Трудовая книжка: от древней руси до наших дней

"Кадровик. Кадровое делопроизводство", 2012, N N 8, 9

ТРУДОВАЯ КНИЖКА: ОТ ДРЕВНЕЙ РУСИ ДО НАШИХ ДНЕЙ

Не прекращаются дискуссии вокруг новости о возможной отмене трудовых книжек. Просчитываются различные последствия данного нововведения, если оно будет принято, - все его плюсы и минусы. А что подсказывает исторический опыт? В материале рассматривается история возникновения и применения трудовых книжек.

Трудовая книжка - один из важнейших личных документов гражданина в нашей стране, в ней отражены вся его профессиональная биография и трудовой путь: образование и квалификация, продвижение по служебной лестнице, отношение к труду. На основе трудовой книжки устанавливаются все виды трудового стажа для назначения государственных пенсий, пособий по социальному страхованию, в отдельных случаях - должностных окладов (когда это зависит от продолжительности трудового стажа), выплаты вознаграждения за выслугу лет, процентные надбавки за работу в районах Крайнего Севера и в приравненных к ним местностях и т. д.

Трудовые книжки как основной документ в сфере профессиональной деятельности появились в нашей стране сразу после революции и имеют свою историю.

Предшественники трудовой книжки:

разрядные книги, формулярный (послужной) список

На Руси весь государственный аппарат состоял лишь из княжеской дружины, собиравшей дань и защищающей мирных жителей от вражеских набегов. Никакая бюрократия не требовалась. Дружины были относительно небольшими, и каждый знал свои права и обязанности. Год от года количество управленцев росло, и возникла необходимость зафиксировать их права и обязанности. Поскольку место в государственной иерархии определялось не столько личными заслугами, сколько знатностью рода, в специальные книги - разрядные - вносили в основном сведения о происхождении, а заодно о перемещениях по службе. В разрядные книги попадали имена лиц, принадлежавших к государственной элите. Вести личные дела на приказных (мелких чиновников) никому не приходило в голову.

Все переменилось после того, как в 1722 г. Петр I издал Табель о рангах - документ, регламентирующий порядок прохождения государственной службы. Теперь для своевременного получения чинов, наград и пенсий было необходимо документально подтвердить все этапы прохождения службы. Основным документом, отражающим служебный статус каждого офицера и чиновника, стали формулярные списки (иногда их еще называли послужными списками). Обыкновение выписывать эти документы на каждого госслужащего появилось далеко не сразу. На первых порах формулярные списки заполнялись редко, в основном для представления к награде или же для получения нового чина.

Между тем государство хотело превратить формулярные списки в средство контроля за деятельностью всех чиновников страны. В январе 1764 г. посетившая Сенат Екатерина II была возмущена тем, что сенаторы не имели никаких сведений о представленных к наградам чиновниках. Результатом высочайшего гнева стал специальный Указ "О присылке в Сенат из всех присутственных мест послужных списков чиновников через каждые полгода". Этот Указ предписывал регулярно присылать в Сенат сведения обо всех чиновниках, указывая, "кто в каких чинах состоял и добропорядочно ль поступал, также не был ли в каких штрафах". А для того, чтобы местные канцелярии всегда имели бы под рукой информацию о своих служащих, императрица выпустила еще один Указ, в котором говорилось:

1) в Сенате, в коллегиях и во всех канцеляриях иметь журналы не только о вступлении или принятии в службу каждого подчиненного с его происхождением, но и присовокуплять еще сюда, с каким кто достоинством и особенными заслугами или же, напротив того, пороком и погрешностью службу свою производил, также и за что, когда и как награжден или наказан был;

2) когда кто из одного места в другое переведен будет, он должен прислан быть в новое свое место с точным уведомлением о бытности и службе его в прежнем месте;

3) когда кому следует дать следующий чин, об оных подавать представление в высшие инстанции с присовокуплением таких же аттестатов и с подробным объяснением, кто, где и как службу свою производил и какие кроме своего возраста заслуги имеет. Таким образом, надеется Ее Императорское Величество, что в скором времени как в Сенате, так и во всех других главных местах известны будут прямые заслуги, достоинство и доброе поведение всех в статской службе обращающихся людей [1].

