Предоставление отпуска: правовые основания и документальное оформление

"Отдел кадров бюджетного учреждения", 2008, N 5

Предоставление отпуска: правовые основания и документальное оформление

В соответствии со ст. 114 ТК РФ ежегодно работникам должны предоставляться отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка. В связи с этим у сотрудников кадровых служб часто возникают вопросы о порядке предоставления отпусков: через какое время после начала работы у работника возникает право на отпуск, может ли работодатель отказать в предоставлении отпуска в текущем году, возможно ли разделить отпуск на несколько частей и, самое главное, как документально это оформить?

В данной статье ответим на вопросы, касающиеся порядка предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков и оформления графика отпусков, что особенно актуально в преддверии нового рабочего года.

Обязательно ли составление графика отпусков?

График отпусков является сводным и применяется для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам (Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные Постановлением N 1 <1>). Нормой, устанавливающей обязательность составления графика отпусков, является ст. 123 ТК РФ, в частности, определено, что данный документ обязателен как для работодателя, так и для работника. График отпусков составляется ежегодно и утверждается работодателем не позднее, чем за две недели до наступления календарного года (то есть до 17 декабря текущего года). Если в организации есть профсоюз, то утверждение графика отпусков производится в указанные сроки, но с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ.

--------------------------------

<1> Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты".

Какие преимущества дает наличие графика отпусков работодателю? Самое главное - возможность предоставить работнику отпуск именно в тот период, который указан в графике. В обратной ситуации, когда график отсутствует, может возникнуть спор о времени предоставления отпуска. Если, несмотря на просьбы работника, отпуск ему не предоставляется, при обращении работника в трудовую инспекцию возможно привлечение работодателя к административной ответственности за нарушение законодательства о труде и об охране труда в соответствии с ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ, а именно:

- наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 руб.;

- наложение административного штрафа на юридические лица в размере от 30 000 до 50 000 руб.

Если дело об административном правонарушении находится на рассмотрении у судьи, возможно также привлечение к ответственности в виде административного приостановления деятельности юридического лица на срок до 90 суток.

Порядок составления графика отпусков

Как правило, составление графика отпусков осуществляется с учетом мнения самих работников о желаемом времени отпуска, однако такой обязанности работодателя ТК РФ не устанавливает. Поскольку распределение работников по отпускам должно обеспечивать нормальную работу подразделений, возможно составление графика отпусков лишь на основании указания руководителя организации (начальников подразделений). Например, учителям ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется, как правило, в летний период.

Если производственной необходимости нет, рекомендуем график отпусков составлять так: работникам подразделений следует согласовать желаемое время отпуска с непосредственным руководителем, после чего сведения по всем подразделениям кадровая служба сводит в единый график отпусков, с которым работников знакомят под роспись.

Порядок составления графика отпусков желательно закрепить в соответствующем локальном нормативном акте (например, в правилах внутреннего трудового распорядка), который, согласно ст. 8 ТК РФ, обязателен для применения в той организации, где он принят, но при этом его нормы не должны ухудшать положение работников по сравнению с установленными трудовым законодательством. С данным локальным нормативным актом работника необходимо ознакомить под роспись при приеме на работу (до подписания трудового договора) (ч. 3 ст. 68 ТК РФ).

По общему правилу продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска составляет 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ). Ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части, что предусмотрено ст. 125 ТК РФ. Хотя бы одна из частей отпуска должна быть не менее 14 дней. На практике работники часто просят предоставить одну часть отпуска указанной выше продолжительности, а другие 14 дней разделить на несколько частей. Вправе ли работодатель отказать в этом работникам? В соответствии с ч. 1 ст. 125 ТК РФ деление отпуска на части производится на основании соглашения между работником и работодателем, которое может быть достигнуто при составлении графика отпусков. И в этом случае также желательно наличие локального нормативного акта, регулирующего порядок составления графика отпусков, в котором можно указать, предоставляется отпуск полностью единовременно или возможно разделение на две и более части.

Например, формулировка может быть такой: "По соглашению между работником и работодателем ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части. При этом хотя бы одна из частей этого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней. Вопрос о разделении другой части ежегодного отпуска на несколько частей решается руководителем кадровой службой в каждом конкретном случае, исходя из обстоятельств, вызвавших необходимость такого разделения отпуска".

