Внедрение электронной аттестации персонала: с чего начать?

Н. Папонова, директор по управлению человеческими ресурсами Группы компаний «Алеко»

Источник: Кадрый предприятия

 

С развитием организации, организационно-штатными переменами возникает потребность в изменении применяемой в компании процедуры аттестации. Необходимость пересмотра правил оценки сотрудников также может быть вызвана изменением профессионального состава персонала. В частности, при увеличении количества высококвалифицированных сотрудников изменение системы аттестации персонала становится необходимым не только для того, чтобы установить адекватные схемы оценки, но и для уменьшения временных, человеческих и материальных затрат.

По этой причине в группе компаний «Алеко» (фирменная розничная сеть) было принято решение об изменении процедуры оценки персонала и внедрении электронной аттестации. Если в вашей компании также назрела необходимость изменения правил аттестации персонала, то эта статья будет полезной для специалистов по управлению человеческими ресурсами.

Поскольку процесс аттестации органически входит в состав стратегии управления человеческими ресурсами, то во избежание противоречий и возможных конфликтов при выборе системы оценки (аттестации) персонала особое внимание было обращено на ее соответствие другим действующим процессам управления персоналом в компании — внутреннего обучения, подготовки базы должностных инструкций и компетенций, развитию сотрудника. При реализации проекта преследовались следующие цели:

а) побудить сотрудников целенаправленно и планово совершенствовать свою повседневную рабочую деятельность для увеличения прибыли компании и дальнейшего развития своей карьеры;

б) установить задачи, приоритеты и ресурсы для совершенствования деятельности сотрудника;

в) определить препятствия и проблемные области в работе сотрудника;

г) согласовать необходимое обучение и план дальнейшего развития сотрудника;

д) определить возможность карьерного роста сотрудника, материального стимулирования.

Идея возникла на базе накопленных материалов программ Внутренней школы компании, которые были переведены в электронные тесты, позволяющие более объективно определить уровень знаний сотрудников.

Для обеспечения контроля динамики индивидуального развития сотрудника используется система оценки, которая предусматривает три этапа:

1) электронные тесты (электронная оценка знаний продаваемой техники, сервисных услуг компании, Закона РФ «О защите прав потребителей», технологии продаж и т.д.). Электронные тесты обновляются ответственными лицами по мере появления новых товаров и новой информации;

2) оценка сотрудников «покупателями». Для получения непредвзятой оценки приглашаются сторонние лица для «покупки» товаров у консультантов-продавцов. «Покупатели» дают оценку сотрудникам по предложенным службой управления персоналом критериям (в частности, предметом оценки, в первую очередь, являются особенности поведения работника). На основании установленных стандартов поведения, влияющих на эффективность деятельности, был подготовлен лист оценки персонала, имеющего непосредственный контакт с клиентами, сторонними лицами (форма листа приводится в разделе «БУМАГИ» — стр. 83);

3) оценка (характеристика) сотрудника руководителем подразделения, предметом которой является выполнение сотрудником должностных обязанностей.

На основании документов, фиксирующих поставленные сотрудникам оценки, руководитель подразделения проводит оценочное собеседование, в ходе которого определяется уровень выполнения целей (задач), анализируются причины, из-за которых заданный уровень не был выполнен, устанавливаются цели и желаемые результаты на предстоящий период, планируются мероприятия по поддержке деятельности, индивидуального развития, формы и сроки промежуточного контроля.

