Скоро, скоро новый год!

"Кадровик. Кадровое делопроизводство", 2009, N 12

СКОРО, СКОРО НОВЫЙ ГОД!

Автор рассказывает, как правильно документально оформить организацию праздника для сотрудников предприятия.

Корпоративный новогодний праздник - событие, которое с нетерпением ждут весь год. Ведь каждый раз хочется, чтобы встреча Нового года прошла легко, празднично и беззаботно. И без проблем, причем как для компании, так и для ее сотрудников.

Избежать ряда проблем позволят правильно оформленные внутренние документы компании, а также знание сотрудниками правил поведения в предновогодние дни и во время корпоративного новогоднего торжества.

Сам факт организации и проведения корпоративного новогоднего праздника должен быть оформлен (помимо первичных учетных документов) еще и внутренними документами компании. Это требование п. п. 1 и 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" и п. 1 ст. 252 НК РФ.

К таким внутренним документам относятся:

- приказ руководителя компании о подготовке и праздновании корпоративного Нового 2010 года;

- программа новогоднего мероприятия;

- утвержденный бюджет новогоднего мероприятия;

- отчет об исполнении этого бюджета.

Первое, что нужно сделать в рамках подготовки и проведения новогоднего торжества, - это издать соответствующий приказ руководителя. В нем указывают, где, когда и по какому поводу будет организован корпоративный праздник, а также назначают лиц, ответственных за проведение мероприятия и за все расходы. На основании приказа составляют программу новогоднего мероприятия и утверждают бюджет расходов на подготовку и проведение новогоднего праздника.

Примерный образец

Общество с ограниченной ответственностью "Солей"

(ООО "Солей")

г. Москва 11 ноября 2009 г.

Приказ N 47

о подготовке и праздновании Нового 2010 года

Для подготовки и празднования Нового 2010 года

Приказываю:

1. Провести корпоративный новогодний праздник 25 декабря 2009 г. в ресторане "Ветивер".

2. Назначить лицом, ответственным за организацию и проведение новогоднего корпоративного праздника, директора департамента по работе с персоналом В. К. Пестова.

3. Директору департамента по работе с персоналом В. К. Пестову подготовить программу корпоративного новогоднего праздника в срок до 23 ноября 2009 г.

4. Премировать сотрудников денежной премией к Новому году согласно прилагаемому списку.

5. Начальнику административно-хозяйственного отдела С. С. Налобину заказать новогодние подарки и сувениры для сотрудников с символикой компании.

6. Директору департамента по работе с персоналом В. К. Пестову, начальнику административно-хозяйственного отдела С. С. Налобину и главному бухгалтеру М. А. Смирновой, согласно утвержденной мною программе новогоднего праздника, подготовить бюджет этого мероприятия и представить мне на утверждение в срок до 25 ноября 2009 г.

7. Главному бухгалтеру М. А. Смирновой в срок до 30 декабря 2009 г. представить отчет об исполнении бюджета на подготовку и проведение Нового 2010 года.

Контроль за исполнением настоящего Приказа оставляю за собой.

Генеральный директор Петров Н. М. Петров

С Приказом ознакомлены:

Директор департамента по работе с Пестов В. К. Пестов

персоналом

Главный бухгалтер Смирнова М. А. Смирнова

Начальник административно-хозяйственного Налобин С. С. Налобин

отдела

Юрисконсульт Михайлов С. Г. Михайлов

(и другие визы руководителей структурных

подразделений компании)

В дело N 01-01

Менеджер Пихтин 11.11.2009

Примерный образец

Утверждаю:

Генеральный директор ООО "Импульс"

Петров Н. М. Петров

23.11.2009

Программа корпоративного новогоднего праздника

Площадка для проведения: ресторан "Голубая лагуна".

Дата проведения: 25 декабря 2009 г.

Начало новогоднего торжества - 17.00.

Вход сотрудников и гостей по специальным приглашениям

В программу новогоднего вечера входят следующие мероприятия:

17.00 - новогодние поздравления от руководства ООО "Солей".

17.30 - торжественное премирование сотрудников ООО "Солей".

18.30 - торжественное вручение подарков и памятных сувениров с символикой компании деловым партнерам ООО "Солей".

19.00 - новогодние поздравления от Деда Мороза и Снегурочки, вручение новогодних подарков всем участникам торжества.

20.00 - новогодний банкет, поздравления, тосты.

21.00 - выступления эстрадных артистов.

23.00 - дискотека и фейерверки.

В течение всего вечера - фото - и видеосъемка, дружеские шаржи.

Затем необходимо сформировать бюджет на подготовку и проведение новогоднего праздника, статьи расходов которого складываются из множества самых разных элементов, зависящих от финансовых возможностей компании, идеи, сценария, количества, статуса и уровня участников этого мероприятия. Составляется бюджет, в котором подробно указывается стоимость каждого этапа организации корпоративного новогоднего праздника. Подготовить проект бюджета компания может собственными силами или с привлечением специализирующихся на организации корпоративных праздников фирм.

Примерный образец

Утверждаю:

Генеральный директор ООО "Импульс"

Петров Н. М. Петров

27.11.2009

Бюджет на подготовку и проведение Нового 2010 года

Количество гостей - 100 чел.

Бюджет новогоднего праздника - 1 204 000 руб.

