Составляем характеристику на работника

"Отдел кадров коммерческой организации", 2010, N 4

Составляем характеристику на работника

Иногда работодателю необходимо составить характеристику на своего работника. Она требуется для получения визы; многие организации при приеме на работу нового сотрудника запрашивают на него официальным письмом характеристику с предыдущего места работы; довольно часто такие просьбы поступают от судебных и иных государственных органов, например, военкомата. Обычно они оформляют запрос, в котором указывают сроки предоставления характеристики, и работодатель обязан исполнить его. Как составить характеристику? Что нужно включить в нее? Может ли работодатель нарушить нормы законодательства о защите персональных данных? На эти и некоторые другие вопросы ответим в данной статье.

Кто может составить характеристику?

Характеристика представляет собой официальный документ, который выдается работодателем (как организацией, так и индивидуальным предпринимателем) работнику в различных ситуациях.

Поскольку в характеристике необходимо наиболее точно раскрыть как профессиональный, так и личностный портрет работника, лучше всего, если ее будет составлять непосредственный руководитель. Не исключается составление данного документа и отделом кадров, хотя сотрудникам этого подразделения сложно объективно оценить характеризуемого, так как они не работали в непосредственном контакте. Также можно привлечь службу безопасности. Но наилучший вариант, когда характеристику составляют совместно и отдел кадров, и непосредственный руководитель структурного подразделения. Если все-таки характеристика подготавливается без участия отдела по работе с персоналом, нужно хотя бы завизировать ее там.

В настоящее время принято оформлять характеристику в печатном виде, но допускается и рукописный вариант (обязательно со всеми необходимыми реквизитами).

Структура характеристики

Как мы уже отметили, характеристика составляется по разным причинам, поэтому не может быть всегда одинаковой. Условно в ее тексте можно выделить несколько блоков.

В Заголовочной части указываются наименование документа (характеристика), полностью фамилия, имя и отчество работника, а также занимаемая должность.

В Анкетных данных указывают фамилию и инициалы работника, год рождения, образование. Полностью пишется учебное заведение и сроки учебы в нем. Если учебных заведений несколько, то перечисляют все с указанием полученной специальности. Также можно отметить имеющиеся заслуги в учебе: диплом с отличием, ученую степень.

В третьей части указываются Данные о трудовой деятельности сотрудника. Обычно в этой части содержатся такие сведения: с какого года трудится характеризуемый работник и в какой должности начал свою деятельность в данной организации, на какие должности и в какие подразделения переводился. Также можно перечислить значимые результаты деятельности работника (какими работами руководил, какие выполнил самостоятельно) и сведения о повышении квалификации, получении дополнительного образования, переквалификации и пр.

Далее нужно оценить Деловые и личные качества работника. Показатели, по которым проводится оценка, могут быть достаточно разнообразными. Особое внимание нужно уделить профессиональной компетенции. Оценивая ее, учитывайте опыт работы, уровень знаний по профессии, а также знание сотрудником законодательных и иных нормативно-правовых актов, касающихся его работы. Укажите, если работник интересуется зарубежным опытом и применяет его в своей деятельности.

У многих кадровиков возникают затруднения с указанием деловых качеств, так как они не понимают, что это за качества. Поясним. Деловые качества сотрудника проявляются в его способности устанавливать и поддерживать деловые отношения с коллегами, руководством или клиентами. Способности осуществлять руководящие функции, планировать работу, анализировать ее и осуществлять контроль за ее выполнением также можно отнести к деловым качествам.

Работоспособность сотрудника можно оценить по тому, насколько он активен при выполнении своих обязанностей, по умению организовать трудовой процесс и качественно выполнять работу в установленные сроки. Кроме этого, можно привести данные о поощрениях, если они были. Также указываются причины, по которым данный работник был положительно отмечен, - победы в профессиональных конкурсах, эффективная социальная работа (например, "По итогам работы за 2009 г. награжден почетной грамотой") и т. п. Обязательно укажите достижения работника на занимаемой должности, вклад в развитие организации. Под достижениями можно понимать рост производства благодаря этому человеку, например, в цехе, увеличение продаж, оказанную им помощь в проведении семинаров.

Личные качества лучше всего проявляются при общении с коллегами. Обычно, описывая эти качества, используют такие слова, как "доброжелательный", "коммуникабельный", "совестливый", "ответственный", "трудолюбивый", "активно делающий карьеру". Здесь большое значение имеет отношение непосредственного руководителя к характеризуемому.

При оценке деловых и личностных качеств работника нужно как можно более точно определить уровень его знаний и навыков. Он может быть:

- очень хорошим, высоким (например, "Имеет большой опыт", "Имеет высокий уровень знаний по..." или "Обладает глубокими знаниями в области...");

- достаточным (например, "Имеет достаточный опыт или достаточный уровень знаний по...");

- небольшим (например, "Недостаточно хорошо знаком с вопросами в области...", "Имеет недостаточно глубокие знания по...");

- низким - отсутствие знаний и опыта (например, "Не обладает навыками в области...", "Не имеет опыта в области...").

Приведем пример характеристики.