Прозрачность целей проведения аттестации или оценки индивидуальной деятельности сотрудников, гарантирующих максимальную объективность руководителя подразделения и аттестационной комиссии, четкие ориентиры, должны быть известны каждому сотруднику компании. Для этого разрабатываются, готовятся и выпускаются следующие документы:

1) распорядительные:

приказ о проведении аттестации (назначение, сроки, место, порядок проведения, порядок формирования аттестационной комиссии, порядок предоставления методической и организационно-технической помощи структурным подразделениям, ответственные лица);

Положение о проведении аттестации персонала (основные положения (цели, порядок проведения, роль, функции, обязанности руководителей различных уровней, полномочия аттестационной комиссии, порядок установления сроков), описание процесса (подача характеристики аттестуемого сотрудника, анкетирование, собеседование, критерии оценки и использование результатов, формы учета результатов, порядок подведения итогов (образец Положения об аттестации сотрудников приводится в разделе «БУМАГИ» — стр. 84);

распоряжения (введение в действие методических документов, разработок, дополнительной информации по проведению оценки индивидуальной деятельности сотрудников);

приказ по итогам проведения оценки (аттестации) персонала;

2) методические:

методические указания по проведению аттестации (значение аттестации персонала и ее итогов для компании, определение круга лиц, подлежащих оценке, полномочия аттестационной комиссии, формы документов по проведению оценки (аттестации), процедура оценки аттестуемого, порядок подведения итогов);

методические рекомендации для руководителей структурных подразделений (цель, выгоды для компании и сотрудников, задачи, решаемые в процессе оценки, правила проведения аттестации и оформления аттестационных документов);

памятки (технология взаимодействия между специалистами подразделения по управлению человеческими ресурсами, руководителями структурных подразделений, аттестационной комиссией).

Например, для повышения знаний сотрудников, занимающихся продажей товаров (оказанием услуг), и, соответственно, увеличения объемов продаж готовятся методические пособия по характеристикам продаваемых товаров (оказываемых услуг) (описание, сравнение, отличия, рекомендации по использованию, гарантии);

3) организационно-технические:

распоряжения (введение в действие методических документов, разработок, дополнительной информации по проведению аттестации сотрудников, обучению руководителей организации);

пакет аттестационной документации (характеристика на аттестуемого, оценочный лист, анкета, алгоритм собеседования, выводы из собеседования, протокол заседания аттестационной комиссии);

план развития сотрудника (обучение, повышение квалификации, компетенция).

Ответственность за организацию и проведение процедуры «электронной аттестации» несут руководитель, сотрудник и служба управления персоналом.

В частности, руководитель подразделения отвечает за:

1) обеспечение своевременного проведения аттестации сотрудника (время и дата электронной оценки знаний и собеседования на основании приказа о проведении аттестации (цель, сроки, место, порядок проведения, порядок формирования аттестационной комиссии, порядок предоставления методической и организационно-технической помощи структурным подразделениям, ответственные лица);

2) содержание собеседования и приоритетных областей для обсуждения с сотрудниками;

3) ознакомление с результатами предыдущей аттестации сотрудника.

Сотрудник в данной процедуре является ответственным за:

1) предварительную самооценку своей деятельности;

2) определение областей деятельности, в которых могут быть произведены улучшения;

3) определение наиболее проблемных областей в собственной работе;

4) подготовку предложений по необходимому обучению для повышения эффективности своей деятельности.

На службу управления персоналом ложится ответственность за:

1) правильность проведения процедуры аттестации;

2) обучение руководителей подразделений процедуре проведения аттестации;

3) выборочное проведение собеседований с сотрудниками совместно с руководителями подразделений (в случае неудовлетворительной оценки, конфликтной ситуации);

4) проведение анализа электронных оценок, занесение их в личные дела сотрудников и предоставление их руководителям подразделений.

Для обучения руководителей подразделений и менеджеров по персоналу проводится семинар по специальной программе.

Программа семинара

Мероприятие

Время

Примечание

1

Что такое оценка (аттестация)?