Если локальными нормативными актами не предусмотрено разделение отпуска на части и между работником и работодателем не было достигнуто соглашения об этом, работник, от которого поступила такая просьба, не вправе самостоятельно уйти в отпуск на несколько дней.

Одним из важных вопросов является порядок включения в график отпусков работников, принятых в организацию в течение года после утверждения графика отпусков. Следует помнить, что с 01.02.2002 - даты вступления в силу ТК РФ - право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении 6 месяцев его непрерывной работы у данного работодателя (ст. 122 ТК РФ), а не 11 месяцев, как это было предусмотрено КЗоТ РСФСР. В связи с этим можем рекомендовать, если работник принят в организацию в первой половине года и право на отпуск наступает в текущем году, утверждать дополнения к графику отпусков, что не запрещено законом. Это позволит избежать дальнейших споров о порядке предоставления отпуска. Дополнение к графику отпусков может быть сделано в той же форме, что и основной график.

Документальное оформление графика отпусков

График отпусков составляется по форме N Т-7, установленной Постановлением N 1, подписывается руководителем кадровой службы и утверждается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом. При наличии выборного профсоюзного органа отметка об учете его мотивированного мнения об очередности предоставления оплачиваемых отпусков указывается на первом листе графика.

Примечание. Для утверждения графика отпусков не требуется издание приказа. Достаточно лишь подписи уполномоченного на то лица на первом листе графика отпусков. Необходимости заверить график отпусков печатью организации законодательство не предусматривает.

Законодательно установленной инструкции о порядке заполнения формы графика отпусков нет. Поэтому работодатель вправе определить, в каком порядке будет производиться сортировка данных - по структурным подразделениям или по дате ухода сотрудников в отпуск.

Приведем образец заполнения формы графика отпусков, в котором данные отсортированы по структурным подразделениям.

Унифицированная форма N Т-7

┌───────┐

│ Код │

├───────┤

Форма по ОКУД │0301020│

МЛПУ Городская больница N 8 ├───────┤

------------------------------------------------ по ОКПО │ │

наименование организации └───────┘

Мнение выборного профсоюзного УТВЕРЖДАЮ

органа

11 декабря 07 17 Главный врач

от "--" -------- 20-- г. N --- учтено ┌─────────┬───────────┬─────┐ Руководитель --------------

│ Номер │ Дата │ На │ должность

│документа│составления│ год │ Вениаминов Р.А. Вениаминов

├─────────┼───────────┼─────┤ ---------- -------------------

ГРАФИК ОТПУСКОВ │ 24 │ 13.12.2007│ 2008│ личная расшифровка подписи

└─────────┴───────────┴─────┘ подпись

14 декабря 07

"--" -------- 20-- г.

Руководитель кадровой Начальник отдела кадров Морозова Морозова А.Н.

службы ----------------------- -------- --------------------

должность личная расшифровка подписи

подпись

С первой по четвертую графы заполняются в соответствии со штатной расстановкой (подробнее о штатной расстановке - в N 2 за 2008 г., с. 22 - 23). Если в организации не ведется перечень табельных номеров, графа 4 остается незаполненной, удалять ее не нужно.

В графе 5 необходимо указать количество календарных дней отпуска, положенных работнику, а в графе 6 - запланированную дату отпуска. Если отпуск разбивается на две или более частей, в графе 5 указывается количество дней каждой такой части, в графе 6 - соответствующие запланированные даты отпусков.

Часто встречается вопрос о необходимости внесения в графу 5 дополнительных отпусков, положенных работнику в соответствии с законодательством или локальным нормативным актом организации. Частью 2 ст. 120 ТК РФ установлено, что при исчислении общей продолжительности ежегодного оплачиваемого отпуска дополнительные оплачиваемые отпуска суммируются с ежегодным основным оплачиваемым отпуском. Поэтому в графе 5 указывается продолжительность отпуска путем суммирования основного и дополнительного (если таковой полагается) отпусков работника.

Примечание. Если на период ежегодного основного или ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска приходятся нерабочие праздничные дни, то они исключаются из числа календарных дней отпуска (ч. 1 ст. 120 ТК РФ). Так, если работнику полагается 28 дней отпуска и согласно графику отпусков он должен уйти в отпуск с 1 ноября, то в качестве даты окончания отпуска (в графе 6) указывается 29 ноября, а не 28-е, поскольку в соответствии со ст. 112 ТК РФ в указанном месяце есть нерабочий праздничный день - 4 ноября. Вместе с тем в графе 5 должно быть указано 28 дней ежегодного оплачиваемого отпуска.