В столице организовать подобную систему регистрации было несложно, но в провинции дело шло очень медленно. За время своего царствования Екатерина II подписала более десятка указов, регламентирующих ведение формулярных списков. В итоге к концу ее царствования был в общих чертах сформирован тот вид формулярного списка, который просуществовал вплоть до 1917 г.

Государственная служба была занятием привилегированным: высшие и средние слои чиновников принадлежали к дворянству, а мелкие имели (по крайней мере, теоретически) возможность, получив более высокий чин, в конце концов стать дворянами.

Чиновник в Российской империи налогов не платил, и государство не было заинтересовано в том, чтобы на государственную службу поступали представители податных сословий. Поэтому при поступлении на службу сведения о происхождении проверяли придирчиво, а если справок не хватало, то в формулярном списке делали примечание, что часть сведений документально не подтверждена. Несмотря на это, количество чиновников недворянского происхождения постоянно росло. Для того чтобы занять все вакансии, дворян элементарно не хватало. А манифест Екатерины II "О вольности дворянству" сделал государственную службу необязательной для дворян, что также дало разночинцам возможность сделать карьеру чиновника. Государству оставалось лишь наблюдать за тем, как его аппарат становится все менее аристократическим.

Стандартный формулярный список, просуществовавший вплоть до 1917 г., состоял из 15 граф. В первую вносились чин, имя, отчество, фамилия, должность, возраст, вероисповедание и размер зарплаты, во вторую - социальное происхождение. Следующие четыре пункта были посвящены тому, есть ли у чиновника, его родителей или жены недвижимое имущество и каково его происхождение. Затем следовали вопросы о том, где чиновник получил образование, когда и в каком чине начал службу, участвовал ли он в военных действиях и не привлекался ли к судебной ответственности. Специальная графа была посвящена вопросу о том, способен ли чиновник продолжать службу и достоин ли повышения. Сюда же заносились и сведения об отпусках и о том, вовремя ли чиновник из них возвращается. И наконец, формулярный список подробно фиксировал семейное положение чиновника, включая даты рождения детей, их вероисповедание и место жительства.

Такая анкета давала достаточно полную информацию о человеке. Сюда заносились сведения, которые человек едва ли мог пожелать сделать достоянием гласности. Пометки о том, что данному чиновнику запрещено духовной консисторией вступать в брак (так могли наказывать за развод после супружеской измены), нередко тоже вносились в формуляр.

Формуляры чиновников доставлялись в губернское правление, а оттуда отправлялись в Сенат. Современные историки относятся к российской бюрократии с огромной нежностью, поскольку сохранившиеся формулярные списки позволяют без особого труда восстановить биографию любого государственного служащего страны.

Строгой фиксации подвергались перемещения по службе не только чиновников, но и военных и отчасти духовенства. У фабричных рабочих в царской России были зачетные книжки. В них содержались сведения о квалификации и трудовой деятельности. Для остальных граждан подобных книжек и формуляров не было.

История появления первых трудовых книжек

Трудовые книжки "для нетрудящихся"

В первых большевистских законодательных актах неоднократно подчеркивалось, что "рабочее и крестьянское правительство республики ставит своей непосредственной задачей привлечение всех граждан к всеобщей трудовой и воинской повинности". Любая всеобщая повинность предполагает тотальную регистрацию, и военнообязанных переписывали вместе с трудоспособными. Всякий занесенный в списки гражданин мог быть мобилизован на уборку снега, заготовку дров или же рытье окопов. А принятая в июле 1918 г. Конституция придала всеобщей трудовой повинности характер общегосударственного закона. Все шло к тому, что свидетельство о труде на благо государства должно стать основным документом. Однако первыми трудовые книжки получили не победившие пролетарии, а всевозможные классово чуждые элементы.

