Тайм-менеджмент - культура организации рабочего времени

Ольга Василевская

Давайте вспомним известную песню А. Розенбаума, в которой есть такие слова: "И ложатся дела на нас бременем, нету времени, нету времени!" У многих современных предпринимателей и управленцев эта проблема стоит настолько остро, что часто мы слышим одни и те же жалобы: "Не хватает времени даже пообедать - нажил себе язву. Какая там личная жизнь! Жена уже забыла, когда мы в последний раз были в театре, некогда пообщаться с детьми, а уж об отдыхе и думать не приходится, уже три года никуда не ездил. Все время отнимает работа. Вот опять сотовый зазвонил, извините, мне некогда".

 Многие люди, загруженные, как говорится, "по уши", не видят выхода из подобного рода ситуаций и думают, что в них ничего нельзя изменить. Однако психологи считают иначе.

Все мы знаем, что тренеры, работая с бегунами, пловцами, добиваются оптимизации каждого движения спортсмена, ведь на дистанции дороги даже доли секунды.

А часто ли мы задумываемся, насколько эффективно используется наше рабочее время, не отдаем ли мы его часть, по праву принадлежащую нам самим и нашим близким, чужим, ничего не значащим для нас людям, которые для дела подчас оказываются не очень-то нужны. Попадая в так называемую ловушку времени, многие из нас начинают раздражаться и беспомощно барахтаться, вместо того чтобы планомерно искать выход. Например, мы изо дня в день повторяем одни и те же ошибки: ведем долгие разговоры по телефону, поскольку информация, передаваемая или получаемая нами, трудно воспринимается; меняем по тем или иным причинам намеченную последовательность выполнения дел, отчего начинаем путать важные дела с второстепенными; не можем разобраться с почтой; забываем сделать нужные звонки и виним в этом секретаря. А что уж говорить о накладках с офисной техникой, бумажной волоките, бесконечных совещаниях.

Накопившаяся усталость не дает нам заглянуть в себя и решить все эти проблемы. В такой ситуации необходима помощь специалиста, который помог бы взглянуть на проблему со стороны и увидеть причины необоснованных потерь времени, выработать индивидуальный стиль защиты от этих потерь, отработать приемы планомерных и методичных действий.

Многие отечественные руководители возразят мне и скорее согласятся с одним из посетителей интернетовского сайта, посвященного управлению временем. Он высказывает следующее мнение: "Мне кажется, что у нас в России идея организации времени не привьется. Представить себе не могу русского человека, который фиксирует по часам и записывает в таблицу события дня с целью: да с любой целью не могу представить! А уж связать время и деньги и подавно невозможно! Это не вяжется в русской голове. Мы не можем структурировать время и пространство! Это, скорее, относится к немцам.

А мы люди азартные, увлекающиеся. Нам рутина скучна и неинтересна. Когда мы в азарте, мы можем горы свернуть, и смешно подходить с этими таблицами и пытаться организовывать человека в состоянии азарта. А когда мы не в азарте, то в скуке. А в скуке нас лучше не трогать!"

Конечно, такое мнение не лишено оснований, но давайте еще раз вспомним спортсменов, которые по своей сути весьма азартные люди, однако сможете ли вы найти среди них олимпийского чемпиона или призера соревнований, который добился бы подобных результатов сам, без помощи тренера?

Хотелось бы подчеркнуть, что поиск приемов организации времени связан с глубоким анализом индивидуального стиля работы конкретного менеджера или управленца. Бывает важно определить такие параметры, как темперамент, сенсорные предпочтения, приоритетность целей и многое другое. Это дает возможность выбрать индивидуальный, оптимальный для конкретного человека стиль управления временем и рабочей нагрузкой, и здесь не может быть никаких стереотипов.

Для человека, занимающегося напряженным интеллектуальным трудом, характерно использование в работе трех основных блоков:

  • Блок накопления и обработки новой информации
  • Блок отдачи и распределения информации
  • Блок отдыха и релаксации

Каждый из этих блоков является неотъемлемой частью гармоничного развития личности. Нарушение пропорций между данными блоками или игнорирование одного из них приводит к уменьшению работоспособности, а следовательно, эффективности труда. Поддержание режима устойчивого личного и организационного развития в долгосрочной перспективе, высокого уровня здоровья и творческой активности путем оптимального сочетания режимов функционирования и развития является основным условием стабильной работы любой фирмы, чем бы она ни занималась: производством товаров народного потребления, торговлей, обслуживаем или чем-либо другим.

Необходимо также провести детальный анализ основных "поглотителей" времени, чтобы лучше контролировать рабочий процесс. Если человек заранее знает, из какого кармана вор украдет у него кошелек, он, конечно же, не положит его в этот карман. Время - деньги. Когда нам известны основные "поглотители" времени, мы начинаем их избегать.

