Внедрение системы электронного документооборота в департаменте персонала

"Кадровик. Кадровое делопроизводство", 2011, N 1

ВНЕДРЕНИЕ СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В ДЕПАРТАМЕНТЕ ПЕРСОНАЛА

Из опыта ООО "Первая страховая компания"

Корпоративная информационная система позволяет оптимизировать внутренние бизнес-процессы, повысить скорость и уменьшить количество ошибок при обработке информации, обеспечить ее компактное хранение, быструю передачу и дифференцированный доступ сотрудников разного уровня, формируя тем значимую составляющую успеха компании в конкурентной борьбе. В статье рассматривается опыт внедрения системы электронного документооборота в департаменте персонала ООО "Первая страховая компания", который позволяет оценить преимущества и сложности этого процесса.

Словарь кадрового делопроизводства. Информационная система - совокупность содержащейся в базах данных информации и обеспечивающих ее обработку информационных технологий и технических средств. Термин "и. о." используется как в широком, так и в узком смысле.

В широком смысле информационная система есть совокупность технического, программного и организационного обеспечения, а также персонала, предназначенная для того, чтобы своевременно обеспечивать надлежащих людей надлежащей информацией. В узком смысле информационной системой называют только подмножество компонентов и. с. в широком смысле, включающее базы данных, СУБД и специализированные прикладные программы.

Рано или поздно руководство любой компании сталкивается с проблемой систематизации информации и автоматизации процессов, работающих с информацией. Если на начальном этапе развития небольшой фирмы возможна ситуация, когда сотрудники компании используют стандартные офисные приложения, такие как, например, MS Office, для ведения складского, бухгалтерского, управленческого и других видов учета, а руководству компании для принятия решения, подкрепленного достоверными данными, достаточно позвонить нужному сотруднику и попросить подготовить отчет в произвольной форме, то со временем рост объемов данных ставит перед компанией задачу создания современной корпоративной информационной системы, охватывающей все аспекты хозяйственной деятельности предприятия. И тогда корпоративная информационная система становится полноценным инструментом ведения бизнеса, который позволяет эффективнее функционировать всей организации. Это касается организации труда как рядовых исполнителей, так и менеджеров любого звена.

Информация для размышления. По данным исследования, проведенного компанией Meta Group (Стэмфорд, Коннектикут, США) еще в 2003 г., объем информации, аккумулируемой компаниями, удваивается каждые 18 месяцев.

К сожалению, по тем или иным причинам многие российские компании не могут позволить себе корпоративные информационные системы, использующие методологию ERP (Enterprise Resource Planning - планирование ресурсов предприятия). В таком случае компании часто прибегают к использованию систем электронного документооборота, которые формируют новое поколение систем автоматизации предприятий. Основными объектами автоматизации в таких системах являются документы (в самом широком их понимании, от обычных бумажных до электронных любого формата и структуры) и бизнес-процессы, представляющие как движение документов, так и их обработку. Данный подход к автоматизации предприятий является одновременно и конструктивным, и универсальным, обеспечивая автоматизацию документооборота и всех бизнес-процессов предприятия в рамках единой концепции и единого программного инструментария.

Конечных приложений автоматизации документооборота можно насчитать огромное количество. Вот несколько примеров (рис. 1 - 5).

Регистрация корреспонденции

(например, в "Кодекс: Документооборот")

Рис. 1

Электронный архив документов (например, в "САПР")

Рис. 2

Контроль исполнения документов и поручений

(например, в системе "МОТИВ")

Рис. 3

Автоматизация договорного процесса

(например, карточка согласования договора в DocsVision)

Рис. 4

Оформление командировок

(как у программного продукта "КАДРЫ")

Рис. 5

И многие другие (организация внутреннего информационного портала предприятия и его подразделений; система контроля выполнения должностных инструкций; библиотека регламентов управленческих процедур) конечные приложения есть у разных систем.