В октябре 1918 г. Совет народных комиссаров (СНК) издал Декрет о трудовых книжках для нетрудящихся. В этом документе говорилось, что, поскольку труд является обязанностью граждан республики, вместо паспортов и прочих удостоверений личности теперь будут использоваться трудовые книжки. В перспективе трудовые книжки собирались выдать всем гражданам страны, но в первую очередь их должны были получить нетрудящиеся элементы, к которым были отнесены:

1) лица, живущие на нетрудовой доход, поступления с имущества, проценты с капитала;

2) лица, прибегающие к наемному труду с целью извлечения прибыли;

3) члены советов и правлений акционерных обществ, компаний и всякого рода товариществ и директора этих обществ;

4) частные торговцы, биржевые маклеры, торговые и коммерческие посредники;

5) лица так называемых свободных профессий, если они не выполняют общественно полезных функций;

6) всякие лица, не имеющие определенных занятий, например бывшие офицеры, воспитанники юнкерских училищ и кадетских корпусов, бывшие присяжные поверенные и их помощники, частные поверенные и прочие лица данной категории.

В трудовую книжку не реже 1 раза в месяц вносились сведения о выполнении возложенных на "нетрудящийся элемент" общественных работ. Не имеющие трудовой книжки могли быть оштрафованы на 1000 руб. или же подвергнуты тюремному заключению на срок до полугода.

А поскольку трудовая книжка приобретала статус чуть ли не основного документа, без нее нельзя было ни перемещаться по стране, ни получать продовольственные карточки. Этот документ назывался временным трудовым свидетельством для буржуазии, однако на нем было написано: "Пролетарии всех стран, соединяйтесь!", а рядом располагался лозунг: "Кто не работает, да не ест!".

Универсальный документ

В декабре 1918 г. ВЦИК принял Кодекс законов о труде, согласно которому "каждый трудящийся обязан иметь трудовую книжку, в которую заносятся отметки о произведенных им работах и полученных вознаграждениях и пособиях" [2]. Эти трудовые книжки уже не заменяли собой паспорта. Сюда лишь вносились сведения о работе, зарплате и наградах. Теоретически трудовые книжки должны были получить все трудящиеся, однако крестьяне, конечно же, в виду не имелись. Но и пролетарии никаких трудовых книжек не получили.

25 июня 1919 г. ВЦИК и СНК издали новый Декрет "О введении трудовых книжек в г. г. Москве и Петрограде" [3]. Согласно этому Декрету:

1) все достигшие 16-летнего возраста граждане Российской Социалистической Федеративной Республики обязаны иметь трудовые книжки, которые свидетельствуют об участии их владельца в производственной деятельности и служат удостоверением личности в пределах РСФСР и документом на право получения продовольственных карточек, а также право на социальное обеспечение в случае утраты трудоспособности и при безработице (военнослужащие Красной Армии и флота обязаны иметь трудовые книжки на равных с прочими основаниях; дети до 16-летнего возраста вносятся на основании метрических выписей в трудовую книжку матерей; при переезде в местности, где трудовые книжки не введены, таковые служат лишь удостоверением личности);

2) трудовые книжки выдаются лишь по предъявлении паспорта, который при выдаче книжки отбирается;

3) учреждения, в которых работает владелец трудовой книжки, обязаны под личную ответственность заведующего учреждением не позже семи дней со дня выплаты заработка вносить в нее сведения как о времени, за которое производится выплата, так и о сумме выдачи за их личной подписью или же за подписью их доверенного лица и печатью учреждения или предприятия;

4) в трудовых книжках лиц, не работающих по найму, как то: самостоятельных ремесленников, кустарей, торговцев - записи о заработке делаются ежемесячно самими владельцами книжки под их личную ответственность за правильность вносимых сведений;

5) одновременно с внесением в трудовую книжку сведений о заработке предприятия, учреждения и хозяйства обязаны вклеивать в нее контрольную марку, свидетельствующую об уплате взносов на социальное обеспечение и охрану труда;

6) при выдаче карточек на получение предметов потребления соответствующие отметки в трудовых книжках делаются органами, ведающими распределением;

7) все преступления, связанные с выдачей, получением и использованием трудовой книжки, подлежат ведению народного суда;

8) инструкция о порядке введения трудовых книжек и замене ими паспортов и прочих удостоверений личности утверждается народным комиссаром внутренних дел.

