Трудовая книжка: работа над ошибками

"Кадровик. Кадровое делопроизводство", 2011, N 5

ТРУДОВАЯ КНИЖКА: РАБОТА НАД ОШИБКАМИ

Всем известно, как много возникает спорных ситуаций в работе кадровой службы. Зачастую ошибка, допущенная инспектором отдела кадров много лет назад, спустя годы создает ненужные проблемы владельцам трудовых книжек.

Оформление трудовых книжек работникам, внесение в них соответствующих записей, содержащих сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую работу и об увольнении работника, об основаниях прекращения трудового договора, сведения о награждениях за успехи в работе, хранение и выдача трудовых книжек, оформление дубликатов и вкладышей в трудовые книжки, внесение исправлений производятся в соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках" (ред. от 19.05.2008; далее - Правила), и Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утв. Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69; далее - Инструкция.

Трудовые книжки работников хранятся у работодателя в течение всего времени работы данного сотрудника в данной организации. Выдаются трудовые книжки владельцам при увольнении. Потеря трудовой книжки владельцем при переходе с одного места работы на другую не является редкостью. Подобные случаи учащаются в кризисные годы, когда найти новую работу нелегко, люди длительное время остаются без работы, а трудовые книжки хранятся дома.

Раздел 7 "Особенности заполнения дубликата трудовой книжки" Инструкции регламентирует заполнение дубликата трудовой книжки.

Если работник до поступления в данную организацию (к данному работодателю) уже работал, то при заполнении дубликата трудовой книжки в разделе "Сведения о работе" в графе 3 прежде всего вносится запись об общем и/или непрерывном стаже работы в качестве работника до поступления в данную организацию (к данному работодателю), подтвержденном соответствующими документами.

Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, у какого работодателя, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки.

Например: "На 19.01.2011 общий трудовой стаж составил 11 лет, 5 месяцев, 12 дней".

После этого общий и/или непрерывный трудовой стаж работы, подтвержденный надлежаще оформленными документами, записывается по отдельным периодам работы в следующем порядке: в графе 2 указывается дата приема на работу; в графе 3 записывается наименование организации (работодателя), где работал работник, а также структурное подразделение и работа (должность), специальность, профессия с указанием квалификации, на которую был принят работник. Если представленными документами подтверждается, что работник переводился на другую постоянную работу в той же организации (у того же работодателя), то об этом также делается соответствующая запись. Затем в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора), а в графе 3 - причина (основание) увольнения, если в представленном работником документе имеются такие данные. В том случае, когда документы не содержат полностью указанных выше сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в документах сведения.

В графе 4 указывается наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате. Оригиналы документов, подтверждающих стаж работы, после снятия с них копий и надлежащего их заверения работодателем или кадровой службой возвращаются их владельцу. Работодатель обязан оказать содействие работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, предшествующий поступлению на работу к данному работодателю.

Иногда и работники, и сотрудники кадровых служб следуют по наименее затратному, с их точки зрения, пути, нарушая предписанный Инструкцией порядок. Впоследствии незначительное нарушение может оказаться существенной проблемой.

Рассмотрим практическую ситуацию.

Ситуация. Б. после увольнения с очередного места работы потеряла трудовую книжку. Для оформления дубликата она обратилась по первому месту работы, где ей работник кадровой службы оформил дубликат, вписав запись о приеме в данную организацию и увольнении из нее. После этого Б. предъявила дубликат трудовой книжки в последующие места работы, где ей были сделаны соответствующие записи. Однако за прошедшие годы одна из организаций была ликвидирована. Б. не стала обращаться в архив и представила дубликат трудовой книжки новому работодателю без записи о работе в данной организации. За последующие несколько лет на предприятии, где работала Б., произошла реорганизация: Городской хлебозавод N 2 был преобразован в ЗАО "Городской хлеб". Впоследствии Б. нашла дома трудовую книжку и принесла ее инспектору отдела кадров с просьбой внести в нее записи о ее работе, поскольку записи о трудовом стаже в оригинале трудовой книжки были более полными, чем в дубликате. Инспектор отдел кадров перенес все записи, сделанные в дубликате трудовой книжки во время работы Б. на предприятии. После чего дубликат трудовой книжки во избежание путаницы в документах был уничтожен. Поскольку старые печати и штампы после реорганизации были уничтожены, инспектор отдела кадров, вносивший запись в трудовую книжку Б., поставил штамп ЗАО "Городской хлеб".

