Управление временем как форма самоорганизации

Автор: Наталья Лейбина

Источник "Тренинг-Бутик"

Материал к тренингу "ХРОНО-МЕНЕДЖМЕНТ: НОВАЯ МАТРИЦА ВАШЕГО ВРЕМЕНИ"
тренер Галина Яковенко

Дверь в пространство времени

За годы работы тренером у меня накопился большой опыт наблюдения за людьми, которые стремятся повысить собственную продуктивность. Часто люди свою эффективность и способность выполнять много дел связывают с умением планировать свои дела и реализовывать запланированное. Поэтому тема эффективности и тема управления временем напрямую связаны друг с другом.

За всю тренерскую практику мне редко доводилось видеть людей, которые хорошо планируют и достигают полной реализации плана без напряжения. Чаще всего это происходит за счет повышенных затрат собственной силы и ресурсов. На тренингах по управлению временем я предлагаю людям  научиться анализировать собственное отношение ко времени, собственные внутренние матрицы времени и научиться думать о действии. Часто различные действия человек выполняет автоматически, не задумываясь, как это происходит и зачем это происходит. Попадая в современные ритмы бизнеса, такой человек начинает «гореть». В настоящее время огромное количество управленцев «горит», вкладывая все свои силы, по сути, свое здоровье, в бизнес.

В умении «управлять временем»  очень легко показать дефициты, часто человек сам может их выявить и пронаблюдать. И уже существуют эффективные технологии, которые позволяют с этими дефицитами справиться. Тренинг получается очень красивый: за два дня человек имеет возможность достаточно глубоко заглянуть в мир своих представлений о времени. Делая это, он может многое осознать и, применяя технологии, получает шанс разработать собственные стратегии распределения своей деятельности во времени.

Хроно-менеджмент vs тайм-менеджмент

Все тренинги на тему времени, которые сегодня существуют на рынке, можно обобщенно обозначить тренинги управления временем или «тайм-менеджмент». Название «хроно-менеджмент» претендует на иной подход. Действительно, этот тренинг отличается от обычных тренингов по тайм-менеджменту, отличается субъективностью и необходимостью самоанализа. Мне вообще кажется, что будущее в управлении временем за тренингами, которые основаны на самоанализе, на познании себя. Хроно-менеджмент как раз лежит в этой зоне.

Тайм-менеджмент, как управленческая отрасль – это свод рациональных принципов и приемов, которые важно использовать для планирования своего времени. Принципы и приемы - очень правильные в своей основе, но трудно выполнимые в практике. Одна из классических тем: разделение дел на срочные и несрочные, важные и неважные. Но чтобы это действительно сделать, человек должен встретиться с понятиями «срочность» и «важность». И вот здесь время для самоанализа. Потому что для каждого человека «срочность» это что-то такое, что он для себя никогда не определял. При этом, когда мы с участниками начинаем выяснять, что для них значит «срочность», часто мы выходим на то, что это не их внутренний критерий, а что это критерий внешний. Это может быть что-то непредвиденное. Но нередко это бывает планируемое действие, которое оттягивалось и в какой-то момент  пересекло границу: здесь еще было не срочно, а здесь уже срочно. Чтобы разобраться со всей этой внутренней тканью, требуется внимание и время.

В тайм-менеджменте говорят: разделите дела по категориям «срочность» и «важность». Как если бы каждый человек понимал и осознавал свой внутренний алгоритм, по которому он это делает; как будто он уже давно знает, что для него важные дела, а что неважные. В хроно-менеджменте мы говорим о «важности» как о «смысле делаемого». Зачем я это делаю? Как это связано с результатом моей работы? Именно ответы на эти вопросы помогают управленцу определить границы деятельности и выстроить иерархию дел.

Если бы каждый прием, который  является составляющим элементом тайм-менеджмента, был бы доведен до полного освоения каждым участником, это дало бы  людям потрясающую информацию о себе и оптимальность распределения себя во времени. Если человек ответит для себя на вопрос, какие дела для него важные, а какие неважные, то он сможет определить, что он должен делать и что он делать не должен. В тренинге по тайм- менеджменту для такого самоанализа нет времени и, похоже, не считается необходимым его делать, как будто он лишен смысла.