При увольнении книжку выдавали ее владельцу.

Итак, трудовая книжка в этот период - это и документ, удостоверяющий личность, и доказательство участия в производственной деятельности, и документ на получение продовольственных карточек. Кроме информации о перемещениях по службе и доходах в трудовые книжки теперь вклеивали и марки об уплате налогов.

Однако идея снабдить всех жителей Москвы и Петрограда универсальным документом, фиксирующим отношения гражданина и государства, реализована не была. Трудовые книжки, конечно же, выдавали, однако заменить ими паспорта и другие документы так и не удалось.

В 1923 г. трудовые книжки заменили на удостоверения личности.

Трудовой список

Новый документ, отражающий трудовую деятельность работника, был введен 21.09.1926 Постановлением СНК СССР "О трудовых списках" (рис. 1 - не приводится). Трудовой список предназначался только для учета советских служащих. Его вели во всех государственных учреждениях и акционерных обществах на каждого служащего. При увольнении он мог получить копию трудового списка, оригинал оставался по месту работы, откуда при необходимости запрашивался другим учреждением. Впоследствии действие трудовых списков распространили на другие категории граждан.

Рис. 1 - Образец трудового списка

Рисунок не приводится.

Трудовой список был прообразом личного дела служащих и, по существу, являлся аналогом формулярного (послужного) списка досоветского периода.

В трудовом списке отражались:

- Ф. И.О.;

- год и место рождения;

- национальность;

- социальное положение;

- образование;

- профессия;

- партийность;

- членство в профсоюзе;

- отношение к воинской повинности;

- данные о трудовой деятельности (о прохождении службы) с начала трудовой деятельности;

- привлечение к судебной ответственности;

- отметки об административных взысканиях и наказаниях, связанных с прохождением службы.

Для заполнения трудового списка требовалось документально подтвердить все этапы прохождения службы. Далеко не все служащие имели возможность подтвердить сообщаемые ими сведения документально, поэтому предусматривалась возможность записей со слов работника. В этих случаях в список вносилось уточнение: "Не подтверждено документами". Инструкции позволяли вносить эти неподтвержденные сведения в трудовые списки, но при исчислении стажа эти сведения в расчет не принимали. Интересно, что документально подтвержденная служба царскому правительству засчитывалась в трудовой стаж, а вот полученные за ту же службу царские награды не признавались.

Трудовой список очень напоминал дореволюционные формулярные списки и даже имел перед своим предшественником некоторые преимущества. Так, например, причины увольнения вносились сюда лишь по просьбе работника. А внесение в трудовой список сведений, порочащих работника, было запрещено.

Для определения социального положения работников существовала инструкция, в которой говорилось, что социальное положение служащего определяется по состоянию в момент вступления в советский государственный аппарат, причем:

а) к группе "рабочие" относятся лица, проработавшие до вступления в советский государственный аппарат непрерывно не менее трех лет на производстве, в сельском хозяйстве или на транспорте в качестве работников наемного физического труда;

б) к группе "крестьяне" относятся лица, занимавшиеся до вступления в советский государственный аппарат не менее трех лет сельским хозяйством, скотоводством, охотничьим промыслом или рыболовством, при условии или ведения самостоятельного (не по найму) хозяйства, или участия личным трудом в коллективном хозяйстве, а также в хозяйстве своих родителей или родственников;

в) к группе "служащие" относятся лица, прослужившие до вступления в государственный советский аппарат в общей сложности не менее трех лет в государственных или частных учреждениях.

Трудовой список был отменен в 1938 г.