Отличия

 

 

2

Напишите Ваше видение целей аттестации

Цели оценки (аттестации)

 

 

3

Юридические аспекты аттестации

 

 

4

Выбор системы оценки персонала:

- классическая (пакет документов)

- по критериям (К. Шмидт, Япония) - ролевая игра;

- \"360 градусов\";

- по целям (Япония);

- тесты

 

 

5

Аттестация:

- приказ;

- положение;

- характеристика;

- критерии (разработка критериев для оценки консультантов-продавцов) каждый - группа - презентация - общие ;

- оценка \"покупателя\";

- постановление (приказ);

- объявление оценки - проведение собеседования - ролевая игра;

- возможность проведения стандартной аттестации

 

 

6

Вопросы - ответы

 

 

 

Преимуществами проведения аттестации в электронном виде являются:

сокращение временных затрат и человеческих издержек;

проверка знаний во всех требуемых сотрудникам областях;

наглядность динамики эффективности деятельности и развития сотрудника;

«чужая» оценка (оценка «покупателя»);

оперативность установления результатов знаний (сразу по прохождении тестов).

Данная аттестация преследует три цели:

1) накопление информации, необходимой для принятия управленческих решений (изменение компенсаций, должностные перемещения и т.д.);

2) создание у сотрудников представления о том, какие требования компания предъявляет к ним (уровень профессионализма и другие);

3) обоснование для сотрудников и руководителей подразделений использования тех или иных управленческих действий (увольнений, смещений с должности и т.д.).

Задачи, которые ставились перед оценкой сотрудников:

установить соответствие сотрудников занимаемой должности;

получить максимально объективную оценку профессиональных, деловых, личностных качеств;

определить возможности дальнейшей мотивации сотрудника;

составить план развития сотрудника (обучения, повышения квалификации, развития карьеры);

поставить перед сотрудником задачи на определенный период, повысить ответственность и исполнительскую дисциплину.

По результатам аттестации всем сотрудникам во Внутренней школе компании предлагается пройти обучение по тем направлениям, где требуются улучшения. По окончании обучения также готовится индивидуальная характеристика сотрудника и проводится собеседование, на котором вырабатываются рекомендации по улучшению деятельности сотрудника и непосредственного руководителя подразделения.

В характеристике отражаются следующие сведения о работнике: профессиональные знания и навыки, ответственность за выполнение должностных обязанностей, отношение к трудовой дисциплине, степень лояльности к компании и активности, уровень самостоятельности в принятии решений, способности ориентироваться в сложных ситуациях, обучаемость (восприимчивость к знаниям, скорость усвоения, возможность применения нового, умение передать полученное коллегам или организовать деятельность с использованием полученных знаний и навыков).

В результате аттестации выделяются следующие группы сотрудников:

перспективная группа — компетентные, лояльные, обучаемые, личностно зрелые, достигающие высоких результатов в профессиональной деятельности сотрудники. Для этой группы вырабатывается ряд мотивирующих процедур (улучшение условий труда, материальное поощрение, карьерные продвижения и т.д.), а также определяются и формируются такие условия, в которых возможности сотрудника принесут компании наилучшие результаты;

номинальная группа — сотрудники, обладающие средним или приближающимся к среднему уровнем требуемых характеристик. Для них необходимо рассмотреть возможности перехода из «номинальной» группы в «перспективную». Эффективным способом являются внутренние ротации персонала, обучение и улучшение условий труда и комфортности на рабочих местах;

группа, не соответствующая предъявляемым требованиям — неспособные, совершающие многочисленные повторяющиеся ошибки сотрудники, аутсайдеры по основным параметрам профессиональной деятельности. Эта категория заменяется в установленные руководством сроки, а, учитывая высокую текучесть в сфере розничной торговли, велика вероятность самостоятельного ухода из компании.

По итогам проведения аттестации сотрудников фирменной розничной сети можно сделать следующие шаги по развитию данной процедуры:

вопросы в электронных тестах можно разделить на категории и использовать при подборе персонала, оценке прохождения испытательного срока и установления квалификации сотрудников;

подготовить новые или дополнительные программы обучения для расширения зоны знаний, ответственности сотрудников;

привлекать наиболее высококвалифицированных сотрудников к подготовке программ обучения, дальнейшей разработке и корректировке электронных тестов.

