Тайм-Менеджмент. Кто ест мое время?

Время – субстанция не только относительная, но и весьма неуловимая. Оно вроде есть, и вдруг его уже нет. И куда оно делось, с места понять предельно сложно.

Проще всего сделать фотографию рабочего дня (хронометраж), который и покажет, кто конкретно, в какие моменты и в каком количестве ест это самое, драгоценное и неуловимое время.

Несмотря на то, что каждый из нас индивидуален, есть ряд более или менее типичных поедателей (пожирателей, поглотителей, хронофагов, - у них много имен) времени, которые свойственны целому ряду людей. Возможно, среди них вы увидите знакомые и близкие, с которыми уже хочется потихоньку (или даже с громким скандалом) расстаться.

1. Поглотитель с гордым именем «Перфекционизм»

Один из моих (да далеко и не только моих) любимых поглотителей времени.

Так хочется сделать что-то идеальным. Составить идеальное коммерческое предложение, написать идеальный текст, найти идеально подходящие фотографии и картинки, продумать идеальную схему беседы...

И вот, пятый час, или пятый день, или пятый месяц вы бесконечно дорабатываете и переделываете свой проект, свою статью, свой отчет (или что вы обычно пытаетесь сделать идеальным?..). Время идет, время бежит, время катастрофически мчится, а у вас все еще не готово! Ведь можно еще подвинуть картинку! Ведь можно еще поменять шрифты! Ведь можно еще подчистить формулировку!

Можно. Только стоит ли это потерянных часов вашей работы и жизни?! А главное, все так хорошо начиналось - со стремления к идеалу...

Есть хорошая новость. С перфекционизмом (бесконечным стремлением к идеалу) можно дружить, включая его при необходимости. А без необходимости – ограничивать себе сроки выполнения задачи (вплоть до постановки будильника), останавливаясь на том уровне результата, который был достигнут за это время, и сразу же отправляя его коллегам/клиентам, для которых это было подготовлено, размещая в Интернет и т.п.

Так как мне перфекционизм свойственен, у меня есть еще один хитрый ход: я оставляю дело в тот момент, когда оно в целом готово, но по моей оценке сделано "средненько", и говорю себе, что доделаю чуть позже. Когда наступает "чуть позже", я специально сажусь за доработку в режиме цейнтнота, когда у меня очень мало времени, и тем самым мне ничего не остается, как исправить только заметные недочеты, не уходя в лишние детали, и уже сдать (отправить) результат куда требуется. Работает.

2. Поглотитель «Нет. Нет... Да!»

Вы - добрый человек. Вы часто помогаете окружающим. Вы открыты к общению. Вас любят. И потому каждый день к вам выстраивается целая очередь просителей:

- Иван Петрович, что-то принтер не работает, посмотрите, пожалуйста...

- Иван, там пришел какой-то рекламный агент, поговори с ним!

- Иван Петрович, а позвоните Василию Сигизмундовичу, он только вас воспринимает...

- Иванушка, а сбегай нам за кофе, будь другом!

- Иван Петрович, вы представляете, у меня такое случилось, такое случилось, только вы сможете помочь!

- Иван, вот вам мой отчет, проверьте его на наличие ошибок и опечаток, вам же не сложно?..

И вам, уважаемый Иван, действительно несложно. Вы выслушиваете, помогаете, звоните, исправляете, чините... Без конца и края.

Просто потому, что не умеете говорить «НЕТ». Боитесь обидеть, опасаетесь выглядеть плохо, искренне хотите помогать людям.

И все бы хорошо, только вот свои задачи вы выполнять как раз не успеваете, и ваши проекты горят, таблицы не успевают строиться, звонки откладываются и отчеты опаздывают. И если вы знаете за собой такую особенность, если вас уже не устраивает сложившаяся ситуация, скорее всего вам важно обучаться этому полезному навыку - навыку корректного отказа, который позволит, не оскорбляя окружающих, в первую очередь выделять время на выполнение своих дел.