В ООО "Первая страховая компания" (ООО "1СК") в период с 10.2009 по 06.2010 проходило тестовое внедрение СЭД-решений компании DocsVision. Концептуально система DocsVision делится на две части:

платформа, объединяющая базовые объекты, механизмы и сервисы;

приложения, реализующие прикладную функциональность.

Система DocsVision базируется на технологиях Microsoft (рис. 6). Платформа DocsVision состоит из ряда компонентов, необходимых для получения законченных решений. Конечное решение на базе платформы может быть получено или только средствами настройки существующих компонентов платформы, или разработкой новых приложений или решений, либо сочетанием этих двух подходов.

Система DocsVision

Рис. 6

Преимущества системы DocsVision

Как руководитель, так и сотрудники организации могут получать при использовании данной системой различные преимущества. Расскажем о них подробнее.

Для руководителя:

- унифицированные механизмы накопления и хранения всей информации о процессах и приложениях;

- нужная информация надежно хранится и никогда не теряется;

- единые средства контроля исполнения заданий, интегрированные со средствами календарного планирования. Не надо следить за своевременностью исполнения задания, система предоставит всю необходимую информацию;

- централизованные механизмы поиска информации вне зависимости от приложения, процесса, типа документов. Любая информация оказывается под рукой в считанные минуты;

- возможность накапливать информацию о прохождении процессов и использовать эту информацию для реинжиниринга. Зная прошлое, можно управлять будущим.

Для исполнителя:

- общие средства доступа и навигации для всех приложений;

- пользователь использует привычные приложения - Internet Explorer или Microsoft Outlook - для доступа ко всем функциям приложений системы;

- унифицированный интерфейс. Нет необходимости в дополнительном обучении при внедрении новых приложений;

- тесная интеграция с используемой системой электронной почты и календарного планирования. Задания доставляются непосредственно в почтовый ящик и могут планироваться в Microsoft Outlook;

- полная поддержка интернет-доступа. Пользователь может работать с любого компьютера как в корпоративной сети, так и в сети Интернет;

- единая аутентификация в системе независимо от используемого приложения. Нет необходимости вводить пароли при доступе к приложениям;

- единая очередь задании для всех процессов и приложений. Система самостоятельно информирует о необходимости выполнения тех или иных действий.

Для IT-менеджера:

- единая инфраструктура управления приложениями. Администраторы управляют структурой и созданием резервных копий единой системы, а не множества разрозненных приложений;

- средства автоматической инсталляции программного обеспечения на рабочие места пользователей. Не требуется времени на инсталляцию и обновление клиентских приложений;

- WEB-доступ ко всем функциям системы. Как приложения, так и средства управления ими доступны в любое время в любой точке;

- единая система справочников и классификаторов. Данные не дублируются в приложениях, что удешевляет их сопровождение. Единая система разграничения прав доступа, интегрированная со стандартными средствами безопасности Windows. Нет необходимости вести дополнительные списки пользователей.

При внедрении СЭД компания столкнулась с определенными рисками и проблемами, перечисленными ниже.

Консерватизм сотрудников

Системы электронного документооборота имеют некую особенность: система либо должна быть внедрена повсеместно, на всех рабочих местах, связанных с созданием, редактированием и хранением информации, либо эффективность от ее использования будет минимальной. Такая постановка вопроса сразу выявляет одну из основных проблем внедрения: в любой организации найдутся люди, стремящиеся избежать чего-либо нового. Консерватизм персонала обычно обусловлен нежеланием обучаться и переобучаться, а также, возможно, низкой образованностью. Эта проблема может завести в тупик весь процесс внедрения. В особенности это касается организаций, в которых сама кадровая политика очень консервативна, и никто, даже руководитель, не свободен в перемещении или обновлении кадров.