ПОЛОЖЕНИЕ об аттестации сотрудников

1. Назначение и область применения

Настоящее Положение определяет ответственность, порядок организации и проведения оценки (аттестации) сотрудников Компании, по результатам которой определяется квалификация сотрудников, необходимость в обучении сотрудников, предлагается План развития карьеры, принимается решение о возможностях перемещения или увольнения сотрудников, материального стимулирования.

2. Порядок введения в действие

Положение вступает в действие с момента его утверждения.

3. Базовые документы. Другие документы

— Трудовое законодательство.

— Нормативные правовые акты Российской Федерации.

— Локальные нормативные акты.

 

4. Термины и определения

— «Оценка сотрудника» — процесс анализа индивидуальной деятельности сотрудника на основе критериев и формальной шкалы оценки.

— «Аттестация» — процесс проверки квалификационных знаний, требуемых для данной должности.

— «Аттестационное собеседование» — индивидуальное, формальное обсуждение между руководителем подразделения и подчиненным аспектов повседневной деятельности сотрудника с целью обеспечения улучшения эффективности его работы и выполнения должностных обязанностей.

— «Аттестационный пакет» — документы, обеспечивающие фиксацию процесса подготовки и результатов собеседования, рекомендаций и планов по улучшению индивидуальной деятельности сотрудника.

 

5. Основное содержание

5.1. Политика Компании в области оценки индивидуальной деятельности сотрудников

Процедура оценки (аттестации) сотрудников является частью политики Компании в области управления персоналом. В связи с этим Компания устанавливает, что все сотрудники Компании являются участниками этой процедуры и должны ее проходить в соответствии с графиком не менее 1 раза в год.

5.2. Цели организации процедуры оценки (аттестации)

Цели организации процедуры оценки (аттестации) сотрудников Компании:

— побудить сотрудников целенаправленно и планово совершенствовать свою повседневную рабочую деятельность для увеличения прибыли Компании и дальнейшего развития своей карьеры;

— установить задачи, приоритеты и ресурсы для совершенствования деятельности;

— определить препятствия и проблемные области в работе сотрудника;

— согласовать необходимое обучение и план развития сотрудника;

— определить возможность карьерного роста, материального стимулирования.

 

5.3. Распределение ответственности

5.3.1. Администрация считает, что оценка (аттестация) сотрудников является необходимой процедурой для обеспечения повышения эффективности деятельности персонала и Компании в целом. В связи с этим, Компания устанавливает, что руководители подразделений и сотрудники несут полную и равную ответственность за результаты оценки (аттестации) и за соблюдение основных рекомендаций, правил и сроков проведения.

5.3.2. Сотрудники отвечают за:

— прохождение (оценки) аттестации в установленные сроки;

— наличие квалификационных знаний и навыков в соответствии с предъявляемыми знаниями.

5.3.3. Руководитель подразделения отвечает за:

— обеспечение сотрудников информацией, связанной с проведением оценки (аттестации) сотрудников;

— непредвзятую оценку сотрудников (критерии);

— проведение аттестационного собеседования с сотрудником;

— передачу результатов оценки (аттестации) сотрудников в службу управления персоналом.

5.3.4. Сотрудники службы управления персоналом отвечают за:

— разработку и обеспечение методической базы для проведения (оценки) аттестации;

— обеспечение развития и повышения эффективности системы электронной аттестации;

— накопление и обработку статистических данных в области (оценки) аттестации сотрудников;

— обеспечение необходимого обучения для руководителей и сотрудников Компании;

— консультационное обслуживание руководителей и сотрудников по вопросам аттестации.

 

5.4. Основные положения

5.4.1. Для обеспечения контроля динамики индивидуального развития сотрудника применяется оценка (аттестация), которая проводится в Компании в 3 этапа:

— электронные тесты (электронная оценка знаний продаваемой техники, сервисных услуг Компании, Закона РФ «О защите прав потребителей», технологии продаж);

— рассмотрение характеристик (итоги проведенного обучения);

— оценка сотрудников «покупателями».