Сведения о работе

N
записи

Дата

Сведения о приеме на
работу, переводе на
другую постоянную
работу, квалификации,
увольнении (с указанием
причин и ссылкой на
статью, пункт закона)

Наименование,
дата и номер
документа, на
основании
которого
внесена
запись

число

месяц

год

1

2

3

4

Закрытое акционерное

общество "Городской

хлеб"

5

15

05

2006

Принята учетчиком в

Приказ от

отдел главного

15.05.2006 N 141к

бухгалтера

6

28

09

2007

Переведена бухгалтером

Приказ от

в тот же отдел

28.09.2007 N 172к

В данной ситуации был допущен целый ряд ошибок.

Во-первых, в соответствии с п. 31 Правил лицо, утратившее трудовую книжку, обязано заявить об этом работодателю по последнему месту работы. Для оформления дубликата работником должны быть собраны документы, подтверждающие факт его работы в других организациях. Таким образом, дубликат трудовой книжки оформляется по последнему месту работы, где на основании представленных работником документов вносятся в трудовую книжку записи о его работе в других организациях. Сотрудник отдела кадров по первому месту работы, к которому обратилась Б., должен был не оформлять дубликат трудовой книжки, а выдать ей справку о работе в данной организации со ссылкой на приказы о приеме и увольнении (или заверенные копии этих приказов). Аналогично должны были поступить работники кадровых служб и по другим местам работы. Сведения о работе в ликвидированной организации могут быть представлены в архивной справке. Если организация была ликвидирована и не сдала документы в архив, восстановить трудовую книжку будет крайне затруднительно. Кадровик последнего места работы должен был оформить дубликат трудовой книжки в соответствии с требованием разд. 7 Инструкции.

Во-вторых, незначительная небрежность сотрудника кадровой службы, поставившего штамп новой, реорганизованной организации, имела неприятные последствия для работницы. Некоторое время спустя Б. ушла в декретный отпуск. При обращении в районное управление службы социальной защиты населения для назначения ежемесячного пособия на ребенка были выявлены разночтения в документах, представленных Б., поскольку ЗАО "Городской хлеб" еще не существовало на момент поступления Б. на работу. Такая ситуация могла бы возникнуть и при оформлении загранпаспорта, и при обращении в Пенсионный фонд для оформления пенсии, и при оформлении кредита, и при обращении в налоговую инспекцию за предоставлением социального или имущественного налогового вычета, и в ряде других случаев.

В данном случае инспектор отдела кадров должен был вписать в трудовую книжку Б. заголовок - старое наименование организации - от руки и сделать запись о переименовании данного предприятия. Под этим заголовком в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи, в графе 2 указывается дата приема на работу. В графе 3 делается запись о принятии или назначении в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования, наименование должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации, а в графу 4 заносятся дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, согласно которому работник принят на работу.

Сведения о работе

N
записи

Дата

Сведения о приеме на
работу, переводе на
другую постоянную
работу, квалификации,
увольнении (с указанием
причин и ссылкой на
статью, пункт закона)

Наименование,
дата и номер
документа, на
основании
которого
внесена
запись

число

месяц

год

1

2

3

4

Городской хлебозавод

N 2

5

15

05

2006

Принята учетчиком в

Приказ от

отдел главного

15.05.2006 N 141к

бухгалтера

6

28

09

2007

Переведена бухгалтером

Приказ от

в тот же отдел

28.09.2007 N 172к

7

19

12

2007

Городской хлебозавод

Приказ от

N 2 с 19.12.2007

19.12.2007 N 118

преобразован в ЗАО

"Городской хлеб"

Тем не менее даже такие ошибки могут быть исправлены. Мы считаем, что такое исправление могло бы быть сделано следующим образом.