Статьи расходов

Сумма (руб.)

Расходы на искусственные елки и новогодние украшения офисных
помещений

25 000

Расходы на новогодние декоративные элементы, флористические
аранжировки, композиции и фигуры из воздушных
шаров, перетяжки, декоративное освещение, серпантин,
конфетти, бенгальские огни для банкетного зала ресторана
"Голубая лагуна"

105 000

Новогодние открытки и приглашения

6 000
(60 x 100)

Аренда банкетного зала ресторана "Голубая лагуна"

50 000

Новогодний банкет (блюда, напитки, обслуживание, посуда)

300 000
(3000 x 100)

Заказ 15 тортов с символикой компании

20 000

Подарки и сувениры с символикой компании

150 000
(1500 x 100)

Гонорар ведущего новогоднего вечера

30 000

Прокат костюмов Деда Мороза и Снегурочки

8 000

Гонорар художника-шаржиста

20 000

Развлекательная программа (сценарий праздника, концерт
артистов эстрады, дискотека)

400 000

Фото-, видеосъемка

40 000

Фейерверк

15 000

Гонорар фирмы - организатора новогоднего праздника

35 000

Всего расходов

1 204 000

Главный бухгалтер Смирнова М. А. Смирнова

Примерный образец

Утверждаю:

Генеральный директор ООО "Импульс"

Петров Н. М.Петров

30.12.2009

Отчет об исполнении бюджета на подготовку и проведение

Нового 2010 года

Статьи расходов

Сумма (руб.)

план

факт

документы

Расходы на искусственные
елки и новогодние
украшения офисных
помещений

25 000

20 000

Счет от 01.12.2009 N 421,
накладная от 02.12.2009
N 421, авансовый отчет от
03.12.2009 N 76

Расходы на новогодние
декоративные элементы,
флористические
аранжировки, композиции и
фигуры из воздушных шаров,
перетяжки, декоративное
освещение, серпантин,
конфетти, бенгальские огни
для банкетного зала
ресторана "Голубая лагуна"

105 000

102 000

Счет от 07.12.2009 N 1289,
накладная от 07.12.2009
N 1289, авансовый отчет от
08.12.2009 N 85, акт
сдачи-приемки выполненных
работ от 25.12.2009 N 245,
счет-фактура от 25.12.2009
N 245

Новогодние открытки и
приглашения

6 000

6 000

Авансовый отчет от
08.12.2009 N 86

Аренда банкетного зала
ресторана "Голубая лагуна"

50 000

50 000

Договор от 01.12.2009
N 236, счет от 21.12.2009
N 376, акт сдачи-приемки
оказанных услуг от
28.12.2009 N 284, счет -
фактура от 28.12.2009
N 284

Новогодний банкет (блюда,
напитки, обслуживание,
посуда)

300 000

300 000

Договор от 01.12.2009
N 236, счет от 21.12.2009
N 376, акт сдачи-приемки
оказанных услуг от
28.12.2009 N 284, счет -
фактура от 28.12.2009
N 284

Заказ 15 тортов с
символикой компании

20 000

20 000

Счет от 18.12.2009 N 449,
акт сдачи-приемки
оказанных услуг от
24.12.2009 N 350, счет -
фактура от 24.12.2009
N 350

Подарки и сувениры с
символикой компании

150 000

150 000

Договор от 07.12.2009
N 672, счет от 08.12.2009
N 817, акт сдачи-приемки
выполненных работ от
14.12.2009 N 869, счет -
фактура от 14.12.2009
N 869

Гонорар ведущего
новогоднего вечера

30 000

30 000

Договор от 21.12.2009
N 28, акт выполненных
работ от 25.12.2009 N 28,
РКО от 25.12.2009 N 394

Прокат костюмов Деда
Мороза и Снегурочки

8 000

8 000

Договор от 07.12.2009
N 557, акт выполненных
работ от 25.12.2009 N 557,
счет-фактура от 25.12.2009
N 557, платежное поручение
от 08.12.2009 N 861

Гонорар художника-шаржиста

20 000

20 000

Договор от 21.12.2009
N 29, акт выполненных
работ от 25.12.2009 N 29,
РКО от 25.12.2009 N 395

Развлекательная программа
(сценарий праздника,
концерт артистов эстрады,
дискотека)

400 000

400 000

Договор от 07.12.2009
N 557, акт выполненных
работ от 25.12.2009 N 557,
счет-фактура от 25.12.2009
N 557, платежное поручение
от 08.12.2009 N 861

Фото-, видеосъемка

40 000

40 000

Договор от 21.12.2009
N 30, акт выполненных
работ от 25.12.2009 N 30,
РКО от 25.12.2009 N 396

Фейерверк

15 000

15 000

Авансовый отчет от
21.12.2009 N 92

Гонорар фирмы -
организатора новогоднего
праздника

35 000

35 000

Договор от 07.12.2009
N 557, акт выполненных
работ от 25.12.2009 N 557,
счет-фактура от 25.12.2009
N 557, платежное поручение
от 08.12.2009 N 861

Всего расходов

1 204 000

1 196 000

X

Главный бухгалтер Смирнова М. А. Смирнова

Е. Орлова

Директор департамента

внутреннего аудита

ООО "Комо"

Подписано в печать

12.11.2009

Рубрика: 
Ключевые слова: 
+1
0
-1