На основе полученных результатов проводится аттестационное собеседование. Для повышения эффективности проведения аттестационного собеседования служба управления персоналом обязана выпустить приказ об аттестации, согласно которому:

а) руководитель подразделения:

— обеспечивает проведение аттестации сотрудника;

— определяет время и дату собеседования и извещает его об этом;

— определяет содержание собеседования и приоритетные области для обсуждения;

— знакомится с результатами предыдущей аттестации сотрудника;

б) сотрудник:

— производит предварительную самооценку своей деятельности;

— определяет области, в которых могут быть произведены улучшения;

— определяет наиболее проблемные области в собственной работе;

— определяет направление необходимого обучения для повышения эффективности своей деятельности;

в) служба управления персоналом:

— проверяет правильность аттестации в соответствии с дисциплиной;

— выборочно проводит собеседование с сотрудниками и руководителями подразделений.

5.4.2. Может быть проведена аттестация сотрудников в присутствии аттестационной комиссии (для новых сотрудников, при наличии конфликтных ситуаций, на усмотрение руководителей подразделений).

5.4.3. Результаты оценки (аттестации) сотрудников передаются в службу управления персоналом для занесения в личное дело и сравнительного анализа.

5.4.4. По итогам аттестации подготавливаются Планы развития сотрудников, ставятся индивидуальные задачи сотрудникам на определенный период, могут быть проведены перемещения (назначения) в соответствии с дополнительными соглашениями к трудовым договорам, изменения окладов (материального стимулирования).

5.4.5. Механизм изменения оклада (материального стимулирования) сотрудника определяется отдельным решением руководителя Компании на основе предложений директора фирменной розничной сети с учетом мнения службы управления персоналом.

5.5. Сроки проведения

5.5.1. Оценка (аттестация) сотрудников Компании проводится дважды в течение первого года работы (первый раз — на момент окончания испытательного срока).

5.5.2. В последующем аттестация проводится не менее 1 раза в год в первом квартале.

5.5.3. При переводе сотрудника на новое место работы внутри Компании (в соответствии с дополнительным соглашением к трудовому Договору) условно назначается испытательный срок 3 месяца, после которого проводится внеочередная оценка (аттестация).

5.6. Электронная аттестация сотрудников

5.6.1. Электронные тесты (электронная оценка знаний продаваемой техники, сервисных услуг Компании, Закона РФ «О защите прав потребителей», технологии продаж) состоят из следующего количества вопросов:

— оценка знаний продаваемой техники, сервисных услуг Компании — 50 вопросов;

— оценка знания юридических аспектов розничной торговли — 30 вопросов.

5.6.2. При наличии 90% правильных ответов по каждому тесту сотрудник считается высококвалифицированным специалистом.

При наличии 80% правильных ответов по каждому тесту сотрудник считается специалистом средней квалификации.

При наличии 70% правильных ответов по каждому тесту сотрудник имеет начальные знания для работы в Компании (переаттестация)

При наличии менее 60% правильных ответов по каждому тесту ставится вопрос об увольнении сотрудника.

5.6.3. Электронные тесты обновляются ответственными лицами (тренерами, консультантами-продавцами, специалистами в данной области) по мере появления новых товаров и/или новой информации.

5.6.4. Электронная аттестация знаний сотрудника проводится службой управления персоналом в соответствии с утвержденным руководителем подразделения графиком.

5.6.5. Служба управления персоналом проводит анализ электронных оценок, заносит их в личные дела сотрудников и предоставляет их руководителям подразделений.

5.7. Определение перспективной необходимости в обучении

На основании электронных оценок определяется потребность в последующем обучении:

— знание продаваемой техники;

— сервисные услуги, предоставляемые Компанией;

— юридические аспекты продаж;

— технология продажи и т.д.

 

5.8. Оценка сотрудников в ходе обучения

5.8.1. Все сотрудники Компании проходят обучение во Внутренней школе Компании. По окончании каждого тренинга (семинара) тренеры подготавливают индивидуальную характеристику на сотрудника, прошедшего обучение, и проводят собеседование с ним, давая рекомендации по улучшению деятельности. Характеристика также предоставляется и руководителю подразделения.