3. Поглотитель «Ой, а я не подготовился»

Периодически я, принимаясь за важное дело, вдруг обнаруживаю, что оставила нужный документ дома, или забыла купить что-то, для этого дела необходимое, или не помню, в какой именно папке сохранен недоделанный документ, или понимаю, что под рукой нет визитки, а значит - и электронного адреса человека, которому необходимо написать письмо. А документ уже открыт, рабочее место подготовлено, время выделено (вплоть до отмены других дел, встреч, переговоров и т.п.).

И ладно, если это касается только лично меня. Я-то могу свое время более-менее быстро перепланировать и начать заниматься чем-то другим, или поехать домой за документом, найти его через поиск на жестком диске, выйти и купить необходимое.

А если в деле задействовано несколько человек?..

Ведь как часто бывает, мы договариваемся о встрече, назначаем переговоры, планируем совещание, и сразу несколько человек откладывают свои дела, выделяют время, куда-то едут и т.п. И, уже на встрече, выясняется, что один не подготовился, другой забыл что-то важное привезти с собой, третий не видел разосланный по почте документ... И большое количество времени (и это помимо дороги и изменения планов) уходит на то, чтобы вспомнить, прямо сейчас прочитать, заново найти или восстановить необходимую информацию. А иногда без подготовки, дело и вовсе приходится отменять или переносить (представляете, какие потери времени, сил и нервов)!

Поглотитель времени здесь очень прост – отсутствие необходимой подготовки. Кстати, подчас он является не только личным, но и корпоративным (если в организации принято не готовиться заранее, а кое-как делать дела без подготовки). Анализируя серьезно, нужно отметить, что кроме потерь времени и возникновения разочарования, дела, к которым мы приступаем без должной подготовки, выполняются значительно менее качественно, и дают меньший результат.

Так что думайте сами, решайте сами: готовиться или не готовиться.

4. Поглотитель «Куда они прячутся?!»

С периодичностью я в упор не могу вспомнить, куда сохранила тот или иной (обычно очень важный) файл или куда положила документ в распечатанном виде.

Конечно, файлы я ищу поиском. И это обычно не быстро, ибо не всегда с первого раза получается вспомнить ключевые слова, присутствующие в названии. А если и получается, то при ключевом слове, к примеру "корпоративный", мне выпадает такое количество документов, что просто на просмотр списка уходит до 10 минут.

С бумажными документами еще хуже. Чтобы найти бумажный документ, я перебираю подчас много папок/лотков/файлов с бумагами, перекладывая и пересортировывая все остальное, попадающееся под руку. А иногда на полпути и вообще увлекаюсь чем-то другим и забываю про то, что искала. Хотя, это про сооовсем другой поглотитель.

Так вот, причина таких временных потерь при работе с любыми документами (в день приходится искать десятки, а порой и сотни документов) - отсутствие системы хранения информации (или наличие плохой системы). Специалисты (встречала не раз такой норматив, у разных авторов и в разных книгах) говорят, что при хорошей системе на поиск одного документа/файла должно уходить не более 30 секунд (!!!).

Как же достичь такого показателя (или хотя бы приблизиться к нему)?

- Так сложить бумажные или электронные документы, чтобы в каждом элементе их хранения было не более 7+/-2 (от 5 до 9) подэлементов. То есть в папке - не более 9 вложенных папок, в каждой из них тоже 5-9, в конечной папке не более 9 файлов. Или в бумажной папке - не более 9 разделов, в каждом из которых от 5 до 9 документов. Такая цифра взята из особенностей человеческого восприятия, которое может одновременно "ухватить" 7+/-2 предметов, и, тем самым, переход на каждый следующий уровень происходит буквально за секунду.

Правда, говорят, что у современного человека объем восприятия упал до цифры в 5+/-2 предметов.

- Там, где документов точно больше 9, ввести сортировку - по алфавиту, по датам, по названиям, группам и т.п. (как хранятся медицинские карты в больнице).

- Для хранения электронных документов принять для себя единое называние файлов (например, организация_название документа_дата), чтобы посредством поиска можно было не просто легко найти документ, но и понять, что в нем, не открывая.