Во многих случаях требуются индивидуальный подход к каждому человеку, учет его особенностей - как возрастных, так и профессиональных и личных. Требуется понимание того, что люди годами привыкали к одному способу работы, а автор предлагает резко переключиться на другой, совершенно непривычный, причем не снижая нагрузку. Чтобы облегчить людям этот переход, возможно:

во-первых, переход сделать постепенным. Например, сначала внедрить только электронную почту. Модель работы электронной почты достаточно понятна, люди легко к ней привыкают. Затем можно построить несложную интранет-систему и постепенно приучать сотрудников организации искать необходимые им справочные материалы (номера внутренних телефонов, даты и повестки совещаний, протоколы, приказы, распоряжения, внутренние нормативные документы и т. п.) на внутреннем интранет-сервере. Благодаря этому люди понемногу привыкнут читать документы с экрана, работать с электронными документами, распечатывать только то, что нужно. Такой подход в любом случае сократит тиражирование бумажных документов, облегчит их обновление. Очень желательно (но, к сожалению, не всегда возможно), чтобы средства электронной почты и доступа к информации изначально являлись частями будущей системы документооборота;

во-вторых, на этапе подготовительной работы надо попытаться найти сторонников-энтузиастов, которые будут помогать "отстающим" осваивать новую безбумажную технологию работы. Это должны быть дружелюбные люди, мотивированные не стремлением показать свое превосходство над окружающими, а, наоборот, желанием помочь другим легче освоить то, что сами они уже знают. В соответствии с этим принципом должны быть организованы курсы обучения. Очень полезно, чтобы изначально курсы были практически добровольными. Сотрудники, пришедшие на курсы по своей воле, при правильном подходе к их организации будут достаточно увлечены, чтобы стать вашими верными сторонниками. Затем, при массовом внедрении, обучение должно стать обязательным, однако к тому времени у людей уже возникнет интерес и появится определенная информация, которую они получили от тех, кто первым прошел обучение.

Фактор руководства

Фактор руководства - самый важный. Отсутствие воли руководителей организации может привести к последствиям разного уровня тяжести. Обычно при этом система оказывается внедренной только в некоторых подразделениях, либо только на некоторых уровнях, либо только для некоторого класса бизнес-процессов. В худшем случае она не будет внедрена вовсе.

Одной из подспудных причин двойственного отношения к внедрению СЭД руководителя организации и руководителей разных уровней в иерархии является боязнь прозрачности собственной деятельности как для руководства, так и для подчиненных, которая возникает после внедрения системы электронного документооборота.

Есть еще так называемый фактор директора советского типа - нежелание непосредственно работать с компьютером, просматривать и редактировать документы. Руководители такого типа предпочитают иметь дело с живыми людьми, постоянно вызывая их к себе на ковер, а не с документами, в содержание которых необходимо вникать. Но таких руководителей становится все меньше.

Структурные изменения

Одними из сложных для преодоления факторов являются постоянные структурные изменения в организации и, как следствие, слабая формализация бизнес-процессов. Интересно, что уже внедренная система электронного документооборота способна существенно упростить реализацию этих структурных изменений. Наличие СЭД позволяет избежать сложностей, возникающих при передаче массивов информации на бумаге из одного подразделения в другое, например во вновь образованное (все, кто сталкивался с подобным, знают, какая это тяжелая работа), потери знаний, неизбежно сопровождающей любые структурные и кадровые перестановки, и т. д. Но внедрение СЭД в живую, постоянно меняющуюся среду напоминает попытку надеть узду на скачущую лошадь.

Однако сказанное не означает, что внедрение системы электронного документооборота в таких случаях невозможно вообще. Просто необходимо внедрять только те компоненты СЭД, которые адекватны данному состоянию организации. Например, даже при наличии достаточно неформализованной структуры организации можно построить вполне эффективный электронный архив, который позволит упорядочить хранение документов, версий документов, доступ к ним различных сотрудников и создать дополнительные возможности, как то: удаленный доступ к документам, экономию дискового пространства за счет миграции устаревших документов на более дешевые носители и т. д. На более поздних этапах можно начинать формализацию документооборота в тех подразделениях, которые максимально устоялись. При указанном подходе очень важно найти компанию - партнера по внедрению системы, которая ориентирована на долгосрочную работу, а не на одномоментный контракт с максимальной суммой. Кроме того, выбранная система должна быть модульной, допускающей наращивание функционала в процессе эксплуатации.

