Типичные ошибки, связанные с кадровыми расходами

"Кадровый вопрос", 2012, N 5

ТИПИЧНЫЕ ОШИБКИ, СВЯЗАННЫЕ С КАДРОВЫМИ РАСХОДАМИ

В целях исчисления налога на прибыль расходы на оплату труда относятся к расходам, связанным с производством и реализацией (пп. 2 п. 2 ст. 253 НК РФ). Рассмотрим типичные ошибки, связанные с исчислением и отражением "кадровых" расходов.

Расходы на производство и реализацию, осуществленные в течение отчетного (налогового) периода, подразделяются на прямые и косвенные. Если налогоплательщик определяет доходы и расходы по методу начисления, то расходы на производство и реализацию определяются с учетом положений ст. 318 НК РФ. Сумма косвенных расходов, осуществленных в отчетном периоде, в полном объеме относится к расходам текущего отчетного периода, а сумма прямых расходов, произведенных в отчетном периоде, распределяется на остатки незавершенного производства, готовой продукции на складе и отгруженной, но не реализованной в отчетном периоде продукции.

Согласно п. 1 ст. 318 НК РФ к прямым расходам относятся в том числе расходы на оплату труда персонала, участвующего в процессе производства товаров, выполнения работ, оказания услуг, а также суммы страховых взносов. К косвенным расходам относятся все иные суммы расходов, за исключением внереализационных расходов, определяемых в соответствии со ст. 265 НК РФ.

Как следует из норм ст. 318 НК РФ, налогоплательщик самостоятельно определяет в учетной политике для целей налогообложения перечень прямых расходов, связанных с производством товаров (выполнением работ, оказанием услуг).

Согласно ст. 255 НК РФ в состав расходов на оплату труда включаются предусмотренные нормами законодательства либо трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективным договором:

- любые начисления работникам в денежной и (или) натуральной формах;

- стимулирующие начисления и надбавки, компенсационные начисления, связанные с режимом работы или условиями труда;

- премии и единовременные поощрительные начисления;

- расходы, связанные с содержанием работников.

Перечень выплат, включаемых в расходы на оплату труда, приведенный в ст. 255 НК РФ, является открытым, так как п. 25 этой статьи установлено, что в расходы на оплату труда включаются "другие виды расходов, произведенных в пользу работников, предусмотренных трудовым договором и (или) коллективным договором".

Стоит отметить, что из данного перечня Федеральным законом от 24 июля 2009 г. N 213-ФЗ исключены расходы на доплату до фактического заработка в случае временной утраты трудоспособности. При этом перечень ст. 255 НК РФ пополнен расходами в виде затрат по договорам на оказание сотрудникам медицинских услуг.

Необходимо учитывать, что согласно ст. 252 НК РФ в целях определения налогооблагаемой прибыли налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов, за исключением расходов, указанных в ст. 270 НК РФ.

Статья 270 НК РФ значительно сужает расходы на оплату труда, учитываемые в целях налогообложения прибыли, на ряд выплат, произведенных в пользу работников. Это выплаты, предусмотренные следующими пунктами:

22) в виде премий, выплачиваемых работникам за счет средств специального назначения или целевых поступлений;

23) в виде сумм материальной помощи работникам;

24) на оплату дополнительно предоставляемых по коллективному договору (сверх предусмотренных действующим законодательством) отпусков работникам, в том числе женщинам, воспитывающим детей;

25) в виде надбавок к пенсиям, единовременных пособий уходящим на пенсию ветеранам труда, доходов (дивидендов, процентов) по акциям или вкладам трудового коллектива организации, компенсационных начислений в связи с повышением цен, производимых сверх размеров индексации доходов по решениям Правительства Российской Федерации, компенсаций удорожания стоимости питания в столовых, буфетах или профилакториях либо предоставления его по льготным ценам или бесплатно (за исключением специального питания для отдельных категорий работников в случаях, предусмотренных действующим законодательством, и за исключением случаев, когда бесплатное или льготное питание предусмотрено трудовыми договорами (контрактами));

26) на оплату проезда к месту работы и обратно транспортом общего пользования, специальными маршрутами, ведомственным транспортом, за исключением сумм, подлежащих включению в состав расходов на производство и реализацию товаров (работ, услуг) в силу технологических особенностей производства, и за исключением случаев, когда расходы на оплату проезда к месту работы и обратно предусмотрены трудовыми договорами (контрактами);

