Учитываем командированных работников по-новому

"Отдел кадров коммерческой организации", 2009, N 12

УЧИТЫВАЕМ КОМАНДИРОВАННЫХ РАБОТНИКОВ ПО-НОВОМУ

Практически каждому работодателю приходится либо своих сотрудников направлять в командировки, либо принимать в своей организации командированных работников. В октябре 2008 г. было утверждено Положение об особенностях направления работников в служебные командировки <1> (далее - Положение), которым в настоящее время руководствуются кадровики. Но некоторые вопросы не нашли своего разрешения в Положении, а некоторые было поручено разрешить Минздравсоцразвития. В Приказе от 11.09.2009 N 739н это было сделано (далее - Приказ N 739н).

--------------------------------

<1> Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 N 749.

В ст. 166 ТК РФ дано определение служебной командировки: поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Особенности направления работников в служебные командировки устанавливаются в порядке, определяемом Правительством РФ.

До вступления в силу Положения работодатели при направлении своих работников в командировки пользовались Инструкцией Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 N 62 "О служебных командировках в пределах СССР" (далее - Инструкция), которая и сейчас применяется наряду с Положением в части, не противоречащей ТК РФ.

Напомним, что в соответствии с п. 3 Положения работники направляются в командировки по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Поездка работника, направляемого в командировку по распоряжению работодателя или уполномоченного им лица в обособленное подразделение командирующей организации (представительство, филиал), находящееся вне места постоянной работы, также признается командировкой.

Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, командировками не признаются.

Пункт 4 Положения устанавливает, что срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения. Днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки - дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24.00 включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00.00 и позднее - последующие сутки.

Цель командировки определяется руководителем организации и указывается в служебном задании, которое утверждается работодателем. Далее работнику оформляется командировочное удостоверение (в одном экземпляре, подписанном работодателем), подтверждающее срок пребывания в командировке (п. п. 6, 7 Положения).

Фактический срок пребывания в месте командирования определяется по отметкам о дате приезда в место командирования и дате выезда из него. Они проставляются в командировочном удостоверении и заверяются подписью полномочного должностного лица и печатью, используемой в хозяйственной деятельности организации, в которую командирован работник, для засвидетельствования такой подписи.

Если работник командирован в организации, находящиеся в разных населенных пунктах, отметки в командировочном удостоверении о дате приезда и дате выезда делают в каждой из организаций, в которые он командирован.

Работодателю необходимо вести учет выбывающих в командировки и прибывших в организацию. Для этого кадровые службы ранее пользовались формами журналов, приведенными в Приложениях 2 и 3 к Инструкции. Поскольку во исполнение п. 8 Положения Минздравсоцразвития определило Порядок и формы учета работников, выбывающих из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы, в настоящее время следует применять новые формы журналов.

В Приложении 1 к Приказу N 739н приведен Порядок учета указанных работников: в соответствии с его п. 1 ведется специальный журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации, форма которого предусмотрена Приложением 2 к Приказу N 739н. Заметим, что форма журнала отличается от формы, утвержденной Инструкцией. Раньше в нем содержались сведения не только об имени, фамилии и отчестве командированного сотрудника, но и о его должности. Были графы: "ФИО, должность работника, подписавшего командировочное удостоверение", "Дата фактического выбытия и фактического прибытия", "Расписка командированного работника в получении командировочного удостоверения". Теперь в журнале должны содержаться сведения о фамилии, имени и отчестве командированного работника, дате и номере командировочного удостоверения, наименовании организации, в которую командируется работник, пункте назначения.

Если же работник прибывает в организацию, в которую его командировали, то его необходимо учитывать в другом журнале - учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы (форма утверждена Приложением 3 к Приказу N 739н). Форма данного журнала практически не претерпела изменений: из нее убрана лишь одна графа - "Занимаемая должность". Другие графы остались неизменными, в них должны фиксироваться сведения о фамилии, имени и отчестве работника, прибывшего в организацию, в которую он командирован, наименовании организации, выдавшей командировочное удостоверение, дате прибытия и дате выбытия (п. 4 Порядка). Образец заполнения журналов приведен на с. 71.

ЖУРНАЛ

учета работников, выбывающих в служебные командировки

из командирующей организации

Общества с ограниченной ответственностью "Ремстройторг"

-----------------------------------------------------------

(наименование организации)

┌────┬─────────────────┬──────────────────┬───────────────────────────────┐

│ N │ Фамилия, имя и │ Дата и номер │ Место командирования │

│п/п │ отчество │ командировочного ├────────────────┬──────────────┤

│ │командированного │ удостоверения │ наименование │ пункт │

│ │ работника │ │ организации │ назначения │

├────┼─────────────────┼──────────────────┼────────────────┼──────────────┤

│ ...│ ... │ ... │ ... │ ... │

├────┼─────────────────┼──────────────────┼────────────────┼──────────────┤

│ 8 │Лисицина Надежда │11.11.2009, N 64 │ОАО "Торгмаш" │г. Сергиев │

│ │Сергеевна │ │ │Посад │

├────┼─────────────────┼──────────────────┼────────────────┼──────────────┤

│ 9 │Волчихин Михаил │16.11.2009, N 65 │ИП Коломенский │г. Муром │

│ │Николаевич │ │А. В. │ │

├────┼─────────────────┼──────────────────┼────────────────┼──────────────┤

│ 10 │Зорин Дмитрий │24.11.2009, N 66 │ ООО "Стройтех",│г. Нижний │

│ │Александрович │ │ ООО "Ремторг" │Новгород │

└────┴─────────────────┴──────────────────┴────────────────┴──────────────┘

ЖУРНАЛ

учета работников, прибывших в организацию,

в которую они командированы

Общества с ограниченной ответственностью "Ремстройторг"

