Создание штатного расписания

Создание штатного расписания

Все на борьбу за расписание штатов!

Разнообразие вариантов заполнения ШР превышает заложенные ее создателями возможности. Сетка расписания рекомендована, но не обязательна, ее можно дополнять, но не сокращать. В то же время, ТК требует от работодателя иметь штатное расписание. Разберемся!

Начнем с определений. Штатное расписание — это административный документ, довольно простая таблица по официальной форме Т-3, состоящая из 10 колонок, где отражены название и код структурного подразделения, указаны названия должностей сотрудников, количество штатных единиц, соответствующая им тарифная ставка. В штатном расписании указаны также надбавки (видимо, Госкомстат при составлении формы ориентировался в первую очередь на государственные учреждения) и графа «Примечания». Эта таблица может иметь дополнительные колонки, где могут быть отражены условия труда, график работы и прочие факторы.

Статья 57 ТК РФ гласит: «В трудовом договоре указываются…трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы). Если в соответствии с настоящим Кодексом, иными федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, профессиям, специальностям связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, профессий или специальностей и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации;… условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или оклада (должностного оклада) работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты)». Соответственно, существование штатного расписания Трудовым Кодексом ставится во главу угла жизни организации.

Создание штатного расписания требует внимательного подхода как со стороны отдела персонала, так и со стороны экономистов.

Это серьезно

Если человека принимают на работу, то говорят, что его «приняли в штат» - и это означает всю серьезность намерений обеих сторон. В случае, когда должность сотрудника находится за штатом, и он выполняет работу по договору подряда, то вольно-невольно и отдел персонала, и непосредственный руководитель, да и сам работник чувствуют всю шаткость положения. Вроде как работаешь, но как бы все не «по-настоящему».

Как и любой документ, ШР должно иметь свой индивидуальный номер. Интересно, что штатное расписание как документ по форме Т-3 создается бессрочно. То есть в нем указывается дата создания, но срок действия в нем не указан.

В него можно вносить изменения, которые при этом должны быть грамотно оформлены соответствующими распоряжениями. Все реквизиты штатного расписания должны остаться прежними (включая код, номер формы и наименование документа), а удалять отдельные реквизиты из унифицированных форм не разрешается. Если изменений в предыдущем периоде были, то ШР для нового календарного года утверждается по состоянию на 1 января. Не было изменений, или они были незначительны - составляется дополнительный документ с перечислением изменений.

Чтобы не ошибиться в описании должностей, особенно если вы работаете в производственной компании, стоит использовать классификатор профессий. Названия отделов или подразделений разделяются по функционалу: руководство отдельно (иногда оно может входит в единый административный блок наряду с отделом кадров и бухгалтерией), затем основные отделы, и вспомогательные отделы. Небольшие затруднения может вызвать определение отдела продаж в торговой компании: они вполне по праву могут занять место производственных отделов.

Там возможно указать лишь величину оклада, но полностью учесть фонд оплаты труда в штатном расписании не получится, поскольку ФОТ формируется не только согласно штатному расписанию, но и с помощью системы стимулирующих выплат.

А если?..

ТК РФ только однажды упоминает о существовании штатного расписания, и при этом нигде не указана обязательность его существования. Ответственность за наличие/отсутствие штатного расписания полностью ложится на плечи работодателя – никто за него об этом заботиться не будет. Небольшие организации в принципе могут обойтись и без ШР. Да только вот документооборот при таком раскладе находится под угрозой: после сокращения штатов, или после реорганизации нужно будет запротоколировать изменения. А как это сделать, если не с чем будет сравнивать? В случае спора работника с работодателем последнему сможет помочь как раз штатное расписание, где будут указаны все изменения. Кстати, в случае судебного разбирательства по факту увольнения сами причины, которые послужили причиной кадровых изменений, суд вообще не будет волновать.

Официальная форма Т-3 призвана помочь работодателю в кадровом делопроизводстве, но она не является обязательной к исполнению – она лишь рекомендована как самая простая и оптимальная. В случае чего вы можете разработать свою собственную уникальную форму ШР, которая будет учитывать все особенности вашей компании. Единственное требование трудового права – чтобы она была ничуть не хуже Т-3. Кадровики и юристы сходятся во мнении, что лучше иметь в организации штатное расписание, чем не иметь.

Автоматизация

Оптимизировать работу эйчара могут компьютерные программы, облегчающие ведение кадрового учета и взаимодействие со штатным расписанием. Ведь есть такие компании, где очень большой штат сотрудников, и вместе с тем существует высокая текучесть персонала. Программы позволяют в оперативном режиме создать заявку на ввод новой должности, написать приказ о вводе новой штатной единицы и утвердить измененное ШР. Многие функции программы помогают избегать ошибок при ведении дел, они проводят проверку в автоматическом режиме. Программа будет автоматически отслеживать как изменения в должности и подразделении сотрудника, так и в списке надбавок из штатного расписания.

Источник: hrm.ru

Рубрика: 
Ключевые слова: 
+1
0
-1