Практика оформления приема на работу в стандартных и нестандартных ситуациях

"Кадровик. Кадровое делопроизводство", 2011, N 10

ПРАКТИКА ОФОРМЛЕНИЯ ПРИЕМА НА РАБОТУ В СТАНДАРТНЫХ И НЕСТАНДАРТНЫХ СИТУАЦИЯХ

Как показывает практика, оформление приема работника на работу является одним из основных моментов кадрового учета. От того, насколько правильно это будет сделано, зависят порой не только дальнейшие трудовые взаимоотношения между работодателем и работником, но и финансовое благополучие организации. Поскольку ответственность за неправильное оформление кадровых документов (а в случае оформления приема на работу исправить ошибки, как правило, либо уже невозможно, либо очень сложно) может быть возложена как на организацию, так и лично на руководителя.

Все документирование трудовых отношений работника и работодателя опирается на законодательные акты и прежде всего на Трудовой кодекс РФ.

Статья 65 ТК РФ указывает, что при заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю паспорт или иной документ, удостоверяющий личность. Паспорт выдается всем гражданам РФ, достигшим 14-летнего возраста и проживающим на территории Российской Федерации (новая форма паспорта определена в Постановлении Правительства РФ от 18.11.2005 N 687, ред. от 21.04.2010). Понятие "иных документов, удостоверяющих личность" ТК РФ не раскрывается, обычно под ним понимаются:

- свидетельство о рождении, форма которого утверждена ст. 23 Федерального закона от 15.11.1997 N 143-ФЗ "Об актах гражданского состояния" (ред. от 01.07.2011);

- заграничный паспорт для иностранных граждан, временно проживающих на территории РФ;

- удостоверение личности для военнослужащих (офицеров, прапорщиков, мичманов). Форма удостоверения утверждается в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 12.02.2003 N 91 "Об удостоверении личности военнослужащего Российской Федерации" (ред. от 27.11.2006);

- справка об отбытии наказания или освобождении от него для лиц, освободившихся из мест лишения свободы. Форма справки дана в Приложении N 51 к Инструкции по организации исполнения наказаний и мер уголовно-правового характера без изоляции от общества, утв. Приказом Минюста России от 20.05.2009 N 142 (ред. от 27.12.2010);

- трудовая книжка, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства; форма трудовой книжки установлена Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках" (ред. от 19.05.2008);

- страховое свидетельство государственного пенсионного страхования. Форма страхового свидетельства утверждена Постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 31.07.2006 N 192п "О формах документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования и Инструкции по их заполнению" (ред. от 24.03.2011); документ содержит номер индивидуального лицевого счета и анкетные данные застрахованного лица (фамилию, имя и отчество, дату рождения, место рождения, пол);

- документы воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

- документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки.

В отдельных случаях с учетом специфики работы работодатель может потребовать (при согласии работника) предъявления дополнительных документов при заключении договора. Дополнительные документы о персональных данных работника могут быть предназначены для обоснования правомерности заключения и реализации трудового договора, его прекращения, представления об условиях труда, вытекающих из содержания трудового договора, полагающихся ему гарантиях, компенсациях и льготах.

Кадровые службы организаций к таким дополнительным документам, как правило, относят: 1) документы о составе семьи работника в целях предоставления ему возможных гарантий с учетом семейного положения, в том числе связанного с выполнением определенных семейных обязанностей; 2) документы о возрасте детей или беременности женщины для предоставления установленных законом условий труда, гарантий и компенсаций; 3) документы, подтверждающие право на дополнительные гарантии и компенсации по определенным основаниям, предусмотренным законодательством (об ученой степени и ученом звании, почетном звании, об инвалидности, о донорстве, нахождении в зоне воздействия радиации в связи с аварией на Чернобыльской АЭС и другие); 4) документы о состоянии здоровья работника, если в соответствии с требованиями законодательства он должен пройти предварительный и периодические медицинские осмотры. Так, при поступлении на работу в продовольственные магазины, рестораны, кафе, в магазины по продаже детских вещей (одежды, обуви, игрушек) работники (продавцы, повара и др.) обязаны предъявить администрации медицинскую справку о состоянии здоровья. Такое требование обусловлено интересами охраны здоровья населения (покупателей) (ст. ст. 213, 266 ТК РФ); 5) в некоторых случаях от поступающих могут потребовать и такие документы, как трудовая рекомендация ВТЭК (при приеме на работу инвалидов). От лица, поступающего на работу, сопряженную с допуском к сведениям, составляющим государственную тайну, работодатель вправе потребовать представления дополнительных документов для оформления допуска к государственной тайне.