-----------------------------------------------------------

(наименование организации)

┌───┬──────────────────┬───────────────────────────┬──────────┬───────────┐

│ N │ Фамилия, имя │ Наименование организации, │ Дата │ Дата │

│п/п│ и отчество │ выдавшей командировочное │ прибытия │ выбытия │

│ │ командированного │ удостоверение │ │ │

│ │ работника │ │ │ │

├───┼──────────────────┼───────────────────────────┼──────────┼───────────┤

│...│ ... │ ... │ ... │ ... │

├───┼──────────────────┼───────────────────────────┼──────────┼───────────┤

│ 2 │Рукавишников Игорь│ОАО "Ремсервис-М" │12.11.2009│ 13.11.2009│

│ │Станиславович │ │ │ │

├───┼──────────────────┼───────────────────────────┼──────────┼───────────┤

│ 3 │Перевозкина Ирина │ООО "Запчасть" │18.11.2009│ 20.11.2009│

│ │Сергеевна │ │ │ │

└───┴──────────────────┴───────────────────────────┴──────────┴───────────┘

Чтобы журналы своевременно оформлялись, работодатель должен назначить работника, ответственного за их ведение и проставление отметок в командировочных удостоверениях. Если такая обязанность ни за кем не была закреплена, можно возложить ее на одного из работников, заключив с ним дополнительное соглашение к трудовому договору (ст. 72 ТК РФ). В случае несогласия работника с расширением обязанностей можно воспользоваться нормами ст. 60.2 ТК РФ, в соответствии с которыми работодатель может поручить работнику выполнение наряду с работой, определенной трудовым договором, дополнительной работы по другой или такой же профессии (должности) за дополнительную оплату, которая определяется в дополнительном соглашении сторон.

После этого необходимо издать кадровый приказ о назначении конкретного работника ответственным за ведение журналов убытия и выбытия в командировку и, если установлена доплата, представить копию в бухгалтерию.

Приведем пример приказа.

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ Общество с ограниченной ответственностью "Колор Плюс" │

│ │

│г. Саратов 11 ноября 2009 г.│

│ │

│ ПРИКАЗ N 103 │

│ о назначении ответственного за ведение журналов │

│ учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей │

│ организации, и учета работников, прибывших в организацию, в которую они │

│ командированы │

│ │

│ В связи с необходимостью ведения учета командированных сотрудников│

│и в соответствии с п. 5 Приложения к Приказу Минздравсоцразвития России│

│от 11.09.2009 N 739н │

│ │

│ ПРИКАЗЫВАЮ: │

│ │

│ 1. Назначить ответственной за ведение журналов учета работников,│

│выбывающих в служебные командировки из командирующей организации, и учета│

│работников, прибывших в организацию, в которую они командированы,│

│с возложением обязанности проставления отметок в командировочных│

│удостоверениях работников секретаря Агафонову Елену Викторовну. │

│ 2. Установить доплату в размере 500 (пятьсот) руб. Агафоновой Е. В.│

│за выполнение указанных обязанностей. │

│ 3. Возложить ответственность за исполнение настоящего приказа на│

│начальника отдела кадров Краснову Елену Михайловну. │

│ │

│Директор Васнецов /П. О. Васнецов/│

│ │

│ С приказом ознакомлены: │

│ Начальник отдела кадров Краснова, 11.11.2009 │

│ Секретарь Агафонова, 12.11.2009 │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

То есть раньше вопрос не был урегулирован - отметку в командировочном удостоверении мог поставить практически любой работник, в частности бухгалтер, офис-менеджер, кадровый работник, юрист. Теперь это будет конкретное лицо, ответственное за данную процедуру. Если работодатель не желает назначать ответственного работника, он самостоятельно обеспечивает ведение журналов и проставление отметок в командировочных удостоверениях.

Пунктом 6 Порядка установлен срок хранения журналов выбытия и прибытия. Он составляет пять лет со дня их оформления в установленном порядке. Такой же срок хранения установлен и пп. "б" п. 358 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Росархивом 06.10.2000.

Кадровые работники или лица, ответственные за ведение указанных журналов, зададут вопрос: как же быть с прежними журналами? Рекомендуем после последней записи в журнале сделать запись "Заведен новый журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации, такого-то числа" и передать его в архив. Соответственно, завести новый журнал по утвержденной форме и все последующие записи производить уже в нем. Аналогично нужно поступить и с журналом учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы.

Т. В.Шадрина

Редактор журнала

"Отдел кадров коммерческой организации"

Подписано в печать

26.11.2009

Рубрика: 
Ключевые слова: 
+1
0
-1