История развития трудовых книжек в советский период

С 1939 г. и по настоящее время - снова трудовые книжки. Наряду с глубокими российскими историческими корнями прямым прототипом трудовых книжек, используемых до сих пор, были трудовые книжки, введенные в фашистской Германии 26 февраля 1935 г. В них учитывались все передвижения рабочего, а хранились они у администрации предприятия, которая получала возможность не отпускать желающего уйти работника, не отдавая ему трудовую книжку.

Почти так же, как и немецкий прообраз, выглядели новые трудовые книжки единого образца для рабочих и служащих всех государственных и кооперативных предприятий и учреждений, введенные с января 1939 г. (Постановление СНК СССР от 20.12.1938 N 1320 "О введении трудовых книжек"). Примечательно, с какой поспешностью организовали их выдачу: на все административные органы получили только 26 дней.

Эти документы действовали на всей территории СССР, правда, в республиках они заполнялись не только на русском языке. За выдачу трудовой книжки взималась плата в размере 50 коп., а за ее утерю - 25 руб. штрафа. Но дело было не в 50 коп. или же рублях! Работник, во-первых, оказывался намертво привязанным к своему предприятию. Во-вторых, государство хотя и делегировало часть своих полномочий по выдаче трудовых книжек администрации предприятий (учреждений), но тем же Постановлением установило, что "все суммы, поступающие как от взимания платы за выдачу трудовых книжек, так и от взимания штрафов за утерю трудовых книжек, поступают в доход государства" и "незаконное пользование трудовыми книжками, передача их другим лицам, подделка и подчистка их - караются в уголовном порядке".

В Постановлении утверждалось, что трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности граждан. Вручать трудовые книжки предписывалось в торжественной обстановке в присутствии членов коллектива и представителей общественных организаций.

По мере расширения границ СССР трудящиеся присоединенных территорий получали трудовые книжки. Теперь трудовой документ обязательно получал всякий проработавший 5 дней - даже сезонники и временные работники. Отныне у человека могло быть только одно официальное место работы, остальное - нетрудовые доходы (рис. 2 - не приводится). Помимо данных о карьере гражданина, в трудовую книжку заносят также его награды, премии и поощрения. Примечательно, что взыскания не записывают. И если немцы не указывали причину увольнения, то у нас такая запись делалась в обязательном порядке. Поэтому уволенный за нарушения или же по политическим мотивам сталкивался с серьезными проблемами при устройстве на новом месте.

Рис. 2 - Трудовая книжка школьника

Рисунок не приводится.

Таким образом, эволюция советской трудовой книжки наконец-то завершилась, и она стала одним из основных документов советского человека.

Утвержденная в 1939 г. форма трудовой книжки просуществовала 35 лет. И лишь 06.09.1973 Совмином СССР и ВЦСПС было принято новое Постановление N 656 "О трудовых книжках рабочих и служащих". Затем форма трудовой книжки не менялась в течение еще 30 лет.

К 1975 г. появились трудовые книжки колхозников, которые являлись основным документом о трудовой деятельности членов колхоза, в том числе членов рыболовецких колхозов.

Постановлением Экономсовета при СНК СССР от 28.05.1940 N 733 был утвержден вкладыш в трудовую книжку. Позднее, 9 июля 1958 г., была утверждена Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях. В ней подробно регламентировался порядок заполнения, хранения, учета и выдачи работникам трудовых книжек. До 1970 г. эта Инструкция пополнилась множеством изменений, дополнений, разъяснений. В 1970 г. принимаются Основы законодательства. В области трудового законодательства происходит множество изменений.

В настоящее время положение о трудовых книжках регламентируется Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках", Постановлением Минтруда и социального развития РФ от 10.10.2003 N 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек" (далее - Инструкция).

Трудовая книжка нового образца

Итак, появились трудовые книжки нового образца. Правда, новизна их настолько относительна, что, как говорится в соответствующем Постановлении правительства РФ, "имеющиеся у работников трудовые книжки ранее установленного образца действительны и обмену на новые не подлежат".