Риски внедрения корпоративной информационной системы

в ООО "1СК"

Рассмотрим и риски, с которыми можно столкнуться при внедрении системы.

1. Придание электронному документу юридической силы. Необходимость обеспечения юридической силы электронных документов является существенной проблемой внедрения многих СЭД. Но чем дальше, тем чаще эта проблема может решаться как обычная организационно-техническая задача. Благодаря тому что наконец-то принят Закон, регулирующий использование электронной цифровой подписи (ЭЦП), стало возможным придание электронным документам юридического статуса.

Словарь кадрового делопроизводства. Электронная цифровая подпись (ЭЦП) - реквизит электронного документа, позволяющий установить отсутствие искажения информации в электронном документе с момента формирования ЭЦП и проверить принадлежность подписи владельцу сертификата ключа ЭЦП. Значение реквизита получается в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа ЭЦП.

Несомненно, пройдет некоторое время, прежде чем электронная подпись станет широко использоваться при обмене документами между организациями. Но ничто не мешает быстрому внедрению ЭЦП, а соответственно, и электронных документов внутри организаций. На самом деле понятие электронной подписи как аналога обычной подписи в законодательстве уже существовало. Такая ситуация позволяла использовать электронную подпись при условии, если подписан договор между сторонами, оговаривающий все условия применения ЭЦП. Благодаря этому в российской практике существуют примеры реального использования ЭЦП, например, в межбанковском обмене. Если же определенные потенциальные правовые коллизии все-таки вызывают беспокойство, можно пойти по компромиссному пути. Электронные документы, которые имеют правовые последствия, можно сопровождать бумажными копиями с "реальной подписью". Надо понимать, что целью СЭД является не искоренение бумажных документов, а создание эффективной среды управления и функционирования организации. Кроме того, распечатывать придется только конечные продукты работы - конкретные, уже полностью подготовленные бумажные документы и только в одной "правоустанавливающей" копии, что все равно приведет к существенному снижению объема бумажных документов.

2. Взаимодействие СЭД и бумажного документооборота. При внедрении системы документооборота возникает вопрос организации взаимодействия с внешним "бумажным" миром. В особенности это касается обмена документами с параллельными структурами в ассоциированных организациях или ведомствах, с которыми идет постоянная "плотная" работа. Чаще всего информация от них поступает на бумаге. Со временем, надеемся, эта ситуация изменится и обмен электронными документами станет нормой, но пока необходимо внедрять решения, учитывающие особенности текущей ситуации. Здесь надо сказать, что даже компании-разработчики ПО, находящиеся на передовом крае информационных технологий, до сих пор подписывают большинство контрактов на бумаге, причем даже между собой. Электронным образом оформляются только незначительные сделки, выполняющиеся на стандартных условиях.

Для того чтобы бумажные документы из внешней среды смогли попасть во внутреннюю систему электронного документооборота, необходимо получить их электронные образы. Понятно, что для этого используются сканеры. Если объем входящих документов невелик, можно использовать недорогие сканеры с автоподатчиком. Для больших объемов входящей корреспонденции придется приобрести более серьезный промышленный сканер.

Большинство систем документооборота либо поставляются с модулями для сканирования документов, либо предполагают интеграцию с одной из существующих систем ввода изображений. Для простых решений обычно никакие специализированные системы не нужны, достаточно любой программы сканирования или распознавания. При больших объемах необходимо изучить необходимость использования профессиональных систем, предназначенных для получения изображений документов (рис. 7), например Accent Capture компании Kofax или InputAccel компании ActionPoint.

Система получения изображения документов

Рис. 7

Эти системы позволяют осуществлять массовый ввод документов с организацией отдельных рабочих мест для различных типов работ, с выделенными серверами для обработки, конвертации и распознавания изображений. Встроенные в них алгоритмы позволяют получать изображения высокого качества с максимальной скоростью. Они ориентированы на использование промышленных потоковых сканеров. Цены таких систем находятся в диапазоне от нескольких тысяч до нескольких десятков тысяч долларов.