В человеке все связано со временем

Время – это внутренняя реальность человека. Во времени отражена, спроецирована вся жизнь человека. Когда мы говорим, что нас интересует только рабочий контекст, а личная жизнь не интересует, тем самым мы отсекаем целую половину жизни человека. Нас интересует рабочее время, скажем, с 8 утра до 6 вечера. Но то, как человек провел утро, будет влиять на то, как он проведет первые часы на работе. То, что его ждет после 8 часов вечера, будет определять вторую половину его рабочего дня. В тайм-менеджменте это никто никогда не изучает.

Современный мир бизнеса сложно устроен во времени: человека могут в 6 утра разбудить по производственным вопросам и он может в 11 вечера еще быть включен в рабочий процесс. Сегодня человек часто не разделяет работу и личную жизнь. Говорят, что это не полезно, но такова реальность настоящего.

Современный человек – внешний человек, то есть он большую часть времени проводит в публичном, внешнем пространстве. А управленец, тем более, публичный человек: у него большое количество переговоров, сессий по принятию управленческих решений, мотивирующих действий для персонала, различных коммуникаций. При таком стиле жизни очень сжимается время, которое принадлежит самому человеку. Часто у человека просто не хватает времени, чтобы запланировать или провести анализ реализуемого.

Группы управленцев из устремленных, информационно-наполненных, быстрых людей – непростая аудитория для передачи инструментов, с которыми связан самоанализ. Делать самоанализ – работать медленно, шаг за шагом выполнять исследования своих стратегий; погружать себя в то, что уже пережито (выполненные дела), и в то, что еще предстоит пережить (планируемые дела). Я долго уточняла технологии для работы в тренинге и выбирала из всего возможного то, что работает для людей бизнеса продуктивно и достаточно быстро.

Проектирование собственного будущего

Работа на тренинге строится через снятие дисбалансов со временем. Спешка или промедление, откладывание дел, неточное планирование - для всего есть основания, и во внутреннем плане они очевидны. Часто причиной для промедления  служит демотивация, нежелание, внутренний саботаж или страх, тревожность. Если человек не осознает эти вещи, он находит массу внешних причин, чтобы не делать того, что требуется.

Обычно на тренинге мы с участниками работаем с анализом предыдущего дня и с планированием предстоящего дня. Так, если тренинг проходит в выходные, то участникам предлагается, используя полученные навыки самоанализа, запланировать первый рабочий день. Человек начинает это делать, относясь к себе как к живой системе, а не просто механически распределяя себя во времени. Мы не просто заполняем клеточки планера, а стараемся представить себе, что это будет за мероприятие, что за встреча, какой ресурс для нее потребуется, правильно ли закладывается время. Так, планируя понедельник, человек заносит в список только те дела, которым он внутренне говорит «да». И эффектом является то, что человек обретает уверенность в том, что все, что он запланировал, действительно произойдет.

Когда человек начинает видеть процесс планирования объемным, ему сначала кажется, что на это требуется много времени. Конечно, чтобы всему этому научиться, нужно потратить какое-то время, и важно это время не пожалеть, а сознательно потратить – потренировать себя. На тренинге мы начинаем эту работу, и участники получают минимальные навыки – но они уже значительно облегчают процесс планирования, сразу придают ему смысл.  Если участники берут время для дальнейших тренировок, эффектом  для усердных управленцев является овладение инструментом «точного планирования».

Внутренние матрицы времени

Матрица – это структура субъективного отношения ко времени, структура восприятия человеком времени, структура внутренних ритмов и чувства времени. Она изначально присутствует в каждом человеке, позволяя ему ориентироваться во времени. Некоторые закономерности этой матрицы уже открыты. Например, известен такой феномен: есть люди, которые чувствуют время продленным - если засечь минуту, то они скажут, что прошло всего 30 секунд; а есть такие, которым кажется, что прошло уже 2 минуты – они ускоряют время; есть люди, которые очень точно чувствуют время. Другой феномен: одни люди постоянно «глядят на часы», как бы постоянно проверяют свою точность; другие люди «забывают о часах», отдаваясь полностью процессу, как бы «текут во времени». 