Если попытаться проанализировать, чем же конкретно трудовая книжка образца 2003 г. отличается от предыдущих, а также упростилось ли или, по крайней мере, улучшилось ли положение с оформлением трудовых книжек по сравнению с тем, что было в 1990-е гг. и ранее, то выяснится следующее.

Плюсы: защищенность трудовой книжки образца 2003 г. от подделок стала значительно выше благодаря тому, что применяемые новые технологии - печати (качество), сшивания (нитью как в паспорте нового, 2000 г., образца), вкраплений в состав страницы, "светящихся" в ультрафиолетовых лучах, и пр. - все-таки делают невыгодным изготовление поддельных бланков.

Минусы: возможность вшивать вкладыш (а он теперь изготавливается в обложке, хотя ранее - образца 1973 г. - был без нее) таким образом, чтобы книжка не становилась похожей на распухший от всяких вложений кошелек, существенно уменьшилась. Аккуратно сшить вкладыш с книжкой практически очень трудно (вкладыш именно "вшивается", как того требуют Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, правда, в них нет точного указания на то, куда именно и как).

Документ многоцелевого характера

Трудовая книжка за свою историю сменила четыре ипостаси. Если первоначально целью ее было принуждение к физическому труду классовых врагов, то потом главной задачей стал контроль за служащими, то есть гарантия лояльности государственного и промышленного аппарата и его четкой работы. И, в конце концов, полное закрепление всех трудоспособных граждан под контролем государства. При этом обеспечивался скрупулезнейший контроль: все данные вносились только на основании документов и никакие свидетели не могли помочь опровергнуть запись в трудовой книжке. Удостоверением личности она быть не могла, так как фотография владельца в нее не вклеивалась.

Таким образом, можно сказать, что на протяжении всего советского периода трудовые книжки позволяли держать людей на коротком поводке. С их помощью можно было запретить работу по совместительству (для совместительства требовалось разрешение администрации, которая их давать очень не любила), а можно и организовать административную высылку за тунеядство. Человек, решивший работать на себя, а не на государство, автоматически оказывался вне закона (достаточно вспомнить, что статья Уголовного кодекса РСФСР, устанавливавшая наказание за тунеядство, была отменена в начале 1990-х гг.).

Стоит отметить любопытный факт: кроме России, трудовые книжки (Arbeitsbuch) вводились в гитлеровской Германии (1935 - 1945) и в послевоенной ГДР (до 1967 г.). В большинстве государств подобного документа нет. Пенсионным фондам, занимающимся начислением пенсий, безразлично, какой был стаж у клиента: с перерывами или непрерывный. Да и работодателям интереснее читать рекомендательные письма, чем сухой перечень назначений и увольнений.

Заместитель главы Министерства здравоохранения и социального развития РФ (как тогда называлось Министерство, теперь преобразованное в два ведомства) выступил недавно с предложением отменить трудовые книжки в России с 2012 г. Если инициатива замглавы Минздравсоцразвития реализуется, будет прервана почти вековая история трудовых книжек в России.

Трудовые книжки разных лет

Бланк, серия

Трудовые книжки изготавливаются на специальных бланках, установленных законодательством РФ. Форма бланка утверждена Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225.

По серии книжки можно определить год выпуска конкретного бланка трудовой книжки. Серия указывается перед номером. На каждой книжке есть цифровая запись типа АТ-II N 94743623. Серия здесь книжки АТ-II. То есть буквенно-цифровое обозначение, расположенное перед знаком N, и является серией.

Серии трудовых книжек по годам выпуска

С 1939 по 1974 г. выпускались книжки без серий и номеров, в темно-фиолетовой обложке. Защищены от подделки были слабо - не имели серий, номеров, водяных знаков. До 1974 г. год выпуска трудовой книжки обычно указывался на тыльной стороне обложки.

Трудовые книжки образца 1974 г. выпускались и выдавались с 1 января 1975 г. до 1 января 2004 г.; у них у всех на последней странице внизу надпись: "Гознак. 1974".