Раздел III "Внесение изменений и исправлений в трудовую книжку. Дубликат трудовой книжки" Правил регламентирует исправление ошибочно внесенных и неверных записей в трудовых книжках работников.

В данном случае в соответствии с п. 27 указанного раздела Правил при выявлении неправильной или неточной записи в трудовой книжке ее исправление производится по месту работы, где была внесена соответствующая запись. Работодатель обязан в этом случае оказать работнику при его обращении необходимую помощь. В разделах трудовой книжки, содержащих сведения о работе или сведения о награждении, зачеркивание неточных или неправильных записей не допускается. Изменение записей производится путем признания их недействительными и внесения правильных записей.

Сведения о работе

N
записи

Дата

Сведения о приеме на
работу, переводе на
другую постоянную
работу, квалификации,
увольнении (с указанием
причин и ссылкой на
статью, пункт закона)

Наименование,
дата и номер
документа, на
основании
которого
внесена
запись

число

месяц

год

1

2

3

4

Закрытое акционерное

общество "Городской

хлеб"

5

15

05

2006

Принята учетчиком в

Приказ от

отдел главного

15.05.2006 N 141к

бухгалтера

6

28

09

2007

Переведена бухгалтером

Приказ от

в тот же отдел

28.09.2007 N 172к

7

19

01

2011

Запись за N 5

недействительна

Городской хлебозавод

N 2

15

05

2006

Принята учетчиком в

Приказ от

отдел главного

15.05.2006 N 141к

бухгалтера

Если за время работы работника наименование организации изменяется, то об этом отдельной строкой в графе 3 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки делается запись: "Организация такая-то с такого-то числа переименована в такую-то", а в графе 4 проставляется основание переименования - приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер.

Сведения о работе

N
записи

Дата

Сведения о приеме на
работу, переводе на
другую постоянную
работу, квалификации,
увольнении (с указанием
причин и ссылкой на
статью, пункт закона)

Наименование,
дата и номер
документа, на
основании
которого
внесена
запись

число

месяц

год

1

2

3

4

8

19

12

2007

Городской хлебозавод

Приказ от

N 2 с 19.12.2007

19.12.2007 N 118

преобразован в ЗАО

"Городской хлеб"

Записи о наименовании должности (работы), специальности, профессии, квалификации производятся в соответствии со штатным расписанием организации. В случае если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, специальностей или профессий и квалификационных требований к ним должно соответствовать наименованиям и требованиям, предусмотренным соответствующими квалификационными справочниками.

Изменения и дополнения, внесенные в установленном порядке в квалификационные справочники, штатное расписание организации, доводятся до сведения работников, после чего в их трудовые книжки на основании приказа (распоряжения) или иного решения работодателя вносятся соответствующие изменения и дополнения.

Библиографический список

1. Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденные Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. N 225 "О трудовых книжках" (в ред. Постановлений Правительства РФ от 06.02.2004 N 51, от 01.03.2008 N 132, от 19.05.2008 N 373) // [Электронный ресурс]. Дата обращения - 14.01.2011.

2. Инструкция по заполнению трудовых книжек. Приложение N 1 к Постановлению Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 10 октября 2003 г. N 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек" // [Электронный ресурс]. Дата обращения - 14.01.2011.

Е. Галкина

К. э. н.,

доцент

кафедры

управления персоналом

Государственного университета управления

Подписано в печать

08.04.2011

Рубрика: 
Ключевые слова: 
+1
0
-1