27) на оплату ценовых разниц при реализации по льготным ценам (тарифам) (ниже рыночных цен) товаров (работ, услуг) работникам;

28) на оплату ценовых разниц при реализации по льготным ценам продукции подсобных хозяйств для организации общественного питания;

29) на оплату путевок на лечение или отдых, экскурсий или путешествий, занятий в спортивных секциях, кружках или клубах, посещений культурно-зрелищных или физкультурных (спортивных) мероприятий, подписки, не относящейся к подписке на нормативно-техническую литературу, и на оплату товаров для личного потребления работников, а также другие аналогичные расходы, произведенные в пользу работников.

Итак, выплаты, указанные в п. п. 22 - 29 ст. 270 НК РФ, не могут быть приняты в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль организаций даже в случаях, предусмотренных трудовым договором и (или) коллективным договором.

Данным выводом можно было бы "поставить точку", если бы перечень выплат, не учитываемых при исчислении налога на прибыль, был закрытым. Но из п. п. 29 и 49 ст. 270 НК РФ следует, что этот перечень является открытым. Возникает явное противоречие между ст. ст. 255 и 270 НК РФ. В этой связи организация может применить п. 7 ст. 3 НК РФ, согласно которому все неустранимые сомнения, противоречия и неясности законодательства о налогах и сборах толкуются в пользу налогоплательщика.

Таким образом, не учитываются для целей налогообложения прибыли только расходы, прямо поименованные в ст. 270 НК РФ.

Расходы на оплату труда признаются ежемесячно исходя из начисленных в соответствии со ст. 255 НК РФ сумм.

Аванс, выплаченный работникам в счет предстоящей зарплаты, компания может учесть в расходах по налогу на прибыль только в месяце зарплаты. Такой вывод содержится в Письме Минфина России от 20 августа 2007 г. N 03-03-06/2/156. Предположим, что компания 20 сентября выплатит работникам аванс за сентябрь, а 5 октября начислит зарплату за сентябрь в окончательный расчет. Если при расчете налога на прибыль компания использует метод начисления, возникает вопрос, как правильно отразить сумму оплаты труда в налоговом учете. Можно ли в расходах III квартала учесть сумму заработной платы, начисленную в октябре? Или хотя бы сумму выданного в сентябре аванса?

Специалисты Минфина России на оба вопроса ответили отрицательно. Во-первых, авансы (предварительная оплата) при определении налоговой базы по методу начисления расходами не признаются. Это следует из ст. 270 НК РФ. Следовательно, и зарплатные авансы нельзя признавать расходом в момент их выдачи. А во-вторых, расходы на оплату труда принимаются в налоговом учете в том отчетном периоде, в котором произошло начисление заработной платы за фактически отработанное время, то есть если сентябрьская зарплата была начислена в октябре, то только в этом месяце можно уменьшить налогооблагаемую прибыль, но никак не в сентябре.

В то же время при методе начисления расходы, принимаемые для целей налогообложения, признаются таковыми в том отчетном периоде, к которому они относятся. Значит, зарплата за сентябрь может быть с полным правом учтена в расходах III квартала. К моменту сдачи декларации по налогу на прибыль начисления сентябрьской зарплаты за фактически отработанное время уже будут сделаны.

В целях избежания ненужных споров с проверяющими проводить по документам начисление заработной платы лучше в последний рабочий день соответствующего месяца (например, за сентябрь - 28 сентября). Даже если на самом деле это было сделано позднее.

Кроме того, в указанном Письме разъяснен порядок учета отпускных, если отпуск работника начался в одном отчетном периоде, а закончился в другом. Минфин России разрешил компаниям признавать расходы пропорционально дням отпуска, приходящимся на каждый отчетный период, то есть сентябрьские отпускные нужно учитывать в III квартале, а октябрьские - в IV.

Для вновь созданных компаний в гл. 25 НК РФ предусмотрены особые правила, по которым определяется обязанность уплачивать ежемесячные авансы по налогу на прибыль. Новая компания не должна перечислять ежемесячные авансы внутри квартала, если выручка от реализации не превышает 1 млн руб. в месяц или 3 млн руб. за квартал (п. 5 ст. 287 НК РФ).