Эта надпись на трудовой книжке означает, что данная трудовая книжка является книжкой образца 1974 г., к году выпуска трудовой книжки эта надпись не имеет отношения.

Реальная дата выпуска трудовой книжки определяется только по серии и номеру!

Трудовые книжки образца 2003 г. выпускаются и выдаются с 1 января 2004 г. по настоящий момент; у них у всех на последней странице внизу надпись: "(с) МПФ Гознака. 2003. В".

Эта надпись на трудовой книжке означает, что данная трудовая книжка является книжкой образца 2003 г., к году выпуска трудовой книжки эта надпись не имеет отношения.

Реальная дата выпуска трудовой книжки определяется только по серии и номеру! Состав самой серии и номера: серия должна включать римскую цифру, в книжках образца 1974 г. были римские цифры от I до IX, номер был 7-значным. Начиная с 4-й серии, серия печаталась черным, номер - красным цветом (табл. 1).

Таблица 1

Годы выпуска различных серий трудовых книжек

Серии вкладышей в трудовую книжку по годам выпуска:

- серия *АТ-1 (1974 - 1979);

- серия *АТ-П (1980 - 1986);

- серия *АТ-III (1987 - 1993);

- серия *АТ-IV (1994 - 2003);

- серия ВТ (2004 - настоящее время).

Таким образом, трудовая книжка продолжает выполнять свою функцию основного документа о трудовой деятельности работника. Поэтому очень важно знать, как правильно организовать работу с ней: приобретать, учитывать, выдавать. И очень важно знать, как выглядит трудовая книжка установленного образца, чтобы избежать оформления приема на работу по подложному документу.

Портрет нашей современницы

Появившаяся в январе 2004 г. новая трудовая книжка существенных внешних изменений по сравнению со своей предшественницей не претерпела. Герб СССР на обложке заменен на герб РФ, обложка теперь не зеленая, а серая, формат документа уменьшен до размера паспорта. Взамен прежних 40 страниц в новой трудовой книжке 44 страницы.

Особое внимание уделено скрытым средствам защиты от подделок. В их числе - светящаяся в ультрафиолете надпись "Трудовая книжка" и специальный шов, которым скреплены листы бланков, исключающий возможность их замены. Для трудовых книжек создана специальная бумага с водяным знаком, состоящим из аббревиатуры "ТК".

Порядок приобретения бланков

Законодательством установлен не только новый порядок изготовления бланков, но и новый порядок обеспечения ими работодателей. Производитель бланков (Московская печатная фабрика "Гознак") заключает договор на изготовление бланков только с организациями, которые могут обеспечить должную их охрану. На сегодняшний день на распространение трудовых книжек уполномочены ООО "Спец-Бланк", ГУП "Главснаб Правительства Москвы", ЗАО "Разносбыт".

Для получения бланков трудовых книжек работодателю необходимо оформить на фирменном бланке своей организации заявку в адрес организации-распространителя с указанием количества необходимых форм.

Пиратские образцы

Редко, но все еще встречаются трудовые книжки неустановленного образца. Это наследие "смутного времени" 1990-х гг., когда какого-либо контроля со стороны государства над процессом производства и распространения трудовых книжек не было и "на свет" стали появляться образцы "творчества" различных "умельцев".

Такую книжку, конечно же, нельзя продолжать заполнять. Необходимо (в лучшем случае) сделать запросы в те организации (если они еще есть), которые оставили свои "автографы" в этом "блокноте", и на основании полученных ответов о подтверждении факта работы человека сделать соответствующие записи в дубликате трудовой книжки.

Оформление дубликата подробно описано в Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. N 69. А вот оригинал такой "липы" лучше уничтожить, чтобы не было соблазна продолжать делать туда записи.

Уничтожение поврежденных бланков и вкладышей

Для бумажных документов (трудовые книжки и вкладыши в них) основными методами уничтожения на сегодня являются измельчение (шредирование) и/или сжигание.