Недавнее исследование выявило основные причины, заставляющие нас тратить время зря:

  1. Телефонные звонки.
  2. Заглядывающие к нам люди.
  3. Плохо организованный обмен информацией между подразделениями.
  4. Проблемы с компьютерным оборудованием.
  5. Изменение очередности работ, навязываемое коллегами.
  6. Недостаток организационного планирования.
  7. Неумение слушать других людей.
  8. Неудовлетворительная организационная структура.
  9. Неразбериха в почте.
  10. Исправление ошибок, которых можно было бы избежать.
  11. Нерешительность в деловых вопросах.
  12. Плохо организованные и скоординированные собрания.
  13. Отвлекающие факторы на рабочем месте.
  14. Чрезмерная офисная бюрократия.
  15. Бесполезные дискуссии о своей работе и работе других.

Передавая информацию, мы всегда уверены в том, что ее получатель полностью осознает и понимает ее смысл, однако это не всегда так. Каждый имеет свои рамки восприятия, которые могут искажать полученную информацию. Далеко не все современные руководители решили эту задачу для себя и своих сотрудников и ввели на своих фирмах унифицированную систему приема и передачи информации. Когда речь заходит об искусстве делового общения, обычно дело ограничивается тем, что секретари вежливо отвечают по телефону: "Фирма N слушает", а продавцы в магазинах пристают к покупателям с вопросом: "Вам помочь?" Дальше этих навыков, увы, продвинулись немногие. Например, не выработана стандартная система объяснения клиенту по телефону, как добраться до офиса. Каждый объясняет, как умеет. В результате человек теряет на поиски драгоценное время, а фирма может потерять клиента. Во многих организациях обмен информацией между подразделениями происходит в виде испорченного телефона, чаще всего в курилке. А когда поджимают сроки, что-то обязательно ускользает, и хорошо, если не сама суть вопроса. Бывают и противоположные случаи. Помните времена, когда было принято узнавать о человеке все: где похоронена его бабушка, нет ли у него в седьмом поколении родственников еврейской национальности и т.д. Опираясь на этот опыт, сотрудники многих кадровых отделов придумывают анкеты, большая часть информации из которых никогда не будет использоваться в рабочем процессе. Например, устраиваясь на временную работу в фирму N, моя знакомая была вынуждена заполнить две достаточно заковыристые анкеты, в которых выяснялись годы рождения ее мужа и ребенка, а также телефон места работы, с которого она ушла 7 лет назад. При этом ей пришлось 20-25 минут просидеть в отделе кадров, ожидая пока кадровик ознакомится с этими документами и параллельно расскажет своим коллегам, какую музыку предпочитает слушать его младший брат.

Выработка единой системы приема и передачи информации, контроль над ее соблюдением и повышение культуры общения в целом могут гарантировать успешное продвижение фирмы на пути освоения тайм-менеджмента.

Часто нам бывает трудно уложиться в сроки, намеченные нами же самими или поставленные руководством. Анализ подобных ситуаций может не только выявить ошибки в планировании, но и помочь выработать тактику поведения в ситуациях, когда мы не укладываемся в намеченные сроки. Умение определять темп работы и количество нужной информации для ее выполнения поможет нам реально планировать время, необходимое для выполнения заданий.

Многие управленцы и менеджеры, считающие себя весьма опытными и работоспособными, предпочитают сами выполнять то, что могли бы поручить другим сотрудникам, ссылаясь при этом на неопытность и необразованность своих подчиненных. Это явление свидетельствует, скорее, об отсутствии опыта делегирования полномочий и неумении обучить персонал необходимым функциям, нежели о высоких достоинствах управленца. Делая меньше, достигай большего - вот главный девиз грамотного руководителя . Для того чтобы заработать миллион рублей, одному необходимо усердно трудиться долгие годы, другому достаточно сделать один телефонный звонок. Все зависит от выбора приоритетов и упорядоченности действий в определенном промежутке времени. Правильно делегируя полномочия, мы высвобождаем время для творческой работы и, следовательно, можем более активно развиваться в нужном нам направлении.

Для управления временем немаловажную роль играет умение выявить у себя наличие стрессового состояния и знание методов снятия стрессов. Методики самодиагностики, релаксации и профилактики стрессовых состояний подбираются в процессе индивидуальной работы. Одному лучше провести день на природе, другому необходима баня и массаж, кому-то нужны постоянные физические нагрузки, занятия в спортзале, а кому-то они строго противопоказаны. Иногда бывает так, что плохо организованный рабочий процесс является причиной излишнего употребления алкоголя и табака, и как только находятся пути более совершенной его организации, потребность в этих методах релаксации существенно снижается или пропадает совсем.

В заключение хотелось бы процитировать слова из известной песни В. Высоцкого: "Смажь колеса времени, не для первой премии, им ведь очень больно от трения, обижать не следует время, плохо и тоскливо жить без времени".

Рубрика: 
Ключевые слова: 
+1
0
-1