О возможности запросить дополнительные документы говорит и ст. 283 ТК РФ, посвященная приему на работу по совместительству. В ней, помимо документов, перечисленных в ст. 65, указывается, что при приеме по совместительству на тяжелую работу, работу с вредными и опасными условиями труда требуется справка о характере и условиях труда по основному месту работы

Цитируя ТК РФ. Статья 283 "Документы, предъявляемые при приеме на работу по совместительству"

Следует обратить особое внимание, что в соответствии со ст. 3 Федерального закона от 27.06.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" (ред. от 25.07.2011, далее - Закон о персональных данных) персональные данные - это любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных).

В соответствии с указанным Законом лицо, обрабатывающее персональные данные, именуется оператор.

С целью упрощения процедуры оформления кандидата на работу в организации обычно разрабатывается перечень необходимых документов, которые должен представить будущий работник при оформлении его на работу. Это позволяет не только не забыть, какие именно документы затребовать от кандидата, но и дает возможность будущему работнику подготовить необходимые документы или их копии.

Указанный перечень вручается работнику, и в день оформления на работу все необходимые документы, как правило, уже имеются.

Вместе с предъявленными документами в большинстве организаций поступающий на работу пишет заявление, хотя оно в законодательных актах прямо не названо. Но в утвержденном Указом Президента Российской Федерации от 30.05.2005 N 609 Положении о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела (ред. от 23.10.2008) при перечислении документов, входящих в личное дело, первым документом указано заявление. Грамотно составленное заявление должно содержать следующие реквизиты:

- адресат, т. е. на имя кого оно подается (указываются должность, Ф. И.О. руководителя).

Например:

Генеральному директору ЗАО "Пламя"

А. П. Ноткину

- автор, то есть чье это заявление, с указанием адреса места жительства.

Например:

Иванова Ивана Ивановича,

проживающего по адресу:

ул. Фруктовая, д. 5, кв. 45,

Москва, 117463

- вид документа - заявление;

- текст, в нем надо указать должность и название структурного подразделения, куда поступает работник.

Например:

"Прошу принять меня на должность старшего лаборанта лаборатории химического анализа".

Подпись, дата.

Если оговаривались какие-либо особые условия: по совместительству, на определенный срок, на выполнение конкретной работы, на неполный рабочий день и т. п. - это также пишется в тексте заявления. Крупные фирмы часто имеют разработанный трафаретный бланк заявления, который поступающий лишь заполняет.

В соответствии со ст. 6 Закона о персональных данных обработка персональных данных может осуществляться оператором с согласия субъектов персональных данных, за исключением случаев, когда такое согласие не требуется. Такие случаи предусмотрены в п. п. 2 - 11 ч. 1 статьи. Работодатель и его представители в целях обеспечения прав и свобод человека и гражданина при обработке данных работника обязаны соблюдать следующие общие требования, установленные в ст. 86 ТК РФ:

- обработка персональных данных работника может осуществляться исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, обучении и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества;

- при определении объема и содержания обрабатываемых персональных данных работника работодатель должен руководствоваться Конституцией РФ, ТК РФ и иными федеральными законами;

- все персональные данные работника следует получать у самого работника. Если персональные данные работника возможно получить только у третьей стороны, то работник должен быть уведомлен об этом заранее и от него должно быть получено письменное согласие. Работодатель должен сообщить работнику о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а также о характере подлежащих получению персональных данных и последствиях отказа работника дать письменное согласие на их получение;

- работодатель не имеет права получать и обрабатывать персональные данные работника о его политических, религиозных и иных убеждениях и частной жизни. В случаях, непосредственно связанных с вопросами трудовых отношений, в соответствии со ст. 24 Конституции РФ работодатель вправе получать и обрабатывать данные о частной жизни работника только с его письменного согласия;

- работодатель не имеет права получать и обрабатывать персональные данные работника о его членстве в общественных объединениях или его профсоюзной деятельности, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом.