Согласно п. 6 ст. 286 НК РФ вновь созданная организация начинает уплачивать ежемесячные авансовые платежи только по истечении полного квартала с даты ее государственной регистрации. Это означает, что, даже если в том квартале, в котором создана компания, или в следующем квартале (когда истек полный квартал с момента ее создания) сумма выручки превысила установленный предел, ежемесячные авансы за этот период уплачивать все равно не нужно.

Пример. ОАО "Изумруд" создано в октябре 2011 г. Полный квартал со дня его регистрации отсчитывается с января 2012 г. и истекает в марте 2012 г. (ст. 6.1 НК РФ). Поэтому обязанность контролировать размер выручки и перечислять ежемесячные авансовые платежи, если будет превышен установленный предел, появится у налогоплательщика только со II квартала 2012 г.

С октября 2011 г. по март 2012 г. ежемесячные авансы платить не нужно независимо от величины выручки.

Минфин России считает, что признать расходы обоснованными можно только в том случае, если они принесли доход или иной коммерчески оправданный результат. Применяя этот принцип к конкретным ситуациям, чиновники запрещают, например, учитывать при расчете налога на прибыль затраты на оформление и выдачу виз, если командировка не состоялась (Письмо Минфина России от 6 мая 2006 г. N 03-03-04/2/134). То же самое касается расходов на услуги кадрового агентства по подбору персонала, если претендент не был принят на работу, а также затрат на содержание квартиры, предназначенной для проживания во время служебных поездок, в то время, когда квартира пустует (Письмо Минфина России от 20 июня 2006 г. N 03-03-04/1/533).

По мнению судей, значение имеет не наличие коммерчески оправданного результата, а намерение компании его получить. Причем не принципиально, принесли ли затраты реальный доход в конкретном налоговом периоде или же событие, ради которого компания потратила деньги (сделка, командировка и др.), по каким-либо причинам не состоялось (Постановления Федеральных арбитражных судов Волго-Вятского округа от 11 сентября 2006 г. N А29-10809/2005а, Дальневосточного округа от 11 апреля 2007 г. N Ф03-А37/07-2/424 и др.).

Расходы на привлечение сторонних сотрудников можно учитывать при расчете налога на прибыль, только если в компании нет работников аналогичных должностей и профессий (Письмо Минфина России от 5 апреля 2007 г. N 03-03-06/1/222).

Однако на судебном заседании такой довод не будет принят, особенно если у компании будет заготовлено обоснование необходимости привлекать работников со стороны. Это может быть большой объем работы, с которым свои работники не справляются, недостаточный уровень квалификации штатных работников для выполнения определенных заданий (Постановления Федеральных арбитражных судов Западно-Сибирского округа от 16 мая 2007 г. N Ф04-2816/2007(34015-А27-15), Московского округа от 25 июля 2006 г. N КА-А40/6537-06 и др.).

Компания может включать в расходы на оплату труда компенсации работникам, связанные с разъездным характером их работы, в частности оплату приобретаемых ими проездных билетов. Это следует из ст. 255 НК РФ и ст. 168.1 ТК РФ. Но инспекторам мало соответствующего условия в трудовом (коллективном) договоре, они хотят видеть документы, свидетельствующие о деловом характере поездок (ст. 252 НК РФ).

Защитят от претензий маршрутные листы для каждого "разъездного" сотрудника, в которые записываются все его служебные поездки. Унифицированной формы такого документа нет, поэтому можно разработать ее самостоятельно. Главное, чтобы документ позволял проследить цели поездок и маршруты, а также содержал все реквизиты первичного документа (ст. 9 Федерального закона "О бухгалтерском учете"). За основу можно взять путевой лист по форме N 3, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. N 78. Форму маршрутного листа, периодичность и порядок его заполнения надо утвердить в составе учетной политики (п. п. 5, 16 ПБУ 1/98).

При покупке жетонов и смарт-карт работники не могут представить проездные билеты для подтверждения произведенных ими расходов на проезд. Если сотрудник организации оплачивал проезд жетонами, подтверждающим документом будет справка о стоимости жетонов. Работник может получить ее у кассира одновременно с покупкой жетонов. Кассовый чек при их продаже не выдается.