Характеристика

На менеджера ООО "Металлоконструкция"

Баранкина Петра Александровича

Баранкин Петр Александрович, 1973 года рождения, имеет высшее образование по специальности "химик-технолог", что подтверждается государственным дипломом, выданным Государственным Российским университетом нефти и газа им. И. М. Губкина. После окончания университета отслужил год в армии в звании лейтенанта войск ПВО. Холост (разведен с 2002 г.), имеет семилетнюю дочку. Поддерживает отношения с женой.

До поступления на работу в ООО "Металлоконструкция" сменил три места работы - ООО "Универбыт" (1998 - 2001 гг.), ИП Колесников А. Р. (2001 - 2003 гг.), ЗАО "Сталевар М". За время работы в указанных организациях овладел дополнительными специальностями "прессовщик изделий из пластмасс", "газоэлектросварщик". Характеристики с предыдущих мест работы положительные. С последнего места работы уволился по собственному желанию в связи с разменом общей с бывшей супругой жилой площади и переездом на новое место жительства.

На работу в ООО "Металлоконструкция" поступил 16 февраля 2009 г. после месячного перерыва в трудовом стаже. Прошел переподготовку по профилю агента по торговле горюче-смазочными материалами. Успешно сдал квалификационный экзамен. Выступил с двумя рационализаторскими предложениями по совершенствованию обслуживания клиентов. За одно из них был награжден ценным подарком. В коллективе коммуникабелен, проявляет задатки лидера. Профессиональная подготовка соответствует предъявляемым требованиям. Однако слабо развита дисциплинированность - за последний месяц участились случаи опоздания на работу более чем на 20 минут. Быстро обучаем. В общении открыт. Всегда имеет свое мнение. По характеру близок к холерику. Высокие внутренние амбиции. Способен на принятие самостоятельных решений. Ответственен за принятые решения. Вредных привычек не имеет. Любит дочку, проводит с ней свободное время. С окружающими немногословен, но корректен. Совестлив. Часто нуждается в средствах - тратится на дочку и ремонт новой квартиры. Рекомендован начальником отдела сбыта к выделению денежной субсидии. Оправдывает доверие при выдаче материальных средств, сохраняет вверенное имущество. Перспективный специалист с возможным дальнейшим назначением на руководящие должности.

Характеристика выдана для предоставления в Автозаводский районный суд г. Н. Новгорода.

Генеральный директор Грачев /В. Л. Грачев/

24.12.2009

Защита персональных данных работника

В соответствии со ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" под персональными данными понимается любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основе такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных), в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы. Поэтому характеристику можно отнести к документам, содержащим персональные сведения работника. А раз так, работодателю необходимо соблюдать положения гл. 14 ТК РФ. В частности, в силу ст. 88 ТК РФ при передаче персональных данных работника работодатель должен соблюдать следующие требования:

- не сообщать персональные данные третьей стороне без письменного согласия работника, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в других случаях, предусмотренных ТК РФ или иными федеральными законами;

- предупредить лиц, получающих персональные данные работника, о том, что эти данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены, и требовать подтверждения, что названное правило соблюдено. Лица, получающие персональные данные работника, обязаны соблюдать режим секретности (конфиденциальности);

- разрешать доступ к персональным данным работников только специально уполномоченным лицам, при этом указанные лица должны получать только те персональные данные работника, которые необходимы для выполнения конкретных функций;

- передавать персональные данные работника представителям работников в порядке, установленном ТК РФ и иными федеральными законами, и ограничивать эту информацию только теми персональными данными работника, которые необходимы для выполнения указанными представителями их функций.

Оформление документа

Характеристика составляется от третьего лица в настоящем или прошедшем времени. В ней можно использовать разговорные слова, но только если они необходимы. Обратите внимание, что при составлении характеристики нужно учесть специфику запрашивающей организации и внести необходимые пункты в соответствии с запросом.

Лучше всего, если характеристика будет напечатана 14-м размером шрифта Times New Roman через полуторный междустрочный интервал (допускается и одинарный). Средний объем характеристики не должен превышать одного листа формата А4. Распечатывается в двух экземплярах. Затем ставится подпись лица (руководителя организации или работника, уполномоченного на то приказом), выдавшего характеристику, с указанием должности, которая заверяется печатью организации. Один экземпляр нужно выдать работнику, а второй с визами руководителя подразделения, в котором работает сотрудник, начальника отдела кадров оставить у работодателя.

Подведем итог

Как видим, составить объективную и развернутую характеристику непросто. Необходимо не только хорошо знать положительные и отрицательные качества сотрудника, но и уметь логически верно соединить основные признаки и свойства, верно расставить акценты, отказаться от предвзятости в оценке.

Т. Р.Пигаева

Эксперт журнала

"Отдел кадров

Коммерческой организации"

Подписано в печать

29.03.2010

характеристика на работникахарактеристика работникапример характеристики на работникахарактеристика на работника примерхарактеристика на сотрудникакак составить характеристикухарактеристика с последнего места работыхарактеристика на бывшего работникасоставить характеристикухарактеристика на грамотухарактеристика на работника предприятияхарактеристика от работодателяхарактеристика на работника для судахарактеристика деловых качествхарактеристика работника пример

Рубрика: 
Ключевые слова: 
Аватар пользователя HRTrud