Каждый из этих способов имеет свои достоинства и недостатки и используется в зависимости от сложившейся практики кадрового делопроизводства, законодательства и возможностей конкретной организации.

Сжигание на протяжении многих лет было самым распространенным методом уничтожения бумажных документов. Основное достоинство данного метода - он прост, при правильном применении гарантирует уничтожение информации и в крайнем случае можно обойтись подручными средствами, без использования сложного дорогостоящего оборудования.

Есть у него и серьезные недостатки: для гарантированного уничтожения требуются время и бдительность исполнителей, так как, хоть бумага и горит хорошо, но при ее плотной упаковке (бланки трудовых книжек) может сгореть не полностью, да и сжигать документы можно только на подходящем оборудовании (например, в котельной). При попытке сжечь документы на костре ветер будет разносить полуобгоревшие документы по всему району.

Метод измельчения (или шредирования) - сегодня уже распространенный и популярный метод уничтожения бумажных документов. Привлекают его дешевизна, экологичность, достаточная надежность. Из недостатков можно выделить только одно: бланки трудовых книжек и вкладышей выпускаются с довольно твердыми обложками, с трудом поддающимися измельчению (или шредированию).

Важно отметить, что к акту об уничтожении испорченных бланков трудовых книжек (вкладышей) целесообразно прилагать их подлинные номера. Номера можно вырезать из бланков перед их уничтожением и вклеить в акт или приложить к нему. Это послужит неопровержимым доказательством того, что бланки с такими номерами были действительно уничтожены.

Если трудовые книжки пострадали...

В случае чрезвычайного происшествия необходимо в первую очередь документально зафиксировать масштабы бедствия. Годятся любые доступные способы: составление актов, получение справок от МЧС о пожаре или наводнении, справок от коммунальных служб о протечках и прорывах канализации.

Не стоит забывать и об использовании современной фото - и видеотехники. Все эти материалы станут основой для принятия решений о судьбе документов, помогут составить опись утраченного и принять меры по его восстановлению. Кроме того, они помогут объясниться и с работниками, и с проверяющими и контролирующими органами по поводу отсутствующих документов.

При оценке ущерба стоит сразу рассмотреть возможность получения дубликатов документов. Вероятно, часть документов проще и дешевле будет восстановить в виде дубликатов, чем предпринимать дорогостоящие операции по реставрации пострадавших бумажных документов. Организация должна самостоятельно решить эти вопросы, ориентируясь прежде всего на свои финансовые и технические возможности.

Стоит также отметить, что налоговые и трудовые инспекции чаще всего не удовлетворяются справкой о чрезвычайной ситуации и хотят видеть результаты работы по восстановлению утраченных документов. Конкретно - работодателю придется выдавать дубликаты трудовых книжек, которые восстановлению не подлежат.

Библиографический список

1. Иванов В. Из истории документирования персональных данных государственных служащих в имперской России [Электронный ресурс]. URL: isras. ru/files/File/Vlast/2012/01/Ivanov. pdf.

2. Кодекс законов о труде 1918 г. [Электронный ресурс]. URL: docs. kodeks. ru/document/901889837.

3. Декрет ВЦИК от 25.06.1919 "О введении трудовых книжек в г. г. Москве и Петрограде" // СУ РСФСР. 1919. N 28. Ст. 315 // Материал из Викитеки ru. wikisource. org/wiki.

4. Документы по оформлению трудовых отношений. М.: ПРИОР, 2002.

5. Надершина М. Д. Трудовая книжка как основной документ о трудовой деятельности // Управление персоналом. 2006. N 4.

6. История трудовой книжки. По материалам рубрики "За чашкой чая" // Зарплата. 2011. N 10 [Электронный ресурс]. URL: zarplata-online. ru/online/news/new141708.phtml.

И. Гущина

Преподаватель

кафедры менеджмента

Института туризма

и гостеприимства

Подписано в печать

16.07.2012

13.08.2012