Приобретение бесконтактного билета можно обосновать кассовым чеком или справкой о его стоимости, месте и времени покупки. Ее можно получить в пассажирском агентстве метрополитена. При покупке смарт-карт для проезда в пригородных поездах подтверждающими расход документами будут кассовые чеки, выданные сотруднику в кассе при покупке и переоформлении (пополнении счета) таких карт.

Компании иногда устанавливают фиксированную сумму возмещения стоимости проезда либо признают такие расходы в размере, указанном в заявлении работника. Но такое оформление, скорее всего, вызовет возражения со стороны инспектора. Ведь у компании не будет документов, которые бы подтверждали, что поездка действительно имела место и была оплачена работником.

Расходами можно признать любые стимулирующие выплаты работникам, предусмотренные нормами законодательства Российской Федерации, трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами (Письмо Минфина России от 22 августа 2006 г. N 03-03-05/17).

Нормы о премировании конкретного сотрудника не обязательно включать в трудовой договор с ним - достаточно сослаться в этом документе на общее положение о премировании в целом по компании. Этого хватит, чтобы выполнить предписание ст. 255 НК РФ.

Суммы материальной помощи любого вида (в том числе и единовременной помощи к отпуску) налогооблагаемую прибыль компании не уменьшают. Основанием в данном случае выступает п. 23 ст. 270 НК РФ. То же касается и сумм, которые компания выплачивает своим сотрудникам в качестве компенсации стоимости путевки, - в состав расходов при расчете налога на прибыль они не включаются по прямому указанию в НК РФ (п. 29 ст. 270).

С компенсацией расходов на проезд к месту отдыха ситуация иная. Если такие расходы предусмотрены трудовым или коллективным договором, их можно списать в уменьшение налогооблагаемой прибыли в расходах на оплату труда (Письмо ФНС России от 15 февраля 2006 г. N 04-1-03/82). Если же нет, в налоговом учете они также не учитываются.

Согласно ст. 284 ТК РФ совместитель не должен работать более 4 часов в день, при этом его труд должен оплачиваться пропорционально отработанному времени (ст. 285 ТК РФ). Поскольку стандартный рабочий день - 8 часов, следовательно, по трудовому законодательству зарплата совместителя не должна превышать 50% от оклада, определенного для совмещаемой штатной единицы.

В реальной жизни этот предел не выдерживается ни по времени, ни по сумме вознаграждения. Налоговики могут посчитать превышение над половиной соответствующего оклада необоснованным расходом, который не уменьшает налогооблагаемую прибыль. Основание - компания нарушает норму ТК РФ (Письмо Минфина России от 1 февраля 2007 г. N 03-03-06/1/50).

Между тем ст. 255 НК РФ, регулирующая признание расходов на оплату труда, не устанавливает никакой зависимости между соблюдением трудового законодательства и учетом расходов. Главное, чтобы эти выплаты были предусмотрены трудовым или коллективным договором. Именно к такому выводу пришел ФАС Северо-Западного округа в Постановлении от 2 мая 2006 г. N А56-18935/2005.

Чтобы избежать претензий и споров, можно либо повысить оклад для соответствующей должности, либо часть вознаграждения совместителю проводить как премию.

Для сверхурочной работы также установлен свой лимит: не более 4 часов за два дня подряд и 120 часов в год (ст. 99 ТК РФ). Но в современных компаниях авралы и переработки - явление постоянное, поэтому нет ничего удивительного в том, что лимит не соблюдается.

Минфин России считает, что нарушение работодателем порядка привлечения к сверхурочной работе (например, превышение максимально допустимого числа часов сверхурочной работы в год) не должно отразиться на праве работника получать оплату за сверхурочный труд. Поэтому расходы на такую оплату являются обоснованными и уменьшают налогооблагаемую прибыль в полном объеме.

Конечно, за необходимые для компании переработки сотрудникам также можно начислять не сверхурочные, а, например, премию и застраховать тем самым компанию от претензий инспекторов. Можно выбрать и другие способы поощрить сотрудников, которые регулярно перерабатывают. В частности, установить ненормированный рабочий день, за который полагается несколько дополнительных дней отпуска (ст. 119 ТК РФ).