Графа 7 "Фактическая дата отпуска" заполняется после выхода работника из отпуска, поскольку возможно перенесение отпуска на другой срок или его продление, а также отзыв работника из отпуска.

Графы 8 и 9 предназначены для отметок о перенесении отпуска на другой срок. В графе 8 указывается документ, на основании которого перенесен отпуск. Если о переносе отпуска ходатайствует работник - нужно истребовать от него соответствующее заявление, которое должно быть завизировано руководителем предприятия или уполномоченным лицом. Если перенос отпуска связан с производственной необходимостью - требуется уведомление от работодателя и письменное согласие на перенос отпуска от работника. После этого в обоих случаях издается приказ о переносе отпуска на другой срок. Затем в графе 9 указывается дата предполагаемого отпуска, согласованная в приведенном выше порядке.

В графе 10 "Примечание" возможны различные отметки, например, об увольнении работника в течение года (необходимости изменять график отпусков при увольнении сотрудников или издавать приказ об их исключении из графика отпусков нет).

С графиком отпусков должны быть ознакомлены все сотрудники. Отдельной графы для этого в форме N Т-7 не предусмотрено, работодатель может издать приказ о внесении изменений в указанную форму, в том числе о необходимости дополнения указанной формы графой "Ознакомлен".

В приведенном примере общая продолжительность отпуска каждого работника составляет 40 дней. Она определяется путем суммирования ежегодного основного и дополнительного оплачиваемых отпусков, составляющих 28 и 12 дней соответственно. Дополнительный отпуск работников данных категорий установлен Постановлением Госкомтруда СССР, Президиума ВЦСПС от 25.10.1974 N 298/П-22 "Об утверждении Списка производств, цехов, профессий и должностей с вредными условиями труда, работа в которых дает право на дополнительный отпуск и сокращенный рабочий день" (ред. от 29.05.1991).

Продление или перенесение ежегодного оплачиваемого отпуска

При переносе срока отпуска на другое время в график отпусков вносятся соответствующие изменения. Согласно ст. 124 ТК РФ ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть продлен или перенесен на другой срок, определяемый работодателем с учетом пожеланий работника, в случаях:

- временной нетрудоспособности работника;

- исполнения работником во время ежегодного оплачиваемого отпуска государственных обязанностей, если для этого трудовым законодательством предусмотрено освобождение от работы;

- в других случаях, предусмотренных трудовым законодательством, локальными нормативными актами.

В указанных случаях работник должен уведомить работодателя об обстоятельствах, наступивших в период отпуска и после выхода на работу представить оправдательные документы.

По письменному заявлению работника работодатель обязан перенести ежегодный оплачиваемый отпуск на другой срок, согласованный с работником, если последнему своевременно не была произведена оплата за время ежегодного оплачиваемого отпуска либо работник был предупрежден о времени начала этого отпуска позднее чем за две недели до его начала (ч. 2 ст. 124 ТК РФ). Рассмотрим данное положение подробнее.

В соответствии с ч. 9 ст. 136 ТК РФ оплата отпуска должна быть произведена не позднее чем за три дня до его начала. Однако гражданским служащим <2>, служащим ФССП России <3> выплата денежного содержания за период ежегодного оплачиваемого отпуска должна быть произведена не менее чем за 10 календарных дней до начала отпуска.

--------------------------------

<2> Пункт 10 ст. 46 Федерального закона от 27.07.2004 N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации" (ред. от 29.03.2008).

<3> Пункт 3.12 разд. 3 Приказа ФССП России от 03.08.2006 N 96 "Об утверждении служебного распорядка Федеральной службы судебных приставов".

Относительно уведомления работников о начале отпуска можно сказать следующее: распространенной ошибкой является то, что работники пишут заявления о предоставлении им ежегодного оплачиваемого отпуска, а ст. 123 ТК РФ установлено, что работодатель должен извещать об отпуске работника. Законом не определена форма такого извещения, поэтому работодатель вправе разработать свою. Приведем примерный текст.

Администрация города Нижневартовска

Исх. 16/11

От 05.11.2008

Уважаемый Валентин Георгиевич Рябов!