- Для хранения бумажных документов создать в каждой папке содержание, а также использовать всевозможные приемы «быстрого» поиска: цветные файлы, выходящие за документ закладки (позволяющие открыть папку или толстый документ сразу в нужном месте), разноцветные наклейки и т.п.

5. Поглотитель «Ээээээ... А куда это я?..»

Есть прекрасная фраза (не помню навскидку, чья): если вы не знаете, куда идете, вы все равно придете не туда.

Это про цели, которые многие из нас не любят/не умеют/не хотят ставить. Происходит это потому, что намного проще идти по накатанной, жить и работать «как сложилось» и не думать о том, а куда я двигаюсь. Только в итоге это приводит не только к постоянной неудовлетворенности и ощущению, что что-то вокруг происходит не то, но и к трате огромного количества своего времени на метания вправо – влево.

Ну, к примеру, встаю я утром и озвучиваю сама себе: а сделаю-ка я тренинг по развитию коммуникативных навыков для уборщиц. И активно принимаюсь за дело. Скачиваю информацию из Интернета, придумываю интересные игры, пишу программу и текст для тренера.

Пока, рано или поздно (причем в большом количестве случаев скорее поздно, ибо отсутствие целей - частый поглотитель) мне не приходит в голову гениальный вопрос - а зачем???

И точно, задумываюсь я, а зачем уборщицам коммуникативные навыки, если их основная задача - не попадаться клиенту на глаза?..

И тут же передумываю, берясь за тренинг отработки возражений для кинологов, ситуация с которым в точности повторяется.

Здорово, что в моем случае вопрос «зачем» приходит в голову оччччень рано, прямо в момент озвучивания идеи (мне свойственно проговаривать их вслух), так как есть кому мне его задать (и не отставать, не получив ответа).

Если же вы с периодичностью ловите себя на трате времени на бесцельные действия, или на маятники (бегу влево - бегу вправо), развесьте вопрос «зачем?» по всему дому и офису, попросите коллег и родных задавать вам его с периодичностью (как только вам в голову приходит мысль, требующая приличного времени на реализацию), и вы увидите, как много времени освободится у вас на движение к важным для вас целям.

6. Поглотитель под именем "Лень"

Когда нам не хочется чего-то делать, мы привычно называем это ленью (мне лениво, лень, я разленился)... Хотя все, кто изучает тайм-менеджмент, самоменеджмент, да и просто способы влияния на собственные результаты говорят о том, что лени попросту не существует. Существует недостаток мотивации (если речь о самом себе, то - самомотивации).

Этот поглотитель времени очень коварен, потому что подчас подолгу не дает нам приступить к делам, благодаря которым мы сможем двигаться вперед и быть успешными. Ведь часто достаточно просто начать, и дальше дело затянет, и все пойдет само собой!

Говоря о недостатке самомотивации, мне прежде всего хочется обратить внимание на разницу между понятиями НАДО и ХОЧУ. Ведь когда мы хотим в туалет (известный пример) или очень хотим есть, или спать - нам не бывает лень. Мы просто берем и делаем это. Но как только мозг воспринимает сигнал НАДО, - он сразу включает сопротивление (видимо, потому что с детства необходимость вызывает у нас неприятные ассоциации). Именно поэтому первейший и важнейший шаг самомотивации - перевести НАДО в ХОЧУ.

Как это сделать?

Начните с простого (и самого сложного одновременно, так как привычку побороть очень сложно): на уровне своей речи вместо НАДО начните говорить ХОЧУ. К примеру, вечером или в выходной вам звонят друзья и зовут погулять/в кино/на вечеринку. Вместо того, чтобы ответить «сначала мне НАДО доделать отчет по работе, а потом уже гулять» скажите «сначала я ХОЧУ доделать отчет, а потом пойду с вами». Как только это сработает – вы сразу почувствуете, как дела (пусть и не очень любимые) начнут восприниматься по-другому.

Кроме этого, подумайте, что хорошего для вас в завершенном деле, к которому вы никак не можете приступить. Найдите 3, 5, 10 плюсов его завершения, - и хотя бы один вам понравится насколько, что вы точно захотите приступить к делу немедленно.