Распознавание текстов входных документов и хранение текста документа одновременно с изображением не являются необходимыми. Но наличие распознанного текста позволяет использовать одни и те же механизмы полнотекстового поиска, создания рефератов и автоматического выделения ключевых слов как для документов, созданных на компьютере, так и для тех, которые были отсканированы. Кроме того, распознавание изображений позволяет сразу конвертировать документы в формат PDF, который в последнее время стал очень популярен. Еще одна полезная возможность: пользователи могут использовать существующие документы для создания новых, вырезая из них части или просто модифицируя их. Если предполагается, что такая работа будет вестись постоянно, лучше предусмотреть и серверное распознавание для целей полнотекстового поиска, и установленные на рабочих местах пользователей и интегрированные с клиентской частью СЭД копии программы распознавания. В этом случае пользователь будет иметь возможность самостоятельно конвертировать изображения документов в текст с необходимыми опциями и сохранять текст в нужном ему формате.

3. Перенос документов в СЭД. Этап миграции существующих документов из бумажной формы в электронную, пожалуй, является одним из самых опасных. Если он не спланирован тщательно, вы можете столкнуться с проблемами, способными свести на нет всю предыдущую работу и провалить весь проект.

Если в организации имеется бумажный архив документов, то пытаться найти по всей сети их электронные копии для создания электронного варианта архива - дело безнадежное. Более того, это неверно в принципе, ведь электронные копии могли быть модифицированы кем угодно и проверить это практически невозможно. Поэтому электронный архив существующих документов в этом случае нужно создавать из бумажного путем сканирования.

Если же никакого архива нет, необходимо провести достаточно длительную подготовительную работу. Сначала нужно добиться единого порядка хранения документов в каталогах. Следует запретить (в том числе, если это возможно, техническими средствами) хранение документов на локальных дисках компьютеров. Надо, чтобы у всех пользователей организации были в сети свои папки, в которых они хранят документы. Это существенно облегчит дальнейшую миграцию документов в систему документооборота (рис. 8).

Схема организации сети

DC1 DC2

┌────┐ ┌────┐

│++++│/\│++++│

│++++│xx│++++│

│++++│xx│++++│

┌─────────────┐ └────┘xx└────┘

│NETBIOS name:│ /xxxxxxxx\

│ ITS ├────> /xxxxxxxxxx\

└─────────────┘ /xxxxxxxxxxxx\

/ad. coltech. edu\

────────────────

│ │ │ │

┌──────────────────────┘ │ │ └───────────────────┐

│ ┌────────┘ └────┐ \│/

\│/ \│/ \│/

IMSS Servers OU

Users IMSS Math ┌─────────┐

OU OU OU │ │

┌─────────┐ ┌─────────┐ ┌─────────┐ └─────────┘

│ │ │ │ │ │ ┌────┐ ┌────┐

└─────────┘ └─────────┘ └─────────┘ │++++│ │++++│

┌────┐ ┌────┐ ┌────┐ │++++│ │++++│

│****│ │****│ │****│ │++++│ │++++│

│****│ │****│ │****│ └────┘ └────┘

│****│ │****│ │****│ IMSS Servers

└────┘ └────┘ └────┘

IMSS IMSS Math

Users Staff Users

Legend: ┌─┐ ┌─┐ ┌─┐ ┌─┐

│x│ - Domain │+│ - Server │*│ - Group │ │ - Organizational Unit

└─┘ └─┘ └─┘ └─┘

Рис. 8

Некоторые СЭД позволяют хранить ссылки на документы, физически находящиеся в каталогах в сети, и не требуют обязательного перемещения этих документов в хранилище системы. Такой подход облегчает внедрение, позволяя осуществлять работу по перемещению документов в хранилище системы (а к этому надо обязательно стремиться) параллельно с эксплуатацией системы. Так, например, работает система "Дело. net", реализованная на основе технологии "клиент - сервер". Сервер СЭД обеспечивает хранение и доступ к данным и реализует необходимую бизнес-логику; клиент обеспечивает визуализацию интерфейса (рис. 9).