В соответствии с графиком отпусков Вам предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск за период работы с 08.12.2007 по 07.12.2008 продолжительностью 28 календарных дней с 20 ноября 2008 г. по 17 декабря 2008 г.

Начальник отдела кадров Иванова /Л.А. Иванова/

С уведомлением ознакомлен Рябов /В.Г. Рябов/

05.11.2008

В исключительных случаях, когда предоставление отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации, индивидуального предпринимателя, допускается с согласия работника перенесение отпуска на следующий рабочий год. При этом отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется (ч. 3 ст. 124 ТК РФ).

Что следует понимать под нормальным ходом работы, устанавливает сам работодатель. В указанном случае работодатель должен письменно уведомить работника о необходимости перенесения отпуска на следующий рабочий год или на другой срок в течение текущего года. В свою очередь, работник должен не просто расписаться, что он уведомлен об этом, но и письменно выразить свое согласие или отказ от этого. Приведем пример данного уведомления.

МЛПУ Городская больница N 8

Исх. N 57

От 17.11.2008

Уважаемая Нина Анатольевна Зотова!

Сообщаем вам о том, что в связи с увеличением объема работ и недостатком квалифицированных специалистов предоставление вам отпуска в текущем году в соответствии с графиком отпусков с 25.11.2008 может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы. Просим вас дать согласие на перенесение отпуска на следующий рабочий год.

Отпуск будет предоставлен вам в любое удобное для вас время не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется.

Главный врач Вениаминов /Р.А. Вениаминов/

С уведомлением ознакомлена. На перенесение отпуска на следующий рабочий год согласна. Прошу предоставить ежегодный оплачиваемый отпуск с 25.04.2009.

Зотова /Н.А. Зотова/

18.11.2008

После получения согласия работника издается приказ, в котором указывается, кому и на какой период переносится ежегодный оплачиваемый отпуск.

МЛПУ Городская больница N 8

Приказ N 55-К

18 ноября 2008 г. г. Киров

О внесении изменений в график отпусков

В связи с необходимостью осуществления трудовых обязанностей Н.А. Зотовой в период с ноября по декабрь 2008 г. по причине увеличения объема работ и недостатка квалифицированных специалистов

Приказываю:

1. Перенести начало ежегодного оплачиваемого отпуска врача-педиатра Н.А. Зотовой с 25 ноября 2008 г. на 25 апреля 2009 г. - с ее согласия (уведомление исх. N 57 от 17.11.2008).

2. Отделу кадров внести изменения в график отпусков и иные документы по учету отпусков.

3. С настоящим приказом ознакомить Н.А. Зотову.

4. Ответственным за назначение настоящего приказа назначить начальника отдела кадров А.Н. Морозову.

Главный врач Вениаминов /Р.А. Вениаминов/

С приказом ознакомлена Зотова /Н.А. Зотова/

18.11.2008

Если работник не согласен с перенесением отпуска на следующий рабочий год и не достигнуто соглашение о перенесении отпуска на другое время в течение текущего года, работодатель обязан предоставить работнику отпуск в период, указанный в графике отпусков.

Примечание. В соответствии с ч. 1 ст. 122 ТК РФ ежегодный оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно (за исключением случаев, указанных выше). Запрещается непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд, а также непредоставление данного отпуска работникам в возрасте до 18 лет и работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда (ч. 4 ст. 124 ТК РФ). По письменному заявлению работника денежной компенсацией может быть заменена лишь часть ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 дней (ч. 1 ст. 126 ТК РФ).

Отзыв работника из отпуска

Статья 125 ТК РФ допускает отзыв из отпуска работника, но только с согласия последнего. Законом не установлено, в каких случаях допускается отзыв из отпуска работника. Наиболее часто это происходит по производственным причинам.

Если потребовалось отозвать работника из отпуска, ему нужно направить письменное уведомление в свободной форме о такой необходимости и получить от него письменное согласие о выходе на работу до окончания срока отпуска. Неиспользованная в связи с этим часть отпуска должна быть предоставлена по выбору работника в удобное для него время в течение текущего рабочего года или присоединена к отпуску за следующий рабочий год.

Не допускается отзыв из отпуска:

- беременных женщин;

- сотрудников моложе 18 лет;

- работников, которые заняты на производстве с вредными или опасными условиями труда.