Оплата труда в натуральной форме не должна превышать 20% от заработной платы. Такой предел установлен ст. 131 ТК РФ. Если же компания в трудовом договоре указала, что в состав заработной платы входит оплата аренды жилья, проезда до места проживания, питания и т. д., то этот лимит может быть превышен.

В данном случае чиновники бескомпромиссны. Выплаты в натуральной форме, которые превышают 20% от заработной платы, не уменьшают налогооблагаемую прибыль (Письма Минфина России от 8 августа 2007 г. N 03-03-06/2/149, от 22 февраля 2007 г. N 03-03-06/1/115). Поэтому лучше избегать в трудовых договорах формулировок, явно свидетельствующих о том, что оплата в интересах работников различных услуг - это часть заработной платы. Тогда меньше шансов, что инспектор вообще станет сравнивать денежные выплаты и другие "бонусы" работника. Безопаснее всего не допускать, чтобы социальный пакет стоил больше 20% заработной платы. Если этот лимит нарушается, часть соцпакета лучше все-таки перевести в деньги. К примеру, вместо оплаты жилья прибавить работнику заработную плату на соответствующую сумму.

Проценты за задержку заработной платы не связаны с режимом работы, условиями труда и содержанием работника. Поэтому они не относятся к расходам на оплату труда. Такая позиция выражена в Письме УМНС России по г. Москве от 18 февраля 2004 г. N 26-08/10738. Аналогичного мнения придерживаются и в Минфине России (Письмо от 12 ноября 2003 г. N 04-04-04/131).

В то же время расходы на проценты за задержку зарплаты в ст. 270 НК РФ не поименованы, значит, компания вправе уменьшать на них налогооблагаемую прибыль. При этом возможны два варианта учета (п. 4 ст. 252 НК РФ). Первый вариант состоит в том, что указанные расходы учитываются в расходах на оплату труда (п. 3 ст. 255 НК РФ), поскольку проценты за несвоевременную выдачу зарплаты являются компенсационными выплатами, связанными с выполнением работником своих трудовых обязанностей. Это подтверждают Минфин России (Письмо от 26 июля 2007 г. N 03-04-05-01/247) и Роструд (Письмо от 7 декабря 2006 г. N 2042-6-1).

Второй вариант - учет в составе внереализационных расходов как процентов за нарушение договорных обязательств (пп. 13 п. 1 ст. 265 НК РФ), так как ст. 265 НК РФ не конкретизирует, по каким именно договорам (гражданско-правовым или трудовым) можно списывать штрафные суммы (Постановление ФАС Поволжского округа от 8 июня 2007 г. N А49-6366/2006).

Во многих компаниях их совладельцы одновременно являются руководителями - генеральными, коммерческими, финансовыми директорами и т. д. - и, помимо зарплаты, получают часть прибыли. Организация безопасно сэкономит на налогах, если оформит эти выплаты работающим учредителям не как дивиденды, а как зарплату.

Для того чтобы расходы на добровольное личное страхование работников можно было учесть при расчете налога на прибыль, страховой договор заключают на срок не менее года (п. 16 ст. 255 НК РФ). Что касается страхования жизни, то такие договоры должны заключаться на срок не менее пяти лет с российскими страховыми организациями, имеющими лицензии на ведение соответствующего вида деятельности. В течение пяти лет не предусматриваются страховые выплаты, в том числе в виде рент и (или) аннуитетов, за исключением страховых выплат в случаях смерти и (или) причинения вреда здоровью застрахованного лица. Однако налоговики считают, что дополнительное соглашение, оформленное из-за изменений в кадровом составе, надо рассматривать отдельно от основного договора. А если соглашение заключено на срок менее года, то расходы по нему не уменьшают налогооблагаемую прибыль. К такому выводу пришли, в частности, в УФНС России по г. Москве (Письмо от 22 июня 2007 г. N 20-12/059654).

Такие условия договора, как численность застрахованных, размер и порядок внесения страховых взносов, являются обязательными условиями договора страхования (ст. ст. 942, 970 ГК РФ). Поэтому дополнительное соглашение, которое затрагивает эти условия, - самостоятельный договор.