Организация сети (система "Дело. net").

Оценка эффективности и возврата инвестиций

┌────────────┐ || ┌────────────┐ || ┌────────────┐

│ ├───────────┤ ├────────────┤ │

│ │ || │ │ || │ │

└─────┬──────┘ || └────────────┘ || └─────┬──────┘

Сервер СЭД || Сервер || Сервер СЭД

(IIS + SQL) || интеграции || (IIS + SQL)

│ || ┌────────────┐ || │

┌─────────┴─────────┐ || │ │ || ┌─────────┴─────────┐

│ LAN или WAN │ || │ │ || │ LAN или WAN │

└───┬───────────┬───┘ || └────────────┘ || └───┬───────────┬───┘

│ │ || Рапозитарий || │ │

┌─┴─┐ ┌─┴─┐ || форматов и || ┌─┴─┐ ┌─┴─┐

│ │ │ │ || эталонные || │ │ │ │

│ │ │ │ || классификаторы || │ │ │ │

└───┘ └───┘ || || └───┘ └───┘

|| Подсистема ||

Периферийная СЭД || интеграции || Центральная СЭД

Рис. 9

Оценка эффективности и возврата инвестиций от внедрения системы документооборота - это наиболее сложно формализуемый аспект внедрения системы электронного документооборота. В первую очередь потому, что эта система, с одной стороны, не является осознанной крайней необходимостью (как, например, торговая система для супермаркета или база данных для реестра населения), а с другой - требует определенных расходов на внедрение и сопровождение.

Как для любой автоматизированной системы, эффект от СЭД делится на две части: прямой эффект от внедрения системы, связанный с экономией средств на материалы, рабочее время сотрудников и т. д., и косвенный эффект, связанный с теми преимуществами для функционирования организации, которые дает СЭД (прозрачность управления, контроль исполнительской дисциплины, возможность накопления знаний и др.).

Эффект второго типа оценить в общем случае очень сложно. Сложность эта не в том, что его невозможно оценить, а в том, что, на мой взгляд, оценка всегда будет экспертной, а такую оценку можно очень легко поставить под сомнение. Парадокс состоит в том, что в действительности этот эффект существенно превышает непосредственную экономию от внедрения СЭД в виде неизрасходованной бумаги или уменьшения трудозатрат.

Но несмотря на проблемы внедрения, упомянутые выше, СЭД находит широкое практическое применение именно потому, что эффект от них измеряется не прямой экономией ресурсов, а повышением качества работы организации. Для коммерческих предприятий, каким является ООО "1СК", это - фактор выживания, возможность более эффективно решать поставленные задачи, реализовать возможность оперативного взаимодействия с различными субъектами и между отделами. При условии внедрения таких систем управление станет более прозрачным, информативным и оперативным. Из всего спектра технологий, применение которых в рамках структур управления уже назрело, системы электронного документооборота являются одними из ключевых.

Библиография

1. Ершова Э. 2ERP-сектор останется "непотопляемой" частью ИТ-рынка? // Cnews. 2009. N 2.

2. О'Лири Д. ERP-системы: выбор, внедрение, эксплуатация. Современное планирование и управление ресурсами предприятия. М.: Вершина, 2004.

3. Питеркин С. В. и др. Точно вовремя для России. Практика применения ERP-систем. М.: Альпина бизнес бук, 2002.

4. Ференец В. ИТ-инфраструктура меняется вместе с бизнесом CIO. 2009. N 3.

Д. Аксенов

Менеджер по обслуживанию офисов

ЗАО "Холдинговая компания АНКОР"

Подписано в печать

08.12.2010

Рубрика: 
Ключевые слова: 
Аватар пользователя Valeratal