Категории сотрудников, которым работодатель должен

предоставить отпуск в любое время по их желанию

Следует помнить о случаях, когда отпуск должен предоставляться независимо от графика отпусков, по желанию работников в удобное для них время. Например, мужу в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам отпуск предоставляется независимо от времени его непрерывной работы у данного работодателя (ч. 4 ст. 123 ТК РФ).

Частью 3 ст. 122 ТК РФ установлен перечень работников, которым по их заявлению отпуск должен быть предоставлен, даже до истечения шести месяцев непрерывной работы у данного работодателя. К ним относятся:

- женщины - перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него;

- работники в возрасте до 18 лет;

- работники, усыновившие ребенка (детей) в возрасте до трех месяцев.

Может возникнуть вопрос о том, можно ли не включать в график отпуск указанных выше работников. Считаем, что невключение в график таких отпусков будет являться нарушением трудового законодательства и прав данных работников, поскольку, как было указано выше, график отпусков является обязательным и для работника, и для работодателя. Нормы, устанавливающие возможность предоставления работникам отпуска в удобное для них время или до истечения шести месяцев работы у данного работодателя, являются лишь дополнительными гарантиями прав работников.

Приказ о предоставлении отпуска

Постановлением Госкомстата России N 1 форма Т-6 "Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику" была изменена по сравнению с формой, содержавшейся в Постановлении Госкомстата России от 06.04.2001 N 26 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты". В новую форму приказа внесены дополнительные графы, в которых указывается предоставляемый работнику дополнительный отпуск, отпуск без сохранения заработной платы и др. Приведем образец его заполнения.

Унифицированная форма N Т-6

┌───────┐

│ Код │

├───────┤

Муниципальное учреждение здравоохранения Форма по ОКУД │0301005│

"Городская больница N 7" ├───────┤

------------------------------------------------ по ОКПО │ │

наименование организации └───────┘

┌─────────┬───────────┐

│ Номер │ Дата │

│документа│составления│

├─────────┼───────────┤

│ 15-от │ 16.12.2008│

ПРИКАЗ └─────────┴───────────┘

(распоряжение)

о предоставлении отпуска работнику

┌───────────────┐

Предоставить отпуск │Табельный номер│

├───────────────┤

Кузановой Елене Георгиевне │ 86 │

-------------------------------------------------┴───────────────┘

фамилия, имя, отчество

Стоматологическое отделение

------------------------------------------------------------------

структурное подразделение

Врач-стоматолог

------------------------------------------------------------------

должность (специальность, профессия)

18 декабря 07 17 декабря 08

за период работы с "--" -------- 20-- г. по "--" --------- 20__ г.

А. ежегодный основной ┌─────────────┐ календарных

оплачиваемый отпуск на │ 28 │ дней

└─────────────┘

22 декабря 08 24 января 09

с "--" --------- 20-- г. по "--" ---------- 20-- г.

и (или)

ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск

Б. ---------------------------------------------------------------

ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск, учебный,

без сохранения заработной платы и другие (указать)

на ┌─────────────┐ календарных

│ 12 │ дней

└─────────────┘

25 января 09 05 февраля 09

с "--" --------- 20-- г. по "--" ---------- 20-- г.

В. Всего отпуск на ┌─────────────┐ календарных

│ 40 │ дней

└─────────────┘

22 января 08 05 февраля 09

с "--" --------- 20-- г. по "--" ---------- 20-- г.

Главный

врач Юрьев А.Н. Юрьев

Руководитель организации ----------- --------- -------------------

должность личная расшифровка подписи

подпись

С приказом (распоряжением) Кузанова 16 декабря 08

работник ознакомлен ----------------- "--" -------- 20-- г.

личная подпись

Отметим, в данном примере работнику предоставлен отпуск 28 дней. Но поскольку в соответствии со ст. 112 ТК РФ 1, 2, 3, 4, 5 и 7 января являются нерабочими праздничными днями, которые согласно ст. 120 ТК РФ в число календарных дней отпуска не включаются, отпуск с учетом ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска фактически составил 46 дней. Тем не менее в графах, содержащих данные о том, на сколько дней предоставляется отпуск, указывается число без учета нерабочих праздничных дней.

Е.Л.Новицкая

Эксперт журнала

"Отдел кадров

бюджетного учреждения"

Подписано в печать

10.11.2008

ч 9 ст 136 тк рфвнесение изменений в график отпусковвнесение изменений в график отпусковграфик отпусков образец заполнения