Найдите в самом процессе выполнения приятные моменты. Например, нелюбимую уборку или глажку можно сочетать с громким прослушиванием любимой музыки, а составление отчета - с выдуванием пузырей из жвачки.

Все еще не убедили себя? Придумайте себе награду (от шоколадки до возможности валяться на диване), которую сами себе вручите только после окончания дела! Если вас больше двигает мотивация "ОТ" - придумайте себе наказание за дальнейшее невыполнение дела.

В любом случае, как только вам захочется - не важно, начать дело, закончить его, выполнить какую-то из его частей, - все, лень отступит. А дальше - дело техники!

7. Группа поглотителей «Ура, все здесь!»

Периодически вспоминаю рассказ одного из своих клиентов, руководителя средне-высшего звена о том, что каждый день время практически до обеда уходит у него на общение с сотрудниками, которое происходит примерно так: он ходит по кабинетам офиса и в каждом задает примерно один и тот же вопрос – «Ну как дела? Чего вчера вечером новенького было?». После этого на протяжении пяти/двадцати/сорока минут не просто выслушивает ответы, а, естественно, увлекаясь, рассказывает что-то о своем вечере, дает какие-то комментарии к высказываниям сотрудников, задает вопросы, дает советы…

И потом с изумлением обнаруживает, что уже и обедать пора! (Кстати, рассказывал он эту историю на семинаре-тренинге по тайм-менеджменту).

Примерно то же самое, на мой взгляд, происходит и в социальных сетях (не зря, не зря не любят их руководители!): зайдя, казалось бы, на пару минут «посмотреть, нет ли новых сообщений», мы цепляемся за какую-то новость, решаем «одним глазом» взглянуть на ранее не виденную фотографию подруги, зачитываемся особо трогательным постом знакомого, заглядываем в игру, где уже выросла морковка/снеслась курица…

Поглотители такого рода (разговоры, социальные сети, компьютерные игры и т.п.), по сравнению со многими другими, опасны еще и тем, что они весьма для нас привлекательны сами по себе. Это же так «интересненько»: узнать, кто с кем повстречался или расстался, кто как съездил в отпуск и провел выходные, какой уровень накачался у героя-соперника или какого цвета шарики можно сегодня повесить на виртуальную елку, посмотреть новые фотографии и анонсы предстоящих событий, откомментировать спорное (или бесспорное) высказывание. Именно поэтому, время, которое едят данные поглотители, не ограничено буквально ничем, и проваливается в их ненасытную утробу в огромных количествах.

Если вы обращаете внимание, что у вас все примерно так и происходит и ежевечернее (ежеутренне) ругаете себя, что «вот опять!», составьте с собой небольшой контракт.

Во-первых, ограничьте количество заходов в социальную сеть/компьютерную игру/звонков подруге/выходов на перекур на единицу времени. Сделайте его сразу чуть меньше, чем привыкли, но не стремитесь снизить в разы. Лучше, постепенно привыкнув, вы начнете уменьшать это количество без таких нечеловеческих усилий.

Во-вторых, ограничьте время каждого такого нахождения в затягивающем вас пространстве (реальном или виртуальном). Если не получается отслеживать время интуитивно, поставьте будильник или попросите коллегу (родственника, друга) напоминать вам, что время вышло. В этом направлении вы также сможете постепенно минимизировать время каждого «захода».

Конечно, приведенные примеры не исчерпывают весь список возможных поглотителей, ибо человеческий организм очень изобретателен. Даже если у вас получится справиться с каким-то одним поглотителем, то на его замену вполне может прийти новый, который вы не сразу сможете обнаружить. Вообще, работая с поглотителями времени, важно помнить о том, что человек совсем без поглотителей времени – это не человек, а робот. Живому человеку важно отвлекаться, важно развлекаться (в том числе и периодически во время работы), важно переключать внимание и тем самым устраивать себе небольшой отдых. Другой вопрос – управляете ли вы этими отвлечениями, или поглотители управляют вами, каждый раз поедая ваше время в каких-то поразительных для вас количествах.

Автор: консультант по управлению  компании «А-Консалтинг» Гулимова Анна

Рубрика: 
Ключевые слова: 
+1
0
-1