Все персональные данные работник лично представляет работодателю. В некоторых случаях работодатель может получить персональные данные о работнике от третьей стороны, но только с предварительного письменного согласия самого работника. Например, запрос на прежнее место работы работника с целью выяснения его профессиональных качеств, запрос в учебное заведение о подлинности получения документа об образовании, запрос в медицинское учреждение о достоверности медицинского документа (справка из наркологического диспансера и другое) и так далее.

При положительном решении вопроса с поступающим на работу заключается трудовой договор и издается приказ о приеме на работу. Трудовой договор является основанием возникновения трудовых отношений.

В ст. 56 ТК РФ указано, что "трудовой договор - это соглашение между работодателем и работником, согласно которому работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные ТК РФ, законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, содержащими нормы трудового права, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка".

Трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя - как правило, в отделе кадров (ст. 67 ТК РФ). Подписанный и заверенный трудовой договор служит основанием возникновения трудовых отношений. Трудовой договор, не оформленный надлежащим образом, считается заключенным, если работник приступил к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя. При фактическом допущении работника к работе работодатель обязан оформить с ним трудовой договор в письменной форме не позднее трех дней со дня фактического допущения работника к работе (ст. 67 ТК РФ). В случае если прием на работу был оформлен приказом работодателя, но письменный трудовой договор по каким-либо причинам не заключался, оформить возникшие трудовые отношения письменно работодатель может только с согласия работника. Отказ работника от подписания трудового договора не может служить основанием для привлечения его к дисциплинарной ответственности. В действующем законодательстве не установлено единой обязательной формы трудового договора, поэтому в каждом случае она определяется произвольно. Рекомендации по заключению трудового договора в письменной форме и Примерная форма трудового договора отменены Приказом Минздравсоцразвития России от 24.11.2008 N 665 "О внесении изменений и признании утратившими силу некоторых актов Министерства труда и занятости населения Российской Федерации, Министерства труда Российской Федерации, Министерства здравоохранения и медицинской промышленности Российской Федерации, Министерства социальной защиты населения Российской Федерации и Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации".

Примечание. При оформлении приказа указываются наименование структурного подразделения, должность, испытательный срок (в случае установления работнику испытания при приеме на работу), а также условия приема на работу и характер предстоящей работы (в порядке перевода из другой организации, по совместительству, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и другое).

Однако необходимо учитывать требования ТК РФ, в частности ст. 57 ТК РФ. При заключении трудового договора соглашением сторон может быть обговорено испытание работника в целях проверки его профессиональных навыков (ст. 70 ТК РФ). Условие об испытании должно быть указано в трудовом договоре и приказе о приеме на работу. Отсутствие в трудовом договоре условия об испытании означает, что работник принят без испытания.

В период испытательного срока на работника распространяются положения ТК РФ, иных нормативных правовых актов, а также правила внутреннего трудового распорядка, локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права, коллективный договор, система оплаты труда и т. п.

Его положение ничем не должно отличаться от положения других работников организации. Испытание при приеме на работу не устанавливается для:

- лиц, поступающих на работу по конкурсу на замещение соответствующей должности, проведенному в порядке, установленном законом;

- беременных женщин;

- лиц, не достигших возраста 18 лет;

- лиц, окончивших образовательные учреждения начального, среднего и высшего профессионального образования и впервые поступающих на работу по полученной специальности;

- лиц, избранных (выбранных) на выборную должность, на оплачиваемую работу;

- лиц, приглашенных на работу в порядке перевода от другого работодателя по согласованию между работодателями;

- лиц, принимаемых на работу на срок до 2 месяцев.

