Расчетный листок. Простые требования

"Современный предприниматель", 2009, N 7

Расчетный листок. Простые требования

Ежемесячно сотрудники (в том числе совместители) должны получать так называемый расчетный листок. Об этом говорится в ст. 136 Трудового кодекса: работодатель письменно извещает сотрудника о составных частях причитающейся зарплаты, размерах и основаниях удержаний, а также общей денежной сумме, подлежащей выплате. Обязанность не зависит от видов и способов выплат, их частоты. При выдаче аванса расчетный листок предоставлять сотруднику не обязательно, ведь в Кодексе не говорится о каждой выплате. Соответственно, при выдаче отпускных в середине месяца листок тоже оформлять не нужно. Достаточно в конце месяца, при окончательном расчете составить "отчет" для сотрудника.

Официально утвержденного бланка расчетного листка нет. На практике многие используют форму, которая автоматически формируется бухгалтерскими программами. Коммерсант самостоятельно разрабатывает и утверждает бланк. При этом требуется учитывать мнение профсоюза (представительного органа работников). Об этом говорится в ст. 136 Трудового кодекса. У небольших фирм и предпринимателей профсоюза нет, поэтому для утверждения бланка достаточно распоряжения (приказа) бизнесмена.

Количество граф, их расположение бизнесмен определяет самостоятельно. В листке должны отражаться все существующие у ИП выплаты, доначисления. Дополнительная оплата праздничных дней, ночных часов, удержания - каждая составляющая итоговой выплаты указывается отдельно. Объединять схожие выплаты (например, для упрощения бланка) нельзя. Помимо денежных показателей в листке, как правило, отражается табельный номер, период выдачи зарплаты, величина (ставка) различных взносов и удержаний.

Образец. Возможная форма расчетного листка

Расчетный листок за ___________________

Даже если сотрудникам установлены фиксированные оклады, без дополнительных выплат и начислений, расчетный листок нужен. Помнить о расчетных листках нужно и тем коммерсантам, кто зарплату сотрудникам перечисляет на пластиковые карты. Исключений для них не предусмотрено.

Далеко не все организации соблюдают эту норму, и немногие из предпринимателей знают о ней. Более того, большинству сотрудников этот листок не нужен, и нередко распечатанные бланки накапливаются у коммерсанта, так как работники их не забирают. Однако невыдача расчетных листков является нарушением трудового законодательства, за которое предусмотрена административная ответственность - штраф для предпринимателя от 1 до 5 тыс. руб. или приостановление деятельности на срок до 90 суток (ст. 5.27 КоАП РФ). Названная статья является общей нормой. Основная масса трудовых нарушений карается именно по ст. 5.27. Причем санкция назначается в целом за все выявленные у бизнесмена нарушения трудового законодательства, а не за каждую ошибку в отдельности (см., например, Постановление Федерального арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 13 марта 2007 г. N Ф04-1063/2007(32072-А02-7)). Иными словами, если контролеры трудовой инспекции обнаружат ошибки, к примеру, в заполнении личных дел, непредоставлении сотрудникам отпусков, невыдаче расчетных листков, максимальная денежная санкция составит 5 тыс. руб. Учтите, что существуют и специальные нормы, касающиеся переговоров с сотрудниками и подписания коллективного договора (ст. ст. 5.28 - 5.30 КоАП РФ).

Листок по требованию

Можно забыть о расчетных листках и оставить это нарушение для общей копилки, а можно попытаться обезопасить себя.

Налоговая служба вряд ли заинтересуется расчетными листками, а вот трудовая инспекция о них вспомнить может. Каким образом предпринимателю доказать то, что расчетные листки он выдавал? Конечно, контролеры могут поинтересоваться у самих сотрудников. Кто-то вспомнит о том, что какие-то бумажки выдавались бухгалтерией, а кто-то скажет, что не было никаких расчетных листков. Возможно ли бизнесмену застраховаться от подобной ситуации?

Обязанность работодателя по хранению расчетного листка с подписью сотрудника на законодательном уровне не предусмотрена. Да и зачем они нужны коммерсанту, ведь информация, отражаемая в листках, содержится в расчетных ведомостях, по которым выплачивается зарплата. А подобные документы у работодателя должны быть обязательно. Более того, если оставлять экземпляр листка себе (например, предусмотрев в нем подпись сотрудника с указанием даты получения листка), то придется печатать их в двух экземплярах, ведь работнику этот отчет о его зарплате отдается. На все это уйдет немало бумаги и времени.

Как вариант, составлять список сотрудников, чтобы при выдаче зарплаты подчиненные ставили подпись о том, что расчетный листок они получили. Но такой вариант неудобен, когда зарплата перечисляется на личные счета. Можно обратиться к современным технологиям и направлять сотрудникам расчетные листки иными способами, к примеру по электронной почте либо sms-сообщением. Существуют компании, предлагающие специальные программы, позволяющие организовать электронный документооборот с работниками. В этом случае у бизнесмена останется отчет о рассылке "писем счастья".

Оптимальный вариант, который позволит не тратить время на рассылку и бумагу на распечатку листков, - сообщить сотрудникам о возможности получить листок, когда таковой им понадобится.

Для этого достаточно издать приказ о том, что расчетные листки выдаются по требованию, в такой-то срок. Обязательно под роспись нужно ознакомить с этим приказом сотрудников. Те, кому расчетные листки нужны, будут получать их. Остальные подчиненные будут знать о такой возможности.

Е.Власов

Эксперт журнала

Подписано в печать

08.07.2009

расчетные листки по зарплате
приказ об утверждении формы расчетного листка
журнал выдачи расчетных листков
образец расчетного листка