Управление временем на Outlook: обзор задач

Глеб Архангельский , директор ООО «Организация времени» , консультант по управлению временем, координатор Тайм-менеджерского сообщества . До перехода в консалтинг работал в ЗАО АКБ «Банкирский Дом» помощником председателя правления по вопросам стратегического планирования.

Если вы хотите разумно использовать ваш самый невосполнимый капитал, ваше время – вам не обойтись без системного управления личными задачами, целями, планами, информацией. В современном мире это невозможно без соответствующего «софта».

Практически каждый из нас сталкивался с MS Outlook. У многих эта программа является корпоративным стандартом в организации задач и электронной почты. При этом очень часто Outlook не любят. И есть за что, надо признаться – недоделок и непродуманностей в нем хватает. Однако при должной изобретательности и смекалке на Outlook прекрасно реализуются современные методы управления временем, не «зацикленные» на попытке жестко распланировать все и вся.

В этой статье я опишу первый, самый простой шаг управления личным временем на базе MS Outlook: налаживание удобного и гибкого обзора задач.

Нет ощущения подконтрольности ситуации…

Когда говорят об организации времени, обычно подразумевают в первую очередь планирование. Но до того как пытаться что-то планировать, нужно суметь не потеряться в большом объеме информации. Для этого необходимо создать обзор – полную картину всех целей, задач, сроков, важных обстоятельств, и т.п.

Часто люди испытывают стресс и ощущение неуправляемости времени только из-за того, что не имеют ясного обзора всего, что предстоит сделать. Причем иногда в этом бывают виноваты слишком сложные системы планирования, затрудняющие обзор. Например, управляющий директор группы производственных компаний в ходе консультаций пожаловался на неудобство работы с задачами в Outlook:

«Задач много, штук 100-150, они где-то там сидят, иногда дают о себе знать напоминалками. Нет ощущения подконтрольности ситуации, есть какой-то «черный ящик», в содержании которого я не уверен».

Было найдено достаточно простое решение. Полный список задач был скопирован в Excel, и составлена табличка следующего вида:

Рисунок 1. «Упрощенный график Гантта»

«Галочками» в таблице директор пометил примерные сроки исполнения задач. Вся таблица в распечатанном виде заняла две-три страницы А4. Это представление можно назвать «упрощенным графиком Гантта» – по аналогии с хорошо известным в проектном менеджменте инструментом планирования. Замечу, что такое представление задач можно было настроить и непосредственно в Outlook, но в той конкретной ситуации Excel был удобнее. О полезности таблички топ-менеджер отозвался так:

«Благодаря этой форме обзора я ощутил, что задач не так уж много, и самое главное – что они выполнимы, причем в достижимые сроки».

Пользовательские представления

Наиболее удобный способ создать индивидуальный, «заточенный» именно под ваши потребности обзор задач – настройка пользовательских представлений .

Все «задачи к исполнению» удобно создавать и держать в корневой папке «Задачи». Но «видеть» эту папку мы можем с разных «точек зрения», отбирая каждый раз именно то и в таком порядке, в каком нам это необходимо для наилучшего обзора. Эти «точки зрения» и задаются пользовательскими представлениями, которые переключаются в меню «Текущее представление».

В Outlook есть несколько стандартных представлений, например, «Простой список задач», «Просроченные задачи», «Задачи, срок исполнения которых находится в пределах ближайших семи дней».

Рисунок 2. Доступ к настройке представлений из меню

Большинство стандартных представлений неявно предполагают, что у каждой задачи есть точный срок выполнения – Outlook в основном ориентируется на жесткое планирование. В реальности пытаться придать каждой задаче точный срок исполнения – лишняя работа. Поэтому мы будем говорить только о представлениях, настраиваемых самим пользователем, позволяющих реализовать более гибкую идеологию планирования.

«Сущности» для обзора

Помимо ориентации на жесткое планирование, стандартные представления Outlook имеют еще один недостаток – в них все задачи неявно считаются «равноправными», сравнимыми между собой. Это не очень удобно. Более разумно выделить в личной работе несколько различных типов «сущностей», формально находящихся в папке «Задачи», но содержательно отличающихся друг от друга:

  • Проекты: задачи, содержащие обзор мыслей и действий по какому-либо личному проекту или направлению деятельности;
  • Задачи: собственно задачи, дела к исполнению;
  • Мысли, а именно те из них, которые хочется хранить не в отдельной творческой картотеке, но поближе к задачам. Это могут быть «мысли о делах» («может быть в рекламе перенести акцент с эффективности бурбуляторов на их универсальность?»), информация к сведению («Налоги: с 2005 г. снижают ЕСН»), замыслы дел и проектов («Книга про неоднородность времени?»), и т.п.;
  • Задачи «на контроле», которые существенно отличаются от личных задач «к исполнению». «Контрольки» помогают отслеживать выполнение задач подчиненными и контрагентами, но не требуют времяемких действий с вашей стороны. По ним необходимы разве что напоминания и мотивирующие подергивания соответствующего исполнителя.