Срок испытания не может превышать трех месяцев, а для руководителей организаций и их заместителей, главных бухгалтеров и их заместителей, руководителей филиалов, представительств и иных обособленных структурных подразделений организаций - шести месяцев, если иное не установлено федеральным законом. Приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объявляется работнику под расписку в трехдневный срок со дня подписания трудового договора.

По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию указанного приказа (распоряжения).

Приказ (распоряжение) о приеме на работу не подменяет трудовой договор, а является односторонним внутренним распорядительным документом работодателя. Содержание приказа (распоряжения) должно соответствовать трудовому договору, так как в трудовую книжку вносится запись - основание приема на работу, соответствующая сведениям, указанным в приказе. На основании приказа, помимо трудовой книжки, заполняется личная карточка (N Т-2), а в бухгалтерии открывается лицевой счет работника (формы N Т-54 или N Т-54а).

При приеме на работу работодатель обязан ознакомить работника с действующими в организации правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором, иными локальными нормативными актами, имеющими отношение к трудовой функции работника (ст. 68 ТК РФ). К последним относятся: должностная инструкция, штатное расписание, документация по охране труда.

Работодателю следует позаботиться, чтобы правила внутреннего трудового распорядка были вывешены на видном месте в помещении, где предстоит работать данному работнику, либо их экземпляр следует приложить к трудовому договору или предусмотреть в трудовом договоре отметку "Ознакомлен с правилами внутреннего трудового распорядка".

Без правил внутреннего трудового распорядка, а также ведения табеля учета использования рабочего времени будет невозможно применять дисциплинарные взыскания к работникам, опаздывающим на работу или самовольно отлучающимся в течение рабочего дня.

Без должностной инструкции работодатель практически не может ни потребовать от работника улучшения качества его работы, ни применить дисциплинарные взыскания против нерадивых работников. Каждый работник должен получить на руки один экземпляр инструкции и расписаться в том, что он с нею ознакомлен и обязуется соблюдать ее требования. Целесообразнее всего сделать это при подписании трудового договора.

Не менее важна документация по охране труда, особенно в хозяйственных обществах, занимающихся производственной деятельностью, где высок риск производственного травматизма. Часто работодатели вообще ничего не знают ни о данной документации, ни о штрафах, которые налагает на них Государственная инспекция труда (ст. 5.27 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях). Должны быть составлены и доведены под роспись до сведения работников инструкции по технике безопасности, инструкции о правилах эксплуатации электроприборов и другие документы по охране труда, о чем заносится запись в журнал инструктажей по технике безопасности.

Примечание. Работодатель должен уделить особое внимание грамотному ведению документооборота, поскольку это может послужить причиной возникновения трудового спора.

Библиографический список

1. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 29.12.2010) (с изм. и доп., вступающими в силу с 07.01.2011) // СПС "КонсультантПлюс" consultant. ru. [Электронный ресурс]. Дата обращения 23.06.2011.

2. Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях // СПС "КонсультантПлюс" consultant. ru. [Электронный ресурс]. Дата обращения 23.06.2011.

3. Приказ Минздравсоцразвития России от 24.11.2008 N 665 "О внесении изменений и признании утратившими силу некоторых актов Министерства труда и занятости населения Российской Федерации, Министерства труда Российской Федерации, Министерства здравоохранения и медицинской промышленности Российской Федерации, Министерства социальной защиты населения Российской Федерации и Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации" // СПС "КонсультантПлюс" consultant. ru. [Электронный ресурс]. Дата обращения 23.06.2011.

Е. Сарапкина

Инженер по подготовке кадров

2-й категории

ФБГОУ ВПО

Государственный университет управления

г. Москва

Подписано в печать

11.10.2011

Рубрика: 
Ключевые слова: 
+1
0
-1