Дата
предоставления
в комиссию
списков
аттестуемых

Дата
предоставления
в комиссию
всех
необходимых
документов

1

Бухгалтерия

12.09.2009 -
01.10.2009

Пашков И. А.

25.08.2009

01.09.2009

2

КРУ

12.10.2009 -
01.11.2009

Семчин Р. З.

25.09.2009

01.10.2009

Список

руководителей, специалистов и служащих,

подлежащих аттестации

Подразделение ___________________ Бухгалтерия ________________________

N
п/п

Ф. И.О.

Должность

Дата

Время

Место

Дата
ознакомления
аттестуемого
со списком

Подпись
аттестуемого

проведения аттестации

1

Ивлев А. С.

Нач. отдела

12.09.2009

12-00

Зал ОТ

2

Панчина О. Л.

Бухгалтер

12.09.2009

12-00

Зал ОТ

3

Ответственный за проведение аттестации (руководитель подразделения):

Смирнов А. А.

---------------------- __________

Ф. И.О. Подпись

Председатель аттестационной комиссии:

Отт Г. К.

---------------------- __________

Ф. И.О. Подпись

"__" _________ 200_ г.

Примерный образец

Отзыв

об аттестуемом работнике

Фамилия, имя, отчество аттестуемого работника:

Ивлев Андрей Степанович.

Занимаемая должность на момент проведения аттестации:

начальник отдела расчетов.

Дата назначения на эту должность:

12.03.2006.

Перечень основных вопросов (документов), в решении (разработке) которых работник принимал участие:

положение о бухгалтерском учете компании, стандарты предприятия, формы сбора документов.

Мотивированная оценка профессиональных, личностных качеств и результатов профессиональной деятельности:

В полном объеме знает функциональные обязанности и зону ответственности своей должности и смежных должностей. Высокий уровень исполнения по всем рабочим направлениям. Целиком и полностью отвечает за закрепленные за ним обязанности, берет на себя ответственность и за формально не закрепленные за ним обязанности.

Дополнительные сведения:

_______________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

Главный бухгалтер

Руководитель подразделения (должность) -----------------

Должность

Васин П. П.

---------- ____________

Ф. И.О. Подпись

Примерный образец

Аттестационный лист

Ф. И.О. аттестуемого работника: Ивлев Андрей Степанович.

Год рождения: 1965.

Сведения об образовании <*>: МИФИ, финансы и кредит.

Подразделение: бухгалтерия.

Должность: начальник отдела.

Общий трудовой стаж: 20 лет, в т. ч. стаж работы в должности 3 года.

Дата проведения аттестации: 12.09.2009.

Использованные аттестационной комиссией методы проведения аттестации: структурированное интервью.

Вопросы/задания аттестуемому работнику и ответы на них <**>:

N
п/п

Вопрос/задание

Ответ/оценка

1

Как вы определяете приоритетность
ваших обязанностей?

Исходя из нормативных документов и
важности задач для компании

2

...

...

Оценка деятельности работника: полностью соответствует должности. Частично превышает компетенции.

Присутствовало 4 члена комиссии.

Проголосовало за предложенную оценку - 4, против предложенной оценки - 0.

Решение комиссии: соответствует должности.

Рекомендации аттестационной комиссии: рекомендован в резерв.

_______________________________________________________________________

Примечания: Возможно использовать как транслятора знаний (наставника).

Члены аттестационной комиссии:

______________________________ ______________________________

Ф. И.О. Подпись

______________________________ ______________________________

Ф. И.О. Подпись

Председатель аттестационной комиссии:

______________________________ ______________________________

Ф. И.О. Подпись

Секретарь аттестационной комиссии: ____________________________________

С аттестационным листом ознакомлен "__" __________ 200_ г. ____________

Подпись

--------------------------------

<*> Учебное заведение, сроки обучения, специальность.

<**> Согласно применяемому методу из Приложения 3 к Положению о проведении аттестации руководителей, специалистов и служащих.

Примерный образец

03

Протокол N --

заседания аттестационной комиссии

по аттестации руководителей, специалистов и служащих

12 сентября 2009 г.

4

Комиссия в составе --- человек:

Отт Г. К., директора по экономике,

председателя ---------------------------------------------------

Ф. И.О. Должность

Ласточкиной А. А., специалиста центра оценки,

членов: ---------------------------------------------------

Ф. И.О. Должность

Тиханкина С. К., начальника КРУ,

---------------------------------------------------

Ф. И.О. Должность

Радужного О. К., председателя профсоюзного комитета,

---------------------------------------------------

Ф. И.О. Должность

---------------------------------------------------

Ф. И.О. Должность

рассмотрела аттестационные материалы на работника Ивлева А. С. на

основании приказа от 01.05.2009 N 17

Присутствовали: _______________________________________________________

соответствует должности

Решение комиссии:------------------------------------------------------

Количество голосов: за - 4, против - 0.

рекомендован в резерв

Рекомендации аттестационной комиссии: ---------------------------------

_______________________________________________________________________

Подписи членов аттестационной комиссии:

_________________________________ _________________________________

Ф. И.О. Подпись

_________________________________ _________________________________

Ф. И.О. Подпись

_________________________________ _________________________________

Ф. И.О. Подпись

_________________________________ _________________________________

Ф. И.О. Подпись

Председатель аттестационной комиссии:

_________________________________ _________________________________

Ф. И.О. Подпись

Секретарь аттестационной комиссии:

_________________________________ _________________________________

Ф. И.О. Подпись

А. Коннова

Ведущий специалист

отдела обучения и развития персонала УРП

ОАО "Салаватнефтеоргсинтез"

Подписано в печать

11.01.2010

Рубрика: 
Ключевые слова: 
+1
0
-1