5.8.2. Служба управления персоналом отслеживает динамику развития сотрудников после прохождения обучения (личные продажи, другие показатели).

5.9. Оценка сотрудников \"покупателями\"

Для получения оценки со стороны приглашаются «тайные покупатели» для «покупки» товаров у консультантов-продавцов. Списки сотрудников в службу управления персоналом представляют руководители подразделений. «Покупатели» проставляют оценку по следующим критериям:

— встреча покупателя, приветствие;

— установление контакта / начало диалога;

— выявление потребностей покупателя;

— адекватная аргументация / умение показать выгоду для покупателя;

— работа с возражениями;

— завершение продажи;

— знание товара, его технических характеристик, ассортимента;

— презентация сервисных услуг Компании, поддержание имиджа Компании;

— внешний вид продавца.

 

5.10. Подготовка к собеседованию

5.10.1. Результаты электронной аттестации, характеристики сотрудников (итоги обучения) и оценка «покупателя» передаются руководителю подразделения для проведения аттестационного собеседования.

5.10.2. На основании всех этапов руководитель подразделения готовится к аттестационному собеседованию, на котором сотруднику предоставляется оценка его знаний и деятельности, определяются возможности дальнейшего обучения, планы развития, ставятся индивидуальные задачи на определенный период, могут быть оговорены перемещения (назначения) в соответствии с дополнительными соглашениями к трудовому договору, изменения окладов.

5.10.3. Аттестационные материалы передаются в кадровую службу для анализа в соответствии с установленным графиком.

5.10.4. Механизм изменения оклада сотрудника определяется отдельным решением руководителя Компании на основе предложений директора фирменной розничной сети с учетом мнения службы управления персоналом.

5.11. Выборочная аттестация сотрудников

Может быть проведена аттестация сотрудников в присутствии аттестационной комиссии (для новых сотрудников, при наличии конфликтных ситуаций, на усмотрение руководителей подразделений).

5.12. Определение индивидуальных целей развития сотрудника

5.12.1. Определение индивидуальных целей развития сотрудника проводится в процессе формального собеседования на основе результатов, полученных при оценке (аттестации) сотрудника.

5.12.2. В процессе собеседования руководитель подразделения оценивает индивидуальную деятельность сотрудника, сообщая результаты аттестации.

5.12.3. Руководитель и сотрудник обсуждают и формулируют индивидуальные цели для дальнейшего развития сотрудника, ставят задачи на определенный период и планируют возможные мероприятия по улучшению деятельности сотрудника.

5.12.4. Индивидуальные цели развития устанавливаются сотруднику на период до следующей аттестации и фиксируются критерии успешного достижения целей.

5.13. Утверждение результатов аттестационного собеседования

Утверждение результатов аттестационного собеседования производится службой управления персоналом.

5.14. Записи об оценке персональной деятельности сотрудников

5.14.1. Записями об оценке персональной деятельности является пакет аттестационных документов.

5.14.2. Накопление, учет и анализ данных об оценке персональной деятельности сотрудников производится в службе управления персоналом.

5.15. Хранение записей об оценке персональной деятельности сотрудников

5.15.1. Оригиналы аттестационных документов сотрудников считаются конфиденциальными и хранятся в личных делах сотрудников в службе управления персоналом.

5.15.2. Срок хранения документов — 3 года. По окончании срока хранения аттестационные документы подлежат уничтожению.

5.15.3. Сотрудники обязаны хранить у себя копии аттестационных документов. Ответственность за конфиденциальное хранение они несут самостоятельно.

5.15.4. База данных, содержащая сведения об оценке индивидуальной эффективности сотрудников, находится в службе управления персоналом.

6. Список ревизий (редакций)

№ Ревизии _____________________________________________________________________

Дата __________________________________________________________________________

Страница ______________________________________________________________________

Рубрика: 
Ключевые слова: 
+1
0
-1