С момента, когда я начала понимать особенности собственной матрицы времени, возникло ощущение, что жизнь стала «моей» и планировать свою деятельность стало намного легче и продуктивнее. Это ценно. Если у меня внутри возникает спешка, напряжение - то первое, что я делаю - я становлюсь внимательной к себе, пытаюсь понять, что происходит. Жить в спешке не естественно. Если я что-то не успеваю, это означает, что я что-то делаю не так.

Процесс и результат

В теме управление временем есть такие вещи, которые сами открываются, стоит человеку обратить на них внимание. Моя роль, как тренера, в данном случае заключается в том, чтобы организовать процесс самонаблюдения, самопознания, самоанализа. Как только человек начинает замечать собственные ритмы, это занятие его так увлекает, что его не надо больше мотивировать - он сам начинает разбираться в своей временной матрице.

Участники словно открывают себя, становятся исследователями, проделывают эксперименты, начинают наблюдать себя со стороны, чтобы выявить присущие им закономерности. Возникают гипотезы о том, как данные закономерности организуют наше поведение и насколько данное поведение является продуктивным. В случае непродуктивного поведения подключаются технологии для изменения неудовлетворяющего поведения. 

Например, раньше человек откладывал какие-то дела. На тренинге он начинает разбираться с этим «поглотителем времени» и на основе самоанализа выявляет некую  закономерность, которая приводила к этому. В результате, каждый человек становится способен выработать новые способы поведения через изменение внутренних принципов   и структуры временной матрицы.

Положительным результатом тренинга по хроно-менеджменту является то, что человек добавляет к собственной деятельности фазы самоанализа, основанные на интересе к себе самому, к тому, что он делает. Человек перестает относиться к себе стереотипно, у него включается любопытство к своим внутренним процессам. Человек начинает спрашивать: почему я это делаю прямо сейчас, почему это происходит именно так, а не иначе, – он задает себе, казалось бы, самые простые вопросы. Но если бы вы каждое утро  спрашивали себя - как вы себя чувствуете? что хотите сделать именно сегодня? - то подивились бы разнообразию ответов.

Должен или хочу

Если выбирать между этими двумя глаголами, то на тренинг по хроно-менеджменту, скорее, придут те, кто «хочет» - хочет знать о себе больше и влиять на собственную жизнь. Чаще всего участниками тренинга являются люди, которые уже подошли к краю собственной продуктивности. Они уже взяли на себя огромное количество дел и уже очень много успевают, но хотят успевать еще больше. Они гонимы собственным желанием делать еще лучше и еще быстрее - и упираются в собственные границы сил, энергии, времени.

Для меня идеальный участник (который много вынесет из тренинга) это человек, который стоит перед реальным вызовом во времени. Например, когда человек чувствует сильную потребность в высвобождении времени для чего-то конкретного. Он хочет справиться с самим собой, навести порядок в том, что он делает. Он хочет перестать суетиться и начать быть точным во времени, он хочет «оказываться в нужное время в нужном месте». Он может прекрасно знать принципы тайм-менеджмента и делать все, как там сказано, но все равно что-то у него не происходит так, как он хочет.

Человек ответственный

Для многих людей сам факт, что процесс планирования может быть таким объемным, является настоящим откровением. Люди поражаются, когда понимают, что время такое емкое понятие. Для многих становится возможным принять решение - я беру управление временем в свои руки, а значит и управление собой.

Тренинг по хроно-менеджменту предназначен для тех людей, которые готовы принять ответственность за самого себя. Человек готов отвечать за то, что с ним происходит. Человек перестает пенять на обстоятельства, на других людей, на реальность, которая его окружает. Человек говорит: это мое время жизни! Я хочу понимать, что со мной происходит, что является смыслом во всем этом! 

Рубрика: 
Ключевые слова: 

Поделиться