Эти различные «сущности» бывает полезно для создания наиболее удобного обзора группировать разными способами. Например:

  • Отобразить все проекты, задачи, мысли и «контрольки», относящиеся к ключевой области «Продукты» – в момент планирования разработки новых продуктов (см. рисунок 3);
  • Отобразить только проекты по всем ключевым областям – для укрупненного долгосрочного планирования (см. рисунок 4);
  • Отобразить только «контрольки» – это бывает удобно, например, для еженедельного обзора задач, находящихся «на контроле».

Для того, чтобы гибко настраивать обзор различных сущностей, стоит отличать их друг от друга. Для этого я рекомендую при создании новой сущности делать в поле «Тема» пометку, позволяющую различать сущности друг от друга:

  • Проекты: название-классификатор проекта в поле «Тема» отделяется двойным двоеточием, после которого идет пояснение. Например: «ОЛ-книга:: нужна книга по управлению временем на Outlook». Автоформатирование настроено так, что «проектная» задача выделяется более крупным и полужирным шрифтом.
  • Мысли: в конце заголовка добавляется «*». Заголовки мыслей отображаются светло-серым цветом, т.к. мыслям нужно меньше внимания, чем задачам.
  • Задачи «на контроле»: поле «Тема» начинается с сочетания символов «К:». Эти задачи отображаются светло-зеленым.

При этом обозначения могут комбинироваться. Например, на рисунке «LifeManagement» – это «мысленаправление», т.е. с одной стороны, пока еще не проект и не набор задач, и поэтому помечено звездочкой и отображается серым. С другой стороны, это не просто мысль, а потенциальный проект и даже несколько проектов, поэтому имеет проектный символ «::» и отображается более крупным шрифтом, чем простые задачи.

Рисунок 3. Представление «все сущности по ключевым областям»; сортировка сначала по важности, затем по алфавиту

При настройке обзора какого-либо одного типа сущностей, например, проектов, форматирование применяется по-другому. Например, вот как может выглядеть представление «Обзор проектов»:

Рисунок 4. Представление «Все проекты, упрощенный график Гантта». Сортировка по статусу и по календарной привязке

Обзор основного рабочего пространства

В Outlook существует панель «Outlook сегодня», на которую выводятся встречи, задачи и письма. Это попытка реализовать основную идею обзора – «видим все необходимое в одном месте, имеем полную картину предстоящих дел». К сожалению, попытка неудачная – панель «Outlook сегодня» практически не настраивается, поэтому крайне неудобна в использовании.

Я считаю наиболее удачной организацию основного «рабочего экрана», изображенную на рисунке 5.

Рисунок 5: Главное рабочее пространство Outlook

В центре внимания (1) – жесткое планирование недели (представление «Календарь / День-неделя-месяц», количество дней – 7, при желании оно может быть другим). В области ближайшего внимания – навигация по другим папкам (2), календарь для долгосрочного жесткого планирования (3), задачи с группировкой по категориям (4) – для краткосрочного и долгосрочного гибкого планирования. Размеры областей могут гибко настраиваться, в частности, для многих бывает удобно в центре внимания держать график не недели, но только текущего рабочего дня.

Персональная « CRM-система»

Приведу актуальную для многих менеджеров форму обзора клиентских задач. Ее можно назвать «персональной CRM-системой». CRM-системы, от слов «Customer Relationship Management» – IT-системы, позволяющие структурировать и эффективно организовать процесс продаж и взаимоотношений с клиентом.

С помощью настроек специального пользовательского представления в Outlook можно создать небольшую персональную «CRM-систему», организующую любые внешние взаимоотношения. Например:

  • Продажи: список клиентов, отображающий значимые аспекты взаимодействия (ближайшие действия, сроки, и т.п.);
  • Пресса: список изданий, позволяющий контролировать и планировать наши публикации, или публикации о нас;
  • Контрагенты: список поставщиков, с помощью которого можно «держать руку на пульсе» и быть уверенным, что все будет доставлено вам вовремя.

В качестве примера приведу собственную систему обзора продаж. В консалтинге, как и во многих других областях, продажа представляет собой достаточно протяженный во времени процесс. Причем этапы этого процесса могут быть различны, где-то проводится очная презентация, где-то готовится коммерческое предложение, и т.д. В моем Outlook представление «ОБЗОР ПРОДАЖ» организовано следующим образом:

    1. Фильтр: отбирать только задачи с категорией «Активные продажи»;
    2. Сортировка: по алфавиту (поле «Тема» в каждой задаче начинается с названия клиента, иногда, для региональных партнеров – с названия города). Практика показала, что любые другие формы сортировки (по приоритетности, по срокам, и т.п.) не позволяют легко найти нужную задачу. А вот в алфавитном списке нужная задача отыскивается моментально.
    3. Автоформатирование: по специальным пометкам в поле «тема».

