Стандарт по нормам и правилам ведения электронной деловой переписки

Хочу поделиться с вами приятной для меня новостью: на днях я узнала, что один из наших корпоративных клиентов заканчивает оформление официального стандарта, в котором собраны рекомендации по нормам и правилам ведения электронной деловой переписки в компании. Что в этом приятного для меня? – спросите вы. Отвечу: стандарт, который разработал мой клиент, базируется на тех инструментах, которые мы с его сотрудниками анализировали и тестировали на моем тренинге «E-mail переписка в бизнесе». Хотите быть в курсе содержания этого стандарта и вести свою переписку в соответствии с принятыми в деловом мире нормами и правилами? Пожалуйста! Ниже – основные постулаты, лежащие в основе цивилизованной деловой переписки. Я их оформила в виде советов. 12 советов для того чтобы сделать свою деловую переписку цивилизованной 1. Используйте в письме приветствие и персональное обращение к адресату. Исключением является только очень быстрый во времени вариант переписки (вопрос-ответ), который напоминает общение в формате ISQ. Персональное обращение наделяет письмо индивидуальной направленностью, повышает «включенность» Вашего адресата в предмет переписки. 2. Заполняйте поле «Тема письма» адекватно его содержанию. Формулировка темы должна точно отражать предмет переписки. Поле «Тема» - это первое, что видит адресат, получив Ваше письмо. Используйте этот факт и сразу настройте адресата на Вашу тему. 3. При отсутствии на рабочем месте /в сети установите функцию «Автоответ». В комментариях сообщите потенциальному адресату дополнительные координаты для обращения и решения его вопроса (если вопрос срочный), а также дату своего возвращения. 4. Сообщайте адресату о получении его письма. В деловом мире считается хорошим тоном проявлять уважение к партнерам и коллегам: информирование о получении письма – часть письменного делового этикета. 5. Отвечайте по возможности оперативно (т.к. электронная почта – средство оперативного общения). Если по каким-то причинам сразу ответить не удается – сообщите адресату, что Вы получили его письмо и тут же укажите время последующего ответа. Помните: психологически критическая временная граница ответа - 48 часов после его получения. По истечении 48 часов (если не установлена функция автоответчика) адресат начинает думать, что письмо утеряно или оставлено без внимания. Задержка с ответом – это всегда риск потерять клиента, заставить волноваться партнера и просто нарушение деловых этических норм. 6. Расширяйте список адресатов письма и формируйте этот список в зависимости от решаемого вопроса. Если в решении вопроса задействовано несколько адресатов – помещайте адреса всех задействованных в поле «Кому». Этим можно сократить время переписки и обеспечить всем лицам доставку одинаковой информации. 7. В конце каждого письма обязательно помещайте блок контактной информации. Не допускайте случаев, когда Ваши телефоны и должность указаны только в первом письме. 8. Используйте функцию запроса о получении письма адресатом. При помощи этого приема Вы избавитесь от необходимости догадываться: дошло ли Ваше письмо? Прочитано ли оно? 9. При ответе на письмо клиента/партнера сохраняйте историю переписки. Не начинайте ответ как новое сообщение! 10. В случае если в решение вопроса клиента/партнера задействованы Ваши коллеги используйте функцию пересылки письма с целью: информировать о состоянии/статусе совместно решаемого вопроса; получить квалифицированный совет/помощь; напомнить об установленных сроках, обязательствах и пр. 11.При пересылке переписки помните о важности сохранения контекста по решаемому вопросу: сохраняйте историю переписки. Но! (читайте следующий пункт) 12. При пересылке писем уделяйте внимание аспектам конфиденциальности и субординации. Удаляйте из истории переписки моменты, однозначно не предназначенные для прочтения третьими лицами. Мои уважаемые читатели! Очень хочу, чтобы эти советы пришлись вам по душе и помогли сделать процесс переписки цивилизованным, максимально комфортным и результативным! Если после прочтения моего материала у вас появились вопросы - напишите мне (мой адрес trainer05@mail.ru). Я с удовольствием вам отвечу! Удачных вам писем! Остаюсь на связи. Тамара Воротынцева

Автор: Тамара Воротынцева
Источник: training-partner.ru/training_1-9.shtml

Рубрика: 
Ключевые слова: 
+1
0
-1