В то же время дополнительное соглашение в данном случае - неотъемлемая часть первоначального договора, а значит, условие о сроке не нарушено. Кроме того, НК РФ обязывает пересчитать налог только при изменении существенных условий договоров долгосрочного страхования жизни, добровольного пенсионного страхования или негосударственного пенсионного обеспечения (п. 16 ст. 255 НК РФ). Применительно к договору добровольного медицинского страхования никакой оговорки относительно существенных условий нет.

Специалисты Минфина России не поддерживают налоговиков и позволяют учитывать расходы по дополнительному соглашению при расчете налога на прибыль (Письма от 29 июня 2007 г. N 03-03-06/1/444 и от 13 марта 2006 г. N 03-03-04/2/61). Правда, в Письме N 03-03-06/1/444 сказано, что расходы можно учесть, если корректировка перечня застрахованных лиц не привела к изменению существенных условий договора. Существенными признаются условия о сроке действия договора, а также перечне услуг, включенных в страховую программу. Что касается страховых взносов и списка застрахованных лиц, то, если договором предусмотрена возможность изменения этих условий, они к существенным не относятся.

При выплате дивидендов совладельцам-физическим лицам компания должна удержать налог на доходы физических лиц по ставке 9% (п. 4 ст. 224 НК РФ). А поскольку дивиденды выплачиваются из чистой прибыли, то с их суммы до этого необходимо заплатить еще и налог на прибыль по ставке 20%.

В таком случае с этих денег придется перечислить НДФЛ по стандартной ставке 13% вместо 9% и произвести отчисления во внебюджетные фонды. Несмотря на то что ставки произведенных отчислений высоки, повышенная зарплата уменьшит налогооблагаемую прибыль. При сравнении стоит помнить, что максимальный порог заработной платы, от которой могут быть произведены отчисления во внебюджетные фонды, в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 27 ноября 2010 г. N 933 составляет 463 тыс. руб. С сумм выплат и иных вознаграждений в пользу физического лица, превышающих 463 тыс. руб. нарастающим итогом с начала расчетного периода, страховые взносы не взимаются. Таким образом, для того чтобы совладельцы не получили меньше денег из-за 13%-ного НДФЛ, их заработная плата должна быть увеличена на сумму дивидендов, причитающихся на руки, плюс 13%.

Пример. У ЗАО "Маркиз" два учредителя, которые имеют доли в уставном капитале в размере 60% и 40%. Один работает генеральным директором с заработной платой 55 000 руб., а другой - коммерческим директором с окладом 50 000 руб. Таким образом, за год генеральный директор зарабатывает 660 000 руб., а коммерческий - 600 000 руб.

Таким образом, не вся заработная плата будет облагаться страховыми взносами, а лишь 463 000 руб. у каждого учредителя.

По итогам года совладельцы решили распределить между собой 2 млн руб. "грязной" прибыли, или 1 600 000 руб. чистой, за вычетом налога на прибыль (400 тыс. руб.). Оформив выплату традиционно - как дивиденды - компания перечислит в бюджет следующие налоги и платежи:

- налог на прибыль - 400 000 руб.;

- отчисления во внебюджетные фонды - 333 360 руб.

С доходов учредителей будут произведены следующие удержания:

- НДФЛ по ставке 9% - 144 000 руб.

- НДФЛ по ставке 13% - 163 800 руб.

Рассмотрим другой вариант.

Годовая зарплата двоим менеджерам-совладельцам повышается на долю прибыли, которая им полагается. Это 1 600 000 руб. в год на двоих, то есть годовая зарплата генерального директора должна быть увеличена на 960 000 руб. (или 80 000 руб. в месяц), а коммерческого - на 640 000 руб. (или примерно 53 500 руб. ежемесячно). Таким образом, налог на прибыль будет уменьшен на сумму выплаченной заработной платы. Организация перечислит в бюджет следующие налоги и платежи:

- налог на прибыль - 80 000 руб.;

- отчисления во внебюджетные фонды - 333 360 руб.

С доходов учредителей будут произведены следующие удержания:

- НДФЛ по ставке 13% - 371 800 руб.;

Данный способ налоговой оптимизации требует тщательного оформления. Прибыль обычно распределяется по итогам года, а зарплата выплачивается ежемесячно. Следовательно, зарплату придется повысить "авансом" с начала года на сумму, которую учредители планируют получить по итогам этого года. Например, с января 2011 г. повысить оклады на 1/12 величину прибыли, которую учредители рассчитывают распределить по окончании 2011 г. Оформить повышение зарплаты нужно дополнительным соглашением к трудовому договору с каждым менеджером-совладельцем. В таком случае никаких претензий у налоговиков не будет.