    Поле «Тема» после названия клиента содержит краткое описание ближайших необходимых шагов. Таким образом, представление дает полный обзор ситуации по клиентам, где и какие действия нужно предпринять. Но клиентов много, и каждый раз перечитывать весь список было бы неудобно. Нужно ввести какую-то «разметку», позволяющую ориентироваться в списке, что и делается с помощью автоформатирования. В поле «Тема» могут делаться следующие пометки:

    • /д – «дальняя» задача, взаимодействие отложено на 2-3 месяца и более; отображается серым шрифтом, «забирает» меньше внимания;
    • /а – «активная» задача: статус проекта не ясен, нужно прозвонить и уточнить; отображается полужирным шрифтом, акцентирует внимание;
    • /7 – задача недельного горизонта планирования, указанное в поле «Тема» действие должно произойти в ближайшие 1-2 недели; отображается синим шрифтом.

    Также применяется автоформатирование по признаку «Важность: высокая», как и в других представлениях, такие задачи отображаются красным полужирным шрифтом.

    Рисунок 6. Личная « CRM-система»

    Работа с этим представлением происходит так. Просматривается оно, как правило, два-три раза в неделю, во время сессий созвонов с клиентами. При просмотре списка ставятся галочки в пользовательском поле «NOW» напротив тех клиентов, с которыми необходимо связаться сегодня. Шрифт соответствующих задач автоматически укрупняется (на рисунке – в компании Брокбизнес).

    Внутри каждой задачи, в верхней части поля заметок, находятся координаты контактного лица. Там же в ходе телефонного разговора делаются пометки. Таким образом, вся история взаимоотношений фиксируется в задаче и видна во время любого общения с клиентом. Также к задаче можно прикреплять файлы или ссылки на них. И, например, при обсуждении полученного клиентом коммерческого предложения иметь возможность легко открыть его, не выискивая в глубинах файловой системы.

    По завершении разговора в поле «Тема» вносится новая информация о следующем действии. Если оно должно состояться в ближайшее время, ставится пометка /7. Если действие «привязано» к точному дню, например «давайте созвонимся в четверг после обеда» – ставится срок с «напоминалкой», которая выпрыгнет в четверг и напомнит о задаче. Если срок отдаленный и/или нечеткий, может выставляться только срок, без «напоминалки» – чтобы не перегружать окошко выпадающих напоминалок.

    Важно отметить, что все эти задачи физически «лежат» в корневой папке «Задачи». Поэтому в них при необходимости можно устанавливать выпрыгивающие напоминалки (для задач, лежащих не в корневой папке, Outlook не позволяет это сделать); эти задачи видны в панели задач на основном рабочем экране, описанном в предыдущем разделе.

    Если процесс продаж или любого другого внешнего взаимодействия разбивается на стандартные этапы, это можно отразить в настройках представления. Например, в отделе продаж одной IT-компании было настроено примерно следующее представление:

    Рисунок 7. Более сложная « CRM-система»

    Здесь отображены ключевые этапы работы менеджера по продажам, каждый из соответствующих столбцов имеет формат «дата»; столбец «ОК» означает, что продажа завершена; в столбце «Контакт» отображается контакт менеджера со стороны клиента.

    Двухмерные формы обзора

    К сожалению, Outlook в основном «одномерен», задачи представляются в виде простого списка, их невозможно группировать на плоскости. Но двухмерные формы обзора все же можно создавать, они связаны в основном с уже упоминавшимся графиком Гантта.

    С помощью этой формы можно создать, например, двухмерный обзор регулярных рутинных задач. Как правило, их стоит «отсадить» в отдельное представление, чтобы они не перегружали основную систему планирования. Это могут быть как ежедневные задачи, так и еженедельные. Выполнение или невыполнение регулярной задачи отмечается галочкой. Таблица моментально бьет тревогу при возникновении «провисов», когда какая-то задача не выполняется слишком долго (например, не создаются резервные копии информации, что чревато ее потерей в случае аварии). В Excel такой обзор организуется с помощью обычной таблички, в Outlook – с помощью пользовательских полей типа «Да/Нет», как показано на рисунке 8. Обратите внимание, что даты в столбцах – это не день выполнения задачи, а обозначение недели, в течение которой она должна быть выполнена.

    Рисунок 8. Пример графика регулярных задач

    Еще один пример применения такого рода форм дает участник Тайм-менеджерского сообщества Дмитрий Литвак , руководитель проектного офиса банка «Русский стандарт» . Его система планирования дня в Outlook выглядит примерно следующим образом:

    Рис. 9. Планирование дня с помощью «Упрощенного графика Гантта»

    Ориентировочное время выполнения задачи отмечается галочкой в соответствующем столбце формата «Да/Нет»; сортировка настроена так, чтобы ближайшие задачи перемещались в верхнюю часть обзорной таблицы.

    Заключение

    В статье описан первый шаг к налаживанию эффективного управления временем на Outlook – создание обзора задач. Автор с удовольствием ответит на вопросы и получит обратную связь на форуме статьи. Если тема вызовет интерес участников Сообщества, в следующей статье можно рассмотреть вопрос организации гибкого планирования на Outlook.

    Рубрика: 
    Ключевые слова: 
    +1
    0
    -1