Реальность идеальных проектов

Автор: Александр Сташенко

Тренинг-Бутик

 

Проект, в буквальном переводе с латинского, означает «брошенный вперед». Именно эта дословность является базовой метафорой идеального проекта. Когда мы что-то бросили, например, мяч в направлении баскетбольной корзины или выпустили стрелу из лука – мы больше не имеем возможности влиять на их движение. Все, что мы могли, мы уже сделали: выбрали цель, рассчитали силу и направление броска, осуществили замах и ... послали некий объект в цель.

Правильно ли мы произвели подготовительные действия, учли ли мы все помехи, которые могут возникнуть в окружающей среде? Все это в прошлом. Мяч и стрела летят, и мы можем только следить за их движением и надеяться на достижение результата.

Еще одной метафорой идеального проекта может служить известная пословица «семь раз отмерь, один раз отрежь». Она очень точно характеризует соотношение этапа реализации с подготовительными стадиями проекта.

Почему мы говорим об этих простых вещах в 21-м веке, когда управление проектами разработано до мельчайших подробностей и существуют стандарты (например, третья редакция стандарта PMI PMBOK на 388-ми страницах), международные институты и сертифицированные профессионалы в управлении проектами во всем мире? Причина проста: есть ряд принципиальных моментов, которые практически потеряли свое значение или изначально не были учтены в процессе развития науки об управлении проектами. К их числу относятся:


  • понятие идеального проекта и стремление к реализации этой идеальности;
  • понятие энергии проекта и принципы управления этой энергией;
  • понятие и характеристики окружающей среды, в которой реализуется проект.

В реальной практике современного бизнеса методами проектного управления, кроме собственно проектов, которых по большому счету немного, реализуются и оперативные задачи, и стратегические замыслы. И если в случае оперативного управления просто тратятся лишние силы и время, то при реализации стратегических «проектов» еще и формируются существенные риски, которыми не понятно, как управлять.

И в том, и в другом случае теряется драгоценное конкурентное преимущество. А в современном постиндустриальном обществе важнейшими источниками конкурентного преимущества являются теоретическое знание для реализации инноваций и умение работать высокими темпами. Фактически в корне меняется характер конкуренции: побеждает не тот, кто сделал лучше или дешевле, а тот, кто сделал раньше.

В этих условиях снова становится актуальным проектный способ управления – как наиболее простой и эффективный. Подобно тому, как скульптор отсекает все лишнее, оставляя в результате совершенное творение, так и естественная простота проектного управления достигается за счет отсечения всего лишнего из богатого арсенала современного менеджмента.

Что же такое проект в современном понимании? Классическое определение гласит: « проект – это временная деятельность, направленная на создание уникального продукта или услуги ».

В литературе можно найти и такое определение: « проект – это комплексная инновационная деятельность, реализующая конкретные цели и ограниченная во времени, пространстве и ресурсах ».

Фактически, мы можем говорить о следующих основных характеристиках проекта:

  • инновационность;наличие конкретной цели и результата;
  • фиксированная продолжительность выполнения;
  • фиксированное количество ресурсов.

Кроме этого, обычно считается, что проект:

  • предполагает участие разнообразных специалистов;
  • требует командной работы, часто не зависимой от формальной структуры организации, в которой проект реализуется.

Можно сказать, что проект сводится к трем ключевым вопросам, которые стоят перед руководителем любого проекта:

  • Сроки. Сколько времени это займет?
  • Затраты. Во сколько все это обойдется?
  • Реализация. Как нам получить то, что мы ожидаем?

Сроки, затраты и способы реализации определяют рамки проекта. Сроки и затраты должны быть четко и правильно определены с начала работы над проектом, а реализация должна постоянно контролироваться для того, чтобы была уверенность в достижении результатов проекта.

Что же такое идеальный проект, проект к которому надо стремиться?

Можно дать следующее определение: « идеальный проект – это проект, который достигает своих целей, не требуя управленческих воздействий на этапе реализации ». Фактически, это означает, что руководитель проекта и его команда настолько хорошо все сформулировали, проанализировали и спланировали (тем самым снизив неопределенность до нуля), что на этапе реализации все идет «как по маслу».

В связи с этим вспоминается любопытный сюжет про повара Дина из китайского трактата «Чжуан-цзы», нож которого никогда не тупился. Этот повар искусно обходил все твердые места в туше быка: кости, суставы и сухожилия – работая по линиям наименьшего сопротивления, ведя свой нож как бы в пустоте. Результат был тот же, что и у других, – разделанная туша, но времени и усилий тратилось гораздо меньше. Конечно, для такого уровня мастерства нужен большой опыт и ясное видение целостной ситуации.

Идеальный проект планируется один раз, перед началом действий, связанных с достижением цели, и не предполагает изменений по ходу его реализации. За счет этого существенно упрощается система управления и можно добиваться высоких темпов при минимальных издержках. Одна из техник управления в нестабильной среде – увеличение скоростей, и на подготовительных этапах разработки проекта, и на этапе его реализации. Вообще чем меньшее время будет иметь проект, тем он будет ближе к идеалу.

Но, как всегда, есть одно маленькое «но»... Для реализации идеальных проектов подходящей является только стабильная (по существенным для нас параметрам) или предсказуемо изменяющаяся, квазистабильная среда. Как же проверить ее характеристики? Об этом очень часто забывают при разработке проектов, хотя любой грамотный управленец знает аббревиатуры PEST и SWOT... Характеристики внешней среды проверяются посредством различных аналитических процедур, а затем на основе анализа сильных и слабых сторон субъекта управления (например, с помощью только что упомянутых в аббревиатурах техник) определяется способность достижения цели выбранными способами. И только потом осуществляется подробное организационное планирование.

Итак, предположим, что нам повезло и окружающая проект среда является стабильной. Тогда мы просто обязаны говорить об идеальном проекте. И в таком случае не должно быть никаких поблажек для разработчиков проекта в виде резервов по времени или непредвиденных расходов в бюджете. Необходимо предусмотреть все до самых последних мелочей. Единственным исключением может быть ситуация, когда цена времени на детальную разработку оказывается выше, чем цена рисков на этапе реализации.

А что делать, если среда нестабильна? Можно, конечно, не сильно думая, сразу перейти в режим стратегического управления, но это гораздо более дорогостоящая игрушка! Но можно остаться и в рамках проектного управления, ведь фактически проектный менеджмент – это уменьшение неопределенности за счет мыслительных процедур, знаний и навыков. Именно в зоне неопределенности проектный менеджмент как наука начинает граничить с проектным менеджментом как искусством, и здесь открываются новые возможности и появляется новый источник конкурентного преимущества – искусный руководитель проекта.

Рубрика: 
Ключевые слова: 
+1
0
-1