Есть и еще один вариант: оформить выплату доли прибыли как премию по итогам года, закрепив это в положении о премировании. Но этот способ хоть и прост, но более рискован по нескольким причинам. Во-первых, налоговики настороженно относятся к премиям, тем более крупным, выискивая причины отказаться признавать их в качестве расходов. Во-вторых, годовые премии всем совладельцам, пропорциональные их долям в капитале компании, не могут не вызвать у инспекторов подозрений, что на самом деле это не что иное, как завуалированные дивиденды.

Согласно п. 1 ст. 43 НК РФ дивидендом признается любой доход, полученный акционером (участником) от организации при распределении прибыли, остающейся после налогообложения (в том числе в виде процентов по привилегированным акциям), по принадлежащим акционеру (участнику) акциям (долям) пропорционально долям акционеров (участников) в уставном (складочном) капитале этой организации. Поэтому оптимальным способом будет все же не выплата годовой премии, а повышение заработной платы.

Для целей налогообложения прибыли учитываются расходы на профессиональную подготовку и переподготовку только штатных работников (пп. 23 п. 1 ст. 264 НК РФ). В целях налога на прибыль к внештатным относятся сотрудники, которые выполняют работы или оказывают услуги по договорам гражданско-правового характера (п. 21 ст. 255 НК РФ). Между тем с совместителями заключаются трудовые договоры. На это прямо указано в ст. 282 ТК РФ.

Организации возмещают своим сотрудникам расходы на командировки. Здесь также не исключены проблемные ситуации. Например, как быть в случае, когда из-за отмены рейса сотрудник задержался в командировке еще на день? В такой ситуации командировка автоматически продлевается. Поэтому за время вынужденной задержки нужно заплатить суточные и возместить расходы на гостиницу. Но чтобы подтвердить обоснованность выплат, у компании должна быть справка перевозчика об отмене рейса. Ее может получить сам сотрудник, обратившись к представителю перевозчика, либо компания, направив перевозчику официальный запрос.

Если работник потерял багаж и не смог представить документы, подтверждающие расходы на проезд и проживание, то он все равно должен получить от компании компенсацию своих затрат. Трудовое законодательство без всяких оговорок обязывает работодателя возместить работнику расходы, связанные со служебной командировкой (ст. 168 ТК РФ). Вместе с тем ТК РФ не уточняет, в какой сумме возмещать расходы в случае потери документов. Ничто не мешает компании самостоятельно установить порядок и размер возмещения командировочных расходов на случай утраты документов и утвердить его приказом руководителя. Однако, в какой бы сумме компания ни возместила расходы сотруднику в подобной ситуации, уменьшить налогооблагаемую прибыль без документов (или их дубликатов) не получится (ст. 252 НК РФ).

К расходам на оплату труда на основании п. 5 ст. 255 НК РФ относится стоимость спецодежды. Согласно ст. 221 ТК РФ специальной является одежда, предназначенная для защиты работника от вредных, опасных условий труда или используемая при работе в особых температурных или загрязненных условиях. Она выдается по нормам, установленным законодательством для конкретной профессии или должности.

Однако многим работникам спецодежда (халаты, теплые куртки, фартуки, комбинезоны и т. д.) по законодательству не положена, хотя фактически они в ней в силу специфики своей работы нуждаются. Выдав спецодежду, не предусмотренную отраслевыми нормами, компания не сможет учесть ее стоимость для целей налогообложения прибыли (Письмо Минфина России от 25 июня 2007 г. N 03-03-06/1/394).

Чтобы признать стоимость такой одежды в налоговом учете, можно превратить ее в форменную, то есть нанести символику, которая будет свидетельствовать о принадлежности работника к компании. Признание расходов на форменную одежду возможно только в том случае, если она передается в собственность работника и ее выдача предусмотрена трудовым или коллективным договором (Письмо Минфина России от 9 октября 2006 г. N 03-03-04/1/686).

К. Либерман

Шеф-редактор журнала

Подписано в печать

10.05.2012

Рубрика: 
Ключевые слова: 

Поделиться